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Eine positive Veränderung der virtuellen Meeting-Kultur

 

ARRI, ein Global Player der Filmbranche, suchte nach einem Äquivalent zu einem realen Whiteboard für virtuelle Meetings. In der Evaluierungsphase waren die User-Tests erfolgreich und der Austausch mit Collaboard wurde als sehr positiv wahrgenommen. Steffen Scheid, Projekt Manager Global IT, hat die Evaluierung und Einführung von Collaboard als Online-Whiteboard-Software bei ARRI geleitet und berichtet von seinen Erfahrungen.

 

 

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Steffen Scheid

"Collaboard wurde als neues Tool sehr gut aufgenommen. Das Ziel, unsere Meetings kreativer, interaktiver und effektiver zu gestalten, haben wir erreicht. Wir bekamen sofort das Feedback, dass der Einsatz des Boards den Charakter der virtuellen Meetings positiv verändert hat."

Project Manager Global IT bei ARRI

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Bilder: © 2021 ARRI

Von Bild und Ton zur Interaktivität


Vielen Dank Herr Scheid, dass Sie sich die Zeit nehmen, über Ihre Erfahrung im Zusammenspiel mit der Online-Whiteboard-Lösung Collaboard zu berichten.


Welche Tools haben Sie für die virtuelle Zusammenarbeit vor Collaboard benutzt?

Wir sind als weltweit agierendes Unternehmen im März 2020, wie viele andere auch, damit konfrontiert gewesen, dass wir von einem Moment auf den anderen komplett virtuell arbeiten mussten. Wir haben kurz davor Microsoft 365 eingeführt, und damit auch Microsoft Teams.

 

Aus welchem Grund haben Sie über den Einsatz von Online-Whiteboards bei der virtuellen Zusammenarbeit nachgedacht?

Wir haben als internationales Unternehmen schon immer über Videokonferenzen zusammengearbeitet, aber wir haben uns trotzdem «in Person» getroffen, was ja dann weggefallen ist.

Es gibt Prozesse wie globale Management-Meetings, wo man sich davor immer in einem Konferenzraum traf, gleich bei Produkt-Management-, Entwicklungs- oder Marketing-Meetings. Das musste von einem Moment auf den anderen virtuell stattfinden, und da haben wir gemerkt, wir haben ein Defizit.

Die Videokonferenzen funktionierten mit Bild und Ton, aber es fehlte die Interaktivität und Kreativität. Man kann via MS 365 mit Power Point oder Word schon zusammenarbeiten, aber es ersetzt nicht diesen kreativen Prozess, den man aus dem Konferenzraum kennt. Wir brauchten ein Äquivalent zu einem realen Whiteboard, auch für die spontane Zusammenarbeit, wie zum Beispiel in der Forschung und Entwicklung, um Sachverhalte und Ideen einmal kurz zu visualisieren.

 

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Datenschutz, Support, Intuitivität und MS Teams Integration als Top-Kriterien bei der Auswahl

 

Wie gingen Sie beim Evaluierungs- und Auswahlprozess für eine Online-Whiteboard-Software vor? Welche Schritte haben Sie befolgt?

Wir haben Anforderungen zusammengetragen, geclustert und den Markt gescreent. Wir fanden heraus, dass das Funktionsset der verschiedenen Anbieter mehr oder weniger gleich war. Die vier wichtigsten Kriterien waren für uns Datenschutz, Support, Intuitivität und Integration mit MS Teams. Wir sind dann sehr schnell bei europäischen Anbietern gelandet, haben Kontakt aufgenommen und testeten Collaboard und einem Mitbewerber mit einer Testlizenz genau. Wir standen im Austausch mit Collaboard und sind uns dann relativ schnell einig geworden.

 

Was waren für Sie die entscheidenden Kriterien, Collaboard auszuwählen?

Für uns war es wichtig, dass wir einen europäischen Anbieter aus Datenschutz- und Supportgründen haben. Wir fanden gut, dass Collaboard zu einem mittelständischen Unternehmen, zu IBV aus der Schweiz, gehört.

Wir hatten einen direkten Ansprechpartner mit einer sehr raschen und sehr kompetenten Reaktion. Auch war der Diskussionsprozess über mögliche Features und Bugs sehr schnell und professionell, und vor allem sehr verbindlich. Preislich gab es keine großen Unterschiede, daher war es für uns die Zusammenarbeit mit Collaboard, die uns überzeugt hat.

 

 

Herausforderungen und Feedback


Mit welchen Herausforderungen waren Sie bei der Umsetzung konfrontiert?

Das Board selbst ist recht intuitiv bedienbar. Für Teilnehmer sollte man ca. eine Viertelstunde Briefing vor dem ersten Einsatz einplanen. Damit Moderatoren das Board effizient einsetzen können, braucht es ein paar Stunden zur Schulung, und dann können sie selbst die Funktionen ausprobieren.

Auch beim Login gab es keine Probleme, da wir uns via SSO über unser Microsoft-365-Konto-identifizieren konnten – das war «Quick and Easy». Der Zugang insgesamt ist sehr niedrigschwellig, da gab es keine großen Herausforderungen.

