Über die BOC Information Technologies Consulting GmbH

Die BOC Information Technologies Consulting GmbH (später BOC genannt) in Berlin bietet aus einer Hand Software, Beratung und Dienstleistungen in den Bereichen Business Process Management (BPM) und Enterprise Architecture Management (EAM) und arbeitet in diesem Themengebiet seit über 25 Jahren auf höchstem Niveau. Mit dem innovativen Produkt- und Service-Portfolio gehört BOC zu den führenden Anbietern in diesem Bereich. Sie bieten digitale Lösungen und begleiten Projekte bei Kunden aus der Finanzwirtschaft, Produktion, Forschung- und Entwicklung, dem Dienstleistungssektor und der öffentlichen Verwaltung.

Grösster Benefit

Matthias Putzler,
Management Consultant bei der BOC:

„Unsere Kund:innen und Kolleg:innen sind begeistert von Collaboard. Wir zeigen, wie wir im digitalen Umfeld arbeiten. Kolleg:innen aus der BOC Group werden immer neugieriger, was die BOC in Berlin verwendet. Das intuitive Bedienen sowie das Einladen von Gästen per Link und ohne zusätzliche Authentifizierung ist ein sehr großer Benefit für uns. Wir wollen Collaboard nicht mehr missen.“

Vor der Einführung von Collaboard

Matthias Putzler, Management Consultant bei der BOC beschreibt die Zeit vor Collaboard: „Die BOC war eine ganz typische vor Ort Beratung. Der/die Berater:in zieht sich das Jackett an, packt den Methodenkoffer und platziert beim Kunden Dienstleistung. Gemeinsam mit Kund:innen werden dann Ideen skizziert und Zielsetzungen formuliert. Dazu verwendeten die Berater:innen Whiteboards, Schablonen, Pinnwände und was noch zur Verfügung stand.“

Beratungsleistungen werden immer digitaler. Das merkte die BOC schon sehr früh und stattete die Berater mit Tablets aus. Die klassischen Office Produkte wie MS Word oder PowerPoint kommen an Ihre Grenzen, wenn es darum geht Kollaborativ, also mit Kund:innen gemeinsam an einer Idee zu arbeiten.

Es musste 100% DSGVO konform sein

In der BOC sind mehrere Insellösungen von Freeware Anbietern eines Online Whiteboards entstanden. „Wir brauchen etwas professionelles, wir wollen alles aus einer Hand haben und dem technischen Fortschritt gerecht werden“ so Matthias Putzler.

Herr Putzler hat gemeinsam mit seiner Kollegin Naira Stützle Fernández einen Proof of Concept für die BOC durchlaufen, um die Anforderungen an ein Online Whiteboard aufzustellen. Da Collaboard als einzige Lösung die Datenschutzgrundverordnung zu 100% erfüllt, konnte es nur dieses Tool werden. Im Februar 2021 wurde mit einer Testversion von Collaboard gestartet und nur kurz darauf die Lizenzen bestellt.

Intuitives Arbeiten

„Collaboard ist viel übersichtlicher als andere Tools. Vor allem für Kunden, die nicht so technikaffin sind. Es wirkt einfach mehr wie ein Whiteboard als andere Tools. Neben den Funktionen ist es sehr hilfreich die Oberflächensprache für die jeweiligen Kunden anpassen zu können – deutsche Kunden, deutsche Sprache, englisch, italienisch, spanisch ja sogar japanisch ist mit nur einem Klick auswählbar“ betont Frau Stützle Fernández, Consultant bei der BOC.

Anwendungsbereiche von Collaboard

Nach einem Jahr in der Nutzung hat sich Collaboard in drei Bereichen im Alltag manifestiert:

1. Zum einen selbstverständlich im Workshop mit Kunden. „Wir zeigen durch Collaboard Kund:innen nicht nur unsere Fähigkeiten, indem wir mit ihm gemeinsam seine Ziele zu formulieren. Wir zeigen ihnen auch wie innovativ und zeitgemäß wir sind“, beschreibt Herr Putzler.

2. Da die Berater:innen der BOC aber auch in der Lehre und im Coaching aktiv sind, wird Collaboard verwendet, um durch ein fachliches Thema zu leiten. Ideal eignet es sich hier besonders für die gemeinsamen Verständnis- oder Aktivierungsübungen bei einem Workshop.

3. Der dritte Nutzungsbereich ist intern im Team. Die BOC führt mit Collaboard Arbeitsergebnisse zusammen, führt Brainstormings und Abstimmungen durch.

Empfehlung an Interessenten

Herr Putzler empfiehlt Collaboard Interessenten vor dem Projekt: „Es hat uns sehr geholfen eine Person im Team zu haben, die sich die ´Collaboard Kappe´ aufsetzt und als zentrale interne Ansprechpartnerin fungiert.“ Zum Onboarding der Nutzer wurden zwei interne Schulungen mit einem Demo Board angeboten. Anschließend wird empfohlen Collaboard einfach zu nutzen – „learning by doing“. Zur Unterstützung sollen neue MitarbeiterInnen in der BOC verschiedene arbeitsalltagsnahe Use Cases in Collaboard abbilden, wie z.B. eine Agenda, ein Memory um Collaboard in Workshops spielerisch vorzustellen und verschiedene Workshop-Vorbereitungen im Allgemeinen.