101 Dinge, die man mit einem
Online Whiteboard machen kann

Du hast Dich bereits entschieden, dass Du mit einem Online-Whiteboard arbeiten möchtest. Sehr gut! Suchst Du jetzt nach Inspiration, was Du damit machen kannst?

Wir nehmen Dich gerne an die Hand und zeigen Dir Anwendungsfälle und was Du mit einem Online-Whiteboard machen kannst. Du wirst eine gute Vorstellung davon bekommen, wie einfach es ist und wie Du sofort loslegen kannst!

Auf dieser Website findest Du spannende Use Cases, wie Du ein Online Whiteboard in Deinen Arbeitsalltag einbinden kannst. 

• Meeting Protokoll

• Beratungsgespräch

• Prozesse visualisieren

• Personas erstellen

• Interaktive Präsentationen

• Projektmanagement

• Roadmaps & Timelines

• Agile Retrospektive
• Workshop Icebreaker: These
• Ausschreibungen: Visualisieren von Dokumenten und Aufgaben zuweisen
• Customer Journey
• Buying Center
• Website Entwicklung

Vielen von uns begegnet diese Aufgabe regelmäßig. Sobald ein Meeting ansteht, ist meist ein Protokoll nötig. Das Besprochene muss dokumentiert werden, für die Nachwelt erfasst werden, Abwesende sollen informiert werden, einen Anknüpfungspunkt für das nächste Meeting haben.

Um es einfach zu gestalten, empfiehlt es sich ein einheitliches und vor allem für alle einsehbares Protokoll zu erstellen.

Warum soll immer nur eine Person das Protokoll erstellen? Warum soll das Protokoll in einer Word-Datei erstellt werden, welches dann via Beamer an die Wand projiziert wird?

Mit dem Online Whiteboard Collaboard können Protokolle auf eine neue, kollaborative Art erstellt werden.

Wenn Collaboard zum Einsatz kommt, entstehen zahlreiche Vorteile für das gesamte Team. Während des Meetings kann jeder aktiv seinen Beitrag leisten- egal ob im Büro, hybrid oder im Home Office. Lerne mehr über die Flexibilität von hybridem Arbeiten auf unserem Blog.

Mit Leichtigkeit hast Du ein Board präpariert, das neben den Standard-Elementen wie Datum, Agenda und Teilnehmende noch weitere Elemente enthält, die dem Meeting noch mehr Effektivität verleihen und das gesamte Team einbinden.

Auf dem unendlich grossen virtuellen Whiteboard kannst Du Strukturen erstellen, die Du für jedes Meeting wiederverwenden kannst. 

• Erstelle Post-Its, auf denen Du Besprechungsgrund & -ziel festhältst, damit das Team das Ziel vor Augen behält
• Füge Teamstärken hinzu - damit fällt es den Teilnehmenden leichter, sich zielorientierte, positive Gedanken zu machen und Schwierigkeiten überwinden.
• Stelle den Teilnehmenden Informationsmaterial in verschiedenen Formen zu Verfügung - von Word-Dokumenten bis Videos ist nahezu alles möglich
• Gib Diskussionen einen Rahmen, wortwörtlich. Markiere Bereich für Fragen, damit alle Fragen der Teilnehmenden berücksichtigt werden können. So können auch Introvertierte viel einfacher partizipieren.
• Teammitglieder können Ihre Punkte hinzufügen, die für sie wichtig sind, und ihre Beiträge an den Stärken des Teams ausrichten.
• Nutze Emojis, um Stimmungsbilder abzuholen. Sind alle zufrieden mit dem Ergebnis?
• Erstelle direkt eine To-Do-Box, damit am Ende jeder weiß, wo er oder sie weiter macht. 
• Setzte das Whiteboard auch für weiterführende Planungen ein und arbeite mit Methoden wie KANBAN.

Mit Collaboard kannst Du Deine individuelle Meeting Protokoll Vorlage stetig erweitern und adaptieren.

