Beste Whiteboard-Software: 5 Tools im Vergleich

Was bringt ein Whiteboard-Tool, wenn es Dich bei der Arbeit ausbremst? Unübersichtliche Menüs, fehlende Funktionen oder stockende Zusammenarbeit können schnell dafür sorgen, dass Meetings im Chaos enden. Dabei soll ein digitales Whiteboard genau das Gegenteil bewirken: Klarheit, Struktur und Fortschritt bei der Planung komplexer Projekte.

In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du die passende Whiteboard-Software findest und worauf Du beim Vergleich achten solltest. Neben den wichtigsten Auswahlkriterien stellen wir Dir sechs etablierte Tools vor, erklären ihre Stärken und geben Dir praktische Hinweise für den Einsatz im Berufsalltag. So sparst Du Zeit bei der Suche und triffst eine Entscheidung, die wirklich zu Dir passt.

Wichtige Entscheidungskriterien bei der Auswahl einer Whiteboard-Software

Die Auswahl der passenden Whiteboard-Software sollte gut überlegt sein. Das gilt gerade dann, wenn Du mit vertraulichen Daten arbeitest oder im Team langfristig zusammenarbeiten willst. Achte auf die folgenden Kriterien:

1. Einfacher Einstieg und klare Benutzerführung

Eine gute Whiteboard-Software lässt sich ohne Schulung bedienen. Menüführung, Werkzeuge und Bedienlogik sollten selbsterklärend sein, auch für Menschen ohne Technikaffinität. Achte darauf, dass Du Dich schnell zurechtfindest und Inhalte ohne Umwege anlegen kannst.

2. Reibungslose Zusammenarbeit in Echtzeit

Ein Whiteboard-Tool lebt davon, dass mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten können. Prüfe, wie gut die Echtzeit-Zusammenarbeit funktioniert:

• Werden alle Änderungen sofort angezeigt?
• Kannst Du Kommentare setzen oder Aufgaben zuweisen?
• Gibt es einen Präsentationsmodus für strukturierte Meetings?

3. Hosting-Standort und Datensicherheit

Sobald Du sensible Daten speicherst oder teilst, zählt vor allem eines: Sicherheit. Wichtig ist, wo die Daten gespeichert werden und welche Verschlüsselung verwendet wird. Diese Fragen helfen Dir bei der Auswahl:

• Ist der Serverstandort frei wählbar?
• Wird Deine IT-Infrastruktur unterstützt (z. B. On-Premises, Private Cloud)?
• Gibt es die Möglichkeit, eigene Sicherheitsrichtlinien anzuwenden?

4. Integration in Dein aktuelles Setup

Eine Whiteboard-Software ist gerade dann nützlich, wenn sie sich problemlos mit anderen Tools verknüpfen lässt. Prüfe, dass Du das Whiteboard mit Videokonferenzsystemen, Dateispeichern oder Projektplattformen verbinden kannst, zum Beispiel:

• Videokonferenzen (z. B. Webex, Zoom, Pexip, OpenTalk)
• Chatplattformen (Rocket.Chat, Mattermost, Stashcat)
• Projektmanagement (z. B. Trello, Jira)
• Lernplattformen oder Intranet-Software

Unterschiede bei Whiteboard-Tools: Worauf Du bei Deinem Online-Flipchart achten solltest

Nicht jedes Whiteboard-Tool passt zu jedem Team oder Projekt. Es gibt große Unterschiede sowohl bei der Technik als auch beim Zielpublikum. Wenn Du das passende Tool finden willst, lohnt sich ein genauer Blick auf die folgenden Aspekte.

Lizenzmodelle und Preisstruktur bei Whiteboard-Software

Einige Whiteboards bieten eine kostenlose Version mit eingeschränkten Funktionen. Andere setzen auf bezahlte Pläne für Businesses oder Bildungseinrichtungen. Oft gibt es zusätzliche Kosten für Admin-Funktionen, Speicherplatz oder Integrationen. Diese Fragen helfen Dir beim Vergleich:

• Gibt es eine Testphase ohne automatische Verlängerung?
• Welche Funktionen sind im Basispaket enthalten?
• Gibt es eine faire Abrechnung nach Nutzerzahl oder Nutzung?

Export- und Präsentationsmöglichkeiten

Ein digitales Whiteboard endet nicht bei der Bearbeitung. Du solltest die Ergebnisse auch speichern, präsentieren oder teilen können. Die Exportoptionen sind dabei unterschiedlich:

• Kannst Du Inhalte als PDF oder Bilddatei exportieren?
• Gibt es einen Präsentationsmodus für externe Teilnehmende?
• Lassen sich einzelne Abschnitte oder das gesamte Board teilen?

