Wie WPS Beratung, Softwarearchitektur und Schulungen mit Collaboard auf einem Board vereint

Über WPS

Die WPS – Workplace Solutions GmbH entwickelt maßgeschneiderte Softwarelösungen für komplexe Herausforderungen in Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung. Mit über 170 Mitarbeitenden verbindet WPS langjährige Expertise in Softwarearchitektur und Digitalisierung mit modernen KI-Technologien. Zudem bietet WPS ein umfangreiches Schulungsprogramm zu Softwarearchitektur und moderner Softwareentwicklung an.

Richard Wallintin arbeitet im Beratungsbereich von WPS. Er berät Kunden, führt zahlreiche Schulungen durch und arbeitet gelegentlich direkt in Projekten mit. Sein Schwerpunkt liegt auf der Softwarearchitektur.

Die Herausforderung

WPS arbeitet seit Beginn der Pandemie mit digitalen Whiteboards. Für ein Unternehmen, dessen tägliche Arbeit sich um Softwarearchitektur, Workshops und Schulungen dreht, ist eine gemeinsame visuelle Arbeitsfläche unerlässlich. Im Videocall sieht man nur Gesichter und Nicken – das reicht für komplexe Themen nicht aus. Für WPS ist ein Whiteboard ein Ort zum gemeinsamen Erörtern, kein Ersatz für Dokumentation.

Im Laufe der Zeit änderten sich die Anforderungen an das Tool. Neben Funktionen und Kosten gewannen Datenschutz, europäische Datenhaltung und digitale Souveränität zunehmend an Bedeutung. Gerade bei der Arbeit mit Kunden aus dem öffentlichen Sektor ist es für WPS ein Vorteil, eine europäische Lösung zu nutzen, die hohe Datenschutzstandards und die DSGVO-Konformität erfüllt. Für einige Kunden war dies eine Grundvoraussetzung. Aktuelle politische Entwicklungen haben diese Aspekte noch relevanter gemacht.

Auch die Kosten spielten eine Rolle. WPS wollte eine wirtschaftlich sinnvolle Lizenz für alle Mitarbeitenden – ohne für Tracking- und KI-Funktionen zu bezahlen, die nicht benötigt wurden.

Die Wahl eines neuen Whiteboards

WPS fand Collaboard durch eine gezielte Suche nach Alternativen. Eine kleine interne Gruppe testete das Tool und gab Feedback. Die Auswahlkriterien waren klar:

1. Der Funktionsumfang muss auf dem Niveau ausgereifter digitaler Whiteboards wie z. B. Miro liegen.
2. Einfache Bedienung, Robustheit, hohe Verfügbarkeit und schnelle Antwortzeiten.
3. Mehr als nur Haftnotizen und Pfeile: Diagramme, ansprechende Visualisierung und eine Jira-Integration.
4. Ein europäischer Anbieter mit DSGVO-Konformität – für WPS ein K.o.-Kriterium.

Viele Alternativen fielen in Tests durch, weil sie im Umgang nicht einfach genug waren. Ausschlaggebend war: Collaboard ist europäisch und kann im Vergleich zu Miro und anderen etablierten Tools bestehen.

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Collaboard im Arbeitsalltag

Etwa 140 Personen bei WPS verfügen über eine Collaboard-Lizenz. Da alle Zugang haben, legt jeder einfach ein Board an, wenn er eines braucht, lädt Kolleginnen und Kollegen ein und legt los. Zu den typischen Einsatzgebieten gehören Softwareentwicklung, Konzeptskizzen, Retrospektiven und Meetings mit Haftnotizen. Manche Boards dienen einem Team über lange Zeit als Arbeitsfläche; andere sind temporär, wie etwa ein Board für eine einwöchige Schulung.

WPS nutzt Collaboard für Event Storming, Example Mapping, Architektur-Reviews und Requirements Engineering. Bei Architektur-Reviews liegen Screenshots aus anderen Tools als visuelle Dokumentation neben Notizen auf dem Board. Collaboard ist oft der Ort, an dem Ergebnisse aus verschiedenen Tools zusammenlaufen – zum Beispiel eine Domain Story aus egon.io oder Designs aus Figma und anderen Tools, die als Bilder auf dem Board platziert werden, um sie zu diskutieren, zu skizzieren und Feedback zu sammeln. Das Board enthält auch Projektlinks und Lesezeichen, da es für alle am schnellsten erreichbar ist.

