In diesem Blog-Beitrag beschreiben wir, wie unser Marketing-Team das Online-Whiteboard Collaboard zur Verbesserung der Remote-Teamarbeit einsetzt.
Vor sechs Jahren, als wir das erste Surface Hub bekamen (ein großes interaktives Display, auf dem man eine Online-Whiteboard-Software ausführen kann), begannen wir, in unserem Marketingteam Online-Whiteboards einzusetzen. Im Laufe der Jahre haben wir uns diese Technologie zu eigen gemacht, die Art und Weise unserer Zusammenarbeit geändert und sind bei der Planung und Durchführung unserer Marketingaktivitäten effektiver geworden.
Wir möchten unsere Erfahrungen mit Dir teilen und Dich wissen lassen, für welche speziellen Marketing-Anwendungsfälle wir unser Online-Whiteboard Collaboard nutzen.
Brainstorming und Ideensammlung
Alles im Marketing beginnt mit einer Idee. Das Sammeln und Diskutieren von Ideen im Team ist eine wichtige Aufgabe. Bevor wir Online-Whiteboards verwendet haben, haben wir oft ein Brainstorming in der Gruppe mit Haftnotizen oder anderen Karten durchgeführt. Normalerweise befanden wir uns dabei alle im selben Raum.
Mittlerweile ist unser Marketingteam über ganz Europa verteilt, und wegen COVID19 haben wir uns in 2020 kaum persönlich getroffen. Daher war es umso wichtiger, dass wir in digitaler Form Ideen entwickeln, austauschen und diskutieren können.
Wir verwenden Microsoft Teams für den Audio- und Videoteil unserer Brainstorming-Sitzungen und Collaboard zum Erstellen und Teilen der Ideen:
- Jeder schreibt seine Ideen auf Haftnotizen. Jede Person verwendet eine eigene Farbe für den Zettel.
- Wir diskutieren die Ideen in der Gruppe und gruppieren sie. Manchmal bilden wir auch Gruppen von Ideen.
- Wir bestimmen, welche Ideen die besten sind, und stimmen darüber ab. Hierfür verwenden wir zwei Mechanismen. Entweder gefällt den Leuten eine Idee oder sie mögen sie nicht, oder wir verwenden die Bewertungsoption, um den Ideen eine Bewertung von 1 bis 5 Sternen zu geben.
Je nach dem Zweck, für den wir Ideen sammeln wollen, verwenden wir Vorlagen. Sie helfen uns, eine Brainstorming-Sitzung strukturierter durchzuführen und geben uns in der Regel eine Anleitung.
Events planen
Die Planung einer Veranstaltung oder einer Konferenz (heutzutage meist Online-Veranstaltungen oder virtuelle Konferenzen) ist immer eine Herausforderung. Es gibt so viele verschiedene Dinge, an die ein Team denken, die es koordinieren und bearbeiten muss.
Wir haben die Erfahrung gemacht, dass ein Online-Whiteboard uns bei einigen der Planungsaktivitäten für eine Veranstaltung hilft. Es ist aber nicht in allen Fällen hilfreich. Zum Beispiel ist Excel unschlagbar, wenn es darum geht, ein Budget für eine Veranstaltung zu berechnen.
Wir haben Collaboard für die folgenden Aktivitäten bei der Planung einer Veranstaltung genutzt:
- Brainstorming über Ideen für die Veranstaltung
- Vergleich verschiedener Veranstaltungsorte (Lageplan, Fotos, Angebote)
- Festlegen eines Zeitplans und von Meilensteinen für die Veranstaltung
- Organisation des Teams und aller Personen, die mit der Veranstaltung zu tun haben, in einem Organigramm
- Sammeln aller relevanten Informationen auf dem Online-Whiteboard
- Absprachen zum Budget (eine Excel-Datei auf Collaboard hochladen)
Automatisierte E-Mail-Workflows planen
Sobald Du Deine Marketing-E-Mails automatisieren willst, ist es hilfreich, wenn du darüber nachdenkst, E-Mail-Workflows in einem Tool wie Mailchimp, ActiveCampaign oder Hubspot etc. zu erstellen.
Das Schöne an einem Online-Whiteboard ist, dass man damit eine unendliche Fläche zur Verfügung hat, auf der man arbeiten kann. Für uns war es bequemer und flexibler, die E-Mail-Workflows in Collaboard abzubilden, bevor wir sie in das E-Mail-Tool implementierten.
Wir haben unsere Kunden segmentiert und unterschiedliche Arbeitsabläufe und Inhalte für verschiedene Branchen erstellt. Da sich alles auf einem Board befindet, war es sehr einfach, zwischen den verschiedenen Workflows zu wechseln und sie zu vergleichen.
