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101 Dinge, die man mit einem
Online Whiteboard machen kann

Auf dieser Website findest Du spannende Use Cases, wie Du ein Online Whiteboard in deinen Arbeitsalltag einbinden kannst. 

Jede Woche kommt ein neuer Use Case dazu.


Meeting Protokolle

Vielen von uns begegnet diese Aufgabe regelmäßig. Sobald ein Meeting ansteht, ist meist ein Protokoll nötig. Das Besprochene muss dokumentiert werden, für die Nachwelt erfasst werden, Abwesende sollen informiert werden, einen Anknüpfungspunkt für das nächste Meeting haben.

Um es einfach zu gestalten, empfiehlt es sich ein einheitliches und vor allem für alle einsehbares Protokoll zu erstellen.

Warum soll immer nur eine Person das Protokoll erstellen? Warum soll das Protokoll in einer Word-Datei erstellt werden, welches dann via Beamer an die Wand projiziert wird?

Mit dem Online Whiteboard Collaboard können Protokolle auf eine neue, kollaborative Art erstellt werden.

Wenn Collaboard zum Einsatz kommt, entstehen zahlreiche Vorteile für das gesamte Team. Während des Meetings kann jeder aktiv seinen Beitrag leisten- egal ob im Büro, hybrid oder im Home Office.

Mit Leichtigkeit hast Du ein Board präpariert, das neben den Standard-Elementen wie Datum, Agenda und Teilnehmende noch weitere Elemente enthält, die dem Meeting noch mehr Effektivität verleihen und das gesamte Team einbinden.

Auf dem unendlich grossen virtuellen Whiteboard kannst Du Strukturen erstellen, die Du für jedes Meeting wiederverwenden kannst. 

  • Erstelle Post-Its, auf denen Du Besprechungsgrund & -ziel festhältst, damit das Team das Ziel vor Augen behält
  • Füge Teamstärken hinzu - damit fällt es den Teilnehmenden leichter, sich zielorientierte, positive Gedanken zu machen und Schwierigkeiten überwinden.
  • Stelle den Teilnehmenden Informationsmaterial in verschiedenen Formen zu Verfügung - von Word-Dokumenten bis Videos ist nahezu alles möglich
  • Gib Diskussionen einen Rahmen, wortwörtlich. Markiere Bereich für Fragen, damit alle Fragen der Teilnehmenden berücksichtigt werden können. So können auch Introvertierte viel einfacher partizipieren.
  • Teammitglieder können Ihre Punkte hinzufügen, die für sie wichtig sind, und ihre Beiträge an den Stärken des Teams ausrichten.
  • Nutze Emojis, um Stimmungsbilder abzuholen. Sind alle zufrieden mit dem Ergebnis?
  • Erstelle direkt eine To-Do-Box, damit am Ende jeder weiß wo er oder sie weiter macht. 
  • Setzte das Whiteboard auch für weiterführende Planungen ein und arbeite mit Methoden wie KANBAN.

Mit Collaboard kannst Du Deine individuelle Meeting Protokoll Vorlage stetig erweitern und adaptieren.

Meetings, bei denen nur einer redet und der Rest schläft, gehören der Vergangenheit an - Protokolle, die keiner mehr entziffern kann: Adé!

 

meetings

Beratungsgespräch

Führe Deine Beratungsgespräche auf einem völlig neuem Niveau und binde alle Beteiligen interaktiv ein. Mit Collaboard hast Du einen digitalen Moderatorenkoffern direkt zur Hand.

Lade Deine Klienten in interessante Beratunsgssessions ein. Gestalte ansprechende Präsentationen, zu denen Deine Klienten in Echtzeit Zugriff haben und individuelle Aspekte einbringen können.