Meetings, bei denen nur einer redet und der Rest schläft, gehören der Vergangenheit an - Protokolle, die keiner mehr entziffern kann: Adé!

Wie kann man komplexe Prozesse visualisieren und seinen Kollegen verständlich beibringen? Das Mittel dazu hast Du schnell zur Hand. Auf einem unendlich grossen digitalen Whiteboard kannst Du mit deinem Team in Echtzeit Prozesse und Abläufe darstellen.

In Collaboard stehen Dir verschiedene Werkzeuge, mit denen Du gestalten und abbilden kannst zur Verfügung. Pfeile, Konnektoren, Symbole sind einige der Elemente, mit denen Du sehr schnell einen Ablauf kreierst.

In Collaboard kannst Du mittels der Konnektoren jedes Element auf dem Whiteboard mit einem anderen Verbinden. Wie das genau funktioniert, findest Du in diesem Video.

Selbstverständlich bietet Collaboard noch weitaus mehr Elemente und verschiedene Vorlagen (Fishbone Diagramme, Flow-Charts, Service Blueprints, Swim-Lanes, Mind-Maps etc.), die Dich noch schneller ans Ziel bringen. Binde auch gleich Deine Kollegen und andere Stakeholder ein, um Klarheit im über die Prozesse im Team zu erhalten. Du kannst diese einfach zu Collaboard einladen, sogar als Gäste, wo sie sich nicht registrieren müssen.

Wenn nicht alle auf dem Whiteboard arbeiten, kannst Du die Kommentarfunktion nutzen. Wenn Prozessschritte unklar sind, können Fragen in Kommentaren erfasst oder weitere Erläuterungen angebracht werden. Erwähne andere Personen in den Kommentaren und sie werden per E-Mail benachrichtigt. 

Mehr als Text sagt jedoch ein Video. Gerade wenn es um komplizierte Abläufe geht, ist gesprochenes Wort Gold wert. In Collaboard kannst Du direkt mit Deiner Kamera ein Video aufnehmen, in welchem Du einzelne Schritte des Prozesses erklärst. 

Personas zu erstellen ist eine sehr nützliche Methode, um bestimmte Gruppen besser zu verstehen. Seien das z.B. Buyer Personas, welche unser Produkt kaufen oder Personas von Nutzenden, welche unser Produkt verwenden oder Personen, welche wir über unsere Marketingaktivitäten erreichen möchten.

In einem klassischen Persona Workshop kreiert man Archetypen von Personen und erstellt eine Art Steckbrief mit den verschiedenen personenbezogenen Eigenschaften und Wünschen wie z.B.

• Namen und Alter
• Job
• Ort
• Persönlichkeit
• Interessen
• Ziele und Herausforderungen

Je genauer man die entsprechende Persona definiert, desto detaillierter kann man antizipieren, wie diese Persona sich verhält und auf das reagiert, was wir machen oder ihr zur Verfügung stellen.

Den Steckbrief der Persona kann man sehr gut direkt auf einem Online Whiteboard entwickeln. Das Online Whiteboard bietet alles, was man dafür braucht.

Steckbrief mit digitalen Post-It’s und Bildern

Lade ein Foto einer Person hoch, welche deiner Persona entspricht und gib ihr somit ein konkretes Gesicht. Die Inhalte vom Steckbrief kannst Du ganz einfach auf digitale Post-It’s aufschreiben. Am effektivsten ist es, Personas in der Gruppe zu erstellen. Lade alle Beteiligten auf das Online Whiteboard ein und kreiert eure Person im Team.

Wenn ihr unterschiedliche Meinungen zu den Attributen der Persona habt, dient euch die Abstimmungsfunktion, um schnell die Meinung der Gruppe demokratisch zu erfassen und Entscheide zu fällen.

Wiederverwendbare Vorlage

Oft kreiert man nicht nur eine Persona, sondern gleich mehrere. Du kannst dazu eine der Persona Vorlagen in Collaboard nutzen oder selbst welche erstellen. Damit stellst Du sicher, dass Du immer nach dem gleichen Schema vorgehst und sparst Zeit.

