Was ist aktuell wichtig und welche Aktivitäten sollen priorisiert werden? In unserer hybriden Arbeitswelt mit den verschiedenen Kommunikationskanälen, haben wir in der Regel zu viele Nachrichten, zu viele Meetings und so wenig Zeit für die richtig wichtigen Dinge. Doch welches sind die wichtigen Dinge?
Wenn Du Dich auch fragst, worauf Du Dich fokussieren sollst, dann kann Dir in dieser Situation die Eisenhower Matrix helfen. Diese ist ein einfaches Werkzeug, dass schnell eine Priorisierung von Aktivitäten ermöglicht. In diesem Artikel erklären wir Dir im Detail, was die Eisenhower Matrix ist und wie Du diese Anwendest, um Deine und Eure Teamaktivitäten erfolgreich zu priorisieren.
Eisenhower Matrix Definition
Die Eisenhower-Matrix ist ein Zeitmanagement-Tool, das auf der Priorisierung von Aufgaben basiert.
Sie wurde von US-Präsident Dwight D. Eisenhower entwickelt und ist auch als Eisenhower-Prinzip oder 4-Quadranten-Prinzip bekannt. Die Matrix teilt Aufgaben in vier Quadranten ein, basierend auf ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit. Die vier Quadraten sind:
- A-Aufgaben: sofort erledigen: Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen und einen hohen Einfluss auf das Erreichen der Ziele haben.
- B-Aufgaben – wichtig, nicht dringend: planen: Aufgaben, die wichtig sind, aber keine sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Diese sollten priorisiert und in eine spätere Zeit geplant werden.
- C-Aufgaben – nicht wichtig, dringend: delegieren: Aufgaben, die dringend erscheinen, aber wenig bis keinen Einfluss auf das Erreichen der Ziele haben. Diese sollten delegiert oder ausgelagert werden, wenn möglich.
- D-Aufgaben – nicht wichtig, nicht dringend: eliminieren Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind. Diese sollten vermieden oder eliminiert werden, um Zeit und Energie für wichtigere Aufgaben zu sparen.
Indem Du Deine Aufgaben in der Eisenhower-Matrix priorisierst, kannst Du sicherstellen, dass Du den Fokus auf die wichtigsten und erfolgversprechendsten Aufgaben legst. Damit steigerst Du die Effektivität deiner Aktivitäten.
Zielsetzung Eisenhower Matrix
Das Ziel der Eisenhower Matrix ist es eine Übersicht über anstehende Aufgaben zu erhalten und die Aufgaben entsprechend den Prioritäten zu Ordnen. Damit stellst Du sicher, dass Du dich auf die Aufgaben fokussierst, welche Dir in der aktuellen Situation den grössten Mehrwert bieten. Wenn Du nach dem Eisenhower Prinzip arbeitest hat dies folgende positive Effekte:
- Erhöhung der Produktivität: Indem man sich auf die wichtigsten und einflussreichsten Aufgaben konzentriert, kann man die Produktivität steigern und mehr erledigen.
- Fokussierung auf die wichtigen Aufgaben: Die Eisenhower-Matrix hilft dabei, die wirklich wichtigen Aufgaben zu identifizieren und den Fokus auf deren Erledigung zu legen.
- Reduzierung von Stress: Wichtige aber nicht dringende Aufgaben werden nicht angegangen. Indem man sich auf bestimmte Aufgaben konzentrieren kann und sich nicht gleichzeitig um alle Aufgaben kümmert, wird Stress reduziert.
- Zeit wird effektiv genutzt: Indem die wichtigen und dringenden Aufgaben ins Zentrum gerückt werden, wird keine Zeit mit unwichtigen Aufgaben verschwendet.
- Verbesserung der Entscheidungsfindung: Die Eisenhower-Matrix kann helfen bessere Entscheidungen zu treffen, indem sie eine klare Priorisierung der Aufgaben und eine klare Übersicht darüber bietet, welche Aufgaben am wichtigsten sind.
Vorteile und Nachteile der Eisenhower Matrix
Vorteile der Eisenhower-Matrix:
Das Arbeiten nach dem Einsenhower Prinzip bietet zahlreiche Vorteile, die schnell realisiert werden können. Vorteile der Eisenhower Matrix sind:
- Die grafische Darstellung schafft einen Überblick und Ordnung
- Die Anzahl Aufgaben mit denen man sich beschäftig wird kleiner, indem Aufgaben komplett aussortiert werden.
