Der Weg zum modernen Arbeitsplatz im Zick-Zack Kurs

Eigentlich könnte man meinen, die Reise zum modernen Arbeitsplatz folgt einer Logik in Bezug auf die Erneuerung der digitalen Kommunikations- und Kollaborationslösungen.

Zuerst wird das Miteinander-Sprechen über Distanz optimiert. Neue Audio- und Videokonferenzlösungen sollen bessere Bild- und Audioqualität, stabilere Übertragungen und ein paar lustige Gimmicks wie z.B. virtuellen Applaus bieten.

Danach wird mit einem Messaging und Chatsystem die interne Kommunikation so verbessert, damit weniger per E-Mail kommuniziert wird. Via Chat System sollen die Mitarbeitenden effizienter Informationen teilen und sich einfacher austauschen können.

Darauf folgen Systeme, welche das Teilen von Dateien vereinfachen, Co-Editierung in Dokumenten ermöglichen und neue Ablagestrukturen erschaffen, damit Personen von überall auf diese Daten zugreifen können und diese auch finden.

Wenn diese «Grundlagen geschaffen sind» macht man sich Gedanken, welche weiteren Add-Ons wie z.B ein Online Whiteboard die Qualität der digitalen Meetings und Workshops erhöhen kann.

Auch wenn dieser Weg recht logisch und sinnvoll erscheint, sieht die Realität oft anders aus. In diesem Artikel wollen wir aufzeigen, warum es Sinn machen kann, zuerst mit dem digitalen Whiteboard zu starten.

Spoiler: Mit dem Whiteboard werden Online-Meetings und Workshops sozusagen AB SOFORT produktiver. – Diese provokante Behauptung wollen wir nun hier genauer untersuchen.

Online Whiteboard – Das neuste der digitalen Kollaborationstools

Die wenigsten Unternehmen haben keine Videokonferenzlösung - allenfalls nicht die neuste und ein System, das nicht mehr für ewig vom Hersteller unterstützt wird. z.B. mit Skype4Business kann man online miteinander sprechen und sich sehen, hat aber noch nicht all die großartigen Funktionen, die MS Teams bietet.

Die Umstellung von Skype4Business auf MS Teams ist oftmals ein komplexes Projekt, da von einer Videokonferenzlösung der Schritt zu einer Kollaborationssuite gemacht wird, die viel mehr kann. Viele Organisationen stehen aktuell vor der Herausforderung, dass ein älteres Videokonferenzsystem mit einem neuen oder gar einer Kollaborationssuite ersetzt werden soll. In der Regel funktionieren die bestehenden Systeme aber.

Wenn man nun mit einer neuen Videokonferenzlösung die alte ablöst, führt dies umgehend dazu, dass die Qualität der Audio- und Videoverbindung besser wird. Doch bringt dies spürbare Effekte in Bezug auf die Produktivität in Online-Meetings? Die Art und Weise wie miteinander im Meeting kommuniziert wird, ändert sich wohl kaum.

Eine Chatlösung einzuführen hat ebenfalls einen direkten Effekt auf die Qualität des Informationsaustausches. Alle nutzen solche Chatdienste bereits privat und kennen es von 1:1 und Gruppenchat aus WhatsApp, Threema, Signal etc. Doch kommt der Chat oft nicht allein und ist in einer Kollaborationssuite eingegliedert, was es wieder erschwert von 0 auf 100 mit so einer Lösung zu starten. Die Lösung ist schnell komplex und überfordert Einzelne.

Das Online-Whiteboard hat einen ganz anderen Charakter. Es ist das Tool, das die wenigsten Leute aus dem privaten Umfeld kennen. Es ist das neuste Tool, welches die digitale Kollaboration verbessert. Während die Videokonferenz das Vor-Ort Meeting ersetzt, geht das Online-Whiteboard einen Schritt weiter und hilft analoge Arbeitsweisen in die digitale Welt zu überführen und massgeblich zu optimieren.

