Du hast den Entschluss gefasst, einen Online Workshop zu erstellen? Dann hast Du den ersten Schritt bereits getan. Auf dem Weg zu einem erfolgreichen Online Workshop wird Dir eine Vielzahl an Aufgaben begegnen. Welche das sind und mit welchen Online Workshop Methoden Du Deinen eigenen virtuellen Workshop kreativ und effektiv gestaltest, erfährst Du jetzt.
Der Online Workshop – Mehr als nur eine Videokonferenz
Workshops (auf Deutsch: Arbeitstagung) sind vereinfacht ausgedrückt zeitlich begrenzte Seminare, in denen die Teilnehmer über einen bestimmten Zeitraum hinweg ihr Wissen durch die bereitgestellten Informationen erweitern. Bestätigt wird dies am Ende mit einer Urkunde, einem Zertifikat oder einem Zeugnis. Bei einem Online Workshop handelt es sich
um eine moderierte Veranstaltung, bei der sich Teilnehmer mit einem bestimmten Thema intensiv auseinandersetzen. Dabei stehen Praxisbezug und Interaktivität im Fokus. Workshops werden längst nicht mehr nur von Dritten durchgeführt, auch intern durchgeführte Workshops gewinnen an Beliebtheit.
Online Workshops sind mehr als nur Videokonferenzen. Während eine Videokonferenz vorrangig für den persönlichen Austausch vorgesehen ist, geht es im Online Workshop um Wissensvermittlung und Generierung neuen Wissens mit Praxisbezug. Die Teilnehmer arbeiten einzeln oder im Team an Aufgaben und Übungen. Workshops sind zudem ein gutes Mittel, wenn es um das Sammeln neuer Visionen und Ideen geht. Du als Moderator gibst neue Impulse und leistest Hilfestellung bei der Erarbeitung von Lösungen im Rahmen der Online-Veranstaltung.
Vorteile eines Online Workshops
Einen Workshop online anzubieten, hat im Vergleich zu klassischen Workshops vor Ort einige Vorteile für die Teilnehmer:
- Zeitliche Flexibilität und räumliche Unabhängigkeit
- Geringere Kurskosten für die Teilnehmer
- Teilnehmer können im eigenen Tempo lernen
- Hohe Motivation
- Bessere Wissensvermittlung
- Zugang zu zahlreichen Lernmaterialien (z. B. Tutorials, Videos, ergänzenden Dateien)
- Unkomplizierte Aktualisierung von Inhalten (z. B. bei Gesetzesänderungen)
Nachteile eines Online Workshops
Wo Vorteile sind, gibt es auch Nachteile. Das gilt auch für Online Workshops:
- Selbstdisziplin und Zeitmanagement bei Teilnehmern erforderlich
- Neben der gedanklichen Arbeit müssen Teilnehmer auch mit der Technik zurechtkommen
- Eingeschränkte Kommunikation mit dem Ausbilder
- Nicht für jedes Thema geeignet
- Hohes Ablenkungsrisiko im privaten Umfeld
- Je mehr Teilnehmer, desto schwieriger der Kontakt zu allen Teilnehmern
Tipps und Methoden, mit denen Du einen Online Workshop kreativ gestaltest
Es gibt spezielle Online Workshop Methoden, die dir bei der Vorbereitung helfen können. Die nachfolgenden Tipps helfen Dir, online kreativ einen Workshop zu gestalten.
Vorbereitung des Online Workshops
- Halte die Dauer Deines Online Workshops möglichst gering. Ein halber Tag reicht in der Regel aus.
- Informiere im Vorfeld alle Teilnehmer zu den notwendigen Online Workshop Tools. Kläre ab, ob diese bei jedem installiert sind und ob der Umgang bekannt ist. Bereite Präsentationen und Workshop-Unterlagen rechtzeitig vor. Richte auch alle Tools vollständig ein und übe Deinen Text.
- Möchtest Du einen Workshop online durchführen, ist Hilfe sinnvoll. Organisiere einen Co-Moderatoren. Während Du Dich ganz auf die Moderation konzentrierst, kümmert sich jemand anderes um die Technik.
Was passiert direkt vor dem Workshop?
Direkt vor dem Workshop solltest Du dafür sorgen, dass die Atmosphäre stimmt:
- Richte Dir Deinen Arbeitsplatz mit allem ein, was Du benötigst. Öffne alle notwendigen Programme und Dateien. Schließe alles andere.
- Öffne den Raum etwa 15 Minuten vor Workshop-Beginn. Teste alle Funktionen wie Bildschirm, Ton und Kamera.
