Kanban Board: Was ist das und wie setzt man es erfolgreich ein?

Bei einem Kanban Board handelt es sich um ein flexibles Tool, das Arbeitsprozesse sichtbar macht und den Workload eingrenzen kann. Es wird mittlerweile in vielen verschiedenen Branchen genutzt, um agile Projektteams zu unterstützen. Kanban Board Teams profitieren davon, die einzelnen Arbeitsschritte zu visualisieren. Dies hilft dabei, die Arbeit übersichtlich einzuteilen. Wir zeigen Dir, wie ein Kanban Board Tool Deinem Unternehmen helfen kann.

Was ist ein Kanban Board?

Ein Kanban Board visualisiert Arbeitsprozesse mithilfe von Spalten, Karten und Limits. Dabei werden alle Aufgaben definiert, kategorisiert und durchlaufen auf dem Kanban Board die einzelnen Schritte eines frei definierbaren Workflows. Dank der Visualisierung wissen alle Beteiligten stets, an welchem Punkt sich einzelne Aufgaben gerade befinden und wer dafür zuständig ist.

Kanban – eine Begriffsdefinition

Der Begriff „Kanban“ kommt aus dem Japanischen und bedeutet übersetzt so viel wie „visuelles Signal“. Es geht beim Kanban Board also darum, Dinge zu visualisieren. Das hilft vor allem Teams dabei, die aktuellen Aufgaben für alle zugänglich zu machen. Interessant zu wissen ist, dass Kanban ähnlich wie die 5-Why-Methode aus dem Werk des Autoherstellers Toyota stammt. Kanban wurde hier in den 1960er-Jahren erstmals entwickelt und dann nach und nach zu einem digitalen Werkzeug weiterentwickelt, das Unternehmen heute nutzen.

Wofür wird ein Kanban Board eingesetzt?

Kanban Boards finden in vielen verschiedenen Branchen Einsatz. Sie ermöglichen agilen Teams, Aufgaben zu definieren und den Workflow zu visualisieren. So können Teams selbstständig Aufgaben einteilen und bearbeiten und sehen auf einen Blick, in welchem Stadium sich eine Aufgabe aktuell befindet.

Die wichtigsten Prinzipien von Kanban

Das Praktische an der Kanban Methode ist, dass es nur wenige feste Regeln gibt. Laut Jim Benson, einem der Vorreiter der Methodik, sollten Unternehmen zunächst nur zwei Regeln anwenden:

1. den Workload begrenzen
2. die Arbeit visualisieren

Alles Weitere ergibt sich dann im Verlauf aus diesen zwei Regeln. Das bedeutet, dass sich Kanban sehr einfach in fast jedem Unternehmen umsetzen lässt. Selbst Freelancer ohne Team profitieren, wenn sie ein Kanban Board erstellen. Bei der ersten Einrichtung des Boards kannst Du alle Funktionen eines bestehenden Teams einpflegen und die Aufgaben zunächst so aufnehmen, wie sie aktuell bearbeitet werden. Im weiteren Verlauf entwickelst Du dann ein Board, das perfekt auf die individuellen Arbeitsabläufe zugeschnitten ist. Diese Flexibilität ist der größte Vorteil von Kanban Boards.

Kanban Vorteile im Überblick

Die Verwendung eines Kanban Systems bietet einem Team zahlreiche Vorteile. Egal, ob das Kanban Board online oder physisch vor Ort besteht, die Zusammenarbeit mit der gemeinsamen Grundlage profitiert in großem Maße. Folgende Vorteile stellen Teams fest:

• höhere zeitliche Effizienz, da Aufgaben klar definiert sind und sich Engpässe vermeiden lassen
• Reduzierung von Arbeitszeit dank der Übersichtlichkeit der aktuellen Aufgaben
• hohe Flexibilität, da nicht mit zeitlichen Deadlines, sondern mit Priorisierungen gearbeitet wird
• kontinuierliche Bereitstellung der Aufgaben aus dem Backlog heraus und somit weniger Leerlauf
• bessere Sichtbarkeit von Workflow, Engpässen und Arbeitszeit und somit verbesserte Produktion und Effizienz
• optimierte Kommunikation und Zusammenarbeit im Team
  

Kanban Board: Der Aufbau einfach erklärt

Der grundsätzliche Aufbau des visuellen Boards ist immer gleich. Trotzdem hast Du natürlich die Möglichkeit, ein free Kanban Board an Deine Bedürfnisse anzupassen und alle Elemente so zu individualisieren, dass sie zum Workflow passen. Seit der ersten Entwicklung des Modells durch David Anderson haben sich die folgenden Elemente etabliert.