Personas weiterentwickeln

Einmal erstellte Personen sollen validiert und weiterentwickelt werden, bis diese so genau wie möglich der Zielgruppe entspricht, für welche ihr die Persona entwickelt. Der Vorteil, wenn Ihr die Personas auf einem Online Whiteboard entwickelt ist, dass ihr diese stetig anpassen könnt.

Eine Präsentation online abzuhalten ist eine besondere Herausforderung - zum einen wegen der räumlichen Trennung zum Publikum und zum anderen wegen der technischen Umstände.

Einfacher wird es, wenn man mit einem Online Whiteboard arbeitet und sich alle Teilnehmer gleich auf dem Board befinden, da mit Collaboard auch gleich die Bildschirmfreigabe entfällt.

Gestalte die Präsentation auf interaktive Art und Weise. Wechsel den Präsentationsmodus und vergib Editier-Rechte an Dein Publikum. Jetzt kann jeder seinen Teil beitragen und beispielsweise an einer gemeinsamen Brainstorming-Session teilnehmen. Auch kann die Gruppe Ideen bewerten, verschiedene Antworten sammeln oder über Themen abstimmen.

Stehen größere Projekte an, hat es oberste Priorität, strukturiert vorzugehen und nicht den Überblick zu verlieren. Meist sind mehrere Stakeholder involviert, sodass sich die Nutzung eines Kollaborationstools als effektiv erweist.

In Echtzeit kann mit allen Beteiligten jede Phase eines Projekts durchdacht und durchlaufen werden. Die Vielzahl der Vorlagen bietet Dir eine ideale Unterstützung in Deinem Vorhaben. Mit Collaboard kannst Du die verschiedenen Projektphasen grafisch optimal darstellen, aneinander ketten und zu einem großen Ganzen werden lassen. Für jeden ist somit der Überblick garantiert.

Beispielsweise steht am Anfang die Identifizierung des Problems. Die Beteiligten äußern ihr Statement per Klebezettel. Diese werden geordnet angebracht und letztlich kann über die Abstimmfunktion eine Gewichtung vorgenommen werden. Das Ergebnis wird dann in eine weitere Vorlage eingebracht, in welcher die nächsten Handlungsschritte mit Verantwortlichkeiten festgehalten werden. Dies kann unendlich fortgeführt werden, denn auch Dein Board hat unendlich viel Platz zur Verfügung.

Welche Vorlagen bietet Collaboard in diesem Zusammenhang noch? Zur Auswahl stehen unter anderem die SWOT-Analyse, das Bulls Eye-Diagramm, das Fishbone-Diagramm oder Matrizen zur Priorisierung.

Im Projektverlauf wird der Status über das Board kontrolliert und angepasst, bis letztlich das Ziel erreicht ist.

Am Ende lässt sich gewiss auf den Projekterfolg auch noch ein spielerischer Kaffeeklatsch mit dem Team über das Online Whiteboard abhalten. ;)

Ein starkes Tool für effektive Zusammenarbeit ist eine Roadmap bzw. eine Timeline, um vergangene und kommende Meilensteine zu visualisieren. Besonders gewinnt es in der Produkt- oder Projektentwicklung für die Zielerreichung an Relevanz. Es können verschiedene wichtige Aspekte im Verlauf kommuniziert werden, wie beispielsweise Änderungen, Verbesserungen, Fehlerbehebungen, Abhängigkeiten, Prioritäten, Aufgaben- oder Materialzuweisungen usw.

Mit gegebenen Elementen aus Collaboard wird Timeline im Nu zusammengestellt und alle nötigen Schritte und Veröffentlichungen werden in Abstimmung mit den Kollegen festgehalten.

Ein Zeitstrahl eingeteilt in Quartale und Monate bildet die Ausgangsbasis für die Phasen und Termine. Sollten Termine und Ergebnisse fix sein und unausweichlich können diese Bereiche gesperrt werden, sodass keiner mehr daran rütteln kann.