Nachdem wir den Arbeitsablauf und den Inhalt der E-Mails erstellt hatten, begannen wir mit einem Überprüfungsprozess, und das gesamte Team fügte Vorschläge und Ideen zur Verbesserung des E-Mail-Workflows auf dem Online-Whiteboard hinzu.
Entwerfen von Websites und Optimieren bestehender Seiten
Eine neue Website von Grund auf zu erstellen oder eine bestehende Website zu relaunchen, ist eine große Aufgabe und erfordert viel Planung.
Das Online-Whiteboard Collaboard half uns bei der Arbeit an der Navigation und der Struktur unserer neuen Website.
Zunächst machten wir ein Brainstorming über die Kopf- und Fußzeilennavigation, die wir auf unserer neuen Website haben wollten. Nachdem wir uns auf eine Navigationsstruktur geeinigt hatten, begannen wir zu diskutieren, welche Inhalte wir auf jeder Website anzeigen wollten.
Mit Funktionen wie Text, Bildern und Formen konnten wir grobe Entwürfe für das Layout unserer neuen Website erstellen. Das Gute daran war, dass dies ein echter kollaborativer Prozess wurde, da alle Mitarbeiter des Teams Texte ändern, Bilder und Formen verschieben konnten.
Nachdem wir den Entwurf des Designers erhalten hatten, luden wir die Ergebnisse auf das Online-Whiteboard hoch und begannen damit, Kommentare und Anmerkungen zu machen, Feedback zu geben und den Überarbeitungsprozess des Entwurfs zu starten. Sehr nützlich in diesem Szenario war, dass wir mit unseren digitalen Stiften direkt in den Entwurf schreiben konnten. Diese Arbeitsweise half uns sehr dabei, dem Designer die Änderungen zu erklären, da wir sie visuell vermitteln konnten.
Marketing-Personas definieren
Wenn wir unsere Marketingbotschaften verfassen, beginnen wir in der Regel zuerst mit der Definition einer Persona. In Collaboard haben wir eine Vorlage, mit der wir schnell und einfach eine Marketing-Persona erstellen können. Während des Workshops finden wir heraus, welche Bedürfnisse, Wünsche, Wahrnehmungen usw. die Persona hat.
Das ganze Team erstellt Haftnotizen, und wir verwenden Fotos, um den Personas ein Bild zu geben. Das Tolle an der Erstellung der Personas auf einem Online-Whiteboard ist, dass der gesamte Inhalt dynamisch bleibt. Nach Gesprächen mit Personen, die die von uns erstellten Personas repräsentieren, konnten wir alles leicht anpassen. Wir iterieren viel und analysieren unsere Kunden im Detail, um die erfolgreichsten Botschaften zu entwickeln.
Da wir ein agiles Softwareentwicklungsunternehmen sind, setzen wir das Feedback unserer Kunden in Collaboard um und fügen unserem Online-Whiteboard neue Funktionen hinzu. Manchmal beginnt alles mit einer Marketing Persona, und am Ende haben wir eine neue Funktion und einen glücklichen Kunden.
Kundenpräsentationen erstellen
Wenn wir uns auf ein wichtiges Treffen mit einem Kunden vorbereiten, wollen wir die Zuhörer beeindrucken und von uns und unseren Dienstleistungen überzeugen.
Wir haben aufgehört, PowerPoint-Präsentationen zu verwenden, da wir innovativ und kreativ sein wollen und den Menschen, die wir treffen, etwas Neues zeigen wollen.
Deshalb haben wir eine Methode entwickelt, wie wir unser Online-Whiteboard nutzen können, um beeindruckende Präsentationen zu erstellen. Wenn wir mit Collaboard präsentieren, ist das keine einseitige Kommunikation mit dem Publikum. Wir bereiten Teile der Präsentation vor, bei denen die Zuhörer ebenfalls auf die Tafel zugreifen und ihre Erwartungen, Ideen oder ihr Feedback aufschreiben müssen.
Auf diese Weise werden unsere Präsentationen zu einer kollaborativen Sitzung, und nach jeder Präsentation haben wir etwas Einzigartiges geschaffen. Mit all den Informationen, die von den potenziellen Kunden hinzugefügt werden, haben wir eine perfekte Grundlage für das weitere Vorgehen.
Collaboard gratis testen
Wenn Du ein Online-Whiteboard für Deine Marketingaktivitäten nutzen möchtest, kannst Du mit Collaboard kostenlos starten. Wenn Du Fragen oder Feedback hast, lass es uns bitte wissen.