Spalten

Jedes Kanban Board beinhaltet mindestens drei, meist jedoch mehr Spalten. Jede Spalte steht dabei für einen Arbeitsschritt oder einen Teilbereich des Workflows. Die Spalten lassen sich wie folgt einteilen:

• to do / zu erledigen
• doing / in Arbeit
• bei Bedarf: weitere Spalten für einzelne Arbeitsschritte
• done / abgeschlossen

Karten

Innerhalb der Spalten werden alle Aufgaben für das Team in Karten sortiert. Jede Karte steht dabei für eine Aufgabe, besonders umfangreiche Aufgaben lassen sich natürlich auch in mehrere Karten aufteilen. Die Karten werden in manchen Systemen auch als „visuelle Signale“ bezeichnet und werden innerhalb des Arbeitsprozesses nacheinander zu den einzelnen Spalten verschoben. Sie beinhalten alle relevanten Informationen zur Aufgabe, beispielsweise wer verantwortlich ist, wann Fristen ablaufen und welche Teilbereiche zur Aufgabe gehören. Bei digitalen Boards lassen sich unter anderem Dateien aller Art anhängen, beispielsweise Word- oder Excel-Dokumente, Bilder, Videos oder Sprachnachrichten. Man kann eine digitale Zeiterfassung nutzen, Checklisten aktivieren oder farbliche Markierungen vornehmen sowie flexibel anpassen. Diese vielen Features ermöglichen es dir, ein Board und die darauf verwalteten Cards sehr individuell zu gestalten.

WIP Limit

Ein besonders wichtiger Teil jedes Kanban Boards ist das Limit der Aufgaben. Hier kommt eines der wichtigen Prinzipien zum Tragen, denn Kanban Boards ermöglichen es Teams, sich selbst zu kontrollieren und Arbeitsabläufe zu optimieren. Die Work-in-Progress-Grenzen sind dabei ein essenzieller Bestandteil. Sie zeigen auf, wie viele Karten maximal in einer Spalte stehen dürfen. Das Team sorgt so dafür, dass sich Arbeit nicht anhäuft und einzelne Projekte zunächst abgeschlossen werden, bevor neue Projekte begonnen werden können. Kommt es trotz des Limits zu Engpässen, gilt es, zeitnah einzugreifen.

Commitment-Punkt und Auslieferungspunkt

Ideen für Aufgaben und Projekte werden in der Regel nicht sofort als Karte auf das eigentliche Board gesetzt. Meist gibt es stattdessen einen Backlog, in dem das Team Ideen sammelt. Wenn der Workflow es erlaubt, werden neue Aufgaben per Brainstorming definiert und dann als Karte eingepflegt. Dieser Moment nennt sich Commitment-Punkt.

Auf der anderen Seite des Workflows steht der Auslieferungspunkt. Ist ein Projekt beendet und das Ergebnis an den Kunden übergeben, ist die Karte abgeschlossen und kann entweder in die entsprechende Spalte verschoben oder archiviert werden. Ziel des gesamten Teams ist es, so schnell wie möglich vom Commitment-Punkt zum Auslieferungspunkt zu gelangen.

Swimlanes

Die horizontalen Bahnen trennen optisch verschiedene Teams, Aktivitäten und mehr voneinander. Sie sind – wie so vieles im System – nicht verpflichtend, können aber bei der Visualisierung helfen. Swimlanes ermöglichen es, dass verschiedene Teams oder Untergruppen auf einem Board zusammenarbeiten können. Dabei ist es möglich, Aufgaben unter den einzelnen Teams zu teilen und gemeinsam daran zu arbeiten.

Arten und Beispiele von Kanban Boards

Du kannst ein Kanban Board kostenlos oder mit nur geringem finanziellem Aufwand erstellen. Das hat den Vorteil, dass Du sofort starten kannst, um die Methode auszuprobieren. Dabei hast Du die Wahl aus verschiedenen Möglichkeiten, wie Du das Board aufsetzt.

Das physische Kanban Board für Teams

Ein physisches Whiteboard ist das klassische Kanban Board. Es lässt sich besonders einfach einrichten und ist für das gesamte Team immer zugänglich. Änderungen sind sofort und für jeden sichtbar. Die Karten sind in diesem Fall gleichbedeutend mit Karteikarten oder Haftnotizen, auf denen die einzelnen Aufgaben und Projekte notiert werden.

Für hybride Arbeitsmodelle, in denen einige oder alle Mitarbeiter zumindest zeitweise remote arbeiten, sind physische Whiteboards für Kanban eher weniger geeignet. Denn bei dieser Variante hat nicht jeder immer Zugriff auf das Board.

Kanban Board digital auf dem Desktop nutzen

Je größer die Popularität von Kanban wurde, desto mehr Firmen haben sich mit einer digitalen Lösung beschäftigt. Mittlerweile gibt es viele Optionen, das Kanban Board free online zu nutzen. Ein Online-Whiteboard ermöglicht es auch großen Teams, die remote arbeiten, gemeinsam an größeren Projekten oder Aufgaben zu arbeiten.

