Wie Liebherr die Effizienz von Online Meetings mit Collaboard deutlich steigert

Online Meetings, digitale Workshops, Kommunikation zwischen Büro und Homeoffice – die alltägliche Zusammenarbeit in Teams wird immer wichtiger und ist ein entscheidender Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Komplexe Themen und Projekte sowie der Innovationsdruck sind ständig wachsende Anforderungen, mit denen international agierende Unternehmen konfrontiert sind.

Der standortübergreifende Austausch ist zeitaufwendig und ermüdend, wenn den Mitarbeitenden die richtigen Tools fehlen. Video & Chat sind erst der Anfang und bilden lediglich die Grundlage für eine effektivere Zusammenarbeit.

Liebherr beschäftigt weltweit über 50.000 Mitarbeitende, organisiert in 11 verschiedenen Geschäftsbereichen und 140 Unternehmen. Vor einigen Jahren entschied sich Liebherr, das Online Whiteboard Collaboard als strategisches Element der konzernweiten Kollaborationsstrategie einzuführen.

Collaboard ist eine Schweizer Online-Whiteboard- und Kollaborationslösung, die sich durch ihre Einfachheit, Sicherheit und Anpassungsfähigkeit auszeichnet.

In diesem Bericht liest Du, warum sich Liebherr für Collaboard entschieden hat, welche Prozesse und Aktivitäten damit deutlich verbessert wurden und wofür Tausende von Nutzenden Collaboard regelmäßig einsetzen.

Wie hilft Collaboard dabei, die interne und externe Zusammenarbeit täglich zu verbessern?

Eine interne Umfrage bei Liebherr hat gezeigt, dass Collaboard vor allem zur Verbesserung der Zusammenarbeit in Online Meetings und verschiedenen Workshop-Formaten eingesetzt wird. Der Hauptvorteil des Online Whiteboards ist die Visualisierung von Inhalten und deren vielseitige Anwendungsmöglichkeiten bei Aktivitäten, die in Meetings und Workshops häufig vorkommen.

Durch die Visualisierung von Inhalten werden diese greifbar und diskutierbar, was die Effektivität des Austauschs deutlich steigert. Komplexe Themen können auf der unendlich großen digitalen Whiteboard-Fläche als „Big Picture" dargestellt und so leicht verständlich gemacht werden.

Collaboard wird zur Brücke zwischen Büro, Homeoffice und verschiedenen Standorten und dient als zentraler Knotenpunkt, an dem wichtige Informationen schnell und einfach zugänglich sind. Es ist wie das schwarze Brett von früher, nur digital und von überall erreichbar – ein digitaler Treffpunkt.

Einer der Befragten hat treffend beschrieben, wie er seine Zusammenarbeit mit Collaboard verbessert:

„Im Vergleich zu anderen Tools bietet das Collaboard-Whiteboard einen schnellen Überblick über komplexe Themen. Es ist hervorragend für Präsentationen, besonders aber in Workshops und Brainstorming-Sessions sowie für das Protokollieren. Ich habe etwa 20 Boards für mich selbst und auch mit anderen Personen, darunter solche an anderen Standorten."

Welche spezifischen Arbeitsschritte unterstützt Collaboard und wo entstehen die entscheidenden Zeitgewinne?

Um noch genauer herauszufinden wo, neben der Visualisierung, Zeitgewinne und Vorteile durch den Einsatz von Collaboard entstehen, haben wir folgende Aussagen von den Befragten bewerten lassen:

Unsere Online Meetings sind durch den Einsatz von Collaboard effizienter geworden.

Über 80% der Befragten stimmen der Aussage zu, dass mit Collaboard ihre Meetings effizienter geworden sind.

Collaboard hilft mir in der Vor- und Nachbearbeitung von Meetings Zeit zu sparen.

40% der Befragten sparen durch Collaboard Zeit, wenn es um die Vor- und Nachbereitung von Meetings geht.

Durch den Einsatz von Collaboard sind unsere Online Meetings spannender.

80% der Befragten stimmen zu, dass mit Collaboard die Online Meetings spannender wurden.

Aus den Resultaten der Umfrage lässt sich schließen, dass Collaboard maßgebend dazu beiträgt, die Effektivität und die Effizienz von Meetings bei Liebherr zu verbessern.

Zudem wurden Online Meetings durch den Einsatz von Collaboard spannender, was ein nicht zu unterschätzender Faktor ist, wenn man die hohe Zahl an Meetings berücksichtigt, an welchen wir heute teilnehmen.

In vielen Organisationen hat sich gerade nach der Coronapandemie eine Online Meeting Müdigkeit eingeschlichen (Zoom Fatigue), welcher mit einem Online Whiteboard entsprechend entgegengewirkt werden kann.

Wofür wird Collaboard eingesetzt? Welches sind die wichtigsten Use Cases?

Die Befragung hat folgende Haupteinsatzgebiete von Collaboard identifiziert:

Über 90% der Befragten haben angegeben, dass sie Collaboard für Brainstorming Sessions und in Workshops einsetzen.

80% haben angegeben, dass sie Collaboard in Meetings und insbesondere für Strategiesitzungen verwenden.

58% setzen Collaboard ein, um Mind-Maps zu erstellen, sowie Prozesse und Arbeitsabläufe anhand von Flussdiagrammen zu visualisieren.

Weitere Use Cases, wofür Collaboard eingesetzt wird, sind Präsentationen und die klassische Protokollierung während Meetings.

Die Ergebnisse der Umfrage zeigen deutlich wie vielseitig Collaboard verwendet werden kann und dass in verschiedenen Abteilungen und Rollen andere Use Cases zutage treten.