Zielgruppe und Einsatzkontext

Manche Tools richten sich an Business-Kunden, andere an Schulen oder kreative Teams. Achte darauf, dass das Tool für Deinen Arbeitsalltag gedacht ist:

• Werden Datenschutzrichtlinien für den öffentlichen Sektor erfüllt?
• Ist das Tool für Gruppen mit vielen Teilnehmern geeignet?
• Unterstützt es Funktionen für strukturierte Workshops oder Schulungen?

Diese Funktionen sollte ein digitales Whiteboard online bieten

Ein digitales Whiteboard muss mehr leisten als eine einfache Malfläche im Browser. Damit Du im Team gut zusammenarbeitest, Workshops durchführst oder Inhalte präsentierst, braucht es Funktionen, die durchdacht und schnell zugänglich sind, ganz ohne technische Hürden. Ein guter Funktionsumfang erleichtert die Zusammenarbeit und reduziert auch den Wechsel zwischen Programmen.

Wichtig sind dabei folgende Funktionen:

• Unbegrenzte Zeichenfläche mit Zoomfunktion: Du solltest Inhalte frei anordnen und beliebig ohne Seitenbegrenzung vergrößern oder verkleinern können. Das ist wichtig für große Projekte, umfangreiche Prozesse oder Mindmaps.
• Vorlagen für Planung und Ideenfindung: Templates helfen Dir, sofort loszulegen. Für Brainstorming, Projektstruktur oder Feedbackrunde: Gute Whiteboards bieten Dir fertige Layouts, die Du dann anpassen kannst.
• Drag-&-Drop für Dateien und Medien: Um Inhalte anschaulich zu machen, solltest Du Dateien direkt einfügen können. Praktisch ist es, wenn das mit einem einfachen Ziehen per Maus funktioniert, etwa bei einem Bild, PDF oder Video.
• Rechteverwaltung für Teilnehmer: In vielen Fällen ist es nicht sinnvoll, wenn alle alles bearbeiten können. Achte deshalb darauf, dass Du zwischen Betrachtern, Editoren und Präsentierenden unterscheiden kannst.

Zusätzlich hilfreich sind Funktionen wie ein Präsentationsmodus, eine einfache Kommentarfunktion oder die Möglichkeit, Inhalte als PDF zu exportieren. Diese Punkte müssen nicht komplex sein. Wichtig ist, dass sie reibungslos funktionieren.

5 Anbieter von Whiteboard-Software in der Übersicht

Whiteboard-Tools gibt es viele. Doch welches passt zu Dir? Im Folgenden lernst Du sechs Anbieter kennen, die sich für Workshops, Planung und Zusammenarbeit bewährt haben. Du erfährst, worin sie sich unterscheiden und welche Funktionen sie jeweils mitbringen.

#1 Collaboard

Collaboard ist ein sicheres Online-Whiteboard aus der Schweiz, das Dir eine unendlich große Arbeitsfläche für Ideen, Projekte und Zusammenarbeit bietet. Du kannst Inhalte wie Bilder, Videos, Audiodateien und Dokumente direkt einfügen und gemeinsam mit anderen in Echtzeit zusammenarbeiten.

Vorteile von Collaboard:

• Maximale Datensouveränität: Nutze Collaboard in der Cloud oder komplett selbst gehostet und ohne externe Abhängigkeiten.
• Umfangreiche Moderationsfunktionen: Präsentiere, strukturiere und aktiviere Gruppen: vor Ort, remote oder hybrid.
• Über 150 kostenlose Vorlagen: Starte sofort mit fertigen Layouts für Workshops, Planung oder Brainstormings

Ausgewählte Funktionen:

• Mindmaps erstellen und Konzepte visuell darstellen
• Moderationskarten nutzen, um Inhalte zu strukturieren
• Online zeichnen mit verschiedenen Stiften und Farben
• Aufgaben zuweisen und mit Start- und Enddatum verwalten
• Präsentieren ohne Bildschirmfreigabe im integrierten Modus
• PDF-, Word- und Excel-Dateien direkt auf dem Whiteboard nutzen

Preise:
Collaboard bietet vier Preisstufen: Die kostenlose Version eignet sich ideal für kleine Teams und den Einstieg. Basic (5 € pro Nutzer/Monat) ist für Gruppen mit bis zu 50 Teilnehmern pro Board gedacht. Advanced (10 €) bietet zusätzliche Funktionen, Exportoptionen und unbegrenzte Boards. Für höchste Ansprüche gibt es das Enterprise-Modell mit Self-Hosting, Branding, AD-Integration und APIs (Preis auf Anfrage).