Erfahre mehr, wie Du mit einem Online Whiteboard interaktive Präsentationen erstellst. Jetzt lesen

Verschiedene Werkzeuge ermöglichen Dir zu moderieren wie im Analogen - nur eben innovativ, ortsungebunden und komplett digital. Du hast auch die Möglichkeit bestimmte Bereiche zu sperren, sodass nicht direkt alles eingesehen werden kann und somit das Interesse aufrecht erhalten.  Plane verschiedene Aktivitäten ein, damit deine Beratung noch effizienter wird. Denn je interaktiver, desto besser die persönliche Nutzererfahrung. 

Das Board kann im Nachgang weiter verwendet werden, um beispielsweise Fortschritte festzuhalten wie die Beratung umgesetzt wird. Zudem gibt es die Möglichkeit Boards als Bild oder PDF zu exportieren und diese Exporte an die Teilnehmenden zu versenden. 

consultation



Prozesse visualisieren

Wie kann man komplexe Prozesse visualisieren und seinen Kollegen verständlich beibringen? Das Mittel dazu hast Du schnell zur Hand. Auf einem unendlich grossen digitalen Whiteboard kannst Du mit deinem Team in Echtzeit Prozesse und Abläufe darstellen.

In Collaboard stehen Dir verschiedene Werkzeuge, mit denen Du gestalten und abbilden kannst zur Verfügung. Pfeile, Konnektoren, Symbole sind einige der Elemente, mit denen Du sehr schnell einen Ablauf kreierst.

In Collaboard kannst Du mittels der Konnektoren jedes Element auf dem Whiteboard mit einem anderen Verbinden. Wie das genau funktioniert, findest Du in diesem Video.

Selbstverständlich bietet Collaboard noch weitaus mehr Elemente und verschiedene Vorlagen (Fishbone Diagramme, Flow-Charts, Service Blueprints, Swim-Lanes, Mind-Maps etc.) , die dich noch schneller ans Ziel bringen. Binde auch gleich Deine Kollegen und andere Stakeholder ein, um Klarheit im über die Prozesse im Team zu erhalten. Du kannst diese einfach zu Collaboard einladen, sogar als Gäste, wo sie sich nicht registrieren müssen.

Wenn nicht alle auf dem Whiteboard arbeiten, kannst Du die Kommentarfunktion nutzen. Wenn Prozessschritte unklar sind können Fragen in Kommentaren erfasst oder weitere Erläuterungen angebracht werden. Erwähne andere Personen in den Kommentaren und sie werden per E-Mail benachrichtigt. 

Mehr als Text sagt jedoch ein Video. Gerade wenn es um komplizierte Abläufe geht, ist gesprochenes Wort Gold wert. In Collaboard kannst Du direkt mit deiner Kamera ein Video aufnehmen, in welchem Du einzelne Schritte des Prozesses erklärst. 

 

Prozesse visualisieren mit einem online whiteboard-1

Personas erstellen

Personas zu erstellen ist eine sehr nützliche Methode, um bestimmte Gruppen besser zu verstehen. Seien das z.B. Buyer Personas, welche unser Produkt kaufen oder Personas von Nutzenden, welche unser Produkt verwenden oder Personen, welche wir über unsere Marketingaktivitäten erreichen möchten.

In einem klassischen Persona Workshop kreiert man Archetypen von Personen und erstellt eine Art Steckbrief mit den verschiedenen personenbezogenen Eigenschaften und Wünschen wie z.B.

  • Namen und Alter
  • Job
  • Ort
  • Persönlichkeit
  • Interessen
  • Ziele und Herausforderungen

Je genauer man die entsprechende Persona definiert, desto detaillierter kann man antizipieren, wie diese Persona sich verhält und auf das reagiert, was wir machen oder ihr zur Verfügung stellen.

Den Steckbrief der Persona kann man sehr gut direkt auf einem Online Whiteboard entwickeln. Das Online Whiteboard bietet alles, was man dafür braucht.

Steckbrief mit digitalen Post-It’s und Bildern

Lade ein Foto einer Person hoch, welche deiner Persona entspricht und gib ihr somit ein konkretes Gesicht. Die Inhalte vom Steckbrief kannst Du ganz einfach auf digitale Post-It’s aufschreiben. Am effektivsten ist es Personas in der Gruppe zu erstellen. Lade alle Beteiligten auf das Online Whiteboard ein und kreiert Eure Person im Team.

