Flussdiagramm

1.Flussdiagramm Definition & Verwendungszweck

Was ist ein Flussdiagramm

Ein Flussdiagramm ist die visuelle Darstellung eines Prozesses oder Ablaufs. Die einzelnen Schritte und Entscheidungen werden als Symbole dargestellt, welche mit Verbindungslinien verbunden sind. Anhand der Linien wird die Richtung dargestellt, in welcher der Prozess abläuft.

Flussdiagramme werden auch als «Prozessflussdiagramm» oder «Workflowdiagramm» bezeichnet und oft eingesetzt, um Arbeitsabläufe und Entscheidungsprozesse zu dokumentieren.

Anhand der Visualisierung eines Prozesses können schnell mögliche Probleme aufgedeckt und Optimierungspotential identifiziert werden. Flussdiagramme (oder englisch Flowcharts) werden industrieübergreifend eingesetzt um Geschäftsprozesse, Fertigungsabläufe, Datenflüsse und einfache bis komplexe Abläufe aller Art darzustellen.

Die Geschichte von Flussdiagrammen

Die Geschichte der Flussdiagramme reicht bis ins 19.Jahrhundert zurück. Der britische Ingenieur Charles Babbage, der als Vater des Computers gilt, verwendete Diagramme, um die Abläufe seiner Analytical Engine darzustellen.

In den frühen 1920er Jahren wurden Flussdiagramme als ein Werkzeug zur Verbesserung von Produktionsprozessen und zur Steigerung der Effizienz eingesetzt. Der amerikanische Ingenieur und Wissenschaftler Frank Gilbreth, war einer der ersten, der Flussdiagramme in der Industrie einsetzte.

In den 1940er Jahren wurden Flussdiagramme als eine Methode zur Darstellung von Prozessen in der Industrie immer populärer. In dieser Zeit wurden sie auch von der US-Armee und der Luftwaffe eingesetzt, um komplexe militärische Prozesse zu visualisieren.

In den 1950er Jahren wurden Flussdiagramme Teil des Six-Sigma-Programms, einer Methode zur Qualitätsverbesserung und Fehlervermeidung in der Produktion, die von Motorola entwickelt wurde.

Mit der zunehmenden Verbreitung von Computern in den 1960er und 1970er Jahren wurden Flussdiagramme als ein Werkzeug zur Darstellung von Computerprogrammen und -prozessen immer wichtiger. In dieser Zeit wurden auch die Grundlagen der modernen Programmiersprachen entwickelt, die viele Elemente aus der Darstellung von Flussdiagrammen enthalten.

Heute sind Flussdiagramme ein weit verbreitetes Werkzeug, das in vielen verschiedenen Branchen und Bereichen eingesetzt wird, um komplexe Prozesse und Abläufe zu visualisieren und zu optimieren.

Flussdiagramm: Vorteile & Nachteile

Die grossen Vorteile eines Flussdiagramms sind, dass komplexe Abläufe und Entscheidungen visuell dargestellt werden. Die visuelle Darstellung bietet eine gute Übersicht, die dazu führt, dass Prozesse schneller verständlich sind.

Alle Beteiligten können auf dem Flussdiagramm schnell erkennen, worum es geht. Das gemeinsame Verständnis wird gefördert die Kommunikation im Zusammenhang mit dem Ablauf verbessert und damit schneller und weniger Fehleranfällig.

Wenn Flussdiagramme online erstellt werden, können alle Beteiligten von Überall darauf zugreifen und Änderungen oder Ergänzungen in Echtzeit hinzufügen. Diese Flexibilität ist gerade in hybriden Arbeitsszenarien sehr wichtig, wo unterschiedliche Fachkräfte an Prozessen beteiligt sind, die nicht am gleichen Ort arbeiten.

Der grösste Nachteil am Flussdiagramm ist, dass diese gerade bei komplexen Prozessen schnell sehr zeitaufwändig in der Erstellung sind. Oft sind Flussdiagramme auch eine Vereinfachung der realen Abläufe und die Vereinfachung kann zu Fehlinterpretationen oder falschen Entscheidungen führen. Generell überwiegen die Vorteile die Nachteile.

Flussdiagramme nach Methoden wie UML oder BPMN

Über den Lauf der Zeit wurden verschiedene Methoden entwickelt anhand welcher Flussdiagramme nach bestimmten Vorgaben entwickelt werden. Zwei der bekanntesten Methoden, die v.a. im Bereich der Softwareentwicklung und Geschäftsprozessmodellierung eingesetzt werden sind UML (Unified Modeling Language) und BPMN (Business-Process-Model and Notation). Die Standardisierung der Erstellung von Flussdiagrammen hat den Vorteil, dass diese schneller verstanden und weiterverwendet werden können.

