Neues Jahr - neue Jahresvorsätze - neue Werkzeuge. Lies hier 7 Gründe, warum Du ein Online Whiteboard bei der Arbeit nutzen solltest.
Ein Online-Whiteboard kann Dir helfen, Deine Gedanken zu visualisieren und zu organisieren, damit Du sie leichter mit anderen teilen kannst. Du kannst Deine Gedanken selbst in die Pinnwand einfügen oder Dein ganzes Team kann in Echtzeit zusammenarbeiten und seine Gedanken hinzufügen.
1. Mach einen Plan für das Neue Jahr
Planung ist der Schlüssel zum Erfolg. Zu wissen, wann was zu tun ist, gibt Deinen Aktivitäten Struktur und ermöglicht es dir, am Ende zu sagen: „Ich liebe es, wenn ein Plan funktioniert“ 😉.
Ein Online-Whiteboard ist ein großartiges Werkzeug für die Planung Deines Jahres. Mit einer unbegrenzten Leinwand kannst Du Aufgaben ohne Grenzen hinzufügen. Du kannst Themencluster erstellen, um alle Aktivitäten für ein bestimmtes Thema zu planen, oder eine Roadmap erstellen, in der Du aufschreibst, was Du jede Woche oder jeden Monat tun musst.
In Collaboard findest Du eine Jahresplanungsvorlage, mit der Du die wichtigsten Aktivitäten für jeden Monat planen kannst.
2. Schreibe Deine persönlichen Ziele & die Ziele Deines Teams auf
Was wollt ihr im neuen Jahr erreichen? Hast Du ein paar Vorsätze für das neue Jahr? Schreibe sie auf Haftnotizen auf Deinem Online-Whiteboard auf und behalte im Auge, ob Du Deine Ziele erreichst oder nicht.
Verwende verschiedene Farben der Haftnotizen, um die Wichtigkeit Deiner Ziele hervorzuheben oder um anzugeben, wann Du sie erreichen willst.
Auch wenn jeder seine eigenen Ziele hat, ist es wichtig, die Ziele Deiner Kollegen und Kolleginnen sowie die Ziele Deines Teams und Unternehmens zu kennen. Du kannst entweder ein Whiteboard pro Person erstellen, auf dem jeder seine persönlichen Ziele einträgt, und ein gemeinsames Board für das Team mit den Team- und Unternehmenszielen. Wenn Du die persönlichen Ziele auch auf der gemeinsamen Tafel eintragen möchtest, kannst Du sie einfach von einer Tafel auf die andere kopieren und einfügen.
3. Priorisiere, worauf Du Dich zuerst konzentrieren möchtest
Unser Tag hat nur 24 Stunden und Prioritäten zu setzen ist der Schlüssel, um konzentriert zu bleiben. Prioritäten zu setzen ist nicht einfach, denn oft ist es schwierig zu wissen, welche Aktivitäten den größten Nutzen bringen oder am wichtigsten sind. Um das Ordnen der Dinge nach Prioritäten zu erleichtern, kannst Du eine der Vorlagen verwenden, die im Online-Whiteboard Collaboard verfügbar sind.
Beginne zum Beispiel damit, die Aufgaben, die Du priorisieren willst, nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in vier Gruppen zu ordnen. So kannst Du leichter erkennen, auf welche Aufgaben Du Dich konzentrieren solltest.
Eine andere Methode ist die Verwendung einer 2x2 Prioritätsmatrix mit den vier Achsen „Geringer Wert, Hoher Wert, Geringer Aufwand, Hoher Aufwand“. Ordne Deine Aufgaben einem der Cluster zu und konzentriere Dich auf die Aufgaben mit hohem Wert und geringem Aufwand, um ein schnelles Erfolgserlebnis zu haben.
4. Halte ein Kick-off-Meeting mit Deinem Remote-Team ab
Beim hybriden oder Remote-Arbeitsmodell ist es wichtig, das Team immer auf dem gleichen Stand zu halten. Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, ist ein jährliches Kick-off-Meeting zu Beginn des neuen Jahres. Anstatt Details zu besprechen, solltest Du Dich auf das große Ganze und Deine Visionen konzentrieren und sie mit Deinem Team teilen und weiterentwickeln.
Ein Online-Whiteboard ist viel interaktiver als ein paar PowerPoint-Folien zu zeigen. Nutze also die Präsentationsfunktionen von Collaboard (mehr dazu hier) und wechsle nahtlos zwischen Präsentation und Interaktion.
Mach Dein Kick-off-Meeting zu einem unvergesslichen Erlebnis für Dein Team, bei dem jeder seinen Beitrag leistet und die präsentierten Inhalte verinnerlicht. Die Eisbrecher- und Spielvorlagen aus Collaboard können dem Treffen noch mehr Spaß verleihen.
