Warum es sich lohnt ein Online Whiteboard zu nutzen

Wenn Interaktivität zu Zufriedenheit führt, kann nur unser Online Whiteboard mit im Spiel sein. Was aber hat das eine mit dem anderen zu tun? 

Das digitale Whiteboard bringt alle Elemente eines Workshop-Koffers mit sich: Post-It´s, Schere, Kleber & Co. - nur eben als federleichte Pixel. Diese Elemente können dann von allen Teilnehmenden genutzt werden ohne, dass es chaotisch wird, sondern im Gegenteil: das Meeting wird effizient gestaltet.

Die Menschen wollen sich beteiligen und mit dem Online Whiteboard wird eben diese Beteiligungskultur gefördert. Vorhandene Hemmschwellen aus der Vergangenheit, seinen Teil beizutragen, werden reduziert. Dies hat zur Folge, dass unendliche Monologe unterbunden werden, dass die Kommunikation nicht mehr einseitig abläuft und ein gemeinsames "Produkt" in Form eines individuelen Boards entsteht. Früh macht sich schon eine Motivationssteigerung bemerkbar. Es ergibt sich ein Schwung, der den Menschen durch die Produktivität Zufriedenheit beschert und noch zufriedener und produktiver macht (Flow-Erleben von Csikszentmihalyi, 1975, 1999). 

Der Innovationsbedarf der Menschen, Unternehmen, Bildungseinrichtungen, Fachkräfte im öffentlichen Sektor wächst und das nicht nur pandemiebedingt. In diesem Blogeintrag erklären wir anhand verschiedener Aspekte, warum sich der Einsatz eines Online Whiteboards lohnt und verdeutlichen dies an dem Fallbeispiel eines Meetings.

• Interaktivität & Zufriedenheit

Es ergeben sich viele psychologische Effekte, die durch die Nutzung eines Online Whiteboards hervorgerufen werden. Alle Beteiligten erhalten einen guten Überblick über das Thema einer Sitzung und werden stärker involviert. Sie denken aktiver mit und verinnerlichen dadurch die Thematik besser.

Wer kennt den Effekt nicht? Als Führerscheinanwärter weiß man in etwa wie ein Auto funktioniert. Hat man aber dann den Führerschein, kann man viel besser mitreden, da man mit der Materie vertrauter ist. Je mehr Leute nun mitdenken, desto mehr PS bekommt das Projekt. Konsequenzen und Folgen eines Meeting-Resultats können besser eingeschätzt werden, da man als Beteiligter hinter dem Ergebnis steht und mit dem Thema vernetzt ist.

"Sage es mir, und ich werde es vergessen […]. Zeige es mir, und ich werde es vielleicht behalten […]. Involviere mich, und ich werde es verstehen." (nach Konfuzius 551 – 470 v. Chr.).

• Involvement & Überblick

Der gute Überblick ermöglicht es auch leichter an das nächste Meeting anzuknüpfen, auch weil der Wissensstand ja zuvor verinnerlicht wurde. Einige begeisterte Nutzer berichteten sogar davon, wie ihr Projekt sich regelrechten Selbstläufer entwickelt hat. Lehrpersonal ließ ihre Schüler*innen Informationsmaterial erstellen, das am Ende so gut war, dass es von anderen Schüler*innen zum Lernen für die Abiturprüfungen genutzt werden konnte.

Ein weiterer Pluspunkt an dieser Stelle für die federleichten Pixel, da man nicht mühsam wieder das Material zusammen suchen muss, sondern auf Knopfdruck direkt alles an einem Ort gebündelt wieder findet. Ebenso enthält das Online Whiteboard Struktur und hält das Interesse aufrecht. Die dynamische Entstehung Ihres Produkts und die gegebene Flexibilität überzeugen im Prozess.

• Intuition & Darstellung

Die Darstellung der Elemente und das, was man daraus machen kann, bringen einige Vorteile mit sich. Das Credo kurz und knapp: Einfach, intuitiv und nachvollziehbar.

