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Was ist ein Online Whiteboard und wie nutze ich es am besten für meine tägliche Arbeit ?

In diesem Blogbeitrag geben wir Dir einen Überblick über alles, was Du wissen musst, wenn Du ein Online-Whiteboard für Deine Arbeit einsetzen möchtest.

Wenn Du bereits ein Online-Whiteboard nutzt, findest Du sicher einige nützliche Tipps und Tricks.

Warum solltest Du die Verwendung eines Online-Whiteboards in Betracht ziehen? Ein Online-Whiteboard hilft Dir, Deine Teamaktivitäten bei der Zusammenarbeit über Distanz zu erleichtern, wie zum Beispiel für:

  • Verbesserung der kollaborativen Prozesse bei der Arbeit aus der Ferne. 
  • Teams können auf einem gemeinsamen Whiteboard arbeiten und alles, was sie tun, in Echtzeit visualisieren
  • Steigerung der Effizienz von Online-Sitzungen und Ad-hoc-Sitzungen.
  • Du hast die Möglichkeit einen Workshop vollständig digital durchzuführen.
  • Die Kreativität Deiner Teams bei der digitalen Arbeit zu fördern. 

 

online whiteboard collaboard

Weshalb ein Online-Whiteboard?

Die Idee eines Online-Whiteboards besteht darin, den Teams ein Whiteboard zur Verfügung zu stellen, an dem sie digital zusammen arbeiten können, von überall, wenn sie online sind.

Der Zweck eines Whiteboards ist es, Gedanken und Konzepte zu visualisieren, Ideen aufzuschreiben, zu erklären und zu lehren, in der Gruppe zu planen und vieles mehr.

Online-Whiteboards können für den gleichen Zweck wie ein echtes Whiteboard verwendet werden, jedoch ohne dessen Einschränkungen. Letzteres ist begrenzt durch den Platz, die Anzahl der Dinge, die man hinzufügen kann (hast Du jemals versucht, ein Video auf ein echtes Whiteboard zu stellen?) und steht nur den Personen zur Verfügung, die sich im selben Raum befinden.

Online-Whiteboards sind Softwarelösungen, welche als Apps oder browserbasierte Tools verfügbar sind. Sie unterstützen Teams bei der visuellen Zusammenarbeit über Entfernungen hinweg in Echtzeit.

Jeder Teilnehmer eines Meetings loggt sich im gleichen Online-Whiteboard-Bereich ein und kann seine Inhalte hinzufügen, während alle anderen in Echtzeit sehen, was er gerade tut. Bei Bedarf können alle mit allen Inhalten interagieren.

Die Verwendung echter Whiteboards für die Zusammenarbeit bei Videokonferenzen ist machbar, sollte aber nicht die Art der Zusammenarbeit im 21. Jahrhundert sein. Online-Whiteboards ermöglichen es den Teams, ihre kollaborativen Tätigkeiten auf die nächste Stufe zu bringen und die Produktivität und Kreativität zu steigern

Online-Whiteboards sind in die Ergänzung zu Videokonferenzen, die sie von der reinen Kommunikation zu echten kollaborativen Sitzungen verwandeln.

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Was braucht ein Online-Whiteboard, um Teams bei der Fernzusammenarbeit zu unterstützen?

Damit ein Online-Whiteboards erfolgreich eingesetzt werden kann, sollte es diese Funktionen aufweisen:

  • Unendliche oder riesige Fläche (dies ist das eigentliche digitale Whiteboard)
  • Unterstützt Skizzieren, Zeichnen und das Schreiben mit einem digitalen Stift
  • Haftnotizen und Workshop Karten in verschiedenen Formen und Farben
  • Multimedia-Inhalte wie Bilder, Videos und Tonaufnahmen
  • Hochladen von Dokumenten wie PDF und andere Office-Dokumente
  • Konnektoren zum Erstellen von Mind-Maps, Concept-Maps und Flow-Charts
  • Formen, Text und andere Elemente zur Gestaltung von Inhalten auf dem Board
  • Abstimmung und Bewertung von Ideen
  • Integrationen mit Audio- und Videokonferenzlösungen wie Microsoft Teams, Google Hangouts, Webex, Zoom usw.
  • Funktionen zur Verwaltung von Zugriffsrechten, um bei Bedarf Aktionen einzelner Teilnehmer einzuschränken

Mit all diesen Funktionen kannst Du mit Online-Whiteboards ganz viele verschiedene Dinge tun. Die Anwendungsszenarien sind endlos und unterscheiden sich je nach Branche und Abteilung.