#2 Microsoft Whiteboard

Microsoft Whiteboard ist ein digitales Whiteboard, das sich in Microsoft-365 integriert und für die Zusammenarbeit in Echtzeit entwickelt wurde. Teams können Inhalte gemeinsam bearbeiten: ortsunabhängig, geräteübergreifend und ohne zusätzlichen Installationsaufwand. Die App funktioniert sowohl im Browser als auch mobil und ist eng mit Microsoft Teams verbunden.

Vorteile von Microsoft Whiteboard:

• Microsoft-Integration: Nutze das Whiteboard direkt in Teams und Microsoft 365, ohne separate Installation
• Geräteübergreifende Nutzung: Arbeite per Touch, Stift oder Tastatur, auf Laptop, Tablet oder Smartphone
• Automatische Cloud-Speicherung: Greife jederzeit auf Deine Boards zu, von überall und in Echtzeit

Ausgewählte Funktionen:

• Inhalte gemeinsam per Freihandzeichnung oder Text erstellen
• Vorlagen für Meetings, Retrospektiven oder Brainstormings nutzen
• PDF-, Word- und PowerPoint-Dateien direkt ins Whiteboard einfügen
• Kurznotizen und Marker für visuelle Akzente einsetzen
• Whiteboards in Microsoft Teams teilen und synchron bearbeiten
• Ergebnisse als PNG oder SVG exportieren und lokal speichern

Preise:

Microsoft Whiteboard ist kostenlos nutzbar, benötigt jedoch ein Microsoft-Konto. Die Whiteboard-Software ist als Teil von Microsoft 365 vollständig in Teams und andere Microsoft-Dienste eingebunden. Die Nutzung ist sowohl über die Web-App als auch über Apps für Windows, iOS und Android ohne zusätzliche Kosten möglich.

#3 Mural

Mural ist eine visuelle Kollaborationsplattform, die Teams einen interaktiven Raum bietet, um Ideen zu sammeln, Prozesse zu visualisieren und Projekte gemeinsam voranzubringen. Die Software eignet sich unabhängig vom Standort für kreative Workshops, agile Meetings oder strategische Planungen. Dank anpassbarer Vorlagen und vieler visueller Werkzeuge lässt sich Mural in bestehende Workflows integrieren.

Vorteile von Mural:

• Intuitive Bedienung mit Sticky Notes, Icons und visuellen Werkzeugen: ideal für kreative Zusammenarbeit
• Arbeiten auf einer unendlichen Zeichenfläche: skalierbar für jede Teamgröße
• Datenschutzkonform nach DSGVO und CCPA: geeignet auch für datensensible Organisationen

Ausgewählte Funktionen:

• Sticky Notes und Textfelder zur Ideenfindung und Strukturierung
• Mapping- und Diagrammtools für Prozesse, Flussdiagramme oder Journey Maps
• Timer, Voting und Private Mode für fokussierte, moderierte Meetings
• Bild-, GIF- und Icon-Integration über Unsplash, GIPHY und Noun Project
• Vorlagenbibliothek mit über 250 Templates für Brainstorming, Planung und Analyse
• Freigabe über Link mit Bearbeitungs- oder Ansichtszugriff, auch für externe Gäste

Preise:

Mural bietet vier Preisstufen: Der Free-Plan eignet sich für Einzelpersonen oder Teams mit bis zu drei Murals. Mit Team+ (ab 9,99 $ monatlich pro Nutzer) erhältst Du unbegrenzte Murals, Besucher mit Bearbeitungsrechten und Basisintegrationen. Der Business-Tarif (17,99 $ monatlich) erweitert das Angebot um SSO, erweiterte Integrationen und unbegrenzte externe Gäste. Für große Organisationen mit hohen Sicherheitsrichtlinien bietet Enterprise individuelle Pakete mit erweiterten Admin- und Datenschutzfunktionen.

#4 Miro

Miro ist ein intuitives Online-Whiteboard, das Teams weltweit bei der Arbeit unterstützt. Die Plattform kombiniert grenzenlose Zeichenflächen mit KI-gestützten Funktionen für Ideation, Planung, Design und agiles Arbeiten. Über 90 Millionen Nutzer vertrauen auf Miro, um kreative Prozesse zu beschleunigen und Projektideen zum Leben zu erwecken.

