Eisenhower-Matrix Vorlage
Sortiere Deine Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Die Eisenhower-Matrix zeigt, was Du sofort erledigst, was Du planst, was Du delegierst und was Du streichst.
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Aufgaben mit der Eisenhower-Matrix sortieren
Die Collaboard Vorlage hat vier farbige Quadranten, jeder mit einem Stapel passender Haftnotizen: Rot für sofort erledigen, Grün für einplanen, Blau für delegieren und Violett für den Papierkorb. Alle können gleichzeitig Aufgaben ergänzen und verschieben, so priorisiert Ihr auch im Team ganz einfach. Diese sechs Schritte führen Dich von der Aufgabenliste zu klaren Prioritäten.
Ziel und Zeitraum festlegen
Lege fest, wofür Du priorisierst, etwa für die Arbeit dieser Woche oder eine Projektphase. Wichtigkeit misst sich immer an diesem Ziel.
Aufgaben sammeln
Nimm Notizen vom Stapel und schreib eine Aufgabe pro Notiz. Im Team ergänzen alle gleichzeitig ihre eigenen Aufgaben.
Dringlichkeit einschätzen
Eine Aufgabe ist dringend, wenn bald eine echte Frist ansteht oder Warten einen klaren Nachteil hat. Eine laute Bitte allein macht eine Aufgabe nicht dringend.
Wichtigkeit einschätzen
Eine Aufgabe ist wichtig, wenn sie Dich dem Ziel aus Schritt 1 näherbringt. Frag Dich: Was passiert, wenn sie nie erledigt wird?
Einordnen und entscheiden
Platziere jede Aufgabe in ihrem Quadranten und einigt Euch auf die Handlung: sofort erledigen, einplanen, delegieren oder streichen. Besprecht Aufgaben, die unterschiedlich eingeordnet werden.
Zuständigkeit festlegen und überprüfen
Ergänze bei jeder Aufgabe, die bleibt, eine verantwortliche Person und ein Datum. Prüfe das Board wöchentlich, denn Aufgaben wandern mit der Zeit zwischen den Quadranten.
Was ist die Eisenhower-Matrix?
Die Eisenhower-Matrix ordnet Aufgaben anhand von zwei Fragen in vier Quadranten: Ist es dringend? Ist es wichtig? Sie ist nach US-Präsident Dwight D. Eisenhower benannt, dem das Prinzip zugeschrieben wird, und heisst deshalb auch Eisenhower-Prinzip. Sie hilft, wirklich Wichtiges von nur scheinbar Dringendem zu trennen.
Die vier Quadranten mit Beispiel
Die Beispiele folgen einem erfundenen Szenario: Eine Projektleiterin plant ihre Woche. Was als wichtig gilt, hängt immer von Deinen eigenen Aufgaben und Zielen ab.
- Dringend und wichtig: sofort erledigen. Eine echte Frist und spürbare Folgen. Beispiel: ein Problem lösen, das die heutige Lieferung an einen Kunden blockiert.
- Wichtig, nicht dringend: einplanen. Bringt Dich Deinen Zielen näher, aber es bleibt Zeit zum Planen. Beispiel: das Risiko-Review für den Launch im nächsten Monat vorbereiten.
- Dringend, nicht wichtig: delegieren. Zeitkritisch, aber jemand anderes kann es gut übernehmen. Beispiel: die Logistik für den Workshop morgen organisieren.
- Weder dringend noch wichtig: streichen. Kein spürbarer Beitrag zu Deinen Zielen. Beispiel: eine interne Folie polieren, die niemand nutzen wird.
Willst Du Aufgaben nach anderen Kriterien als Dringlichkeit und Wichtigkeit ordnen, passt die Prioritätenmatrix oder die Aufwand-Nutzen-Matrix besser.
Typische Einsätze der Eisenhower-Matrix
- Wochenplanung Sortiere am Montag die Aufgaben der Woche und reserviere Zeit für das Wesentliche.
- Prioritäten im Team Mach konkurrierende Anfragen sichtbar und einigt Euch, was das Team zuerst angeht.
- Gespräche über Arbeitslast Nutzt das Board im Einzelgespräch, um zu entscheiden, was delegiert oder gestrichen wird, wenn jemand zu viel auf dem Tisch hat.
- Vor einer Deadline Sortiere offene Aufgaben vor einem Launch oder einem Projektmeilenstein.
Den zweiten Quadranten im Blick behalten
- Wenn alles dringend wirkt Frag Dich, was tatsächlich passiert, wenn eine Aufgabe eine Woche wartet. Oft ist die Frist ein Wunsch und keine Vorgabe.
- Klären, was wichtig heisst Schreibt im Team zuerst das gemeinsame Ziel neben das Board. Wichtig heisst dann: Bringt uns diese Aufgabe dem Ziel näher?
- Wenn Du nicht delegieren kannst Mach die Aufgabe kleiner: eine einfachere Version, ähnliche Aufgaben bündeln oder die Frist neu verhandeln.
- Den zweiten Quadranten schützen Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben werden am häufigsten verdrängt. Reserviere sofort Zeit dafür im Kalender.
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Häufige Fragen
Ist die Eisenhower-Matrix Vorlage kostenlos?
Ja, die Eisenhower-Matrix Vorlage ist kostenlos. Du nutzt sie mit einem kostenlosen Collaboard-Konto, der Gratis-Plan umfasst bis zu 3 Boards und fünf Personen pro Session.
Wie unterscheide ich in der Eisenhower-Matrix dringende von wichtigen Aufgaben?
In der Eisenhower-Matrix heisst dringend, dass bald eine echte Frist ansteht oder Warten einen klaren Nachteil hat. Wichtig heisst, dass die Aufgabe zu Deinen Zielen beiträgt. Eine Aufgabe kann dringend sein, ohne wichtig zu sein, und umgekehrt.
Was tun, wenn alle Aufgaben dringend und wichtig wirken?
Landen in der Eisenhower-Matrix alle Aufgaben im ersten Quadranten, sind die Kriterien zu locker. Prüfe jede Frist, frag Dich, was wirklich passiert, wenn die Aufgabe eine Woche wartet, und bring die übrigen Aufgaben innerhalb des Quadranten in eine Reihenfolge.
Kann ein Team gemeinsam an der Eisenhower-Matrix arbeiten?
Ja, an der Eisenhower-Matrix Vorlage in Collaboard kann ein Team gleichzeitig arbeiten. Alle ergänzen und verschieben Haftnotizen in Echtzeit, so werden unterschiedliche Sichtweisen auf Prioritäten sichtbar und lassen sich besprechen.
Was ist der Unterschied zwischen Eisenhower-Matrix und Prioritätenmatrix?
Die Eisenhower-Matrix nutzt immer Dringlichkeit und Wichtigkeit, andere Prioritätenmatrizen können andere Kriterien verwenden.
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