8D Report

Der 8D Report kommt in vielen Branchen zum Einsatz, um das Reklamationsmanagement zu vereinheitlichen. Er ist eine wichtige Komponente, um Probleme zu lösen und die Wiederholung in der Zukunft zu vermeiden. Worauf ist bei der 8D Methode zu achten? Wir liefern eine ausführliche 8D Report Erklärung, mit der Du arbeiten kannst.

Was ist ein 8D Report?

Der 8D Report ist ein wichtiges Tool im Qualitätsmanagement von Unternehmen. Vor allem in der Automobilbranche wird der 8D Report verwendet, um Reklamationen zu bearbeiten und langfristige Problemlösungen zu entwickeln.

Definition und Ziele des 8D-Reports

Beim 8D Report handelt es sich um ein Dokument, das bei der Reklamationsbearbeitung im Qualitätsmanagement zum Einsatz kommt. Dabei führt der Lieferant acht obligatorische Prozessschritte oder Disziplinen durch, um das der Reklamation zugrundeliegende Problem zu lösen. Die Methode soll dafür sorgen, dass ein bestimmtes Problem in Zukunft nicht mehr auftritt. Die Dokumentation aller Arbeitsschritte und ihrer Ergebnisse sind zentrale Bestandteile der 8D Methode. Ein 8D Report Template, das Du ausfüllen kannst, findest Du online.

Anwendungsbereiche der 8D Methode

Der Verband der Automobilindustrie hat die 8D Methode für die Automobilbranche standardisiert. Auch in anderen Branchen findet die Methode Anwendung. Bei überschaubaren Problemen ist es nicht immer notwendig, alle acht Prozessschritte zu durchlaufen. Doch bei größeren Reklamationen kann der 8D Prozess dabei helfen, dem Problem auf den Grund zu gehen und Strategien zu entwickeln, die die Kundenzufriedenheit erhöhen.

Der 8D Prozess im Detail

Zum 8D Report gehören insgesamt acht Arbeitsschritte oder Disziplinen. Es ist wichtig, alle Schritte nacheinander zu durchlaufen und ihre Ergebnisse detailliert zu dokumentieren. Alle Prozessschritte sind mit spezifischen Fragen untermauert, die auf den Kern des jeweiligen Schritts zielen.

D1: Teamzusammenstellung und Definition des Problems

Es nehmen nicht alle Mitarbeitenden am 8D Prozess teil. Sinnvoll ist es, ein Team aus Experten zusammenzustellen, die sich alle mit dem Prozess und dem jeweiligen Produkt auskennen. Wichtig ist, je einzelne Rolle innerhalb des Teams zu definieren. So gibt es beispielsweise einen Teamleiter und einen Sponsor. Letzterer stellt die Ressourcen für das Reklamationsmanagement zur Verfügung. Der Sponsor sollte dabei selbst vom Problem betroffen sein. Alle Teammitglieder müssen ausreichend Zeit und Fachwissen mitbringen, um sich aktiv an der Lösungsfindung zu beteiligen.

Kernfrage: Wer kümmert sich um die Bearbeitung?

D2: Detaillierte Problembeschreibung

Im zweiten Schritt definiert das gebildete Team das Problem. Dabei ist es wichtig, besonders detailliert zu beschreiben, was das Problem und somit der Reklamationsgrund ist. Je mehr Informationen das Team an dieser Stelle sammeln und bereitstellen kann, desto besser. 
Achtung: Viele Teams neigen dazu, bereits nach fertigen Lösungen zu suchen! Doch das ist jetzt noch nicht Thema. Der Teamleiter achtet deshalb darauf, erst einmal nur den Ist-Zustand zu beschreiben und die Diskrepanz zwischen diesem und dem Soll-Zustand aufzuzeige. Diese Fragen helfen dabei:

Kernfrage: Was ist das Problem? Handelt es sich um einen Wiederholungsfehler?

D3: Sofortmaßnahmen zur Schadensbegrenzung

Bevor es an die langfristige Suche nach Lösungen und Strategien geht, leitet das Team kurzfristige Maßnahmen ein, um das Problem aus der Welt zu schaffen. Das sorgt dafür, dass sich das Problem nicht verschlimmert und nicht noch mehr Kunden von dem gleichen Problem betroffen werden. Es geht darum, Zeit zu gewinnen, die dann zur langfristigen Problemlösung genutzt wird. Die Wirksamkeit der Sofortmaßnahmen muss dabei so lange anhalten, bis die Abstellmaßnahmen greifen.