Es gibt zahlreiche Anbieter für Dein Kanban Board online, die einen guten Funktionsumfang für wenig Geld beinhalten. Wer größere Teams oder Projekte managt, kann auf kostenpflichtige Versionen umsteigen. Diese punkten mit einem vergrößerten Funktionsumfang und der Möglichkeit, viele Boards für einzelne Projekte oder Teams anzulegen.

Eine Kanban Board App

Wer viel beruflich unterwegs ist und trotzdem immer auf dem Laufenden bleiben möchte, nutzt eine App für Kanban. Viele Anbieter von digitalen Boards haben natürlich auch eine App fürs Smartphone oder Tablet im Repertoire. Hier werden Boards inklusive Spalten und Karten angezeigt. Es ist meist sogar möglich, die Karten zu bearbeiten und zu verschieben oder neue Karten zu erstellen. Eine Kanban Board App ist für Remote-Teams praktisch unverzichtbar.

Tipps zur Anwendung

Die Verwendung des Boards hängt in großem Maße davon ab, welche Aufgaben in Deinem Unternehmen anstehen und wie das Team zusammenarbeitet. Trotzdem gibt es ein paar Punkte, auf die Ihr achten solltet, wenn Ihr mit dem Kanban-System erfolgreich arbeiten möchtet.

Vom Größten ins Kleinste

Beginne damit, eine einfache Kanban-Struktur anzulegen. In dieser Struktur (siehe Abschnitt “Kanban Board: Der Aufbau einfach erklärt” weiter oben) legst Du für jede aktuelle Aufgabe eine einzelne Karte an. Notiere alle wichtigen Informationen und weise die Karten den jeweils zuständigen Mitarbeitenden zu. Während Ihr damit beginnt, mit den Karten zu arbeiten, kristallisieren sich schnell Modifikationen heraus, die für Euch relevant und notwendig sind. Kleinere Anpassungen lassen sich innerhalb kürzester Zeit umsetzen.

Genauigkeit führt zu Sichtbarkeit

Je genauer Du den Workflow auf dem Board abbildest, desto eher lassen sich potenzielle Engpässe oder Fehlerquellen entdecken. Lege für jeden einzelnen Arbeitsschritt eine eigene Spalte an. So wird die Karte nach jedem Arbeitsschritt verschoben und es zeigt sich schnell, wo mehr Aufgaben hereinkommen, als sie abgearbeitet und erledigt werden können. Nun liegt es an Deinem Team, Lösungen für Engpässe zu finden und den Workload an die tatsächliche Produktivität anzupassen.

Den Workload begrenzen

Besonders wichtig ist, dass sich nicht zu viele Karten auf dem Board finden. Die WIP Limits sind hier ein erstes Instrument. Nutze zusätzlich den Backlog, in dem das gesamte Team Aufgaben sammelt, die auf ihre Bearbeitung warten. Aus diesem kommen Karten erst dann auf das eigentliche Board, wenn Platz dafür ist. Das minimiert Multitasking und erhöht die Produktivität und Effizienz des Teams.

Automatisierungen helfen, Arbeitsprozesse zu optimieren

Jedes Kanban Board bietet Möglichkeiten zur Automatisierung. Vor allem digitale Lösungen ermöglichen es Dir, einzelne Arbeitsabläufe zu automatisieren. Schon das Verschieben der Karten innerhalb der Spalten lässt sich mit wenigen Klicks automatisieren und nimmt den Mitarbeitenden einen Arbeitsschritt ab. Auch die Erinnerung an Fristen oder Benachrichtigungen bei neuen Aufgaben sind automatisiert möglich. So vergisst niemand eine wichtige Aufgabe.

Wichtige Informationen visualisieren

Alle Online-Systeme bieten zahlreiche Möglichkeiten, Informationen auf den Karten festzuhalten. Dazu gehören farblich markierte Labels, Checklisten, Beschreibungen, individuelle Notizfelder auf allen Karten, Fristen, Zuständigkeiten und vieles mehr. Nutze diese Optionen! Mit ihnen kannst Du alle wichtigen Informationen zum Task festhalten und für alle Teammitglieder auf einen Blick sichtbar machen. Welche Art der Visualisierung für Dein Team optimal funktioniert, kristallisiert sich während der Nutzung heraus.

Scrum Board vs. Kanban Board – wo liegen die Unterschiede?

Es gibt einige zentrale Unterschiede zwischen Kanban Boards und Scrum Boards. Allerdings lässt sich grundsätzlich sagen, dass Scrum Teams ein abgewandeltes „Scrum Kanban Board“ für ihre Arbeit verwenden. Die größten Unterschiede der beiden Varianten möchten wir im Folgenden gegenüberstellen.

