Die digitale Zusammenarbeit ist eine Notwendigkeit und nicht mehr wegzudenken. Unsere Gesellschaft hat sich dermassen verändert, dass es für viele zur Norm geworden ist an virtuellen Treffen teilzunehmen und sich digital auszutauschen.
Der Trend zeigt eindeutig in die Richtung «mehr Digital». Was für die nachrückenden Generationen selbstverständlich ist, bedeutet für viele Mitarbeitenden eine grosse Herausforderung. Digitalisierung heisst nicht, dass alles einfacher schneller oder besser wird. Und schon gar nicht passiert dies ohne Effort.
Für viele ist es kein Problem mit dem Auto zur Arbeit zu fahren oder mit dem Zug, Bus und anderen Verkehrsmitteln von A nach B zu kommen. Jedoch konnten wir auch das nicht einfach so. Autofahren hat uns zahlreiche Stunden Lernen, Ausprobieren und Wiederholen gekostet, bevor dann eine Prüfung abgelegt worden ist. Zugfahren ohne Erfahrung ist auch nicht einfach und wir mussten verschiedenste Dinge lernen, wie das Lösen eines Tickets aber auch die Etikette, wie man sich in einem öffentlichen Verkehrsmittel zu verhalten hat.
Der Staat hat durch die Pandemie die Menschen ins Home-Office gezwungen und damit den Schalter für die Digitalisierung der Zusammenarbeit auf «Turbo» gestellt. Viele sind mit Learning-by-Doing vorangekommen und haben sich durch den Dschungel von verschiedenen Tools gekämpft, die es irgendwie ermöglichen Informationen digital auszutauschen.
Einige Organisationen aus dem öffentlichen Sektor haben es verpasst «Digitale Fahrstunden» einzuführen und alle Menschen auf die Reise zur verbesserten digitalen Zusammenarbeit mitzunehmen. Der Satz «Wir haben es doch immer so gemacht» schwingt immer noch wie ein Damoklesschwert über der Veränderung. Zu glauben, die Welt dreht sich wieder zurück und dass die Mitarbeitenden wieder vorwiegend ins Office kommen und sich physisch treffen, ist wohl Wunschdenken einiger.
Aktuell heisst es nach Vorne schauen und zu überlegen, wie kriegen wir die Digitalisierung der Zusammenarbeit so hin, dass wir
- Alle Mitarbeitenden mitnehmen und diese die neue Art zu arbeiten akzeptieren
- Die notwendigen Fähigkeiten vermitteln, um effektiv digital zusammenzuarbeiten.
Der schöne Satz “A fool with a tool is still a fool” trifft immer noch zu. Wir brauchen nicht für jede Kleinigkeit eine neue Software, die dann niemand wirklich erlernt und die wenigsten Bedienen können. Was wichtig ist, dass wir uns auf eine spezifische Toollandschaft fokussieren und dafür schauen, dass diese Tools funktionell und methodisch möglichst erfolgreich angewendet werden können.
Und genau dafür ist Collaboard da. Wir sind fest davon überzeugt, dass ein Online Whiteboard einen grossen Mehrwert bietet, um die digitale Zusammenarbeit voranzubringen. Und wir stellen unseren Kunden nicht einfach nur das Tool hin. Wir stellen eine erfolgreiche Einführung sicher, beraten mit Strategien für die Nutzeradaption und schulen Key-User in den Arbeitsmethoden, welche mit einem Online Whiteboard umgesetzt werden können.
Kurz, wir unterstützen mit einem Sorglos-Paket von A-Z. Im folgenden beschreiben wir unseren Ansatz, von der Begleitung bei der Tool-Auswahl, über die ersten Berührungspunkte bis hin zu den Einführungskonzepten.
Bei uns können Sie sorgenfrei die ersten Fahrstunden machen, bis Sie allein fahren können. Motivierte und engagierte Mitarbeitenden, machen wir zu Rennfahrenden, welche zu Digitalisierung-Profis in Ihrer Organisation werden. Und wer Rennen fährt hat so viel Erfahrung, dass die Person ganz einfach andere Personen in die digitale Zusammenarbeit lotsen kann.
1.Hürde - Datenschutz
In allen unseren Projekten mit Behörden, Hochschulen, Krankenkassen, Berufsverbänden und Regierungen war immer eine der grossen Hürden der Datenschutz und die Einhaltung der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO).
Datenschutz ist jedoch nicht eine exakte Wissenschaft und je nach Land, Bundesland oder Kanton gelten unterschiedliche Regelungen. Viele Datenschützer legen die bestehenden Verordnugnen unterschiedlich aus und es gibt keinen allgemeingültigen Konsens.
Bei der Einführung einer neuen Software für die digitale Zusammenarbeit ist der Datenschutz oft der zentrale Faktor der bestimmt, wie lange es geht, bis die Software genutzt werden kann. Die gerechterweise hohen Anforderungen im öffentlichen Sektor, welcher oft mit sensitiven Bürgerdaten arbeitet, schliessen bereits viele Tools im Vorfeld aus.
Eine der wichtigsten Fragen sind, wo sind die Daten gespeichert und bei wem sind diese gespeichert. In Bezug auf Behörden ist der Tenor klar. Die Daten sollen vorzugsweise im eigenen Land oder zumindest in einem Staat der Europäischen Union gespeichert werden. Ziel ist es Abflüsse in andere Länder und Regionen zu verhindern.