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Gibt es Dinge, die bei der Arbeit mit einem Online-Whiteboard zu beachten sind?

Wenn Du Dich entschieden hast, ein Online-Whiteboard in Deiner täglichen Arbeit einzusetzen, musst Du einige Dinge beachten. Sei Dir vor allem bewusst, dass Du eine neue Art der digitalen Arbeit in Deinem Team einführst, und jedes Team hat eine Lernkurve, bis es ein Online-Whiteboard im vollen Umfang nutzen kann.

Benötige ich ein Online-Whiteboard mit oder ohne Registrierung?

Wenn Du Dich für ein Online-Whiteboard ohne Registrierung entscheidest, hast Du den Vorteil, dass es schnell einsatzbereit ist und Du es ohne Schwierigkeiten teilen kannst. Aber es gibt auch diverse Nachteile:

  • Geringe Sicherheit, da nicht registrierte Benutzer auf Dein Whiteboard zugreifen können.
  • In der Regel musst Du den Inhalt in ein Bild oder eine PDF-Datei exportieren und Du kannst im Whiteboard selbst nicht weiter daran arbeiten.

Wenn Du Dich für ein Online-Whiteboard mit Benutzerregistrierung entscheidest, benötigst Du vielleicht etwas mehr Zeit, um alles einzurichten und Dein Konto zu erstellen, aber Du erhälst dadurch mehrere Vorteile:

  • Speichern der Whiteboards, die Du in Deinem Konto erstellt hast.
  • Du hast eine höhere Sicherheit, da auch andere Personen registriert werden müssen, um Zugang zu Deinem Whiteboard zu erhalten.
  • Du kannst problemlos an Deinem Whiteboard weiterarbeiten.

Wie kann man ein Online-Whiteboard gemeinsam nutzen?

Normalerweise teilst Du ein Online-Whiteboard, indem Du andere zur Zusammenarbeit einlädst. Weit verbreitete Ansätze sind die Einladung per E-Mail oder die Zusendung eines Zugangslinks.

Wenn viele Leute im gleichen Raum sind und Du zum Beispiel einen Workshop vor Ort komplett mit digitalen Werkzeugen durchführen möchtest, dann kann ein QR-Code helfen, den Zugang zum Whiteboard zu ermöglichen. Auf diese Weise können Personen mit ihrem Gerät den QR-Code einscannen, um Zugang zum Projekt zu erhalten.

Tipp: Wenn Du eine elektronische Einladung zu Deiner Besprechung erstellst, fügst Du den Link zum Whiteboard direkt in der Einladung hinzu. So verlierst Du keine Zeit, wenn Du die Sitzung beginnst, um die Leute an Dein Whiteboard zu bringen.

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Wie geht man mit mehreren Benutzern in einem Online-Whiteboard um?

Bei der Arbeit an einem analogen Whiteboard ist es oft eine Herausforderung, die Leute zu motivieren mit dem Whiteboard zu arbeiten. Aus Platzgründen ist es meist auch schwierig, dass mehr als zwei oder drei Personen gleichzeitig daran arbeiten.

Mit einem Online-Whiteboard ist das ganz anders. Die Menschen sind nicht so exponiert, wenn sie etwas tun und sie tendieren dazu, mehr auf einem Online-Whiteboard zu experimentieren als auf einem Offline-Whiteboard.

Bedenke auch, dass der digitale Raum, in dem Du arbeitest, so gross ist, dass viele Menschen gleichzeitig Inhalte erstellen können. Die Herausforderung besteht hier darin, zu verhindern, dass die Leute auf dem Whiteboard ein Chaos verursachen.

Tipp: Wenn Du möchtest, dass Dein Team kein Chaos verursacht, teile vor Beginn der Sitzung die Regeln mit und erstelle visuelle Abschnitte, in denen die Teilnehmer bestimmte Dinge tun dürfen.

Es gibt eine weitere Möglichkeit festzulegen, was die Benutzer mit Deinem Whiteboard tun dürfen. Du erstellst kontrollierst die Aktionen der Nuzter durch Hinzufügen oder Entfernen von Benutzerrechten, wie z.B. Schreib- oder Leserechte. 

Muss ich Hardware kaufen, welche digitale Stifte unterstützt, um ein Online-Whiteboard zu verwenden?

