In vielen Arbeits- und Projektumgebungen gehören retrospektive Methoden zu den entscheidenden Werkzeugen bei der Verbesserung von Prozessabläufen. Bei einer guten Retrospektive werden die einzelnen Fragen den Gegebenheiten angepasst und es wird individuell auf die Situation eingegangen. Damit Du eine gute Retrospektive durchführen kannst und einen Überblick über die Möglichkeiten bekommst, haben wir die besten retrospektiven Fragen zusammengestellt.
Das wichtigste in Kürze
- Wichtigkeit retrospektiver Fragen: Besonders in agilen Umgebungen wie z.B Scrum sind retrospektive Fragen entscheidend für die Verbesserung von Prozessabläufen. Sie ermöglichen die Analyse vergangener Vorgänge und die Identifizierung von Problemen und Lösungen.
- Einbettung in den Prozess: Der Ablauf einer Retrospektive besteht aus fünf Hauptteilen, darunter Einführung durch den Moderator, kurzer Rückblick, Fragestellung, Sortierung der Möglichkeiten und Abschluss.
- Ziele der Fragen: Retrospektive Fragen sollen Probleme aufdecken und kreative Lösungswege finden. Positive und kritische Fragen sollen abwechselnd gestellt werden.
- Beispiele für Fragen: Der Artikel enthält spezifische Fragen, die in einer Retrospektive gestellt werden können, unterteilt in positive, kritische und kreative Aspekte.
- Methoden zur Verdeutlichung: Verschiedene Methoden wie das Fahr- oder Flugzeug, der Roadtrip oder Rollenspiele können eingesetzt werden, um retrospektive Fragen zu unterstützen und das Verständnis zu erleichtern.
Warum sind retrospektive Fragen so wichtig?
Bevor wir mit den Fragen für Retrospektive beginnen, ist es sinnvoll, erst einmal zu klären, was retrospektive Fragen eigentlich sind und warum sie so wichtig sind.
Retrospektive Fragen werfen einen Rückblick auf Vergangenes und bringen das Team mit gezielt gestellten Fragen einen Schritt nach vorne. Manche Fragen sind auch darauf ausgerichtet, zusätzlich den Teamgeist zu stärken.
Mit retrospektiven Fragen werden Fehler und Probleme in Prozessen gefunden und diese gezielt angegangen. Jeder Prozess, der verbessert werden soll, benötigt einen solchen Rückblick. Denn: Nur mit der Analyse dessen, was gut lief und welche Parameter den Prozess noch aufhalten oder verlangsamen, kann letztlich eine Prozessverbesserung erreicht werden.
Ohne retrospektive Fragen kann nicht festgestellt werden, ob eine Veränderung im Zuge eines Scrum Mastering Prozesses einen Ablauf verbessert oder vielleicht sogar verschlechtert hat und vor allem: Er kann nicht weiter verbessert werden.
Daher sind retrospektive Fragen so wichtig.
Wie werden retrospektive Fragen eingebettet?
Retrospektive Fragen sind ein Teil des Gesamt-Rückblicks auf Vergangenes. Hierbei werden bestimmte Prozessabläufe eingehalten, von denen die Fragen ein Teil sind. Zu den einzelnen Abläufen gehören:
1.Einführung durch den Moderator
Der Moderator / Scrum-Master führt die Retrospektive mithilfe eines Rückblicks ein. Der Rückblick sollte in jedem Fall die Feststellung enthalten, dass es bei diesem Rückblick nicht darum geht, Fehler einzelner aufzudecken. Vielmehr gehen alle davon aus, dass jeder sein Bestes gegeben hat, dass aber dennoch Probleme im Ablauf oder an Schnittstellen entstanden sein können, die der Verbesserung bedürfen, ohne dass ein Schuldiger dafür gefunden werden soll.
2.Kurzer Rückblick
Der Scrum-Master gibt nun einen kurzen Rückblick auf Gewesenes, erinnert noch einmal an den Ausgangspunkt und zeigt die bisher vorgenommenen Veränderungen auf. Damit soll erreicht werden, dass jeder der Teilnehmer auf dem gleichen Stand ist. Damit die Teilnehmer dem folgen können, eignet sich eine Visualisierungs-Plattform, die am besten digital aufbereitet ist.
3.Retrospektive Fragen
Nun beginnt der eigentliche Kern der Retrospektive: Das Stellen von Fragen und Nutzen von Methoden, um die Probleme der Vergangenheit zu analysieren und neue Verbesserungsansätze zu finden. Dies nimmt meist die längste Zeit in Anspruch und ist der Hauptbestandteil einer Retrospektive.