Eine typische Schulung

Die Teilnehmenden erhalten den Link zum Board oft schon einige Tage im Voraus. Die Schulung beginnt mit einer Vorstellungsrunde auf dem Board: Alle füllen eine Haftnotiz mit ihrem Namen und einem Funfact aus. Nach dem Input des Trainers und einer Diskussion folgen die Übungen. Jede Gruppe arbeitet in ihrem eigenen Frame und hält die Ergebnisse auf Haftnotizen fest. Im Anschluss gehen alle gemeinsam durch die Frames und geben Feedback – ganz ohne Bildschirmfreigabe.

Schulungsboards basieren auf kuratierten Vorlagen. Das Backoffice erstellt mit drei Klicks ein neues Board aus einer Vorlage und übergibt es an den Trainer, der nur noch kleine Anpassungen vornehmen muss.

In der Kundenberatung

Beratungstermine laufen ähnlich ab, meist mit weniger Vorbereitung. Manchmal gibt es eine Agenda mit ein paar Frames; oft startet man mit einem leeren Board, das während des Gesprächs Gestalt annimmt. Kunden werden als Gäste eingeladen, tragen nur ihren Namen ein und können sofort loslegen – laut WPS funktioniert das sehr zuverlässig.

Der Mehrwert für WPS

Im Vergleich zu einer Videokonferenz mit Bildschirmfreigabe ist ein Whiteboard für WPS ein großer Fortschritt: Die Teilnehmenden arbeiten selbst am Board und beteiligen sich aktiv. Die in Teams oder Confluence integrierten Whiteboards reichen für diese Art der Zusammenarbeit nicht aus.

Datenschutz ist bei Kunden kein Hindernis mehr. WPS kann auf einen Schweizer Anbieter verweisen, der die Anforderungen an Datenschutz und europäische Datenhaltung erfüllt. Früher nutzte WPS bei datensensiblen Kunden ein anderes Tool; heute steht dem Einsatz von Collaboard nichts mehr im Wege. Bisher hat kein Kunde Collaboard aus Datenschutzgründen abgelehnt. Manche Kunden sind sogar auf Collaboard aufmerksam geworden, weil sie sich dafür interessieren, was WPS einsetzt.

Gute Zusammenarbeit braucht Vertrauen. Wer auf einem Board über Architekturen oder Kundenprojekte diskutiert, muss sicher sein, dass diese Inhalte geschützt sind. Dafür stehen wir als unabhängiges Schweizer Familienunternehmen – mit europäischen Rechenzentren und KI, die man nutzen kann, aber nicht muss.(Michael Görög, Co-Founder, Collaboard)

WPS schätzt zudem die enge, persönliche Zusammenarbeit mit dem Collaboard-Team. Nach einer Pilotphase finden Schulungen nun regelmäßig auf Collaboard statt – allein innerhalb von vier Wochen waren es mindestens vier. WPS meldet Fehler und Feature-Wünsche über die Collaboard-Roadmap und hat den Eindruck, dass diese ernst genommen werden. Besonders froh ist WPS, dass die ibv, das Unternehmen hinter Collaboard, kein Großkonzern ist: Der Austausch ist persönlich, und selbst kleine Wünsche, die den Arbeitsalltag erleichtern, haben eine Chance, es auf die Roadmap zu schaffen.

Die wichtigsten Vorteile

• Ein europäisches, DSGVO-konformes Whiteboard, das Kunden akzeptieren
• Eine gemeinsame visuelle Arbeitsfläche für komplexe Architekturthemen
• Aktive Teilnahme an Schulungen und Workshops – keine Bildschirmfreigabe erforderlich
• Gastzugang: Kunden steigen nur mit ihrem Namen ein
• Ein zentraler Ort, an dem Ergebnisse aus egon.io, Figma und anderen Tools zusammenlaufen
• Schulungsboards aus kuratierten Vorlagen mit drei Klicks
• Unternehmensweite Lizenzierung: Jeder kann bei Bedarf ein Board anlegen
• Persönliche, partnerschaftliche Zusammenarbeit mit dem Collaboard-Team

Ausblick

WPS hat sehr positive Erfahrungen mit Collaboard und der Zusammenarbeit mit dem Team gemacht. WPS wird weiterhin Feedback über die Roadmap geben und die Weiterentwicklung von Collaboard aktiv mitgestalten.