Auswahl und Einsatz des Online Whiteboards Collaboard bei der pronova BKK

Die pronova BKK gehört zu den fünf größten Betriebskrankenkassen Deutschlands. Bundesweit für alle Interessierten geöffnet, vertrauen der Krankenkasse rund 650.000 Versicherte ihre Gesundheit an – nicht zuletzt wegen des persönlichen Engagements und der Gesundheitskompetenz der 1.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ob über den rund um die Uhr erreichbaren Telefonservice, per Videoberatung, über die App, via E-Mail, im Chat oder in den 60 Service-Centern vor Ort: die pronova BKK kümmert sich jederzeit um die Anliegen ihrer Kundinnen und Kunden.

Die pronova BKK überzeugt nicht nur als Krankenkasse, sondern ist auch bei Deutschlands Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern beliebt. Das Unternehmen hat es in 2022 zum siebten Mal in Folge auf die Focus-Liste der Top-Arbeitgebenden des Landes geschafft.

Grösster Benefit

Nico Eisensteck aus der Personalentwicklung bei der pronova BKK betont:

“Collaboard bietet nicht nur die höchste Datensicherheit, auch das Design und die Features sind sehr modern und ansprechend. Beispielsweise das Einbetten von gifs und Videos unterstützt enorm in der Projektarbeit. Bundesweit und in Echtzeit an Projekten zu arbeiten, Ideen zu teilen und gemeinsam weiterzuentwickeln, das ist Innovation und wird bei der pronova BKK großgeschrieben.”

Work-Life-Balance

Über 85 % der Belegschaft arbeiten mittlerweile langfristig mobil und auch nach der bundesweiten Home-Office Pflicht werden die Mitarbeitenden diese Arbeitsform weiter nutzen können. Um ihren Kundinnen und Kunden einen ausgezeichneten Service bieten zu können und zusätzlich ihren Mitarbeitenden eine optimale Work-Life-Balance zu ermöglichen, ist es der pronova BKK wichtig, ortsunabhängig und digital zusammen zu arbeiten.

Nur On-Premises als höchste Datensicherheit

Nico Eisensteck berichtet von der Zeit vor der Einführung von Collaboard: “Vor Collaboard haben wir ein Jahr lang mit einem Online Whiteboard von einem Mitbewerbenden gearbeitet. Deswegen war uns das ortsunabhängige gemeinsame Arbeiten bereits bekannt.”

Der alte Anbietende konnte die datenschutzrechtlichen Anforderungen der pronova BKK nicht mehr erfüllen. Da allerdings der Datenschutz bei der pronova BKK eine wichtige Rolle spielt, wurde intern beschlossen ein Online Whiteboard zu verwenden, welches On-Premises betrieben werden kann. Nach einer Marktrecherche ist die Entscheidung auf Collaboard gefallen. Alle Online-Whiteboard-Nutzenden müssen sich keine Sorgen mehr machen, welche vertraulichen Daten und Inhalte sie auf einem Board speichern oder bearbeiten. Collaboard wird in einem Rechenzentrum ihrer Wahl betrieben. Die Mitarbeitenden melden sich sicher via Single Sing-On an.

Intuitives Arbeiten

Die Mitarbeitenden brauchten keine Live-Schulung. In diesem Fall setzte die pronova BKK auf das digitale Lernen. Es wurde nach dem “learning by doing” Prinzip gearbeitet. Die online zur Verfügung stehenden Webinare und Tutorials haben dabei sehr geholfen und wurden in einem „Learning-Board“ zusammengetragen. Darüber hinaus wurden mehrere Übungsboards zur Verfügung gestellt. Auf einer internen Plattform können Erfahrungen zu Collaboard ausgetauscht, Inhalte nachgeschaut und Arbeitsanweisungen, wie beispielsweise das korrekte Teilen eines Boards mit externen, zur Verfügung gestellt werden.

Die richtige Wahl

“Es war uns enorm wichtig weiterhin ein Online Whiteboard zu verwenden und wir sind froh mit Collaboard einen langfristigen Partner gefunden zu haben, der einerseits modern ist, aber zusätzlich unsere datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt. Zu IBV hatten wir direkt ein ehrliches, ja sogar freundschaftliches Verhältnis. Hier funktioniert die Kommunikation über mehrere Ansprechpersonen und es wird immer zeitnah auf Rückmeldungen oder Fragen reagiert“ so Nico Eisensteck.

Collaboard ist vielfältig einsetzbar

Jede Abteilung bei der pronova BKK hat mindestens eine Lizenz. Das Online Whiteboard wird zur Vorbereitung und Nachbereitung interner Projektarbeiten verwendet, um Ideen zu sammeln und weiterzuentwickeln, aber auch für Trainings und Workshops. Bisher gab es aus den Fachbereichen viel positives Feedback.