Ein Beispiel – das Meetingprotokoll. Dieses entsteht bereits während des Meetings und ist gefüllt mit Lebendigkeit. Das, was zuvor möglicherweise Zweifel erweckte: Wie kann man denn das Chaos verhindern? Anhand der Inhalte, die die Personen beispielsweise auf Post-Its verfassen, entstehen geordnete, zielgerichtete Diskussionen. Das präparierte Board lässt alle das gemeinsame Ziel vor Augen haben. (Schauen Sie mal rein in eines unserer Webinare für Tipps & Tricks)

Komplexe Sachverhalte lassen sich gut auf dem Online Whiteboard abbilden und nicht nur wegen der Vielfalt an Formen oder Vorlagen, sondern eben wegen der Möglichkeit unterschiedlichste Medien an einem Ort zu sammeln ohne einen Medienbruch zu erleiden. Technische Probleme, das Medium zu wechseln oder Unterlagen während des Meetings rauszukramen sind damit passé. Dies bedeutet, dass beispielsweise neben einer Tabelle ein Video erscheinen kann, dessen Zusammenfassung in einem Word-Dokument direkt darunter erscheint. Nun wird langsam auch klar „Ein Protokoll kann ich auch in Word erstellen“ ist zu vergleichen mit „Ich fahr mit dem Bobbycar über die Autobahn“.

• Innovation & Zeit

Wo wir bei dem Thema Geschwindigkeit und Zeit sind: Wenn man ein Textdokument als Protokoll anfertigt, wird der Arbeitsprozess unterbrochen. Zudem kann durch das Online Whiteboard eine Serie von Terminen schneller abgeleistet werden und erweist sich somit als effizient. Die Mitarbeiter müssen nicht vor Ort sein. Über Distanzen hinweg ist die Teilnahme problemlos möglich, keine Geschäftsreisen mehr nötig. Somit ist die Terminfindung erheblich vereinfacht.

Zusammengefasst: Warum sollte ich ein Online Whiteboard nutzen? Es effizient, bequem, intuitiv, umweltbewusst, dynamisch und innovativ.

Berechtigte Gegenfrage: Warum sollte ich es nicht nutzen?

Hier eine kurze FAQ-Übersicht:

• Kann ich ja auch mit einer Word-Vorlage machen.
  • Wenn Du Spaß mit dem Bobbycar hast.
    
    
• Ich hab das lieber in Echt, wenn wir alle zusammen sind.
  • Es entsteht eine soziale Interaktion auf höherer Ebene, siehe oben: das Flow-Erleben von Csikszentmihalyi. Und wer spricht davon, dass das nur remote funktioniert? Für hybride oder Offline Meetings ist Collaboard eine gewinnbringende Ergänzung. Wir würden auch nicht auf den Kaffeeklatsch verzichten. Schau mal in diesen Artikel.
    
    
• Was bringt uns das, wenn wir nicht im Homeoffice sind?
  • Das System soll vielleicht anfangs nur ergänzen und noch nicht ersetzen. Du kannst dein Bobbycar ja noch hinterher ziehen.
    
    
• Da muss man sich wieder reindenken und einarbeiten.
  • Das geht schneller als Du denkst. Gerne bieten wir Dir auch Weiter- oder Fortbildung in Form von regelmäßigen Webinaren und individuellem Support an. Wir beißen nicht. Schau mal rein in eines unserer Webinare für Tipps & Tricks.
    
    
• Computer verbrauchen Strom.
  • … Ja, Overhead-Projektoren auch und Papier für Handouts tötet Bäume. Man hat erheblich weniger Organisationsaufwand mit Anschauungsmaterial und ist wesentlich kosten- & umweltfreundlicher unterwegs.
    
    
• Durch den Onboarding-Prozess oder die Einarbeitungszeit in das Tool kann Zeit verloren gehen.
  • Tatsache, aber dies ist nur anfangs so bis es sich nach einer kurzen Weile eingespielt hat. Mal ehrlich, ich bediene das Ding aus dem Bett heraus übers Handy. Abgesehen davon amortisiert sich diese Zeit sehr schnell, da sich Vor- und Nachbereitungszeit im Vergleich zu früheren Methoden reduzieren und unter Umständen fällt sogar regelmäßig anfallende Reisezeit weg.
    
    
• Die Nutzung wird als „anders“ wahrgenommen, das Schreibgefühl ist nicht mehr das selbe.
  • Übung macht den Meister. Für die Vorteile lohnt es sich auf jeden Fall.
    
    
• Das haben wir schon immer so gemacht.
  • Really??

Die Argumente sind auch richtig und wichtig, dennoch sind die Vorteile nicht von der Hand zu weisen, da sie stark überwiegen (siehe oben: effizient, bequem, intuitiv, umweltbewusst, dynamisch und innovativ). Gerne können wir Dir eine unverbindliche Testversion zur Verfügung stellen und Du bemerkst selbst, was Du noch benötigst.