Vorteile von Miro:

• Zusammenarbeit in Echtzeit: Arbeite mit internen und externen Beteiligten live auf einem Board, auch ohne Anmeldung
• KI-gestützte Funktionen: Nutze Miro AI für Zusammenfassungen, Diagramme und automatisierte Aufgaben
• Viele einsatzbereite Vorlagen: Starte direkt mit passenden Templates für Workshops, Planung oder Design

Ausgewählte Funktionen:

• Unendliches Whiteboard mit Ebenen, Zoom- und Gruppierungsoptionen
• Interaktive Meetings mit Timer, Abstimmungen, Talktracks und Videokonferenzen
• Miro AI: Automatisierte Zusammenfassungen, Diagramm-Erstellung und KI-Aktionen
• Integration von über 160 Tools wie Jira, Slack, Zoom oder Google Drive
• Versionsverlauf und Exportfunktionen für Boards in hoher Auflösung
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle und Gästezugang für externe Kollaboration

Preise:

Miro bietet vier Preisstufen: Die Free-Version ist dauerhaft kostenlos und ideal für Einsteiger mit bis zu drei Boards und allen Kernfunktionen. Im Starter-Plan ($ €/Monat pro Mitglied) erhalten Sie unbegrenzte Boards, private Freigaben, Exportoptionen und mehr. Der Business-Tarif (16 $/Monat) ergänzt erweiterte Sicherheitsfunktionen, Gastzugänge und 50 Miro-AI-Credits pro Mitglied. Enterprise richtet sich an große Organisationen mit skalierbaren Lizenzen und voller Kontrolle über Sicherheit, Governance und Datenhosting.

#5 Sketchboard

Sketchboard ist ein Online-Whiteboard für Softwaredesign, Ideenskizzen und kreative Teamarbeit. Die Plattform setzt auf eine organische Darstellung von Diagrammen und fördert so schnelle Ideenentwicklung und informelle Zusammenarbeit. Mit Echtzeit-Feedback, automatischen Verbindungen und mehreren Sketch-Elementen ist Sketchboard vor allem bei verteilten Entwicklungsteams beliebt.

Vorteile von Sketchboard:

• Visuelle Zusammenarbeit ohne Ablenkung: Konzentriere Dich auf Inhalte statt auf Formatierung
• Diagrammgestaltung: Arbeite frei und ohne starren Aufbau für kreative Problemlösungen
• Ideal für Tech-Teams: Unterstützt Softwaredesign, Fehlerdokumentation und Systemplanung

Ausgewählte Funktionen:

• Unendliche Arbeitsfläche mit über 1.000 Sketch-Formen inklusive AWS- und Google-Cloud-Symbolen
• Versionsverlauf und tägliche Backups aller Boards auf Amazon S3
• Team-Kommentare, Echtzeit-Feedback und einfache Board-Freigabe per Passwort
• Export als PDF, SVG oder PNG (je nach Tarif, teils mit Wasserzeichen)
• Slack-Integration für direkte Kommunikation im Workflow
• Mindmaps, Roadmaps, UX-Flows und Software-Diagramme auf einem Whiteboard kombinieren

Preise:

Sketchboard bietet eine kostenlose Einstiegsversion mit drei bearbeitbaren Boards und bis zu fünf Nutzer. Der Solo-Plan (9 $/Monat) richtet sich an Einzelpersonen mit unbegrenzten Boards und Exportfunktionen. Im Team-Tarif (ab 5,60 $ pro Nutzer/Monat) sind zusätzliche Funktionen wie Kommentare, Passwortfreigabe und Slack-Integration enthalten. Unternehmen mit mehreren Teams wählen den Business- oder Enterprise-Plan, der zusätzliche Sicherheitsfunktionen, Single Sign-On und zentrale Verwaltung umfasst, mit skalierbaren Preisen je nach Nutzeranzahl.

So findest Du das passende Whiteboard-Programm

Die Auswahl der richtigen Whiteboard-Software gelingt dann am besten, wenn Du Deine Vorstellungen genau kennst und gezielt vergleichst. Es reicht nicht, wenn ein Tool gut aussieht. Es muss zu Deiner Arbeitsweise, Deinen Sicherheitsstandards und Deinem Team passen.

Nimm Dir Zeit für einen Praxistest. Viele Anbieter bieten kostenlose Testphasen an. Nutze diese zum Ausprobieren einzelner Funktionen und für konkrete Szenarien: Halte ein Meeting ab, bearbeite eine Aufgabe im Team oder präsentiere ein Konzept.

