Die 5-Why-Methode » Das Wichtigste im Überblick!

In Unternehmen und im Alltag stehen wir oft vor Problemen, die auf den ersten Blick mit einfachen Methoden lösbar erscheinen. Dabei sind diese schnellen Lösungswege oft nur von kurzfristiger Natur, weil sie nicht die eigentliche Ursache eines Problems beheben. Der japanische Erfinder Toyoda Sakichi hat aus diesem Grund die sogenannte 5-Why-Methode entwickelt. Diese Methode findet vor allem im Qualitätsmanagement Anwendung. Wir erklären Dir, worauf Du bei der 5-Why-Methode achten musst.

So funktioniert die 5-Why-Methode

Die 5-Why-Methode stellt den Zusammenhang zwischen Ursache und Wirkung dar. Mithilfe spezifischer Warum-Fragen kann herausgefunden werden, welche Ursache einem Problem zugrunde liegt. Laut Toyoda geht es dabei weniger um die Anzahl der Fragen, sondern darum, die richtigen Fragen zu stellen. Ob Sie also mit zwei, fünf oder zehn Fragen zur Ursache vordringen, ist unerheblich.

Ob Sie tatsächlich bei der Ursache im Kern angekommen sind, lässt sich leicht durch eine Umkehrung erschließen. Wenn also die aktuell benannte Ursache die einzig mögliche für das vorliegende Problem ist und diese sich nicht weiter aufschlüsseln lässt, sind Sie bei der tatsächlichen Ursache angekommen.

Wofür wird die 5-Why-Methode verwendet?

Es gibt viele Bereiche, in denen die 5-Why-Methode sinnvoll einsetzbar ist. Vor allem, wenn Du im Unternehmen vor unerwarteten Problemen stehst, ist diese Methode ein guter Weg, um die zugrunde liegende Ursache zu finden. Auch im Rahmen von Kreativitätstechniken und -sessions ist die 5-Why-Methode gut geeignet, um klare Ursache-Wirkung-Zusammenhänge darzustellen.

Die 5-Why-Methode: Ein Beispiel

In der Praxis kann die 5-Why-Methode beispielsweise so aussehen:

Nehmen wir an, das Ausgangsproblem ist, dass Ihr Mitarbeiter in der Videokonferenz sein Mikrofon nicht benutzen kann. Folgende Fragen bringen uns nun zum ursächlichen Grund:

1. Warum kann der Mitarbeiter sein Mikrofon nicht benutzen?

   • Weil das Mikrofon nicht aktiviert werden kann.

2. Warum konnte der Mitarbeiter das Mikrofon nicht auswählen bzw. aktivieren?

   • Weil der Laptop das Mikrofon nicht erkennt.

3. Warum erkennt das Gerät das Mikrofon nicht?

   • Weil keine aktuellen Treiber installiert sind.

4. Warum sind keine aktuellen Treiber installiert?

   • Weil nicht klar ist, ob der Mitarbeiter auf dem Firmen-Laptop neue Software oder Treiber installieren darf.

5. Warum sind diese Dinge noch unklar?

   • Die Bereitstellung der Software erfolgt zentralisiert und die Kontaktinformationen der zuständigen Abteilung sind nicht abschließend kommuniziert.

Diese Ursache-Wirkung können Sie nun umkehren: Wenn die Bereitstellung zentralisiert ist und nicht kommuniziert wurde, an wen sich Mitarbeiter zwecks neuer Treiber oder Software wenden können, funktioniert die Hardware nicht mehr, weil die entsprechenden Treiber nicht aktualisiert werden.

Im nächsten Schritt geht es um eine Lösungsfindung. Zunächst bietet es sich an, neue Treiber zu installieren. Dies ist wichtig, erfüllt aber nur einen Zwischenschritt, nämlich die Warum-Frage Nummer 3.

Um die tatsächliche Ursache für das Problem zu beseitigen, müssen die erforderlichen Kontaktinformationen an alle Mitarbeitenden kommuniziert werden. Außerdem ist grundsätzlich klarzustellen, ob Mitarbeiter die Software auf ihren Firmengeräten selbstständig aktualisieren dürfen und falls nicht, wer dafür verantwortlich ist. 

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Die 5 W-Fragen: So wenden Sie sie richtig an

Toyoda Sakichi hat die Warum-Fragen für die technische Produktion entwickelt. Das heißt, dass sie vor allem dafür ausgelegt sind, einfache, lineare Prozesse darzustellen und innerhalb dieser Prozesse eine Ursachenanalyse zu betreiben. Um schnellstmöglich zu einer klaren Antwort auf die Frage „Warum“ zu kommen, ist es laut dem Erfinder wichtig, alle Beteiligten mit in den Findungsprozess einzubeziehen.

In der Beispielfirma wären dies also alle Mitarbeitenden, die Zugriff auf die Firmenrechner der Mitarbeitenden haben, der oder die Vorgesetzte sowie eine Person, die für die Bestellung von Hard- und Software verantwortlich ist.

Um weitere Fehler am Gerät auszuschließen, ist außerdem eine Ortsbegehung sinnvoll. Laut Toyoda sind technische Ursachen nur vor Ort herauszufinden und nicht vom Schreibtisch aus. Allerdings ist eine Ortsbegehung nicht bei jedem Problem zielführend. Wenn es beispielsweise um digitale Probleme geht, ist es ebenso sinnvoll, sich im Besprechungsraum zu treffen und die Problematik anhand einer Projektion von einem Computer aus darzustellen.