4.Sortierung der Möglichkeiten
Nun werden die Möglichkeiten sortiert: Das Ergebnis einer Retrospektive ist meist bunt gemischt und bietet viele verschiedene neue Lösungsansätze. Um aus diesen Möglichkeiten die besten Wege herauszufiltern und eine Richtung festzulegen, bedarf es eines weiteren Schrittes. Oft wird dieser Schritt auch in ein zweites Meeting verlegt, um die Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmer nicht überzustrapazieren. Wesentliche Punkte werden herausgefiltert und gesondert betrachtet.
5.Abschluss der Retrospektive
Eine Retrospektive sollte immer mit einem klaren Abschluss enden. Der Scrum-Master fasst die Ergebnisse noch einmal zusammen. Im Idealfall weiß jeder nach dem Abschluss ganz konkret, wie sein oder ihr verändertes Verhalten aussehen soll.
Welches Ziel sollten retrospektive Fragen haben?
Retrospektive Fragen sollten grundsätzlich zwei Ziele verfolgen. Zum einen sollten sie die Ursache von Problemen finden und diese zu ihrem tatsächlichen Ursprung zurückverfolgen. Zum anderen sollten sie neue Lösungswege eröffnen und kreative Wege finden, mit schwierigen Prozessabläufen umzugehen.
Welches sind die besten retrospektiven Fragen?
Eine Retrospektive kann nur so funktional sein, wie die eingesetzten Fragen es sind. Daher gibt es für die Fragen retrospektive Beispielsätze. Werden die Fragen falsch gewählt, sind dem Anlass nicht entsprechend oder unverständlich formuliert, können die Ziele der Retrospektive in der Regel nicht erreicht werden. Daher gibt es bei den Fragen einige erprobte Methoden, auf die ein Scrum-Master zurückgreifen kann.
Wichtig ist, nicht nur, das in den Vordergrund zu stellen, was nicht gut lief. Genauso wichtig ist es, die Dinge hervorzuheben, die gut liefen – mit der Erinnerung daran wird auch hervorgehoben, von welchen Methoden das Team offenbar profitiert. Denn: Positive Gedanken beeinflussen die Psyche - und damit auch den Verlauf des Meetings.
Daher startet eine Retrospektive im Fragenteil am besten mit positiv ausgerichteten Fragen:
- Was lief so perfekt, dass wir nichts daran ändern sollten oder müssen?
- Was bedeutet dies für die Stärken unseres Teams?
- Wie können wir diesen gut laufenden Prozess am besten beibehalten?
Erst nach dieser „positiven Phase“ sollte es in den kritischen Teil übergehen. Hierbei sollte tatsächlich ein „Übergang“ stattfinden, der darin besteht, zunächst einmal das Gelernte festzuhalten.
- Was haben wir aus dem, was gut lief, gelernt?
- Was können wir für die Zukunft daraus mitnehmen?
Insbesondere mit der letzten Frage startet das Team mit einer positiven Aussicht in den kritischen Teil der Fragen.
Diese beginnt mit einem allgemeinen Teil:
- Was lief nicht gut?
- Welche Prozesse kamen schnell ins Stocken?
- Gab es Kommunikationsprobleme?
Nach diesem Teil ist eine grundlegende Analyse abgeschlossen, welche nun in den nächsten Teil weiterführt. Auf der Grundlage der ersten Analyse können weitere Fragen gestellt werden, die zunächst noch ebenfalls grundlegender Natur sind. Hierzu gehört die Dreierformel: „Behalten, Stoppen, Starten“:
- Welche Abläufe sollten wir im Team so beibehalten?
- Welche Abläufe sollten wir stoppen, weil sie nicht gut funktionieren?
- Mit welchen neuen Abläufen sollten wir starten?
Um die letzte Frage zu beantworten, werden weitere Fragen notwendig, denn hier beginnt die kreative Phase der Retrospektive, bei der neue Ideen entwickelt und neue Methoden ausgelotet werden.
Um in dieser Phase gute Ergebnisse zu erzielen, eignen sich verschiedene Methoden der kreativen Arbeit. Zum Beispiel kann mit diversen „Bildern“ gearbeitet werden. Solche Prozesse sollten mit einer Software begleitet werden, die speziell darauf ausgelegt ist, kreative Prozesse zu strukturieren.
Welche Methoden eignen sich, um retrospektive Fragen zu verdeutlichen?