Die meisten Online-Whiteboard-Lösungen funktionieren sehr gut mit der Maus und Tastatur. Für viele Use Cases brauchen die Menschen nicht mit dem Stift zu zeichnen, zu skizzieren oder mit der Hand zu schreiben. Manchmal ist es sogar besser, wenn man Inhalte mit der Tastatur hinzufügt und nicht von Hand schreibt.

Wenn Du bei Besprechungen Gedanken visualisieren möchtest, ist es sehr vorteilhaft, wenn die Teilnehmer ihre Ideen mit einem digitalen Stift skizzieren können. Auch wenn an Entwürfen, Flyer und Texten gearbeitet wird, helfen Stifte dabei, Anmerkungen, Hervorhebungen und Kommentare auf natürliche Art und Weise hinzuzufügen.

Wie man ein Online-Whiteboard auf interaktiver Whiteboard-Hardware verwendet

Der Grossteil der interaktiven Whiteboard-Hardware ermöglicht es Dir, Anwendungen herunterzuladen oder einen Webbrowser zu starten. Normalerweise kannst Du Dein Online-Whiteboard auf allen Geräten verwenden.

Abhängig von der Hardware, die Du verwendest, wirst Du eine unterschiedliche Benutzererfahrung haben, wenn Du mit Deinem Online-Whiteboard arbeitest. Je besser die Touch- und Inktechnologie und je leistungsfähiger der PC ist, der das interaktive Display betreibt, desto besser wird Deine Benutzererfahrung sein.

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Wie man auf einem Online-Whiteboard zeichnet

Das Zeichnen auf einem Online-Whiteboard erfordert etwas Übung. Abhängig von der Hardware, die Du verwendest, gibt es in der Regel einige signifikante Unterschiede. Wenn Du Dich gewohnt bist, mit einem Apple iPad oder Microsoft Surface Device zu arbeiten, wirst Du merken, dass das Zeichnen auf dem Online-Whiteboard sich sehr natürlich anfühlt, da die digitale Stifttechnologie dieser Geräte ausgezeichnet ist.

Wenn Du Hardware verwendest, die nicht für die Verwendung von Stiften optimiert ist, aber eine solche anbietet, wirst Du feststellen, dass es beim Zeichnen oder Schreiben mehrere Herausforderungen gibt. Manchmal fühlt man eine Verzögerung, oder der Stift ist nicht so präzise, wie man es erwartet.

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Wo kann man eine Online-Whiteboard-Lösung hosten?

Wo Du Dein Online-Whiteboard hostest, ist je nach Use Case unterschiedlich. Wenn Du nach einer einfach zu bedienenden und für jedermann zugänglichen Lösung suchst, solltest Du Dich für Cloud-basiertes Hosting entscheiden. Die meisten Online-Whiteboards sind Cloud-basierte Lösungen, und werden als Software-as-a-Service genutzt. 

Wenn Du aus Sicherheitsgründen den Zugriff, die Daten und alles andere im Zusammenhang mit dem Online-Whiteboard kontrollieren musst, kannst Du das Online-Whiteboard selbst hosten und entscheiden, ob Du es in Deiner Cloud-Infrastruktur oder vor Ort hosten möchtest.

Tipp: Collaboard ist ein Online-Whiteboard, das Du in einer öffentlichen Cloud, in Deiner Cloud oder on-premises hosten kannst.

Wie exportiere ich ein Online-Whiteboard?

Manchmal musst Du die Inhalte deines Online-Whiteboard anderen per E-Mail weiterleiten, indem Du ihnen einen Export Deines Whiteboards sendest.

Die meisten der Online-Whiteboard-Lösungen bieten Exportfunktionen an. Aber sei Dir bewusst, wenn Du ein riesiges Whiteboard erstellt hast, und Du alles exportierst, kann das eine ziemliche Herausforderung sein. Manchmal ist es sinnvoll, nur einen ausgewählten Bereich des Whiteboards zu exportieren und nicht das gesamte Board.

Benötige ich ein Videokonferenz-Tool, wenn ich ein Online-Whiteboard habe?

Die meisten Online-Whiteboards funktionieren perfekt zusammen mit Audio- und Videokonferenzlösungen, wie Microsoft Teams, Zoom, Google Hangout usw. Einige Online-Whiteboard-Tools bieten integrierte Audio- und Videokonferenzen an.

Wenn Du bereits mit der Verwendung einer bestehenden Lösung vertraut bist, kann es einfacher sein, diese Lösung (die für Deinen Use Case optimiert ist) weiter zu verwenden. Letztendlich liegt es an Dir, den besten Kommunikationsweg zu wählen, wenn Du an einem Online-Whiteboard arbeitest.