- Die Methode ist einfach und schnell. Dank ihrer Einfachheit, ist die Methode schnell verstanden und kann auch ohne Vorbereitung direkt in einem Meeting oder Workshop angewendet werden.
- Man erhält eine klare Priorisierung der Aufgaben, indem diese nach einer zielführenden Systematik geordnet werden.
- Die Eisenhower-Matrix hilft bei der Planung von Aufgaben und beim effektiven Zeitmanagement, indem sie die wichtigsten Aufgaben priorisiert und weniger wichtige Aufgaben delegiert oder eliminiert.
Nachteile der Eisenhower-Matrix:
Wenn Du Deine Aufgaben nach Eisenhower in die verschiedenen Quadranten der Prioritätenmatrix einordnest, hast Du nicht nur Vorteile. Die Nachteile der Eisenhower-Matrix sind:
- Fehlende Flexibilität: Die Eisenhower-Matrix kann manchmal zu starr sein und sich nicht an unvorhergesehene Ereignisse anpassen lassen, die plötzlich höhere Priorität erfordern.
- Schwierigkeiten bei der Priorisierung: Es kann schwierig sein, die Priorität von Aufgaben korrekt einzuschätzen, insbesondere wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig wichtig oder dringend erscheinen.
- Kein Raum für Kreativität und Innovation: Die Eisenhower-Matrix legt den Fokus auf die Erledigung von Aufgaben und Priorisierung, aber sie bietet keine Unterstützung für kreatives Denken oder Innovation.
- Gefahr der Prokrastination: Die Eisenhower-Matrix kann dazu führen, dass weniger wichtige Aufgaben ständig aufgeschoben werden, da sie als nicht dringend oder unwichtig eingestuft werden, obwohl sie letztendlich auch erledigt werden müssen.
Wie wende ich die Eisenhower Matrix erfolgreich an?
Damit Du die Eisenhower-Matrix erfolgreich anwenden kannst, ist eine klare und sorgfältige Planung sowie eine kontinuierliche Überwachung und Anpassung erforderlich. Hier sind einige bewährte Verfahren für die Anwendung der Eisenhower-Matrix:
- Erstelle eine Liste aller Aufgaben: Sammle dazu alle Aufgaben, die erledigt werden müssen, und schreiben Sie sie auf eine Liste oder auf Post-Its.
- Kategorisiere die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit indem Du diese in die Eisenhower-Matrix einordnest.
- Priorisiere die Aufgaben innerhalb jedes Quadranten, indem Du diese nach ihrer Relevanz für die Zielerreichung und ihrer Auswirkung auf die Produktivität sortierst.
- Planen die Umsetzung der Aufgaben: Starte mit den wichtigsten und dringendsten Aufgaben zuerst und delegiere weniger wichtige Aufgaben. Nicht dringende und nicht wichtige Aufgaben können auch nach hinten gestellt oder komplett entfernt werden, da es unter Umständen keinen Sinn macht, diese überhaupt zu bearbeiten.
- Überprüfe regelmäßig die Aufgaben in der Eisenhower Matrix und deren Umsetzung. Entferne die erledigten Aufgaben aus der Matrix und überprüfe, ob die gemachte Einordnung nach Wichtigkeit und Dringlichkeit noch der aktuellen Lage entspricht. Priorisiere Aufgaben neu und verschiede diese zwischen den Quadranten, wenn notwendig.
Eisenhower Matrix: Vorlagen und Beispiele
Für die Eisenhower Matrix gibt es zahlreiche Vorlagen mit denen Du direkt starten kannst, ohne dass Du die Prioritäten Matrix selber erstellen musst. Im Folgenden haben wir ein paar Beispiele zusammengetragen, wie Du die Eisenhower Matrix einsetzen kannst.
Beispiele für die Verwendung der Eisenhower-Matrix in der öffentlichen Verwaltung:
Priorisierung von Regierungsprojekten: Verwaltungsmitarbeitende können die Eisenhower-Matrix verwenden, um die Projekte zu priorisieren, die zur Erreichung der Ziele der Regierung am wichtigsten sind.
Priorisierung von Aufgaben für Mitarbeitenede: Führungskräfte in der öffentlichen Verwaltung können die Eisenhower-Matrix nutzen, um ihren Mitarbeitenden zu helfen, ihre Aufgaben effektiv zu planen und zu priorisieren.
Krisenmanagement: Die Eisenhower-Matrix kann in Krisensituationen wie Naturkatastrophen oder Pandemien eingesetzt werden, um die Dringlichkeit von Aufgaben und Aktionen zu bewerten und entsprechend zu handeln.