Verschiedene Methoden wurden entwickelt, um insbesondere den hier dargestellten letzten Teil der Retrospektive zu unterstützen. Bildliche Annäherungen können dabei helfen, das Erlebte einfacher zu begreifen und in Worte zu fassen, beziehungsweise in Teilbereiche zu zerlegen. So eignen sich zum Beispiel die folgenden Methoden für eine Unterstützung der retrospektiven Fragestellung:
1. Das Fahr- oder Flugzeug
Beim Fahr- oder Flugzeug kann es sich – je nach Thema des Unternehmens – um ein Flugzeug, einen Rennwagen oder auch um einen Drachen oder ein Pferd handeln. Wichtig ist vor allem, dass es ein Bewegungsobjekt ist, das – zumindest in unserer Vorstellung – auch einen Menschen transportieren kann. Nun werden die Mitarbeiter gebeten, an dieses Fahrzeug Zettel zu „hängen“ oder an ein gezeichnetes Fahrzeug etwas dranzuschreiben. Vorn an die Spitze kommen die Dinge, die die Mitarbeiter als motivierend und „nach vorne bringend“ erlebt haben. Hinten die Dinge, die das Fahrzeug oder das Reittier ihrer Meinung nach gebremst haben. In die Mitte kommen neutrale Feststellungen. Um das Objekt darzustellen und die - oft nur virtuell vorhandenen - “Zettel” anzuhängen, können verschiedene Möglichkeiten genutzt werden. Sinnvoll ist immer einen Anbieter zu wählen, der die Möglichkeit bietet, alles in einer Cloud zu speichern, auf die von überall aus zugegriffen werden kann.
2. Der Roadtrip
Bei dem „Roadtrip“ stellen sich alle vor, sie seien unterwegs auf einer Reise. Nun wird im Gepäck nachgeschaut: Was ist unnötiger Ballast und kann abgeworfen werden? Welche Hindernisse müssen umfahren oder von der Straße geräumt werden? Und was fehlt im Gepäck, damit die Reise weitergehen kann?
3. Rollenspiele oder Farben
Rollenspiele bieten immer den Vorteil, dass der Sprechende nicht als er selbst agiert und sich so vom Gesagten distanzieren, es aber dennoch aussprechen kann. Sinn und Zweck des Rollenspiels oder dem Einsatz von Farben ist es, den einzelnen Aspekten einen eigenen Raum zu geben. Was beim Fahr- oder Flugzeug vorne, mitten und hinten war, sind bei diesem Prinzip die „Rollen“ oder die „Farben“. Alle schlüpfen beispielsweise in die Rolle eines Meckerers. Entweder wird dies durch eine Farbe symbolisiert oder durch ein Accessoire. Liegt das rote Tuch auf dem Tisch, dürfen alle meckern. Oder der, der gerade den Hut auf hat, darf jetzt meckern und zwar über alles, was nicht gut lief. Beim gelben Tuch darf nur Neutrales erwähnt werden, beim grünen Tuch nur Positives.
Werden die Ergebnisse und die Prozesse digital festgehalten, sollte eine Software genutzt werden, die den Datenschutz ernst nimmt und entsprechende Sicherheiten bietet.
Retrospektive Fragen - FAQ
Was sind Retrospektive Fragen?
Retrospektive Fragen sind Fragen, die im Rahmen eines Rückblicks gestellt werden. Mithilfe dieser Fragen sollen Probleme gefunden und erörtert und so die Prozessabläufe optimiert werden.
Was gehört in eine Retrospektive?
In eine Retrospektive gehören neben den Fragen auch Zusammenfassungen von bisher Gewesenem und ein klarer Abschluss mit einer Aussicht auf das zukünftige Vorgehen.
Wie bereite ich eine Retrospektive vor?
Eine Retrospektive sollte vorbereitet werden, indem der Prozessablauf seit der letzten Retrospektive betrachtet und die einzelnen Bereiche schon einmal im Vorfeld analysiert werden. Außerdem sollten die Methoden vorbereitet werden, je nachdem, welche für das Team und für die Situation sinnvoll erscheinen.
Was wird in einer Retrospektive besprochen?
In einer Retrospektive werden die Probleme von Prozessabläufen und Kommunikationsabläufen besprochen und gegebenenfalls Lösungen und neue Ansätze gefunden.
Was sind Retrospektive Methoden?
Unter retrospektiven Methoden werden Methoden verstanden, die die Fragen der Retrospektive verdeutlichen und versinnbildlichen und es so einfacher machen, diese zu beantworten.