- Treten Teilnehmer früh ein, kann ein Smalltalk die Nervosität nehmen.
- Arbeite mit Ice Breaker-Spielen, bei denen die Teilnehmer miteinander „warm werden“. Es geht darum, das Eis zu brechen, eine positive Stimmung zu schaffen und den Einstieg in den Workshop zu erleichtern.
Das Wichtigste zur Moderation
Begrüße alle Teilnehmer persönlich und lockere die Stimmung mit ein paar netten Worten auf.
- Halte die offizielle Begrüßung kurz und bitte bei einer geringen Teilnehmerzahl ggf. darum, dass sich jeder einzelne vorstellt. Halte die Vorstellungsrunde kurz.
- Es liegt bei Dir, die anfängliche Zurückhaltung zu beenden und für Begeisterung zu sorgen. Langweilig abgelesene Powerpoint-Präsentationen kommen nicht an.
- Gemeinsames Arbeiten steht bei einem Workshop an oberster Stelle. Halte Deine Präsentationen kurz, abwechslungsreich und informativ.
- Ganz gleich ob Präsentation oder Moderation einer Gruppenarbeit – sprich immer direkt in die Kamera, sie ist Deine Zuhörerin. Du darfst dabei auch ein wenig mit Stimme, Mimik und Handgesten übertreiben, um Deinen Worten Ausdruck zu verleihen.
- Stelle häufiger Fragen. So erhältst Du ein gewisses Feedback und bekommst auch etwas von der Stimmung mit.
- Regelmäßige Pausen sind wichtig für die Konzentration. Pro Stunde solltest Du fünf Minuten Pause einplanen.
Führe Gruppenaktivitäten durch
- Eine intensive Gruppenarbeit mit mehr als vier Personen ist im virtuellen Workshop kaum umsetzbar. Teile die Teilnehmer deshalb in kleinere Gruppen auf. Sogenannte „Breakout-Rooms“ helfen dabei, dass sich die Teilnehmer in mehrere Räume aufteilen können.
- Setze für jede Gruppenaktivität ein klares Zeitlimit, beispielsweise, indem der Breakout-Room nach Ablauf des Limits schließt. Setze die Limits ruhig ein wenig knapp, der Zeitdruck trägt zur Konzentration bei.
- Falls die Gruppenarbeit schwer in Gang kommt, rege Diskussionen an, indem Du Fragen stellst. Gib Beispiele und Hilfestellungen, aber übernimm nicht die Arbeit.
- Abwechslungsreiche Aktivitäten halten die Teilnehmer bei Laune. Mache Brainstorming oder auch ein Interview-Rollenspiel. So bleibt der Workshop spannend.
- Anders als in einer Videokonferenz sollten sich alle Teilnehmer einbringen. Achte darauf, dass gerade ruhigere Teilnehmer zu Wort kommen und ermutige sie durch persönliche Ansprache.
Was passiert am Ende und nach dem Workshop?
- Am Ende des Workshops solltest Du genug Zeit lassen, damit alle Teilnehmer Fragen, Eindrücke und ihre Meinung mitteilen können. Das ist besonders wichtig, da Du während des Workshops nur wenig Feedback erhältst. Hole es Dir am Ende also aktiv.
- Nicht immer läuft alles nach Plan, sei es technisch oder inhaltlich. Notiere Dir deshalb Verbesserungsmöglichkeiten. So wird es für Dich leichter, den nächsten Workshop online durchzuführen.
Online Workshop gestalten – Mit diesen Tools hast Du es in der Hand
Damit Teilnehmer einen reibungslosen Einstieg in den Online Workshop finden, solltest Du ihn technisch möglichst einfach gestalten. In der Regel sind nur drei Online Workshop Tools für eine kreative und gleichzeitig effektive Gestaltung ausreichend:
- Software für die Videokonferenz (z. B. Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, Pexip)
- Software für Präsentationen (z. B. Powerpoint, Canva, Google Präsentationen)
- Online Whiteboard (z. B. Google Jamboard, Collaboard)
Workshop online durchführen – Achte auf Sicherheit und Datenschutz
Du musst einen professionellen Workshop online DSGVO-sicher machen. Einen entscheidenden Anteil daran hat die Wahl der Dienste für Deinen Online Workshop. Grundsätzlich wird durch die DSGVO ein „Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen“ vorgeschrieben. Deshalb ist es ratsam, Software-Anbieter zu wählen, die die Datenschutzanforderungen per se erfüllen. Achte auf Dienste mit datenschutzfreundlichen Einstellungen, auf eine verschlüsselte Übertragung, auf die Erlaubnis für eine geschäftliche Nutzung, auf Freigaben mit ausdrücklicher Zustimmung, auf Löschung von Protokollen und Aufzeichnungen sowie auf Profiling (keine Bildung von Verhaltensprofilen der Teilnehmer). Führst Du einen Workshop in einem großen Unternehmen durch, dann beziehe am besten direkt den Datenschutzbeauftragten in die Auswahl der passenden Dienste mit ein.
