Remote-Meetings sind wichtig, um alle Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten, unabhängig vom physischen Standort. Aus diesem Grund ist es äußerst wichtig, interessante und informative Meetings durchzuführen, besonders wenn sich die Teammitglieder nicht im selben Raum befinden.
Virtuelle Konferenzen haben ihre eigenen Regeln und Grenzen: Remote-Meetings finden häufiger statt als Sitzungen im Büro (der Bericht von Owllabs/state-of-remote 2019 fand heraus, dass 14% mehr Remote-Meetings pro Woche abgehalten wurden). Sie sind zudem weniger Zeit einnehmend und zwingen die Arbeitgeber, neue Wege zu finden, um ihre virtuellen Meetings aufzupeppen und Ablenkungen zu vermeiden.
In diesem Leitfaden geben wir Dir einige Tipps, um sicherzustellen, dass Deine Teammitglieder die bestmögliche Erfahrung mit Remote-Meetings haben, um eine gute Zusammenarbeit sicherzustellen, Beziehungen aufzubauen und die entfremdenden Auswirkungen der physischen Distanz zu verringern.
7 Tipps für die Durchführung von begeisternden Remote-Meetings
- Wähle die richtige Software. Es gibt sehr viele Remote-Meetingssoftware auf dem Markt (sowohl kostenlose als auch Premium-Software), so dass es immer schwieriger wird, die richtige Software für die entsprechenden Bedürfnisse auszuwählen. Stelle sicher, dass Du alle Optionen sorgfältig recherchierst, die Preise und Funktionen vergleichst und einen Business Case erstellst, um die beste Lösung für Dein Unternehmen zu finden. Bitte Deine Mitarbeiter auf jeden Fall um Ihre Meinung!
- Nutze Remote Collaboration Tools. Zusätzlich zu der Meeting-Software, die Dein Grundbedürfnis für ein Remote-Meeting mit Deinem Team abdeckt, benötigst Du auch MöglichkeitenIdeen zu teilen, Projekte zu aktualisieren und die Kreativität zu fördern.
Ein gutes Beispiel dafür ist ein Echtzeit-Kollaborationstool, mit dem gemeinsam an Entwürfen, Wireframes, Schemata und Moodboards gearbeitet werden kann, während gleichzeitig Kommentare und Überarbeitungen erfasst werden.
Collaboard ist das perfekte Beispiel für ein Online-Whiteboard, welches als Echtzeit-Kollaborationstool eingesetzt werden kann.
- Eine Agenda erstellen. Wir können dies nicht genug betonen: eine Agenda ist das, was eine Sitzung ausmacht. Sie ist besonders wichtig, wenn es um Remote-Meetings geht, da sie den Teilnehmern hilft, sich richtig vorzubereiten und sich wohl zu fühlen. Die Agenda ermöglicht es Dir, den Inhalt der Sitzung zu umreißen und die Themen aufzulisten, die vom ersten bis zum letzten Punkt in der Sitzung diskutiert werden sollen.
Scheue Dich nicht, genau zu sein: Neben den einzelnen Agenda Punkten, die zu besprechen sind, kannst Du auch Angaben dazu machen, wer über ein bestimmtes Thema sprechen wird, wie viel Zeit dafür vorgesehen ist und ob es einen speziellen Platz für Fragen und Diskussionen gibt. - Wähle einen Moderator. Ein Sitzungsleiter ist eine Person, die beauftragt wird, die Sitzung zu leiten, um sicherzustellen, dass sie reibungslos abläuft und dass alle die Möglichkeit haben, miteinander zu sprechen. Dies ist eine Schlüsselrolle, wenn es um virtuelle Konferenzen geht.
Gesprächsteilnehmer werden aufgrund der Natur der digitalen Kommunikation und fehlendem "Vor Ort sein" oft unterbrochen. Der Moderator hält das Gespräch auf Kurs und kann auch bei technischen Fragen helfen, die während der Sitzung auftreten können.
- Nimm Dir Zeit für Smalltalk. Menschen, die im Home-Office arbeiten, sind oft mit langen Perioden der Isolation und mangelnden sozialen Interaktionen konfrontiert, was zu einem Gefühl der Realitätsferne führen kann. Lasse den Teilnehmern entweder zu Beginn oder am Ende des Remote-Meetings Zeit, um sich auszutauschen und durch Smalltalk mit ihren Kollegen in Verbindung zu bleiben. Dies wird ihnen helfen, sich weniger isoliert zu fühlen und stärkere Verbindungen aufzubauen.
- Befolge die Etikette. Auch für Remote-Meetings gibt es eine Etikette (oder in diesem Fall eine "Netiquette"), die eingehalten werden muss. Beispielsweise wird Verspätung nicht so toleriert, wie es bei einem persönlichen Treffen der Fall sein könnte. Versuche auch, Ablenkungen zu vermeiden: Surfe während der Sitzung nicht im Internet und lese Deine E-Mails nicht. Multi-Tasking ist der schlimmste Feind von Remote-Meetings. Abgesehen davon, dass es Deine Aufmerksamkeit vom Thema der Sitzung ablenkt, wird es höchstwahrscheinlich auch Deine Kollegen verärgern und ablenken.
Gute Regeln für Online Meetings sind, die Kamera zu aktivieren und sich Stumm zu schalten, wenn man nicht spricht. Schreibe die Etikette direkt auf das Online-Whiteboard auf, so dass jeder Teilnehmer diese sieht. Nutze auch die Kraft des Visuellen und verdeutliche die Regeln mit Bilder. - Sende nach dem Remote-Meeting eine E-Mail mit einer Zusammenfassung. Wenn das Remote-Meeting beendet ist, ist das Senden einer E-Mail mit einer Zusammenfassung an jeden Teilnehmer nicht nur ein Akt der Höflichkeit, sondern auch eine gute Möglichkeit, die Zusammenarbeit zu fördern und lebendig zu halten. Erwähne die besprochenen Themen des Meetings, die nächsten Schritte, bestimmte Aktionspunkte, sowie die Ergebnisse und die nächsten Termine. Auf diese Weise weiss jeder, was ihn erwartet, und wird sich viel motivierter fühlen, an künftigen Remote-Meetings teilzunehmen. Wenn Du ein Online-Whiteboard nutzt, kannst Du am Ende einfach einen Export der Ergenisse machen und an alle Teilnehmer versenden.