Der letzte Anwendungstipp lautet, die Fragen aufzuschreiben. Durch die Visualisierung wird die Frage für alle Beteiligten eindeutiger, gerade in Remote Teams, bei denen sich die Mitarbeitenden nicht persönlich treffen. Hier ist es umso wichtiger, eindeutig zu visualisieren, um welche Frage- und Problemstellungen es geht. Dieses Vorgehen hilft außerdem dabei, die richtigen Fragen zu stellen und sich nicht in Nichtigkeiten zu verrennen. Dazu gehört auch, auf der sachlichen Ebene zu bleiben und keine persönlichen Schuldzuweisungen vorzunehmen.

In unserem Beispiel hätte die zweite W-Frage auch lauten können „Warum wird das Mikrofon nicht aktiviert?“ Darauf hätte die Antwort lauten können: „Weil der Mitarbeiter nicht das richtige Gerät ausgewählt hat.“ Der Verlauf wäre dann ein ganz anderer gewesen und hätte einer Person die Schuld zugewiesen, dass das Mikrofon in der Sitzung nicht funktioniert hat. Schuldzuweisungen sind aber nicht das Ziel der Methodik, sondern Lösungsansätze.

Wenn ein Lösungsweg gefunden wurde, ist es wichtig, dass Du die Ergebnisse regelmäßig kontrollierst. Nur so stellst Du sicher, dass das Problem nicht mehr und nicht erneut auftritt. Ist dies nicht der Fall, kannst Du die Methode erneut anwenden und dann herausfinden, warum Hardware trotz der neuen Planung von Verantwortlichkeiten nicht funktioniert.

Beispiel, wie die 5-Why Methode mit der Vorlage im Online Whiteboard Collaboard genutzt werden kann:

Vorteile der 5-Why-Methode

Ein großer Vorteil der 5-Why-Methode ist, dass sie die Mitarbeitenden eines Unternehmens zusammenbringt und den Blick aller Beteiligten für das Wesentliche schärft. In Kreativprozessen hilft die Methode dabei, präzise Fragen zu entwickeln und das Ursache-Wirkung-Prinzip zu verstehen.

Die Methode hilft Ihnen außerdem dabei, mögliche Ursachen für Probleme und scheinbar einfache Lösungsansätze kritisch zu hinterfragen. Das führt langfristig zu einer produktiven Arbeit und besseren Arbeitsergebnissen im gesamten Team.

Nachteile der 5-Why-Methode

Der größte Nachteil der 5-Why-Methode ist, dass sie nur einem Pfad folgt. Bei komplexeren Problemen mit mehreren Lösungsmöglichkeiten führt das schnell dazu, dass Sie nur einem Lösungsweg folgen und die anderen Ursachen außer Acht lassen.

Dem können Sie entgegenwirken, indem Sie in mehreren Sessions die verschiedenen möglichen Wege ausprobieren und versuchen, eine Verbindung zwischen den Ursachen herauszufinden. Oft lassen sich dadurch neue Lösungswege erschließen.

Eine Möglichkeit, um dieser Problematik entgegenzuwirken, ist das Ishikawa Diagramm, auch Fischgrät-Diagramm oder Fishbone-Diagramm genannt. Es besteht aus einem Skelett, das einem Fischknochen ähnelt, und verschiedenen Zweigen, die die möglichen Ursachen des Problems darstellen. Jeder Ast ist weiter unterteilt in Untergruppen, um die Ursachen in kleinere Teile zu unterteilen. Das Ishikawa-Diagramm ist ein wertvolles Werkzeug, um die Wurzelursachen von Problemen zu identifizieren und zu lösen, indem es die Kommunikation zwischen Teammitgliedern fördert und die Problemlösung unterstützt.

Diese Verbildlichung von Problem, Ursache und Lösungsweg ermöglicht Ihnen, verschiedene Wege der 5 Warum-Fragen gleichberechtigt darzustellen und so Haupt- und Nebenursachen zu finden, die für ein Problem verantwortlich sind.

5 Why Methode - Fazit

Die 5-Why-Methode dient dazu, grundsätzliche Ursachen für Probleme mit Hilfe verhältnismäßig einfacher Fragen zu finden. Im Qualitätsmanagement, in Kreativprozessen und im Teambuilding ist die Frage „Warum“ essenziell und führt Teams dahin, kritische Fragen zu stellen und nicht die vermeintlich einfache Lösung durchzuführen. Für komplexere Methoden hilft es, die Antworten auf die fünf Fragen zu visualisieren und so die möglichen Haupt- und Nebenursachen darzustellen. 

Häufige Fragen & Antworten

Was ist die 5-Why-Methode?

Die 5-Why-Methode ist eine Ursachenfindungsstrategie, die unter anderem im Qualitätsmanagement angewendet wird. Sie zielt darauf ab, den „Root Cause“, also die Wurzel des Problems, herauszufinden.

Wofür wird die 5-Why-Methode angewendet?

Die 5-Why-Methode wird angewendet, um mit gezielten „Warum?“-Fragen die Ursache eines Problems aufzuspüren. Im nächsten Schritt gilt es, einen Lösungsweg zu entwickeln, der die Ursache des Problems beseitigt.

Was ist bei der 5-Why-Methode zu beachten?

Die 5-Why-Methode funktioniert nur, wenn die Fragen sehr präzise gestellt werden. Denken Sie genau über die möglichen Fragen nach und formulieren Sie auch die Antworten so genau wie möglich.