Als Anbieter von Online Workshops bist Du dazu verpflichtet, sämtliche Teilnehmer über Art, Zweck und Umfang der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu informieren. Diese Belehrung ist nicht nur für Kunden und Geschäftspartner erforderlich, sondern auch für Mitarbeiter. Ersteller am besten eine Datenschutzerklärung, in der Du alle wichtigen Informationen aufnimmst.
Online Workshop Ideen – Damit überzeugst Du potenzielle Interessenten
Möchtest Du einen für Deine Zielgruppe interessanten Online Workshop erstellen, musst Du deren Fragen und Probleme kennen. Treten bei der Wahl des passenden Themas Schwierigkeiten auf, starte am besten eine Umfrage innerhalb Deiner Zielgruppe. Du kannst außerdem gezielt überlegen, ob es ein spezielles Thema gibt, dem Du selbst mit Freude nachgehst. Hast Du darin zahlreiche Erfahrungen gesammelt, kannst Du diese weitergeben.
Auf der Suche nach Online Workshop Ideen solltest Du auf keinen Fall Themen aufgreifen, in denen Du keinerlei Erfahrungen hast. Da es in Workshops um Wissensvermittlung geht, müsstest Du Dir im Vorfeld auch das entsprechende Wissen aneignen. Allerdings reicht die Theorie nur selten aus, um praxisnahe Workshops durchzuführen. Deshalb ein wichtiger Tipp: Rede nur über Dinge, von denen Du auch etwas verstehst.
Fazit: So gelingt es Dir, einen Online Workshop zu gestalten
Generell lässt sich sagen, dass Deine Aufgabe als Moderator in einem Online Workshop noch wichtiger ist als in einem Workshop vor Ort. Du musst es schaffen, die Distanz aufgrund der digitalen Umgebung durch Dein intensives Engagement aktiv zu überbrücken. Die Gruppendynamik innerhalb des Workshops trägt darüber hinaus einen großen Teil zum Erfolg bei.
Du kannst durchaus auch mal nur die Gruppe arbeiten lassen und Dich sogar „zurücklehnen“. Dennoch bist Du permanent gefordert. Eine perfekte Vorbereitung und auch praktisches Üben im Vorfeld helfen Dir, Dich voll und ganz auf Deine Rolle im Online Workshop zu konzentrieren. So kannst Du die Erwartungen an Dich selbst und die Deiner Teilnehmer erfüllen.
FAQ – Fragen und Antworten
Was ist ein Online Workshop?
Bei einem Workshop handelt es sich definitionsgemäß um ein zeitlich begrenztes Seminar zu einem bestimmten Thema. Ziel ist die aktive Mitarbeit der Gruppe. Ein Online Workshop ist ein praktisches Training, das über eine Videokonferenz durchgeführt wird.
Wie lässt sich ein Online Workshop effektiv gestalten?
Der Fokus für einen effektiven Online Workshop sollte stets auf der Interaktivität liegen. Wichtig ist, alle Teilnehmer gezielt mit einzubinden. Aufgelockert wird der Workshop durch Anleitungen und Aufgaben, bei denen alle Teilnehmer ihre Perspektive einbringen, neue Ideen kreieren und aktiv mitarbeiten können.
Wie kann man die Teilnehmer in einem Online Workshop aktiv beteiligen?
Als Moderator musst Du sicherstellen, dass der Online Workshop von allen Teilnehmern effektiv genutzt wird. Dies kannst Du erreichen, indem Du Diskussionen initiiert und die Beteiligung jedes einzelnen förderst. Eine erfolgreiche virtuelle Teamarbeit ermöglichst Du, wenn die Grundstimmung im Online Workshop locker und unterhaltsam ist.
Wie kann man einen Online Workshop sicher und datenschutzkonform durchführen?
Als Anbieter eines Online Workshops bist Du verpflichtet, die Regeln der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten. Demnach hat es oberste Priorität, eine Plattform zu verwenden, welche einen entsprechenden Datenschutz gewährleistet und die Rechte der Teilnehmer auf Privatsphäre respektiert. Außerdem musst Du alle Teilnehmer Deines Online Workshops über die Datenschutzmaßnahmen informieren.