Wichtig ist auch, dass das Whiteboard langfristig zu Deiner Organisation passt. Achte deshalb auf Punkte wie Skalierbarkeit, Benutzerverwaltung und Datenschutz. Die folgende Tabelle gibt Dir eine erste Orientierung:

Neben der Technik spielt auch die Unterstützung im Alltag eine Rolle. Stelle Dir dazu folgende Fragen:

• Gibt es Support in Deiner Sprache?
• Wie oft werden Updates veröffentlicht?
• Ist die Bedienung für neue Nutzer verständlich?

Wenn Du Whiteboards im öffentlichen oder sicherheitsrelevanten Bereich einsetzen willst, sollten Hosting-Optionen, Verschlüsselung und Zugangskontrollen oberste Priorität haben. Tools, die Dir die Wahl zwischen Cloud und On-Premises lassen, geben Dir dabei maximale Kontrolle.

Ist Collaboard das passende Online-Whiteboard-Tool für Dich?

Wenn Du auf der Suche nach einem Whiteboard-Tool bist, das funktional überzeugt und höchste Ansprüche an Sicherheit, Hosting und Kontrolle erfüllt, ist Collaboard eine sehr gute Wahl. Collaboard richtet sich an Organisationen, für die Datensouveränität kein Nice-to-have ist, sondern Standard. 

Gerade Einrichtungen aus Verwaltung, Forschung, öffentlichem Sektor oder sicherheitskritischen Branchen profitieren von der DSGVO-konformen Architektur, den differenzierten Rollenrechten, der SAML- und oAuth2-Anbindung und der Integration in bestehende Infrastrukturen. Auch für kleinere Teams, die Wert auf Datenschutz legen, bietet Collaboard einen einfachen Einstieg.

Brainstorming, Workshops und Projektplanung: Collaboard unterstützt Dich mit einer intuitiven Bedienung, über 150 Vorlagen und Funktionen für Moderation, Aufgabenverwaltung und Präsentation. So kannst Du kreativ, sicher und strukturiert arbeiten.

Beste Whiteboard-Software – Häufige Fragen und Antworten

Gibt es ein digitales Whiteboard, das man kostenlos nutzen kann?

Ja, viele Anbieter stellen kostenlose Basisversionen zur Verfügung, darunter auch Collaboard. Du kannst Collaboard direkt kostenlos mit bis zu drei editierbaren Boards und allen Grundfunktionen für die Zusammenarbeit im Browser testen.

Was ist der Unterschied zwischen Whiteboard- und Mindmap-Software?

Eine Whiteboard-Software bietet Dir eine offene Arbeitsfläche für vielfältige Zwecke wie Workshops, Planung oder Präsentation. Mindmap-Tools hingegen sind stärker auf die hierarchische Strukturierung von Gedanken ausgelegt. Manche Whiteboards wie Collaboard vereinen beides.

Welche Whiteboard-Tools sind DSGVO-konform?

Nur wenige Anbieter ermöglichen Dir die volle Kontrolle über Speicherort, Hosting und Zugriffsrechte. Collaboard erfüllt die Regeln der DSGVO vollständig und lässt sich auf Wunsch in Deiner eigenen Infrastruktur oder einer zertifizierten Cloud betreiben.

Kann ich ein Online-Whiteboard auch ohne Registrierung nutzen?

Bei manchen Tools kannst Du als Gast teilnehmen, oft jedoch mit eingeschränkten Funktionen. Bei Collaboard entscheidest Du für maximale Kontrolle über Sicherheit und Teilnahme selbst, ob externe Gäste zugelassen werden und ihre Zugriffsrechte begrenzt sind.

Kann ich Collaboard in meine bestehende IT-Infrastruktur integrieren?

Ja, Collaboard lässt sich in lokale Systeme, private Clouds oder Public Clouds wie Azure oder AWS einbinden. Auch die Integration mit Active Directory, Single-Sign-On und bestehenden Sicherheitsrichtlinien ist problemlos möglich.

Welche Branchen profitieren von selbstgehosteter Whiteboard-Software?

Collaboard eignet sich gerade für Bereiche mit hohen Sicherheitsansprüchen wie Behörden, Hochschulen, Forschungseinrichtungen, Rüstungsindustrie oder Gesundheitswesen. Hier kannst Du ganz ohne externe Abhängigkeiten die volle Datenhoheit behalten.