Kernfragen: Wie hoch ist das Risiko? Wie gewinnen wir Zeit?

D4: Ursachenanalyse und Identifikation des Root Causes

Sobald die Sofortmaßnahmen eingeführt sind, geht es an die eigentliche Arbeit. Es soll die dem Problem zugrunde liegende Ursache gefunden werden. Viele Unternehmen setzen auf die 5-Why-Methode, um mit fünf Fragen herauszustellen, wo die Wurzel des Problems liegt. Bei größeren Problemen kann es sein, dass an mehreren Stellen Ursachen auftreten. Das Team ermittelt somit mehrere mögliche Ursachen und testet, welche tatsächlich das Problem herbeiführen.

Kernfragen: Was war falsch daran? Warum wurde das Problem nicht vermieden oder erkannt?

D5: Auswahl von Abstellmaßnahmen

Wenn klar ist, warum das Problem auftritt, lassen sich stimmige Lösungen finden. Diese sollten die Ursache für das Problem beheben und langfristig wirken. Eine Brainstorming-Session kann helfen, mögliche Lösungsansätze zu finden und zu eruieren, welche am effektivsten sind. Ein wichtiges Kriterium für Abstellmaßnahmen ist, dass sie Wiederholungsfehler ausschließen sollen.

Kernfragen: Wie können wir das Problem ändern? Können wir es umgehen?

D6: Maßnahmenumsetzung und Überprüfung der Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen

Nun gilt es, die gewählten Maßnahmen umzusetzen. Nur so lässt sich ihre Wirksamkeit nachweisen oder falsifizieren. Stellt das Team fest, dass die gewünschten Ziele der Abstellmaßnahmen nicht erreicht werden, muss es einen Schritt zurückgehen und neue Maßnahmen festlegen.

Kernfragen: Wird das Ziel erreicht? Greifen die Maßnahmen?

D7: Vorbeugende Maßnahmen zu Vermeidung zukünftiger Probleme

Einer der wichtigsten Schritte ist, Wiederholungsfehler zu vermeiden. Gerade in größeren Unternehmen kommt es immer wieder zu Problemen und Reklamationen. Umso wichtiger ist es, dass einzelne Probleme nicht mehrfach auftreten. Das Team entwickelt deshalb nun vorbeugende Maßnahmen, um die Fehlerwiederholung zu unterbinden. Dabei kann es sich um ein kurzfristig erhöhtes Prüfintervall in der Fertigung handeln, um eine dichtere Revision einzelner Arbeitsschritte oder um regelmäßige Stichproben, um die Qualitätsstandards festzuhalten.

Kernfragen: Wie können wir den neuen Zustand beibehalten? Wie können wir die Wirksamkeit überwachen?

D8: Abschluss und Anerkennung des Teams

Bevor das Team wieder auseinandergeht, muss die gemeinsame Arbeit an der Problemlösung gewürdigt werden. Der Teamleiter erkennt hier die Leistungen aller Mitarbeitenden gleichermaßen an. Gleichzeitig kann der Abschluss der Teamarbeit dazu genutzt werden, Erfahrungen in Bezug auf das Thema oder Problem und in Bezug auf die Zusammenarbeit auszutauschen.

Kernfrage: Was lernen wir für die Zukunft?

8D Report Vorlagen und 8D Report Beispiele

Vorteile und Nutzen des 8D Reports

• umfangreiche Dokumentation, die für zukünftige Reklamationen herangezogen werden kann
• Reduktion von Kosten durch die Vermeidung von Fehlerwiederholungen
• genaue Problemanalyse und daran anknüpfend die langfristige Fehlerbehebung
• verbessertes Kundenverhältnis dank der genauen Aufarbeitung und Dokumentation
• bessere Team-Zusammenarbeit durch gemeinsame Problemlösung

8D Report – häufige Fragen & Antworten

Was ist ein 8D Report?

Wie schreibe ich einen 8D Report?

Ist ein 8D Report verpflichtend?

Wann macht man einen 8D Report?