5. Führe eine Retrospektive durch, um das kommende Jahr zu verbessern
Um zu wissen, wie man sich in Zukunft verbessern kann, lohnt es sich, einen Blick in die Vergangenheit zu werfen. Ein Online-Whiteboard ist ein hervorragendes Instrument für einen Team-Rückblick, denn es ermöglicht allen, ihre Gedanken dazu beizutragen, was im letzten Jahr gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte.
Die Verwendung eines Online-Whiteboards stellt außerdem sicher, dass alle einbezogen werden, da die Teilnehmenden einfach Haftnotizen hinzufügen können, ohne etwas sagen zu müssen. Das macht es für diejenigen einfacher, die sich nicht trauen, in Meetings zu sprechen.
Nutze eine der vielen Retrospektivvorlagen, wie z. B. die Segelboot-Retrospektive.
Was ist die Segelboot-Retrospektive?
Antwort von ChatGPT (https://chat.openai.com/):
Die „Segelboot-Retrospektive“ ist eine Variante des „Retrospektiven“-Prozesses, der in der agilen Softwareentwicklung eingesetzt wird, um die Vergangenheit zu reflektieren und Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Bei der Segelboot-Retrospektive wird die Metapher des Segelns verwendet, um den Teammitgliedern zu helfen, über ihre Erfahrungen nachzudenken und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.
Dabei stellt sich das Team vor, dass es ein Boot segelt und bespricht seine bisherige Reise. Sie betrachten die Winde (Faktoren, die ihren Fortschritt begünstigt oder behindert haben), den Kurs, den sie eingeschlagen haben (die Ziele und Prioritäten, die sie gewählt haben), und die Landmarken, die sie passiert haben (Erfolge und Herausforderungen).
Das Team nutzt diese Diskussion, um Maßnahmen zu bestimmen, die es in Zukunft verbessern kann, z. B. die Segel zu setzen (die Herangehensweise oder Strategie zu ändern) oder den Kurs anzupassen (neue Ziele oder Prioritäten zu setzen).
6. Beginne mit einer neuen Besprechungsroutine & nutze die Zeit, die Du in Meetings verbringst, bestmöglich
Weißt Du, wie viele Stunden Du im letzten Jahr in Online-Meetings verbracht hast? Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Du zu viel Zeit in Meetings verbracht hast. Mit Collaboard kannst Du die Zeit, die Du in Online-Meetings verbringst, optimal nutzen und brauchst weniger Meetings. Warum? Weil Meetings effektiver und strukturierter werden, wenn ein Online-Whiteboard verwendet wird.
Nutze das neue Jahr, um eine neue Besprechungsroutine für Dein Team einzuführen. Erstelle eine klare Agenda für jede Besprechung, schreibe die Ziele auf, die Du erreichen willst, und erstelle ein Besprechungsprotokoll, das genügend Informationen enthält, damit die Teilnehmer später darauf zurückgreifen können.
In Collaboard findest Du Vorlagen, um Deine Besprechungen zu strukturieren. Da die Whiteboard-Leinwand unendlich groß ist, kannst Du das Protokoll jeder Besprechung auf einer einzigen Tafel unterbringen, was es viel einfacher macht, auf die Dinge zurückzublicken, die in der letzten Besprechung besprochen und beschlossen wurden.
7. Visualisiere Verantwortlichkeiten & Aufgaben
Wenn Du Deinen Plan für das nächste Jahr gemacht hast, Deine Ziele aufgeschrieben hast und priorisiert hast, worauf Du Dich konzentrieren möchtest, ist es wichtig, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und sicherzustellen, dass jeder weiß, an welchen Aufgaben gearbeitet werden muss.
Verwandle Dein Online-Whiteboard in ein KANBAN-Board und sortiere Deine Aufgaben in den Status „To-Do“, „Doing“ und „Done“. Verwende verschiedene Farben, um hervorzuheben, in welcher Phase sich die Aufgaben befinden, oder verwende die Farben, um klarzumachen, wer für eine Aufgabe verantwortlich ist. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, ein Online-Whiteboard zur Aufgabenverwaltung zu verwenden, von einer sehr einfachen To-Do-Liste bis hin zu einer ausgefeilten Planungswand mit all Deinen Aktivitäten.
Wenn Du bereits ein Aufgabenmanagementsystem wie Jira, Asana oder Ähnliches verwendest, gibt es auch eine Möglichkeit, den Inhalt, den Du im Online-Whiteboard erstellt hast, einfach zu exportieren und in Dein Aufgabenmanagementsystem zu importieren. Auf diese Weise musst Du nicht zweimal die gleiche Arbeit machen und kannst die Klebezettel auf dem Whiteboard leicht in Aufgaben in Deinem bevorzugten Aufgabenmanagementsystem umwandeln.
Nun bist Du an der Reihe. Starte Deinen kostenlosen Test mit Collaboard hier.