Arten von Flussdiagrammen

Flussdiagramme werden seit über 100 Jahren in verschiedensten Formen eingesetzt. Die folgende Liste enthält die bekanntesten Arten von Flussdiagrammen:

Prozessflussdiagramm
Entscheidungsflussdiagramm
Workflow-Flussdiagramm
Datenflussdiagramm
Swimlane-Flussdiagramm
BPMN-Flussdiagramm
Fischgrätendiagramm (Ishikawa-Diagramm)
UML-Flussdiagramm
Dokumentflussdiagramm
Flussdiagramm für die Prozessregelung
PERT-Diagramm
Flussdiagramm zur Qualitätskontrolle
Stromlaufplan-Flussdiagramm
Flussdiagramm der Serviceleistungen
Kundenreise-Flussdiagramm
Flussdiagramm der Produktionsplanung
Flussdiagramm zur Fehlerbehebung
Prozessbeschreibungen für Datenschutz und Datensicherheit

Für die meisten Arten von Flussdiagrammen stehen zahlreiche Vorlagen zur Verfügung, die einem den Einstieg in die Erstellung erleichtern. Die Vorlagen enthalten oft einfache Beispiele, anhand welcher abstrahiert werden kann, nach welcher Vorgabe das komplexere Flussdiagramm aufgebaut werden soll.

Im kommenden Abschnitt gehen wir darauf ein, wie man ein Flussdiagramm erstellt, welche Symbole dafür verwendet werden und wie am Ende das Flussdiagramm aussieht.

So werden Flussdiagramme erstellt

Während früher Flussdiagramme oft auf Papier, Whiteboards oder Tafel aufgezeichnet wurden, werden heutzutage die meisten Flussdiagramme mit einer Software online erstellt. Gerade die immer komplexer werdenden Prozesse und Zusammenhänge in der hochdigitalisierten und vernetzten Welt sorgen dafür, dass die Darstellung von Abläufen immer heraufordernder wird. Diese Abläufe können nur mit einem Programm sinnvoll dargestellt werden.

Wahl des richtigen Symbols für jeden Schritt im Prozess

Abhängig von der Art und Methode die gewählt werden, stehen unterschiedliche Symbole für die Erstellung eines Flussdiagramms zur Verfügung. Daher muss sich immer vor der Erstellung überlegt werden, welches Ziel mit dem Flussdiagramm verfolgt wird und welche Symbole erlauben den Ablauf zielgerichtet darzustellen.
Da jedes Flussdiagramm ein Anfang und ein Ende hat, gibt es auch gewisse Standardsymbole, die in den meisten Flussdiagrammen verwendet werden. Wir haben hier eine Liste der meistverwendeten Symbole in Flussdiagrammen zusammengestellt und erklärt.

Rechteck: Repräsentiert einen Prozessschritt oder eine Aktivität.
Diamant: Repräsentiert eine Entscheidung, bei der Ja- oder Nein-Antworten möglich sind
Parallelogramm: Repräsentiert einen Input oder Output, also die Ein- oder Ausgabe von Informationen.
Pfeil: Verbindet die Symbole und zeigt die Richtung des Flusses an.
Ellipse: Repräsentiert den Anfang oder das Ende des Flussdiagramms.
Rautenform: Repräsentiert eine mögliche Ursache oder Wirkung.

Die Verwendung dieser Symbole nicht standardisiert ist und je nach Branche oder Anwendung unterschiedlich sein kann. Einige spezifische Anwendungen, wie z.B. BPMN-Diagramme, haben spezielle Symbole, die für bestimmte Zwecke oder Prozesse verwendet werden.

Verbinden der Symbole zu einem logischen Fluss

Zur Darstellung des Flusses im Diagramm werden die Symbole mit Linien miteinander verbunden. Oft wird am Ende der Linie durch einen Pfeil die Flussrichtung dargestellt. Je nach Methode werden die Verbindungslinien durchgezogen, gepunktet oder gestrichelt dargestellt. Bei komplexeren Prozessen können sich Linien überkreuzen, da nur so eine parallele Darstellung von Arbeitsabläufen möglich ist.

Erstellen von Pools und Swim Lanes

Prozesse die unterschiedliche System und Abteilungen betreffen müssen oft so dargestellt werden, dass klar ersichtlich ist, von wem der Prozessschritt erledigt wird. Dazu hat sich die Darstellung anhand von Schwimmbahnen (Swim-Lanes) durchgesetzt. Prozessabläufe werden auf einem Schema abgebildet, das der Ansicht eines Schwimmbades von oben gleicht. Die einzelnen Bahnen repräsentieren dabei unterschiedliche Personen, Organisationseinheiten oder Systeme.