Das Online-Whiteboard ersetzt den klassischen Moderationskoffer, das Flipchart, das analoge Whiteboard bis hin zu ganzen Projekträumen, die in der Regel durch Wände voll mit Post-It’s charakterisiert werden. Indem diese analogen Elemente im digitalen Raum zur Verfügung gestellt werden, ist damit die Digitalisierung greifbar, erlebbar und wird in der Regel umgehend verstanden.

6 Gründe, warum ein Online-Whiteboard bereits früh als Tool für den modernen Arbeitsplatz implementiert werden sollte

Welche Gründe gibt es auf dem Weg zum modernen Arbeitsplatz möglichst früh mit einem Online-Whiteboard zu starten?

1. Mit einer neuen Videokonferenzlösung sieht und hört man sich vielleicht besser, aber damit wird die Online-Zusammenarbeit noch nicht verändert. Mit dem Online-Whiteboard werden neue Arbeitsmethoden direkt ermöglicht.
2. Das Whiteboard setzt an den Kernelementen der Kollaboration an, und zwar wie Informationen ausgetauscht werden. Auf dem Whiteboard werden Informationen visuell geteilt, was viel effektiver ist als nur das gesprochene Wort.
   
   Beispiel: Wenn eine Aufgabe in einem Text formuliert ist, wird diese schnell überlesen. Wenn eine Aufgabe mündlich mitgeteilt wird, wird sie schnell mal vergessen. Wenn eine Aufgabe auf einem digitalen Post-It steht, wird sie am ehesten erledigt.

3. Es ist fast unmöglich einen Workshop über Distanz ohne ein geteiltes Whiteboard/ Moderationstafel durchzuführen, wo die Teilnehmenden mitarbeiten können. Daher ermöglicht das Online-Whiteboard digitale Workshops, welche ohne dieses nicht durchführbar wären.
   
   
4. Online-Meetings, Retrospektiven und Teamsitzungen profitieren umgehend von der Einführung eines Online-Whiteboards, da das Teilen von Informationen visuell geschieht und Personen mitwirken können, ohne zu sprechen. Dies ist gerade für introvertierte Beteiligte und für interkulturelle Teams ein grosser Vorteil. Die Menschen können sich leichter beteiligen und sind besser involviert.
   
   
5. Mit dem Whiteboard-Ansatz kann Komplexität einfach visualisiert werden. Es ist leichter Sachverhalte zu überblicken, die einmal ansprechend dargestellt sind. Damit wird Komplexität reduziert und dies macht das Whiteboard zur optimalen Lösung, weitere Digitalisierungsprojekte zu planen.
   
   
6. Die Digitalisierung der Zusammenarbeit auf dem Whiteboard ist nicht abstrakt, sondern visuell, für jeden greifbar. Kleine Hürden, geringe Komplexität und schnellen Zugang führen dazu, dass die Digitalisierung in den Köpfen der Menschen ankommt.

Durch den Einsatz eines Online Whiteboards verbessert sich die Kollaboration schnell, aber leider oft nicht einfach so. Am Ende behält der Satz «A fool with a tool is still a fool” seine Gültigkeit. Die Einführung einer modernen Whiteboard Kollaborationslösung bedarf Training. Man braucht die Personen im Unternehmen, welche das Whiteboard beherrschen und damit Workshops und Meetings moderieren können. Das Wissen zu neuen modernen Kollaborationsmethoden muss aufgebaut und geteilt werden.

Dieser Artikel und die darin enthaltenen Aussagen basieren auf zahlreichen Kundenprojekten, in denen wir genau diese positiven Effekte durch den Einsatz des Online-Whiteboard beobachten konnten.

Wenn Sie selber herausfinden möchten, wie ein Online-Whiteboard in Ihre Strategie zum modernen Arbeitsplatz passt, kommen Sie gerne auf uns zu.

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