Beispiele für die Verwendung der Eisenhower-Matrix im Geschäftsbereich:
Projektmanagement: Unternehmen können die Eisenhower-Matrix verwenden, um ihre Projekte zu priorisieren und sicherzustellen, dass sie sich auf die wichtigsten und dringendsten Aufgaben konzentrieren, um ihre Ziele zu erreichen.
Zeitmanagement: Jede Person kann die Eisenhower-Matrix verwenden, um ihre Zeit effektiv zu planen und sich auf die wichtigsten und einflussreichsten Aufgaben zu konzentrieren.
Kundenmanagement: Unternehmen können die Eisenhower-Matrix verwenden, um die Aktvititäten für ihre Kunden zu priorisieren und sicherzustellen, dass sie sich auf die wichtigsten Kunden und deren Anforderungen konzentrieren.
Eisenhower Matrix erstellen mit Collaboard
Mit dem Online Whiteboard Collaboard kannst Du einfach und schnell eine Eisenhower Matrix für dich selbst oder im Team erstellen. Es stehen Dir verschiedene Vorlagen in Collaboard zu Verfügung, mit welchen Du schnell Deine Aufgaben priorisieren kannst.
Hier erklären wir Dir Schritt für Schritt wie Du mit der Collaboard App eine Eisenhower Matrix erstellst:
Füge die Eisenhower Vorlage dem Whiteboard hinzu
Bei Collaboard findest Du verschiedene Vorlagen für die Aufgaben Priorisierung. In der Vorlagenkategorie "Meetings & Workshops" findest Du die Eisenhower Matrix Vorlage.
Lade Personen auf Dein Whiteboard ein
Du kannst die Eisenhower Matrix gut alleine erstellen, aber oft sind mehrere Meinungen gefragt, um Aufgaben zu kategorisieren und priorisieren. Du kannst Deine Teammitglieder als Gäste oder Registrierte Nutzer auf Collaboard einladen.
Importiere oder Erstelle die Liste der Aufgaben
In Collaboard werden die einzelnen Aufgaben am besten auf Karten geschrieben. Du kannst einfach via Copy & Paste Aufgaben aus einer Tabelle in Collaboard importieren. Es werden automatisch Karten erstellt. Alternativ kannst Du die Aufgaben direkt in Collaboard auf Karten schreiben.
Ordne die Karten in die 4 Quadranten ein
Verschiebe nun die Karten in die 4 Quadranten und ordne diese nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Passe die Farbe einer Karte an, wenn Du diese in den Quadranten eingefügt hast, damit alle Aufgaben in einem Quadrant die gleiche Farbe haben.
Fazit: Die Eisenhower Matrix als Schlüssel für erfolgreiches Zeitmanagement
Die Eisenhower Matrix ist eine Methode, mit der Du schnell Aufgaben Priorisieren kannst. Damit bekommst Du schnell eine gute Übersicht über alle Aufgaben und die Einordnung in die vier Kategorien: wichtig und dringend, wichtig aber nicht dringend, nicht wichtig aber dringend und nicht wichtig und nicht dringend.
Diese Art der Priorisierung ermöglicht es Dir, Dich auf die wesentlichen Aufgaben zu Fokussieren und Deine Zeit und Energie möglichst effektiv einzusetzen. Unwichtige Aufgaben werden delegiert oder eliminiert. Dadurch hilft Dir das Eisenhower Prinzip Deine Zeit erfolgreich zu managen.
Um kollaborativ und visuell im Team zu arbeiten, lohnt es sich eine App zu verwenden, die Dich bei der Erstellung und Anwendung der Eisenhower Matrix unterstützt.
Eisenhower Matrix - Häufige Fragen & Antworten
Was ist die Eisenhower Matrix?
Die Eisenhower Matrix ist ein Werkzeug für die Priorisierung von Aufgaben. Die Matrix besteht aus 4 Quadranten und jede Aufgabe wird einem dieser Quadranten zugeordnet. Damit lassen sich Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit einordnen. Die 4 Quadranten sind: : wichtig und dringend, wichtig aber nicht dringend, nicht wichtig aber dringend und nicht wichtig und nicht dringend.
Wie funktioniert das Eisenhower Prinzip?
Um die Eisenhower Methode anzuwenden, sollte man eine Liste mit allen anstehenden Aufgaben erstellen und diese dann nach Dringlichkeit und Wichtigkeit einordnen. Anschließend kann man sich auf die wichtigsten und dringendsten Aufgaben konzentrieren und Zeit und Energie sparen.