Nachdem die Meilensteine eingetragen sind, geht es an die Details: Post-It´s, Schriftarten, Formen und mehr erweitern das Vorhaben reichhaltig.

Der Timeline lassen sich auch die Ergebnisse verschiedenster Formate anfügen, zum Beispiel zur gegenseitigen Überprüfung. Es ist nicht nötig, dass alle Teilnehmenden synchron daran arbeiten und an Besprechungen teilnehmen. Oft ist es so, dass die Skills für das Endresultat in verschiedenen Abteilungen liegen, aber eine getimte Übergabe unabdingbar ist.

So eine Roadmap stellt auch ein ideales Tool in einem größeren Projekt dar, sodass diese integrierbar ist in den vorangegangenen Use Case Projektmanagement.

Viele kennen Thesen vom wissenschaftlichen Arbeiten, wo es darum geht, eine Behauptung als wahr oder falsch herauszustellen.

Doch Thesen eigenen sich nicht nur für ausführliche wissenschaftliche Abhandlungen, sondern können auch einen idealen Einstieg in einen Workshop oder Meeting bieten.

Thesen oder Antithesen regen direkt zum Mitdenken an. Sobald jemand die These gelesen hat, beginnt sein Hirn zu arbeiten und versucht zu entscheiden, inwiefern der These zugestimmt werden soll oder nicht.

Oftmals gibt es auch kein einfaches Wahr oder Falsch in Bezug auf eine These. Vielleicht stimmt man der These nur ein bisschen zu, ist aber nicht voll überzeugt. Hier ein paar Beispiele von Thesen:

Wenn es darum geht in einem online Workshop die Meinungen der Teilnehmenden zu einer These einzusammeln, kommt das Online Whiteboard ins Spiel.

Schreibe dazu die These auf das Online Whiteboard auf und bilde dort einen Wertebereich, in welchen die Teilnehmer z.B. vorgefertigte Punkt einfach reinschieben können. Damit kann schnell und interaktiv die Meinung der Gruppe zur These gesammelt werden, welche danach Grundlage für eine Diskussion bildet.

Beispiel für einen Wertebereich: ++ | + | - | --

Damit die Inputs aus der Diskussion nicht verloren gehen, können diese direkt auf den digitalen Post-Its auf dem Whiteboard von den moderierenden Personen oder von den Teilnehmern selbst festgehalten werden.

Wer Ausschreibungen gestalten oder daran teilnehmen darf, hantiert schnell mit verschiedensten Dokumenten. Bei der Fülle an Dokumenten und Informationen ist es nicht immer einfach den Überblick zu behalten. Genau da setzt ein Online Whiteboard an. Indem, dass sämtliche Dokumente hochgeladen werden und auf dem Whiteboard Seite für Seite dargestellt werden, kann schnell ein Überblick verschafft werden. Ganz so, als hätte mal alle Dokumente ausgedruckt und an eine Wand oder auf ein echtes Whiteboard geklebt.

Aus der Adlerperspektive kann man alle Dokumente einfach überblicken und durch das Heranzoomen die einzelnen Details anschauen.

Damit ist es aber noch nicht getan. Das Online Whiteboard ist eine kollaborative Lösung, worauf das ganze Team, das an der Ausschreibung beteiligt ist, zugreifen kann.

Wie auf dem ausgedruckten Papier können mit dem digitalen Marker die wichtigen Textpassagen angestrichen werden. Der digitale Stift bietet das ganze Farbspektrum und so kann für verschiedene Themen ein entsprechender Farbcode verwendet werden.

Bei komplexeren Ausschreibungen müssen oft verschiedene Punkte geklärt werden und nach einer ersten Durchsicht der Dokumente entstehen Aufgaben. Diese können auf dem Online Whiteboard direkt als Post-Its erfasst werden und wer mag, kann auf dem gleichen Board, auf dem all die Dokumente sind, noch eine To-Do Liste (oder KANBAN-Board) erstellen.

