Wien Digital ist eine innovative, serviceorientierte IT-Abteilung, die sich auf die Digitalisierung der Stadt Wien konzentriert. Wien Digital garantiert den sicheren Betrieb der IKT in den Wiener Kliniken, Pflegewohnhäusern und in der Wiener Stadtverwaltung. Das Ziel der Digitalisierung in Wien ist es, die "Stadt der kurzen Wege" zu sein.
Wien Digital stand vor der Herausforderung, eine Softwarelösung für innovative, digitale Whiteboards zu evaluieren, die eine Echtzeitzusammenarbeit virtueller Teams im Magistrat der Stadt Wien ermöglicht.
Besondere Bedeutung hatten eine intuitive Nutzung, die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben und eine nahtlose Integration in die bestehende Systemlandschaft.
Die Lösungsfindung
Um eine breite Partizipation der zukünftigen Benutzer*innen zu gewährleisten, wurde der Weg zur Lösung vom Projektteam kollaborativ gestaltet. Die Anforderungen wurden durch eine Umfrage erhoben, an der knapp 1.400 Kolleginnen teilnahmen und wertvolle Einblicke lieferten. Neben einer Vielzahl von „Muss-„ und „Soll-Kriterien“ wurde folgende Schwerpunkte einer Online Whiteboard-Lösung definiert:
Um ein passendes Tool zu finden, wurde eine Ausschreibung mit einem standardisierten Auswahlprozess gestartet.
Alle Hersteller, die bei der Ausschreibung in die engere Auswahl („Shortlist“) kamen, konnten ihre Lösungen anhand von vorab definierten Use-Cases bei Wien Digital präsentieren. Die Bewertung erfolgte durch eine Kommission, die aus Kolleg*innen der Stadt Wien bestand, die bereits Erfahrungen mit ähnlichen Lösungen gesammelt hatten. Das Vergabeverfahren wurde erfolgreich abgeschlossen und den Zuschlag erhielt das Produkt Collaboard.
Mit Collaboard können Teams flexibel und standortunabhängig wie in einem Besprechungsraum zusammenarbeiten. Die implementierte Lösung zeigt mit steigenden Userzahlen ihren Erfolg.
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