Die Swim Lanes können horizontal oder vertikal dargestellt werden. Mehrere dieser Lanes werden dann zu einem Pool zusammengefasst. Der Pool bietet die übersichtliche Darstellung vom Gesamtprozess im Flussdiagramm. Bei komplexen Prozessen können mehrere Pools miteinander kombiniert werden, wobei jeder Pool einen Unterprozess darstellt.

Hinzufügen von Beschriftungen und Legenden

Damit das Flussdiagramm die gewollte Klarheit und Übersicht bringt werden an ausgewählten Orten Beschriftungen und Legenden hinzugefügt. Diese dienen weiterer Erklärungen und verbessern so das Verständnis des dargestellten Prozesses.

Flussdiagramm - Häufige Fragen & Antworten

Was ist ein Flussdiagramm?

Ein Flussdiagramm ist die visuelle Darstellung eines Ablaufs. Das Flussdiagramm zeigt auf welche Schritte durchlaufen werden, welche Beteiligten beim dargestellten Prozess involviert sind und bietet so einen guten Überblick über einfache bis hochkomplexe Prozesse aus verschiedensten Bereichen.

Wie sieht ein Flussdiagramm aus?

Ein Flussdiagramm besteh aus verschiedenen Symbolen die miteinander verbunden sind und so einen Prozessfluss darstellen. Je nach Flussdiagramm werden unterschiedliche Symbole und Darstellungen der Abläufe verwendet. Flussdiagramme haben eine bestimmte Richtung, in welcher der Fluss fliesst und diese Richtungen werden in der Regel horizontal oder vertikal dargestellt. Da Flussdiagramme oft auf einem Whiteboard erstellt werden, ist der Hintergrund vom Diagramm weiss und die Symbole schwarz.

Wie erstelle ich ein Flussdiagramm?

Ein Flussdiagramm wird mit einem Programm erstellt, welches zum einen die entsprechenden Symbole, Verbindungslinien und Annotationsfunktionen besitzt. In dem Programm beginnt man am Ursprung vom Prozess und modelliert dann die einzelnen Schritte. Bei komplexeren Prozessen mit mehreren Beteiligten und Systemen wird das Flussdiagramm in Swim-Lanes und Pools erstellt, damit einzelne Schritte einfacher voneinander abgegrenzt werden können.

Was stellt ein Flussdiagramm dar?

Ein Flussdiagramm stellt im Allgemeinen einen Ablauf dar, wie von einem Ausgangspunkt aus, über verschiedene Prozessschritte ein Ziel erreicht wird. Je nach Art des Flussdiagramms unterscheidet sich, was das Flussdiagramm genau darstellt. Am häufigsten stellen Flussdiagramme Datenflüsse und Abläufe von Geschäftsprozessen dar.

Was muss man bei einem Flussdiagramm beachten?

Bei der Erstellung eines Flussdiagramms muss man sich im Vorhinein überlegen, welchen Detailierungsgrad das Diagramm aufweisen soll. Zudem ist die Auswahl der Symbole entscheiden. Oft lohnt es sich einen bestimmten Standard zu folgende, da damit das «Lesen» vom Flussdiagramm einfacher wird.
Wichtig ist auch zu überlegen, wer alles an der Erstellung des Flussdiagramms beteiligt werden soll. Gerade wenn Prozesse Abteilungsübergreifend stattfinden, ist es wichtig alle involvierten Personen von Anfang an einzubinden.

Welche Tools und Software kann ich für die Erstellung eines Flussdiagramms nutzen?

Für die Erstellung eines Flussdiagramms eigenen sich besonders Online Whiteboard Tools. Diese bieten eine unendlich grosse Fläche und somit können auch komplexere Prozesse ohne Einschränkungen visualisiert werden. Da bei der Erstellung von Flowcharts oft mehrere Personen beteiligt sind, empfiehlt es sich eine kollaborative Software auszuwählen, welche die digitale Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht.

Wie wichtig ist der Datenschutz beim Erstellen von Flussdiagrammen?

Da Flussdiagramme oft geschäftskritische Prozesse visualisieren ist hier ein besonderes Augenmerk auf dem Datenschutz zu legen. Viele Cloud Lösungen zur Erstellung von Flussdiagrammen erfüllen die hohen Anforderungen von Unternehmen und Behörden nur bedingt. Darum ist es wichtig das Tool für die Erstellung eines Flussdiagramms sorgfältig auszuwählen und darauf zu achten, dass es die vorhanden Sicherheitsrichtlinien erfüllt. Oft werden daher nur DSGVO konforme Lösungen oder Tools, die auch selber gehostet werden können eingesetzt, um Flowcharts zu erstellen.

Was möchtest Du mit einem Flussdiagramm machen?

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