Microsoft, Amazon und Google dominieren den Cloud-Markt und es ist sehr schwierig Lösungen zu finden, die nicht auf die Rechenzentren der US Grossanbieter setzen. Dies macht es für den Datenschutz umso schwieriger, da man schnell in einer Grauzone ist, wenn die Daten in einem Rechenzentrum gespeichert ist, welches einem US Anbieter gehört. Mehr dazu in diesem Blogpost: Collaboard - Hosting in Deutschland, DSGVO konform und unabhängig
Damit wir die Hürde vom Datenschutz im öffentlichen Sektor ohne grosse Anstrenungen überwinden können, haben wir bei Collaboard den Entscheid getroffen auf lokale Cloudanbieter zu setzen. So stellen wir sicher, dass die Daten
- In Deutschalnd gespeichert sind
- Bei einem Deutschen Anbieter liegen (in unserem Fall die Deutsche Telekom)
- Keine Gefahr besteht, dass Daten in die USA oder andere Länder abfliessen können.
Um die hohen Ansprüche von Behörden an Kollaborationssoftware zu erfüllen, setzen wir neben der lokalen Hostingstrategie Industriestandards für die Verschlüsselung der Daten ein. Interne Prozesse sind so aufgebaut, dass wir die DSGVO zu 100% erfüllen und Kunden aus dem öffentlichen Sektor mit Collaboard keine Kompromisse eingehen müssen in Bezug auf Datenschutz.
2.Hürde - Mitarbeitende erwarten einen modernen Arbeitsplatz
Heterogener könnte die Landschaft der Mitarbeitenden aktuell kaum sein. Viele verschiedene Generationen erbringen wichtige Leistungen in den Organisationen des öffentlichen Sektors. Jede Generation und jeder Mensch hat aber unterschiedliche Ansprüche an das wie, wo und wann gearbeitet werden soll.
Organisationen stehen vor der Herausforderung einen modernen Arbeitsplatz zu schaffen, der flexibles Arbeiten ermöglicht und die Toollandschaft bietet, welche das flexible Arbeiten optimal unterstützt. Die unterschiedlichen Ausprägungen des flexiblen Arbeitens bezüglich Ort und Zeit werden mit dem Begriff Hybrides Arbeiten zusammengefasst.
All den unterschiedlichen Ansprüchen an den modernen Arbeitsplatz gerecht zu werden und dabei weiterhin effizient zu wirken, scheint eine Unmögliche Aufgabe zu sein. Und auch wir haben dafür nicht DIE Lösung.
Ein Online Whiteboard ist eine grosse Hilfe, wenn Menschen von unterschiedlichen Orten und zu unterschiedlichen Zeitpunkten zusammenarbeiten. Die Technologie ermöglicht es Informationen visuell auszutauschen. Anstatt lange E-Mails zu schreiben, können Zusammenhänge direkt auf dem Whiteboard visualisiert werden. Alles was auf dem Online Whiteboard geschieht, wird in Echtzeit von allen anderen Nutzenden gesehen. Der visuelle Austausch von Informationen in Echtzeit hat sich als massiver Beschleuniger in der Online Wissensvermittlung bewährt.
Es gibt kaum effizientere Wege die eigene Idee oder das eigene Wissen in einem Online Meeting oder Workshop anderen Menschen mitzuteilen.
Mit Collaboard unterstützen wir Behörden dabei den modernen Arbeitsplatz umzusetzen und bieten einen Mehrwert, wenn es darum geht den Mitarbeitenden mehr Flexibilität zu ermöglichen. Da der visuelle Part bei Collaboard so wichtig ist, muss man es schon fast erleben, wenn man es noch nicht kennt. Wenn Sie Collaboard live in Action sehen möchten, dann buchen Sie ganz einfach einen Termin mit unserem Team.
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3.Hürde - Das neue Tool annehmen, lernen und erfolgreich anwenden
Neue Tools versprechen oft eine kurze Lernphase, eine intuitive & einfache Bedienung und dass die Effzienz und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden durch deren Einsatz steigt. Die Tools heutzutage sagen ganz genau, wie sie die Probleme der Kunden lösen.
Ist es aber nicht so, dass eine intuitive Bedienung einem subjektiven Empfinden entspricht? Ist es nicht so, dass jeder unterschiedlich schnell lernt und ist es nicht so, dass die Anschaffung einer neuen Lösung auch immer ein Risiko ist?
Das grösste Risiko ist, dass die Mitarbeitenden das neue Tool nicht annehmen, ungerne verwenden, allenfalls sogar gezwungen werden und so nicht die geplanten Effizienzgewinne damit realisiert werden können.
Eine neue Kollaborationslösung in einer Organisation zu implementieren ist eine Herausforderung und will richtig geplant und durchgeführt werden. Wir sprechen hier nicht von der technischen Implementierung sondern davon, die Mitarbeitenden zu begeistern neues auszuprobieren und zu lernen.
Wir bei Collaboard unterstützen Sie dabei diese Begeisterung und Lust auf die neue Lösung und die damit verbundene neue Arbeitsweise zu schüren. Menschen begeistern und überzeugen Menschen und genau darin sind wir sehr gut.
Unsere Kunden aus dem öffentlichen Sektor betreuen wir sehr engmaschig, führen Schulungen durch, erarbeiten Konzepte für die Nutzeradoption und stellen immer wieder neue Videos und neues Lernmaterial auf Deutsch und Englisch zur Verfügung.
Erfahren Sie, wie wir auch Ihre Organisation bei der Reise zu dem modernen Arbeitsplatz unterstützen können. Buchen Sie dazu ein unverbindliches Beratungsgespräch mit unserer Kollaborationsexperten Michael Görög.
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