Wenn Ihr unterschiedliche Meinungen zu den Attributen der Persona habt, dient Euch die Abstimmungsfunktion, um schnell die Meinung der Gruppe demokratisch zu erfassen und Entscheide zu fällen.

Wiederverwendbare Vorlage

Oft kreiert man nicht nur eine Persona, sondern gleich mehrere. Du kannst dazu eine der Persona Vorlagen in Collaboard nutzen oder selbst welche erstellen. Damit stellst Du sicher, dass Du immer nach dem gleichen Schema vorgehst und sparst Zeit.

Personas weiterentwickeln

Einmal erstellte Personen sollen validiert und weiterentwickelt werden, bis diese so genau wie möglich der Zielgruppe entspricht, für welche ihr die Persona entwickelt. Der Vorteil, wenn Ihr die Personas auf einem Online Whiteboard entwickelt ist, dass ihr diese stetig anpassen könnt.

 

persona


Interaktive Präsentationen

Eine Präsentation online abzuhalten ist eine besondere Herausforderung - zum einen wegen der räumlichen Trennung zum Publikum und zum anderen wegen der technischen Umstände.

Einfacher wird es, wenn man mit einem Online Whiteboard arbeitet und sich alle Teilnehmer gleich auf dem Board befinden, da mit Collaboard auch gleich die Bildschirmfreigabe entfällt.

Gestalte die Präsentation auf interaktive Art und Weise. Wechsel den Präsentationsmodus und vergib Editier-Rechte an Dein Publikum. Jetzt kann jeder seinen Teil beitragen und beispielsweise an einer gemeinsamen Brainstorming-Session teilnehmen. Auch kann die Gruppe Ideen bewerten, verschiedene Antworten sammeln oder über Themen abstimmen.

Die folgenden fünf Punkte stecken unser Erfolgsrezept für Dich ab:

1. Lege fest, wo der Start Deiner Präsentation sein soll. Hier gestaltest du den ersten Blickfang für Dein Publikum mit Hilfe von einem Titel, einem Bild und/oder anderen Elementen. 

2. Setze Quick Links als Agenda. Diese verschaffen eine gute Übersicht und erleichtern Dir die Arbeit im Verlauf. 

3. Nutze die Vielzahl an Elementen, die Dir mit Collaboard zur Verfügung stehen:

  • Post-It´s: Anstelle von Aufzählungspunkten auf einer Folie verwende bunte Klebezettel.
  • Text: Verwende Textelemente für Titel und längere Textpassagen.
  • Bilder: Nutze Bilder für Darstellungen, lade eigene hoch oder verwende die integrierte Web-Bildersuche.
  • Videos: Lade Videos auf dein Board hoch oder nehme direkt ein Video mit der Kamera auf. Genauso kannst Du auch über die integrierte YouTube-Suche YouTube-Videos hinzufügen.
  • Formen: Collaboard bietet mehr als 200 verschiedene Formen zur Gestaltung.
  • Dokumente: Importiere vorhandene Präsentationen (PowerPoint oder PDF) auf dein Board und verwende sie dort wieder. Spannend: Du kannst sie hier durchklicken und z.B. wichtige Passagen hervorheben.
  • Füge Websites oder Gifs Deinem Board hinzu.

4. Verleih Deiner Präsentation Deine persönliche Note, indem Du deine Lieblingsschriftart auswählst und alles einfärbst wie es Dir passt. Hilfreich ist da auch die Pipetten-Funktion, wenn es mal ein ganz bestimmter Farbton sein soll.

5. Last but not least: Der rote Faden! Verbinde alle Inhalte Deiner Präsentation quasi wortwörtlich mit einem roten Faden. Nutze hierfür einfach die Konnektorfunktion, mit der du die Zusammenhänge zwischen den Elementen visualisierst.  