Mit einem einzelnen Tool so viele Einsatzmöglichkeiten abzudecken, bietet viele Vorteile für Liebherr. Es muss nicht für jeden einzelnen Use Case ein neues Tool beschafft und erlernt werden. Schon nach kurzer Zeit treten Synergieeffekte auf, die sich klar in einem schnellen Return on Investment messen lassen.

Wie oft wird Collaboard verwendet?

Uns hat zudem interessiert, wie oft Collaboard bei Liebherr verwendet wird. Bei welchen Nutzenden ist es zum Go-To Tool für die Online Zusammenarbeit geworden, das täglich in den Einsatz kommt und wer nutzt Collaboard nur sporadisch.

Die Ergebnisse unserer Umfrage zeigen, dass 20% der Befragten Collaboard täglich einsetzen. 60% starten das Online Whiteboard mehrmals pro Woche und 20% kollaborieren mehrmals pro Monat mit Collaboard.

Der hohe Nutzungsgrad verdeutlicht die Relevanz von Collaboard für Liebherr und die hohe Akzeptanz bei den Nutzenden. Je mehr Personen damit arbeiten und von den Vorteilen von Collaboard profitieren, desto höher ist der positive Effekt auf die Online-Zusammenarbeit.

Das innovative Schulungsprogramm von Collaboard, das für eine hohe Begeisterung und Nutzung sorgt

Neue Tools in internationalen Großkonzernen einzuführen, stellt die interne IT sowie auch Toolhersteller immer wieder vor Herausforderungen. Gemeinsam hat Collaboard und Liebherr ein Schulungsprogramm erarbeitet, welches die Mitarbeitenden in kürzester Zeit befähigt, moderne Arbeitsmethoden mit dem Online Whiteboard zu implementieren.

Dabei wurde das Key-User Konzept verfolgt und es wurden die „Collaboard-Buddies" ins Leben gerufen. Personen, die mehr als die Grundfunktionen von Collaboard kennen und zudem auch konzeptuell und methodisch geschult werden, wie mit einem Online Whiteboard Meetings und Workshops effektiv verbessert werden können.

Zudem finden regelmäßig „Collaboard On-Air" Veranstaltungen statt. Hier treffen sich interessierte Nutzende zum Austausch, um Fragen, Feedback und Wünsche zu äußern.

„Gerade auch dieser direkte Kontakt zu unseren Collaboardern ist es, der eine Win-Win Situation schafft. Nicht nur ergeben sich daraus spannende Wünsche, es erweitern sich dadurch Horizonte. Jeder von uns arbeitet anders, denkt anders. Es begeistert mich daher täglich aufs Neue, unterschiedliche Herangehensweisen kennenzulernen und so Ideen zu verknüpfen." – Ingmar Marchl, Key Account Manager Collaboard

Jeder bekommt die Möglichkeit, seine Ideen und Gedankengänge zu visualisieren

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Warum sich Liebherr genau für Collaboard entschieden hat?

Bei der Auswahl von Collaboard waren für Liebherr die folgenden vier Faktoren entscheidend:

• Einfachheit der Verwendung für die Nutzenden
• Die allgemeinen Werkzeuge und Elemente, die auf dem Whiteboard zur Verfügung stehen
• Wie Collaboard das Arbeiten von Moderatoren unterstützt
• Technische und administrative Aspekte sowie der zentrale Punkt der IT-Sicherheit.

Collaboard überzeugt in allen Kategorien. Die einfache und aufgeräumte Benutzeroberfläche, die in über 6 Sprachen zur Verfügung steht, ermöglicht es in wenigen Minuten mit Collaboard produktiv zu werden. Die umfassende Auswahl an Elementen – von Karten über Bilder, Dokumente und Videos – unterstützt den vielseitigen Einsatz abteilungs- und organisationsübergreifend. Moderatoren schätzen neben der ausgeklügelten Abstimmungsfunktion die Möglichkeit, direkt in Collaboard zu präsentieren und Inhalte auf dem Board zu pinnen, sperren oder temporär auszublenden.

Auch im Hinblick auf die IT-Sicherheit überzeugt Collaboard als eines der sichersten Online Whiteboards mit unterschiedlichen Hosting-Optionen und verschiedenen Zertifizierungen, die den hohen Sicherheitsstandard untermauern.

Zudem bietet Single-Sign-On einen einfachen Zugang mit den bestehenden Konten für alle Liebherr Nutzenden und weitere Integrationen für ein automatisiertes User-LifeCycle Management bieten entsprechende Flexibilität und Effizienz bei den IT-Prozessen rund um Collaboard.

Neben all den Vorteilen und Aspekten ist auch der Preis ein wichtiges Argument. Die flexible Preispolitik von Collaboard mit einer Kombination aus lizenzierten und kostenfreien sowie Gastnutzenden macht es zu einer sehr attraktiven Lösung, die mit voller Kostenkontrolle im Unternehmen ausgerollt werden kann.

„Wir von Collaboard sind dankbar und stolz, dass sich Liebherr für unsere Online Whiteboard Lösung entschieden hat und so zu einem unserer vielen, begeisterten Kunden wurde. Anhand der Umfrageergebnisse wollen wir die Vorteile, welche Collaboard mit sich bringt, quantifizierbar machen." – Michael Görög, Co-Founder Collaboard

Stehst Du ebenfalls vor der Einführung eines Online Whiteboards oder steht ein Wechsel der bestehenden Lösung an? Kontaktiere uns gerne und wir beraten Dich offen und ehrlich, ganz nach den gelebten Unternehmenswerten von Collaboard.