Kanban Board Vorlage

Die Möglichkeiten von Kanban sind vielfältig. Das führt nicht selten dazu, dass Unternehmen überfordert sind, worauf sie zu Beginn achten sollten. Wir haben deshalb eine detaillierte Kanban Board Vorlage erstellt, mit der Du Dein erstes Board erstellen kannst. Die Vorlage lässt sich flexibel anpassen, sodass Du alle wichtigen Punkte für Dein Unternehmen einbringen kannst. Wichtig ist, dass Du Dich im Vorfeld entscheidest, ob Dein Kanban Board deutsch- oder englischsprachig sein soll.

Kanban Board Software Collaboard

Wie wir bereits oben beschrieben haben, sind Whiteboards eine gute Methode, um ein eigenes Kanban Board zu erstellen. Deswegen ist das Online Whiteboard besonders gut für die Zusammenarbeit agiler Teams geeignet, die ein Board als gemeinsame Grundlage für alle Arbeitsabläufe benötigen. Die Zusammenarbeit der Teammitglieder und die Visualisierung von Aufgaben sind nur zwei Vorteile, die das Whiteboard bietet. Außerdem hast Du hier die Möglichkeit, zahlreiche Medien einzubinden und den Workflow sichtbar zu machen.

Fazit: Wie Kanban Boards Arbeitsabläufe optimieren

Gerade in agilen Teams sind Visualisierungen sinnvoll, um die Arbeitsabläufe zu optimieren. Ein Kanban Board ist dabei die ultimative Visualisierung. Jede einzelne Aufgabe erhält eine Karte, die dann auf dem Board steht. So sieht jedes Teammitglied auf einen Blick, welche Aufgaben aktuell anstehen, was Priorität hat und wo es potenziell zu Engpässen kommen kann. Auf Basis dieser Informationen lassen sich die Arbeitsabläufe im Team anpassen, was die Produktivität steigert. Nicht zuletzt deshalb erfreuen sich Kanban Boards branchenübergreifend großer Beliebtheit.

FAQ: Häufige Fragen zu Kanban Boards

Kanban ist eine umfangreiche Methode zur Optimierung und Visualisierung von Workflows und Workloads. Dementsprechend gibt es Fragen, die besonders häufig gestellt werden. Wir geben die Antworten auf diese Fragen.

Was ist ein Kanban Board?

Bei einem Kanban Board handelt es sich um ein digitales oder physisches Tool zum Projektmanagement. Teams haben die Möglichkeit, ihre Aufgaben zu visualisieren, den Workflow zu begrenzen und selbst zu organisieren, wann welche Tasks zu erledigen sind.

Was ist eine Kanban Karte?

Auf einer Kanban Karte finden sich stets alle wichtigen Informationen zu einer spezifischen Aufgabe. Die Karte spiegelt die einzelne Aufgabe oder das einzelne Projekt wider. Sie wird im Verlauf des Workflows von Spalte zu Spalte auf dem Board verschoben.

Wie erstelle ich ein Kanban Board?

Du kannst ein Kanban Board entweder digital per Software erstellen oder ein klassisches Whiteboard nutzen. Für Teams, die vor allem remote arbeiten, eignen sich digitale Lösungen besser, da diese von überall erreichbar sind. In jedem Fall kannst Du das Board nach Deinen Wünschen anpassen, da es sich um eine sehr flexible Methode handelt.

Was ist der Unterschied zwischen Scrum und Kanban?

Beide Boards weisen große Ähnlichkeiten auf. Zu den größten Unterschieden gehören die feste Rollenzuteilungen bei Scrum Boards, die hohe Flexibilität der einzelnen Aufgaben und Rollen bei Kanban und die Tatsache, dass Scrum Boards regelmäßig gelöscht werden, während das Kanban-System fortlaufend genutzt wird.

Für wen ist Kanban geeignet?

Kanban eignet sich für fast jedes Unternehmen, für nahezu jedes Projekt und darüber hinaus für Selbstständige verschiedener Branchen. Überall, wo Teams zusammenarbeiten, kann das visuelle Board helfen, die Abläufe zu verbessern. Vor allem, wenn Teams selbstorganisiert arbeiten, ist das Kanban-System hilfreich.

Was ist das Ziel von Kanban?

Das System verfolgt das Ziel, die Arbeitsabläufe von kleinen und großen Teams zu verbessern und zu visualisieren. Im Verlauf der Nutzung soll das Team die Möglichkeit bekommen, sich selbst zu verbessern und typische Fehlerquellen zeitnah aufzudecken, damit Wiederholungsfehler vermieden werden.