Michael: Hallo Alex, vielen Dank, dass du dir die Zeit für ein Interview über euer Online Whiteboard Projekt mit Collaboard nimmst.
Alexander: Gerne, freue mich darüber sprechen zu können.
Michael: Zunächst, könntest du uns erzählen, wer die regio iT ist?
Alexander: Regio iT ist ein kommunaler IT-Dienstleister, der in Nordrhein-Westfalen tätig ist. Unser Hauptsitz befindet sich in Aachen, und wir haben weitere Standorte in Gütersloh, Siegburg und Solingen.
Michael: Was bietet ihr als kommunaler IT-Dienstleister an, und was zeichnet euch aus?
Alexander: Wir sind ein umfassender Dienstleister und decken alles ab, was man sich unter IT vorstellen kann, vorrangig für Kommunen und kommunale Unternehmen. Punktuell arbeiten wir auch für die Privatwirtschaft. Unsere Organisation umfasst verschiedene Geschäftsbereiche, die sich in Rechenzentren und Infrastruktur, (Fach-) Applikationen, Schul-IT, SAP-Lösungen und Smart City gliedern. Insgesamt leisten und bewirken unsere etwa 720 motivierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehr viel!
Michael: Interessant, Alex. Könntest du uns ein wenig über dich erzählen?
Alexander: Ich bin als CIO und CDO bei regio iT tätig und verantwortlich für die eigengenutzte Technik und die digitale Transformation unseres Unternehmens.
Michael: Welche Tools verwendet ihr für die Zusammenarbeit bei regio iT?
Alexander: Für Prozesse nutzen wir bspw. SAP und Ivanti, für Kollaboration u.a. Microsoft Teams, SharePoint sowie Jira. Wir sind sehr strukturiert, was die Einführung neuer Lösungen betrifft, um Wildwuchs zu verhindern und sicherzustellen, dass nicht jedes Tool aus den Appstores experimentell eingesetzt wird.
Michael: Aus welchem Grund habt ihr euch entschieden, zentral ein Online Whiteboard einzuführen?
Alexander: Der Hauptantrieb war die Pandemie, die uns dazu bewegt hat, mobiles Arbeiten einzuführen. Durch die Pandemie hatten wir verschiedene - dezentral eingeführte - Online Whiteboard Lösungen im Einsatz, was zeigte, dass ein Bedarf bestand. Daher entschieden wir uns für eine zentrale Lösung, die von allen genutzt werden soll.
Michael: Wie seid ihr im Auswahlprozess vorgegangen, um die zentrale Whiteboard Lösung zu finden?
Alexander: Wir starteten einen strukturierten Auswahlprozess, der eine Nutzwertanalyse für die Prüfung der fachlichen, technischen und sicherheitsrelevanten Anforderungen umfasste. Datenschutz war dabei ein entscheidendes Kriterium.
Michael: Warum habt ihr euch schlussendlich für Collaboard entschieden?
Alexander: Collaboard überzeugte uns früh mit seiner Usability und Datensicherheit, besonders durch das Hosting in der Open Telekom Cloud in Deutschland. Es gewann letztlich durch die meisten Punkte in unserem Auswahlprozess.
Michael: Welche Herausforderungen gab es bei der Einführung von Collaboard?
Alexander: Die Herausforderungen waren eher interner Natur, wie die Notwendigkeit, eine Betriebsvereinbarung abschließen und ein Datenschutzkonzept zu erstellen. Die Zusammenarbeit mit Collaboard und die Implementierung von Single-Sign-On verliefen jedoch reibungslos.
Michael: Wie wurde Collaboard von euren Mitarbeitenden angenommen?
Alexander: Die Einführung verlief sehr zielgerichtet, basierend auf dem Bedarf bestimmter Bereiche. Das Onboarding war einfach, und dank des attraktiven Lizenzmodells kann grundsätzlich jede Person bei regio iT Collaboard nutzen. Wobei wir zwischen lizenzierten und kostenfreien Nutzenden und Gästen unterscheiden.
Michael: Wurden Schulungen für Collaboard angeboten?
Alexander: Wir haben keine Grundlagenschulungen angeboten, folgten aber dem Prinzip des "Learning by Doing". Collaboard ist sehr zugänglich und intuitiv in der Nutzung, weshalb wir es für nicht notwendig empfunden haben, Schulungen durchzuführen. Wir planen jedoch, Expertenschulungen durchzuführen, um bestimmte Nutzer noch erfahrener im Umgang mit Collaboard zu machen. Diese können dann als Multiplikatoren den anderen Kolleginnen und Kollegen mit Tipps und Tricks im Umgang mit Collaboard helfen.
Michael: Wofür wird Collaboard bei euch eingesetzt?
Alexander: Wir nutzen Collaboard unter anderem für Brainstorming, strukturierte Workshops und bspw. in unseren SAP-Workshops zur Visualisierung von Abläufen. Es fördert das kreative Arbeiten und erleichtert die strukturierte Erfassung von Informationen.
Hier findest Du ein Beispiel für eine Kick-Off Veranstaltung zu Prozessworkshops:
