Auswahl und Einsatz des Online Whiteboards Collaboard bei der Universität Kassel

Die Universität Kassel ist eine dynamische Universität mit ca. 3.400 Mitarbeitenden und rund 25.000 Studierenden. Sie hat ein außergewöhnlich breites Profil mit den Kompetenzfeldern Natur, Technik, Kultur und Gesellschaft. Das IT-Servicezentrum ist eine zentrale Einrichtung der Universität. Etwa 80 Mitarbeitende erbringen anspruchsvolle IT-Dienstleistungen für Studierende, Lehrende, Forschende und für die Verwaltung.

Grösster Benefit von Collaboard

Frau Gerland betont: „Größter Benefit ist für alle die sorgenfreie Nutzung. Die Nutzer:innen können sich mit Ihrem Uni-Account anmelden und wissen, es ist alles datenschutzrechtlich geprüft und offiziell zugelassen. Die Lehrenden freuen sich, dass sie keine Begrenzung mehr haben und das Tool nun vollumfänglich in der Lehre nutzen dürfen."

Vor der Einführung von Collaboard

Jacqueline Gerland aus der Abteilung Anwendungsmanagement berichtet darüber, wie sich die Situation vor Einführung von Collaboard dargestellt hat: „Es gab viele Insellösungen in den Fachbereichen, aber kein Online Whiteboard für die ganze Hochschule. Die Mitarbeitenden in der Zentralverwaltung konnten gar kein Online Whiteboard verwenden, weil Tools ohne vorherige Prüfung seitens des Datenschutzes nicht eingesetzt werden dürfen. Wenn ein Tool für die gesamte Hochschule eingeführt werden soll, dann müssen etliche Regularien erfüllt sein.“

Dezentral und trotzdem effektiv arbeiten

Viele Arbeitsgruppen in der Verwaltung und in den Fachbereichen sind nicht erst seit der Pandemie mit der Herausforderung konfrontiert, dezentral und trotzdem effektiv zu arbeiten, auch in der Lehre finden immer mehr Veranstaltungen digital statt.

Das IT-Servicezentrum hat von mehreren Stellen aus der Universität die Anforderung bekommen, ein Online Whiteboard einzuführen. Daraufhin wurde ein Projekt zur Einführung eines geeigneten Tools zur digitalen Zusammenarbeit an einem Whiteboard beantragt. Frau Gerland schildert das Vorgehen: „Es werden sogenannte Resonanzgruppen gebildet. Diese bestehen aus mehreren Personen, aus verschiedenen Bereichen der Hochschule, die eine Marktrecherche durchführen. Sie erörtern, welche Tools gibt es bereits auf dem Markt, was sind die Anforderungen der Hochschule, welche Vor- und Nachteile haben die Lösungen und wie soll damit an der Universität gearbeitet werden.“

Alleinstellungsmerkmale von Collaboard

Collaboard bietet als Alleinstellungsmerkmal eine On-Premises Version an und ist durch das Hosting der Daten auf der Open Telekom Cloud in Deutschland DSGVO konform. Anbieter, die diesen Ausschlusskriterien nicht entsprachen, wurden bereits bei Durchsicht der im Ausschreibungsverfahren eingegangenen Bewerbungen nicht berücksichtigt.

„Wir planen einen sehr breitflächigen Einsatz der Lösung. Die ersten Lizenzen sind dem IT-Servicezentrum nur kurze Zeit nach Einführung des Tools seitens der Verwaltung und der Fachbereichen regelrecht aus den Händen gerissen worden. Die Freude ist groß, nun ein Tool einsatzbereit zu haben, welches ort- und zeitunabhängiges Arbeiten ermöglicht.”, berichtet Frau Gerland.

Einsatzszenarien von Collaboard

So hat die strategische Personalentwicklung ihre Meetings, Projekt- und Jahresplanungen in Collaboard abgebildet. Die Stabstelle Forschungsservice plant zur Visualisierung der Arbeitsergebnisse den Einsatz von Collaboard in einem größeren Verbundprojekt mit externen Akteur:innen. Das Servicecenter Lehre bildet Lehrende weiter und testet den Einsatz von Collaboard in der Lehre in ihrem Weiterbildungsprogramm Llukas. Auch ein paar Lehrende haben die ersten Lizenzen erhalten, um online und trotzdem interaktiv ihre Lehre zu gestalten.