Hybride Meetings & Workshops mit Collaboard effizienter gestalten

Die BKK GILDEMEISTER SEIDENSTICKER ist eine bundesweit geöffnete Betriebskrankenkasse mit über 480 Mitarbeitenden an zwei Standorten. Seit längerer Zeit hat die BKK GILDEMEISTER SEIDENSTICKER über den Einsatz eines Online-Whiteboards nachgedacht, als eines der Tools der Digitalisierungsstrategie.

Die Veränderung der Arbeitsweise in der Pandemie hat das Thema stark vorangetrieben, da Meetings ausschließlich digital stattgefunden haben.

Als gesetzliche Krankenkasse hat die BKK GILDEMEISTER SEIDENSTICKER hohe Anforderungen an Datensicherheit, welche Collaboard erfüllt.

Vielen Dank Frau Ballay, dass Sie sich die Zeit nehmen, und uns an Ihren Erfahrungen mit dem Online-Whiteboard Collaboard teilhaben lassen.

Welche Tools haben Sie für die virtuelle Zusammenarbeit vor Collaboard benutzt?

Vor Collaboard haben wir für die Zusammenarbeit und Aufgabenverwaltung an unseren Projekten eine Projektmanagementsoftware und die gängigen Office-Tools eingesetzt. Das Whiteboard unserer Konferenzplattform haben wir ausprobiert und schnell gemerkt, dass dieses für unsere Art zu arbeiten nicht ausreicht.

Aus welchem Grund haben Sie über den Einsatz von Online-Whiteboards bei der virtuellen Zusammenarbeit nachgedacht?

Wir hatten schon länger über den Einsatz eines Online-Whiteboards als Teil unserer Digitalisierungsstrategie nachgedacht.

Eine interne Umfrage hat gezeigt, dass sich viele unserer Mitarbeitenden ein digitales Whiteboard wünschen, da dieses in unserem Online-Kollaborations-Toolkit noch fehlte.

Da wir aufgrund der Corona-Pandemie Meetings nur noch digital gemacht haben, bekam das Thema eine hohe Priorität.

Wie gingen Sie beim Evaluierungs- und Auswahlprozess für eine Online-Whiteboard-Software vor? Welche Schritte haben Sie befolgt?

Da viele bereits Erfahrungen mit Online-Whiteboard-Lösungen gemacht haben, haben wir intern Ideen gesammelt und Use Cases zusammengetragen. Anhand dieser haben wir einen Anforderungskatalog erstellt.

Gewisse Tools aus dem Ausland kamen für uns als deutsche gesetzliche Krankenkasse aufgrund von regulatorischen Anforderungen nicht in Frage.

Drei Online-Whiteboard-Lösungen haben wir genauer evaluiert und auf unsere Anforderungen hin geprüft. Zwei der drei für uns in Frage kommenden Lösungen boten einen sehr ähnlichen Umfang. Funktionell gab es sozusagen einen Patt.

Was waren für Sie die entscheidenden Kriterien Collaboard auszuwählen?

Wir haben uns für Collaboard entschieden, da das Benutzerinterface selbsterklärend und benutzerfreundlich ist. Unseren Testusern hat die farbenfrohe und innovative Oberflächenoptik besser gefallen, als bei den Mitbewerbern.

Zusätzlich haben uns der schnelle Support auf Deutsch, die öffentliche Roadmap (mit den Abstimmungs- und Feedback-Funktionen), sowie die kostenfreien Webinare und vielen YouTube Videos überzeugt.

Wie wird Collaboard bei der BKK zur Zeit eingesetzt?

Wir setzen Collaboard für viele verschiedene Szenarien ein.

Wir nutzen Collaboard für hybride Workshops, um Ideen zu generieren, neue Produkte zu entwickeln und uns in Projektgruppen abzustimmen.

Intern haben wir auch schon Umfragen gemacht und dafür die Abstimmungs- und Bewertungsfunktionen genutzt.

Auch aus Team-Meetings und Besprechungen ist Collaboard nicht mehr wegzudenken. Es ist schön, wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter interaktiv auf dem Board zusammenarbeiten, Präsentationen erstellen und gemeinsam kreativ sind.

Wenn Sie ein paar Jahre in die Zukunft schauen. Was denken Sie, wie wird man bei der BKK arbeiten?

Ich glaube, die Veränderung hin zum hybriden Arbeiten ist nachhaltig. Die Pandemie war ein Beschleuniger, aber Home-Office, Mobile-Working hätten sich mit der Zeit so oder so durchgesetzt.

Darum ist es wichtig, dass wir Lösungen wie Collaboard nutzen und intern unsere Mitarbeitenden schulen und befähigen, damit effizient umzugehen.

Welches «Take-away» möchten Sie anderen, potenziellen Kunden von Collaboard mitgeben, die sich auch mit der Einführung einer Online-Whiteboard-Lösung beschäftigen?

Collaboard sollte man sich unbedingt anschauen. Der persönliche Kontakt zum Team vor Ort und der Support sind hervorragend. Die Lösung entwickelt sich schnell weiter und auf Kundenbedürfnisse wird eingegangen. Collaboard bietet die persönliche Betreuung, die wir brauchen, damit eine solche Lösung bei uns intern Erfolg hat.

Die BKK GILDEMEISTER SEIDENSTICKER ist die Krankenkasse von Menschen für Menschen. Nach diesem Anspruch handeln wir. 

Vor über 130 Jahren wurde die BKK GILDEMEISTER SEIDENSTICKER in Bielefeld gegründet und betreut heute rund 230.000 Kunden.

Die Beliebtheit der größten Betriebskrankenkasse in Ostwestfalen-Lippe geht weit über die Grenzen der Region hinaus. Vor allem in der Bodensee-Region hat sich die BKK GILDEMEISTER SEIDENSTICKER fest etabliert. Heute arbeiten mehr als 480 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den Unternehmensstandorten in Bielefeld und Friedrichshafen und setzen sich täglich für die Bedürfnisse der Kunden ein.