Ausschreibungen sind Teamarbeit und eine effiziente Kommunikation beschleunigt den Prozess alle geforderten Inhalte zusammenzutragen. Anhand von Kommentaren und Chat-Funktion kann die ganze Kommunikation und sämtliche Zusammenarbeit direkt auf dem Whiteboard erfolgen.

Der visuelle Charakter des Online Whiteboards hilft somit Ausschreibungen zu bearbeiten und das gesamte Team auf einer virtuellen Arbeitsfläche zu vereinen.

Speziell bei Collaboard können die einzelnen Seiten verschiedenster Dokumente ganz einfach extrahiert und dargestellt werden, wie auf dem Beispielbild unten.

Das Erstellen einer Customer Journey ermöglicht es, Kunden und die Schritte, die sie durchlaufen, bis sie effektiv zu Kunden werden, besser zu verstehen.  

Je nach Produkt und Unternehmen ist eine Customer Journey schnell ein komplexes Gebilde. Die verschiedenen Touchpoints, Interaktionen und Phasen zu visualisieren ist der erste Schritt, eine Übersicht zu gewinnen.  

Genau aus diesem Grund eignet sich ein Online Whiteboard hervorragend eine Kundenreise zu visualisieren und sämtliche Zusammenhänge einfach verständlich und übersichtlich darzustellen.  

Die verschiedenen Phasen der Customer Journey (Awareness, Acquisition, Onboarding, Engagement und Advocacy) können als Bereiche auf dem Whiteboard aufgezeichnet oder anhand von abgetrennten Bereichen dargestellt werden. Sämtliche Interaktionspfade können einfach via Verknüpfung dargestellt werden.  

Gerade bei beratungsintensiven Produkten findet ein grosser Teil der Customer Journey direkt im Austausch mit dem potenziellen Kunden statt. Dafür sind Meetings und gegebenenfalls ganze Workshops notwendig.  
 

Anstatt den Austausch auf Chat, Videokonferenz und Dokumente zu beschränken, kann ein Online Whiteboard genutzt werden, um dem gesamten Austausch mit dem Kunden direkt auf dem Whiteboard zu machen. Anforderungen, Herausforderungen, Kundenwünsche etc. können direkt live, in Echtzeit mit dem Kunden auf dem Whiteboard niedergeschrieben, analysiert und beantwortet werden.  

Unternehmen, die ihre Kunden direkt auf das Board holen und mit ihnen zusammenarbeiten, machen definitiv etwas anders im Vergleich zur reinen Kommunikation per Mail. Die Art der Kommunikation ist effizienter, klarer, transparenter und der Kunde fühlt sich bereits mehr mitgenommen. 

Im Bild unten ist eine beispielhafte Customer Journey dargestellt, in der ein Kunde direkt mit dem Anbieter zusammenarbeiten kann.  

Wer anspruchsvolle Produkte und Lösungen verkauft, hat früher oder später den Need ein Buying Center zu analysieren und zu bearbeiten.

Buying Center mit den verschiedenen Rollen (Influencer, Empfehler, User, Initiator, Gatekeeper, Decider, Economic Buyer) zu erfassen und die Zusammenhänge zwischen diesen darzustellen kann einfach mit einem Online Whiteboard gemacht werden.

Es gibt verschiedenste Methoden und Tools um das Buying Center zu visualisieren und in diesem Beitrag möchten wir aufzeigen, wie dies ganz simpel mit einem Online Whiteboard gelöst werden kann. Der Ansatz ist nicht limitiert auf das Buying Center, sondern kann auf jede Art der Darstellung von Beziehungen in und zwischen Unternehmen angewandt werden.

Der Kern eines jeden Buying Centers sind die Menschen in einem Unternehmen. Diese können auf dem Online Whiteboard ganz mühelos mit einem Bild (z.B. Screenshot vom LinkedIn Profil) hinzugefügt werden. Nicht nur den Namen, sondern auch das Bild, die Funktion und weitere Attribute lassen sich hinzuzufügen und komplettieren die Informationen der einzelnen Personen im Buying Center.

