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Best Practices für die Vorbereitung eines Meetings mit einem Online-Whiteboard

Hier gibt es einige Best-Practices für Online-Whiteboard Einsteiger, die für die Vorbereitung von Meetings, Workshops, Schulungen und Online-Lektionen hilfreich sind.

Unsere Tipps machen Deine nächste Online-Whiteboard Session zu einem grossen Erfolg!

Kümmere Dich um das Zoom-Level

Ein Online-Whiteboard hat keine physischen Grenzen, dies kann eine Herausforderung sein: Das Board, auf dem Du arbeiten kannst, ist unendlich gross und Du kannst beliebig hinein- und herauszoomen. 

Wenn Du herauszoomst, ist es so, als wenn Du Dich von Deinem echten Whiteboard entfernst; die Elemente auf der Tafel werden kleiner. Das Hinzufügen einer neuen Karte, wenn Du weit vom Whiteboard entfernt bist, funktioniert nicht. Du kannst Elemente hinzufügen, wenn Du auf einem Online-Whiteboard herausgezoomt bist, aber sie erscheinen sehr klein. 

Du musst selbst festlegen, mit welchem Zoom-Level Du arbeiten möchtest. Wir empfehlen ein Zoom-Level von 70 -100%. 

Bitte beachte, dass Du einzelne Elemente am Board vergrössern kannst. Wir haben viele Benutzer gesehen, die mit einem zu niedrigen Zoom-Level arbeiten und beim Hinzufügen neuer Karten diese vergrössert haben. 

Wenn Du so arbeitest, wirst Du am Ende ein Board haben, auf dem alles unterschiedlich gross ist.

Wenn Du ein Board für Dein nächstes Meeting vorbereitest, dann stelle sicher, dass Du Deine Inhalte in dem von Dir gewählten Zoom-Level erstellst. Damit machst Du es anderen Personen viel leichter, Deine Inhalte zu sehen und eigene hinzuzufügen. 

Strukturiere Dein Board

Für eine Videokonferenz mit einem Online-Whiteboard solltest Du ein gut strukturiertes Board vorbereiten. So wie eine Tagesordnung für eine reguläres Meeting. 

Ein gut strukturiertes Board hilft Dir und den Teilnehmern, die richtigen Inhalte zur richtigen Zeit zu finden. Um so ein gut strukturiertes Board zu erstellen, solltest Du die folgenden Best-Practices berücksichtigen. 

Erstelle mit Hilfe von Konnektoren einen Ablauf auf Deinem Board. In der Regel platzieren wir die einzelnen Agenda-Punkte als Textelemente auf dem Board und verbinden sie miteinander, um einen klaren Ablauf der Sitzung zu visualisieren.

Board-Flow_DE

Definiere visuell Bereiche auf dem Board für bestimmte Aktivitäten, wie z. B. eine Brainstorming-Session oder einige Aufgaben. Eine einfache Möglichkeit dafür ist die Verwendung einer Form. Füge eine Form hinzu, die zu Deinem Zweck passt, vergrössere diese wenn notwendig und füge eine Füllfarbe hinzu, wenn Du es bunt magst.

Collaboard visuelle Bereiche definieren

Verwende Bilder und mache diese zum Hintergrund des Boards. Wir verwenden oft eine Weltkarte während unseres Onboardings mit neuen Benutzern, pinnen diese auf den Hintergrund an und sperren sie (das Sperren ist wichtig, damit niemand das Objekt versehentlich bewegt). In einem zweiten Schritt fügen die Leute Bilder von sich selbst auf der Karte hinzu, um ihre Herkunft zu visualisieren.

In Collaboard kannst Du die Funktion "Quick-Link" verwenden, um eine Struktur auf Deinem Board zu erstellen. Du kannst einen Quick-Link für eine ausgewählte Gruppe von Elementen definieren und einen Namen für den Link hinzufügen. Alle Personen, die Deinem Board beitreten, können auf die Quick-Links zugreifen und direkt zu dem ausgewählten Element springen. 

 

Erstelle ein ansprechendes Board

Unabhängig davon, ob Du das Online-Whiteboard nur für Dich selbst nutzt, um Inhalte zu präsentieren, während Du den Bildschirm teilst, oder ob Du ein Board für eine Online-Session vorbereitest, ist die Art und Weise, wie Dein Board aussieht, entscheidend.

Verbringe daher einige Zeit damit, ein gut aussehendes Board zu erstellen und nutze die Möglichkeiten der Visualisierungen auf dem Whiteboard. 

Die folgenden Tipps können Dir helfen, das Erscheinungsbild Deines Boards zu verbessern: 

Spielen mit verschiedenen Schriftarten und Farben: Eine Möglichkeit, ein schön aussehendes Board zu erstellen, besteht darin, die richtigen Farben zu kombinieren. Versuche, konsistent zu sein, wenn Du Karten, Texte, Formen usw. hinzufügst, und bleibe bei den Farben, die zusammenpassen. (Die in Collaboard verwendeten Farben passen perfekt zusammen). 