 

presentation

Projektmanagement

Stehen größere Projekte an, hat es oberste Priorität strukturiert vorzugehen und nicht den Überblick zu verlieren. Meist sind mehrere Stakeholder involviert, so dass sich die Nutzung eines Kollaborationstools als effektiv erweist.

In Echtzeit kann mit allen Beteiligten jede Phase eines Projekts durchdacht und durchlaufen werden. Die Vielzahl der Vorlagen bietet Dir eine ideale Unterstützung in Deinem Vorhaben. Mit Collaboard kannst Du die verschiedenen Projektphasen grafisch optimal darstellen, aneinander ketten und zu einem großen Ganzen werden lassen. Für jeden ist somit der Überblick garantiert.

Beispielsweise steht am Anfang die Identifizierung des Problems. Die Beteiligten äußern ihr Statement per Klebezettel. Diese werden geordnet angebracht und letztlich kann über die Abstimmfunktion eine Gewichtung vorgenommen werden. Das Ergebnis wird dann in eine weitere Vorlage eingebracht, in welcher die nächsten Handlungsschritte mit Verantwortlichkeiten festgehalten werden. Dies kann unendlich fortgeführt werden, denn auch Dein Board hat unendlich viel Platz zur Verfügung.

Welche Vorlagen bietet Collaboard in diesem Zusammenhang noch? Zur Auswahl stehen unter anderem die SWOT-Analyse, das Bulls Eye-Diagramm, das Fishbone-Diagramm oder Matrizen zur Prioisierung.

Im Projektverlauf wird der Status über das Board kontrolliert und angepasst bis letztlich das Ziel erreicht ist.

Am Ende lässt sich gewiss auf den Projekterfolg auch noch ein spielerischer Kaffeeklatsch mit dem Team über das Online Whiteboard abhalten. ;)

 

projektmanagement

Roadmaps & Timelines

Ein starkes Tool für effektive Zusammenarbeit ist eine Roadmap bzw. eine Timeline, um vergangene und kommende Meilensteine zu visualisieren. Besonders gewinnt es in der Produkt- oder Projektentwicklung für die Zielerreichung an Relevanz. Es können verschiedene wichtige Aspekte im Verlauf kommuniziert werden, wie beispielsweise Änderungen, Verbesserungen, Fehlerbehebungen, Abhängigkeiten, Prioritäten, Aufgaben- oder Materialzuweisungen usw.

Mit gegebenen Elementen aus Collaboard wird Timeline im Nu zusammengestellt und alle nötigen Schritte und Veröffentlichungen werden in Abstimmung mit den Kollegen festgehalten.

Ein Zeitstrahl eingeteilt in Quartale und Monate bildet die Ausgangsbasis für die Phasen und Termine. Sollten Termine und Ergbnisse fix sein und unausweichlich können diese Bereiche gesperrt werden, so dass keiner mehr daran rütteln kann.

Nachdem die Meilensteine eingetragen sind, geht es an die Details: Post-It´s, Schriftarten, Formen und mehr erweitern das Vorhaben reichhaltig.

Der Timeline lassen sich auch die Ergebnisse verschiedenster Formate anfügen zum Beispiel zur gegenseitigen Überprüfung. Es ist nicht nötig, dass alle Teilnehmenden synchron daran arbeiten und an Besprechungen teilnehmen. Oft ist es so, dass die Skills für das Endresultat in verschiedenen Abteilungen liegen, aber eine getimte Übergabe unabdingbar ist.

So eine Roadmap stellt auch ein ideales Tool in einem größeren Projekt dar, so dass diese integrierbar ist in den vorangegangenen Use Case Projektmanagement.

 

roadmap

Agile Retrospektive

Retro ist nicht nur eine Erscheinung im Modedesign, sondern auch eine wertvolle Methode, um seinen Arbeitsstil zu optimieren. Geeignet ist dies beispielsweise für Rollen im Produktmanagement, in der Teamleitung oder im Projektmanagement

Kennst Du bereits das Prozedere der Retrospektive im Team und es war irgendwie ineffizient? Die gelernten Lektionen fanden keinen Nachhall und es passierten keine Änderungen? Ganz getreu dem Motto "Das haben wir schon immer so gemacht"?

Versuch es mal mit dem Online Whiteboard und binde Dein Team strukturiert mit ein. Besonders wenn viele verschiedene Meinungen im Raum stehen, eignet sich die Methode der agilen Retrospektive, um eine zentrale Perspektive für die Zukunft zu schaffen. 

In Collaboard stehen dir genau dafür ein paar Vorlagen zur Verfügung, um das Ganze agil und effizient zu gestalten - von der Sail Boat Retrospective bis hin zur Quick Retrosprective.

Bereite ein Meeting vor, für welches Du klare Rollen festlegst: wer moderiert, wer notiert, wer achtet auf die Zeit? Hilfreich ist ebenso die Abstimmfunktion. Sammelt eure Erfahrungen auf Post-It´s an einem Ort und stimmt darüber ab, welche Erfahrung in den Themenfokus rücken soll. Anhand der automatisierten Abstimmung findet ihr heraus, was ihr euch gemeinsam für die Zukunft mitnehmt und was ihr lieber meiden solltet.

Betrachtet es als einen dynamischen Prozess und verabschiedet euch von statischen Denkweisen. Generiert auf diese Weise für alle mehr Einsichten und mehr Verständnis, so dass die Umsetzung des Vorhabens leichter fällt.

Lesson learned? ;)

agile retrospective

Workshop Icebreaker: These

Viele kennen Thesen vom wissenschaftlichen Arbeiten, wo es darum geht eine Behauptung als wahr oder falsch herauszustellen.

Doch Thesen eigenen sich nicht nur für ausführliche wissenschaftliche Abhandlungen, sondern können auch einen Idealen Einstieg in einen Workshop oder Meeting bieten.

Thesen oder Antithesen regen direkt zum Mitdenken an. Sobald jemand die These gelesen hat beginnt sein Hirn zu arbeiten und versucht zu entscheiden, inwiefern der These zugestimmt werden soll oder nicht.

Oftmals gibt es auch kein einfaches Wahr oder Falsch in Bezug auf eine These. Vielleicht stimmt man der These nur ein bisschen zu, ist aber nicht voll überzeugt. Hier ein paar Beispiele von Thesen:


«Online Meetings sind produktiver als Offline Meetings»

«Unternehmen die Mitarbeitenden hybride Arbeitsmodelle anbieten, sind attraktivere Arbeitgebende»»

«Je höher die Diversität in einem Team desto erfolgreicher ist dieses Team»


Wenn es darum geht in einem online Workshop die Meinungen der Teilnehmenden zu einer These einzusammeln, kommt das Online Whiteboard ins Spiel.

Schreibe dazu die These auf das Online Whiteboard auf und bilde dort einen Wertebereich, in welchen die Teilnehmer z.B. vorgefertigte Punkt einfach reinschieben können. Damit kann schnell und interaktiv die Meinung der Gruppe zur These gesammelt werden, welche danach Grundlage für eine Diskussion bildet.

Beispiel für einen Wertebereich: ++ | + | - | --

Damit die Inputs aus der Diskussion nicht verloren gehen, können diese direkt auf den digitalen Post-Its auf dem Whiteboard von den moderierenden Personen oder von den Teilnehmern selbst festgehalten werden.


these

Ausschreibungen: Visualisieren von Dokumenten und Aufgaben definieren

Wer Ausschreibungen gestalten oder daran teilnehmen darf, hantiert schnell mit verschiedensten Dokumenten. Bei der Fülle an Dokumenten und Informationen ist es nicht immer einfach den Überblick zu behalten. Genau da setzt ein Online Whiteboard an. Indem, dass sämtliche Dokumente hochgeladen werden und auf dem Whiteboard Seite für Seite dargestellt werden, kann schnell ein Überblick verschafft werden. Ganz so, als hätte mal alle Dokumente ausgedruckt und an eine Wand oder auf ein echtes Whiteboard geklebt.

Aus der Adlerperspektive kann man alle Dokumente einfach überblicken und durch das Heranzoomen die einzelnen Details anschauen.

Damit ist es aber noch nicht getan. Das Online Whiteboard ist eine kollaborative Lösung, worauf das ganze Team, das an der Ausschreibung beteiligt ist, zugreifen kann.

Wie auf dem ausgedruckten Papier, können mit dem digitalen Marker die wichtigen Textpassagen angestrichen werden. Der digitale Stift bietet das ganze Farbspektrum und so kann für verschiedene Themen ein entsprechender Farbcode verwendet werden.

Bei komplexeren Ausschreibungen müssen oft verschiedene Punkte geklärt werden und nach einer ersten Durchsicht der Dokumente entstehen Aufgaben. Diese können auf dem Online Whiteboard direkt als Post-Its erfasst werden und wer mag, kann auf dem gleichen Board, auf dem all die Dokumente sind, noch eine To-Do Liste (oder KANBAN-Board) erstellen.

Ausschreibungen sind Teamarbeit und eine effiziente Kommunikation beschleunigt den Prozess alle geforderten Inhalte zusammenzutragen. Anhand von Kommentaren und Chat-Funktion kann die ganze Kommunikation und sämtliche Zusammenarbeit direkt auf dem Whiteboard erfolgen.

Der visuelle Charakter des Online Whiteboards hilft somit Ausschreibungen zu bearbeiten und das gesamte Team auf einer virtuellen Arbeitsfläche zu vereinen.

Speziell bei Collaboard können die einzelnen Seiten verschiedenster Dokumente ganz einfach extrahiert und dargestellt werden, wie auf dem Beispiel Bild unten.

Ausschreibungen_Überblicken

Customer Journey

Das Erstellen einer Customer Journey ermöglicht es, Kunden und die Schritte, die sie durchlaufen bis sie effektiv zu Kunden werden, besser zu verstehen.  

Je nach Produkt und Unternehmen ist eine Customer Journey schnell ein komplexes Gebilde. Die verschiedenen Touchpoints, Interaktionen und Phasen zu visualisieren ist der erste Schritt, eine Übersicht zu gewinnen.  

Genau aus diesem Grund eignet sich ein Online Whiteboard hervorragend eine Kundenreise zu visualisieren und sämtliche Zusammenhänge einfach verständlich und übersichtlich darzustellen.  

Die verschiedenen Phasen der Customer Journey (Awareness, Acquisition, Onboarding, Engagement und Advocacy) können als Bereiche auf dem Whiteboard aufgezeichnet oder anhand von abgetrennten Bereichen dargestellt werden. Sämtliche Interaktionspfade können einfach via Verknüpfung dargestellt werden.  

Gerade bei beratungsintensiven Produkten findet ein grosser Teil der Customer Journey direkt im Austausch mit dem potentiellen Kunden statt. Dafür sind Meetings und gegebenenfalls ganze Workshops notwendig.  
 

Anstatt den Austausch auf Chat, Videokonferenz und Dokumente zu beschränken, kann ein Online Whiteboard genutzt werden, um dem gesamten Austausch mit dem Kunden direkt auf dem Whiteboard zu machen. Anforderungen, Herausforderungen, Kundenwünsche etc. können direkt live, in Echtzeit mit dem Kunden auf dem Whiteboard niedergeschrieben, analysiert und beantwortet werden.  

Unternehmen, die ihre Kunden direkt auf das Board holen und mit Ihnen zusammenarbeiten, machen definitiv etwas anders im Vergleich zur reinen Kommunikation per Mail. Die Art der Kommunikation ist effizienter, klarer, transparenter und der Kunde fühlt sich bereits mehr mitgenommen. 

Im Bild unten ist eine Beispielhafte Customer Journey dargestellt, in der ein Kunde direkt mit dem Anbieter zusammenarbeiten kann.  

customer journey

Es folgen weitere Use Cases. Bleibe gespannt und probiere doch Deine Ideen gleich mit Collaboard aus.

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