Abteilungen, Verknüpfungen zwischen diesen und den Personen mit entsprechenden Informationen zu den Zusammenhängen lassen sich einfach visualisieren.

Das ganze Sales- und Pre-Sales Team kann auf einen Blick erfassen, wie die Zusammenhänge beim Kunden sind, wie die Ansprechpersonen zu kategorisieren sind (z.B. farblich markiert mit Gelb, Blau, Grün, Rot) und daraus gezielt Aktivitäten ableiten, um eine Strategie zu entwickeln, um einen potentiellen Kunden zu gewinnen.

Die geplanten Aktivitäten und To-Dos können direkt auf dem Whiteboard erfasst, dokumentiert und nachverfolgt werden.

Der grosse Vorteil eines Online Whiteboards besteht darin, die Komplexität des Buying Centers auf einer virtuellen Fläche darzustellen und eine für alle zugängliche Dokumentation zu haben, auf die ortsunabhängig zugegriffen werden kann.

Das Herunterbrechen der Komplexität durch Visualisierung erfolgt im Team. Im Sales Meeting können alle auf das Whiteboard zugreifen, ihre Insights hinzufügen und Gespräche sowie neue Erkenntnisse dokumentieren. 

Die Neugestaltung oder Optimierung von Webseiten ist für jedes Marketingteam ein herausfordernder Prozess. Die Idee für eine neue Webseite wird auf einem Papier oder Whiteboard entwickelt, bis dann schnell vom Design-Team die ersten Mock-Ups erstellt werden.

In Workshops finden Teams heraus, welche Anforderungen die Webseite erfüllen muss und ein iterativer Prozess sorgt für eine stetige Weiterentwicklung. Das digitale Whiteboard ist auch hier eine große Hilfe, denn es sorgt dafür, dass Workshopinhalte von Anfang an komplett digital erstellt werden und dann für eine interaktive Weiterverwendung zur Verfügung stehen.

Neben der Auswahl der Technologie sind bei der Webseite immer Themen der Navigation, des Designs und des Inhalts zentral. Darüber kann jedes Unternehmen bestimmen, wie sich potenzielle Kunden auf der Webseite zurechtfinden, welche Botschaften prominent platziert werden sollen und wie die Webseite vom Look & Feel herkommen soll. Auf dem Online Whiteboard können alle konzeptionellen Schritte für das Erstellen und Optimieren einer Webseite abgebildet und im Team erarbeitet und diskutiert werden.

So können Teams beispielsweise die Struktur der Seite, die Zuordnung von Inhalten und die Verteilung der Elemente auf der Seite planen und konzeptionieren. Auch die verwendeten Farben, Schriften und Bilder können durch das Online Whiteboard ausgewählt und aufeinander abgestimmt werden. So kann das Webdesignteam die Webseite optimal an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen und ein ansprechendes Ergebnis liefern.

Außerdem kann das Online Whiteboard als Hilfe genutzt werden, um die Navigation auf der Webseite zu gestalten, sodass der Nutzer schnell und intuitiv zu den wichtigsten Informationen gelangt.

Letztendlich können Teams auf dem Online Whiteboard die Erstellung und Optimierung von Inhalten überwachen, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen entsprechen und die Botschaften klar vermitteln. Auf diese Weise kann das Unternehmen sicherstellen, dass die Webseite eine positive Erfahrung für die Nutzenden bietet und alle Ziele erreicht.

Darüber hinaus kann das Online Whiteboard auch eine Hilfe sein, um eine Übersicht über den Fortschritt zu behalten, Feedback von Kunden oder Stakeholdern zu sammeln und Änderungen vergleichbar zu machen. So können Änderungen schnell erkannt und diskutiert werden, um das Design schließlich zu optimieren und das Ergebnis zu verbessern.

Mit dem Online Whiteboard ist es einfacher, eine konsistente Erfahrung zu schaffen und die Webseite zu einem wirkungsvollen Werkzeug zu machen, das Unternehmen bei der Erreichung ihrer Ziele unterstützt.