Achte beim Hinzufügen von Text auf eine einheitliche Schriftart und verwende bei Bedarf eine bestimmte Schriftart. 

Tipp vom Profi: Wähle eine bestimmte Hintergrundfarbe für Dein Board oder arbeite mit dem Dark-Mode in Collaboard. 

Marketing-Akitvitäten Blackboard Collaboard

Visualisiere Deine Aussagen mit Bildern: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte, das gilt auch auf Online-Whiteboards. Nutze Bilder, um Deine Aussagen zu visualisieren und um Geschichten auf Deinem Board zu erzählen. 

Wenn Du ein Whiteboard für einen bestimmten Kunden vorbereitest, dann lade doch sein Logo hoch und personalisiere das Board.

Füge Deine persönliche Note durch Skizzen und Zeichnungen hinzu: Die beste Art, Deine Ideen auf dem Whiteboard zu visualisieren, ist, wenn Du einen Stift nimmst und anfängst, selbst zu zeichnen und zu skizzieren. Auf einem Online-Whiteboard kannst Du die gleichen Visualisierungen zeichnen wie auf einem realen Whiteboard. 

Und das Beste: Wenn Du es einmal gezeichnet hast, kannst Du es jederzeit kopieren und wiederverwenden.

Tipp vom Profi: Wenn Du denkst, Du kannst nicht zeichnen, überdenke es noch einmal. Ich habe mithilfe der tollen Bücher von Bikablo gelernt, zu zeichnen. 

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Vergiss nicht: Kümmere Dich um dein Zoom-Level!

Beschleunige deine Board-Vorbereitung

Kopieren und Einfügen: Dies ist die wichtigste Funktion, um die Erstellung eines Online-Whiteboard für Deine nächste Remote-Session zu beschleunigen. Mach alles einmal mit hoher Qualität. Mach es nie zweimal ;)

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Kopierfunktion zu nutzen.

  • Du kannst ganze Boards klonen und wiederverwenden, oder Du kannst Inhalte von einem Board zum anderen kopieren und einfügen. 
  • Öffne einfach beide Boards in einem Browser-Fenster, wähle den Inhalt aus, den Du kopieren möchtest und füge ihn in das andere Board ein. 

Du brauchst 100 blaue Karten? In diesem Fall ist eine Tabelle Dein Freund. Du kannst ganze Tabellen aus Excel direkt in das Board kopieren und einfügen und so Karten automatisch erstellen. 

In Collaboard hast Du Standardeinstellungen, die Dir helfen, die Erstellung von Inhalten auf dem Board zu beschleunigen. Verwende die Standardeinstellungen, um Ihre Karten, Schriftarten, Konnektoren und vieles mehr zu definieren. Um mehr über Standardeinstellungen zu erfahren, schaue hier nach: Wie man Standardeinstellungen in Collaboard verwendet


Neue Nutzer erfolgreich onboarden

Wenn Deine Teilnehmer zum ersten Mal ein Online-Whiteboard verwenden, solltest Du etwas Zeit für das Onboarding einplanen. 

Wenn Du einen Online-Workshop veranstaltest, müssen Deine Teilnehmer nicht alle Funktionen des Whiteboards verstehen. Konzentriere Dich beim Onboarding auf das, was für die von Dir vorbereiteten Aufgaben relevant ist.

Hier hast Du einige Tipps, wie Du ein erfolgreiches Onboarding-Erlebnis durchführen kannst.

  • Nimm Dir 2 Minuten Zeit, um zu erklären, warum Du ein Online-Whiteboard verwendest, und skizziere die Ziele, die Du mit dieser Technologie erreichen möchtest.
  • Starte mit einer einfachen Übung, die überhaupt nichts mit Deinem Workshop zu tun hat. Bitte die Teilnehmer zum Beispiel, ein Foto von sich selbst hinzuzufügen oder ihren Namen auf eine Karte zu schreiben. Erlaube den Teilnehmern, Fehler zu machen und ein wenig zu experimentieren. Da es nichts mit dem Workshop zu tun hat, spielt es keine Rolle, wenn sie etwas vermasseln.
  • Erstelle kleine Übungen, die den Teilnehmern helfen, genau die Funktionen kennenzulernen, die in der von Dir vorbereiteten Session benötigt werden.

Wenn Du diese Tipps berücksichtigst, dann wird Deine nächste Session mit einem Online-Whiteboard erfolgreich sein. Deine Teilnehmer werden begeistert und dankbar sein, dass Du sie auf die richtige Weise in diese neue Technologie eingeführt hast.

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