Use Cases für Online-Whiteboards

Es gibt eine endlose Anzahl von Use Cases, wenn Du mit einem Online-Whiteboard arbeitest und Deiner Kreativität sind keine Grenzen gesetzt. Wie Du Dein Online-Whiteboard nutzt, hängt wirklich von Dir und Deinem Team ab.

Dennoch möchten wir Dir einige Ideen aufzeigen, wie andere Teams Online-Whiteboards nutzen und was sie damit machen.

Zusammenarbeit bei Online-Meetings

Online-Whiteboards sind perfekt, wenn Du kollaborative Prozesse in Deinem Online-Meeting implementieren möchtest. Mit dem Online-Whiteboard ist es nicht nötig Deinen Bildschirm freizugeben und zu teilen, um interaktive Sitzungen mit Deinem gesamten Team zu starten. Du kannst ein Online-Whiteboard auf verschiedene Weise für Deine Besprechungen verwenden:

  • Die Agenda der Besprechung vorbereiten
  • Erstellen eines Ablaufes der Sitzung
  • Besprechungsnotizen in gemeinschaftlicher Weise erstellen
  • Schreibe während der Sitzung Ideen auf und stimme elektronisch ab, um schnell die beste Idee zu finden
  • Verwende für jedes Traktandum einen Timer
  • und vieles mehr

Schau in diesem Video, wie Du eine Agenda mit einem Online-Whiteboard im neuen Stil erstellst

Digitale Workshops

Mit dem Online-Whiteboard kannst Du Workshops vollständig digitalisieren und bei Bedarf online durchführen. Wenn Du mit Postern, Karten, Thesen, Fragen und anderen Workshop-Elementen arbeitest, kannst Du mit dem Online-Whiteboard das, was Du in einem Analog-Workshop gemacht hast, in die digitale Welt übertragen. 

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Präsentationen

Das Präsentieren auf einem Whiteboard ist anders als die Durchführung einer PowerPoint-Präsentation. Auf dem Whiteboard bist Du freier in der Visualisierung dessen, was Du zeigen möchtest. Es ist kein Ersatz; es ist ein ganz neuer Weg.

Brainstorming

Ideen in einer Gruppe mit Karten zu entwickeln ist sehr einfach, wenn alle Personen im selben Raum sind. Wenn man über die Distanz kreativ sein muss, dann wird es komplizierter. Das Hinzufügen von Ideen auf Karten in einem Online-Whiteboard ist eine sehr schöne Lösung, um in einem Team standortunabhängig kreativ zu sein.

Erfahre mehr darüber, wie Du mit einem Online-Whiteboard kreativ sein kannst

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Mind-Maps

Mind-Maps sind eine bekannte Technik zur Erstellung, Verwaltung und Visualisierung verschiedener Ideen. Der Vorteil beim Erstellen einer Mind-Map in einem Online-Whiteboard besteht darin, dass Du auch alle anderen Whiteboard-Funktionen nutzen kannst und Deine Mindmaps nicht nur auf Texte beschränkt sind. Kombiniere alle Inhalte auf dem Whiteboard zu einer multimedialen Mindmap ohne Einschränkungen.

Schau in diesem Video, wie Du mit Collaboard eine Mindmap erstellst

Mind-Map

Planen

Wenn Du Deine nächste Veranstaltung planst oder eine agilere Arbeitsweise umsetzen möchtest, unterstützt das Online-Whiteboard viele verschiedene Planungsaktivitäten und -techniken.


Erfahre mehr darüber, wie Du ein Online-Whiteboard für Deine Planungsaktivitäten nutzen kannst.

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Entscheidungsfindung

Um die richtige Entscheidung zu treffen, ist es von entscheidender Bedeutung, über alle erforderlichen Informationen zu verfügen. Auf einem Online-Whiteboard kannst Du jeden für Deine Entscheidung relevanten Aspekt visualisieren und in Sekundenschnelle abrufen. Du kannst auch Entscheidungsrahmen implementieren.

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Unterrichten

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie man ein Online-Whiteboard für den Unterricht nutzen kann. Ein Online-Whiteboard ermöglicht es Dir, den Fernunterricht und die Fernlehre zu verbessern. Das Online-Whiteboard kann Deine physische Tafel ersetzen und Deinen Schülern ein digitales Klassenzimmer bieten.

Erfahre mehr darüber, wie Du ein Online-Whiteboard für Deine Online-Lektionen verwenden kannst

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