 

Wie haben Ihre Mitarbeiter das neue Tool aufgenommen?

Collaboard wurde als neues Tool sehr gut aufgenommen. Das Ziel, unsere Meetings kreativer, interaktiver und effektiver zu gestalten, haben wir erreicht. Wir bekamen sofort das Feedback, dass der Einsatz des Boards den Charakter der virtuellen Meetings positiv verändert hat. Klar gibt es immer ein paar Skeptiker, die überwiegende Mehrheit empfindet das virtuelle Whiteboard aber als Bereicherung.

 

 

Einsatz und grösste Benefits


Wo wird Collaboard heute bei ARRI konkret eingesetzt?

Wir setzen das Board in globalen Meetings, wie etwa in globalen Management-Meetings auf Führungseben und in Department-Meetings, ein. In internationalen Workshops mit Teilnehmern aus Europa, aus der USA, China und der Region East Asia Pacific funktioniert die Zusammenarbeit mit Collaboard auch hervorragend. Zusätzlich nutzen wir das Board in der Projektarbeit zur Visualisierung von Roadmaps, Customer Journeys oder beim Brainstorming in einzelnen Abteilungen.

 

Was wird als größter Benefit von den Nutzern wahrgenommen?

Gerade bei Workshops, wie ein Anforderungs-Workshop über Software mit Prozessvisualisierung, wird es durch den gemeinsamen kollaborativen Prozess (z.B. eine Karte, einen Text oder ein Bild hinzuzufügen) viel effizienter und effektiver als in einem reinen Video-Meeting.

Auch die Facilitator-Tools sind für Moderatoren sehr hilfreich, ich bin ein großer Fan der Quick Links sowie der Voting-Funktion.

Zusätzlich ist meine Beobachtung, dass gerade bei großen Meetings mit über 20 Teilnehmern, ein virtuelles Whiteboard fast effizienter ist als ein reales. Durch das Digitale habe ich als Moderator keinen Medienbruch mehr und kann anschließend leichter das Whiteboard auswerten, analysieren, Follow-ups erstellen und sogar die Inhalte nach dem Meeting weiterentwickeln.

 

 

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Mehrwert und Empfehlung


Sie haben die Auswahl und die Umsetzung bei ARRI geleitet. Welchen Mehrwert hat Collaboard für ARRI gebracht?

Der Kernpunkt ist, dass sich unsere Meeting-Kultur damit verändert hat. Mit dem Tool sind unsere Online-Meetings interaktiver und kreativer geworden, und auch effektiver.

 

Welches «Take-away» möchten Sie anderen, potenziellen Kunden von Collaboard mitgeben, die sich auch mit der Einführung einer Online-Whiteboard-Lösung beschäftigen?

Für mich ist es wichtig, dass der User im Vordergrund steht: Man braucht eine User-Story und die Kern-Anforderungen. Ich empfehle dann auch Test-Labs zu machen, wo man den potenziellen Anwendern die Möglichkeit gibt, die Software zu evaluieren und die Anforderungen zu überprüfen. Ich würde auf alle Fälle das Angebot von Collaboard mit der Testlizenz nutzen.

 

Wie beschreiben Sie die Zusammenarbeit mit Collaboard?

Sie ist positiv, auch über die Evaluierungsphase hinaus werden wir gut betreut. Über Social Media werden wir über neue Features informiert und können an kostenlosen Webinaren teilnehmen.

Es gibt eine öffentliche Roadmap, die verbindlich ist und wo die populärsten Anfragen umgesetzt werden.

Es ist eine sehr offene und angenehme Zusammenarbeit.

 

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ARRI

 

“Inspiring images. Since 1917.” ARRI ist ein Global Player der Filmbranche mit weltweit rund 1200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Die nach August Arnold und Robert Richter benannte Firmengruppe wurde in München gegründet, wo sich auch heute noch der Hauptsitz befindet. Weitere Niederlassungen existieren in Europa, Nord- und Südamerika, Asien und Australien.

Die ARRI-Gruppe besteht aus den Geschäftsbereichen Camera Systems, Lighting und Rental, die sich der Verknüpfung von Kreativität und Zukunftstechnologien für bewegte Bilder verschrieben haben. ARRI ist führend in der Entwicklung, Herstellung und Vermarktung von Kamera- und Beleuchtungssystemen sowie Systemlösungen für die Film-, Fernseh- und Medienindustrien mit einem weltweiten Vertriebs- und Servicenetzwerk. Zum Portfolio gehören Digitalkameras, Objektive, Kamerazubehör, Archivierungstechnologien, Scheinwerfer und Lichtzubehör. Darüber hinaus stattet ARRI Rental professionelle Produktionen in aller Welt mit hochwertigem Kamera-, Licht- und Bühnenequipment aus und bietet dabei neben umfassenden Dienstleistungen auch exklusive Technologien an.

Die Academy of Motion Picture Arts and Sciences hat ARRI in Anerkennung der innovativen Leistungen für die Filmindustrie bislang 19 wissenschaftliche und technische Auszeichnungen verliehen.

Mehr Informationen gibt es auf www.arri.com.

 

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Bilder: © 2021 ARRI