Planst Du einen Workshop und suchst nach Inspiration, wie Du diesen optimal vorbereiten und durchführen kannst? In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du mit dem Online Whiteboard Collaboard einen Workshop planst und durchführst.
Wir geben Dir zahlreiche Tipps und Tricks von der Planung bis zur Umsetzung des Workshops und zeigen, wie Du den digitalen Moderationskoffer in Collaboard gezielt einsetzt.
Dabei spielt es keine Rolle, ob Du einen online, hybriden oder vor Ort Workshop planst. Mit dem Online Whiteboard kannst Du deinen gesamten Workshop und alle Ergebnisse digitalisieren, was zahlreiche Vorteile mit sich bringt.
Workshop Planung und Vorbereitung mit Collaboard
Es gibt viele Gründe, einen Workshop durchzuführen. Im Mittelpunkt steht immer, dass sich ein Team trifft, um gemeinsam an einem Thema zu arbeiten, dieses zu vertiefen und anhand vom Workshop, Ideen, Verbesserungspotentiale und Aktivitäten abzuleiten.
Wie erfolgreich ein Workshop ist, hängt maßgebend von der Workshopplanung und Vorbereitung ab. Mit den digitalen Hilfsmitteln, die Workshopmoderatoren heute zur Verfügung stehen ist es möglich, Workshops online, in einer hybriden Form oder vor Ort durchzuführen.
Der große Vorteil, wenn digitale Hilfsmittel wie ein Online Whiteboard eingesetzt werden ist, dass sämtliche erarbeiteten Inhalte direkt digitalisiert werden und die Nachbearbeitungszeit stark reduziert wird. Es müssen keine Fotoprotokolle oder sonstige Notizen im Nachhinein digitalisiert werden.
Vorteile eines gut geplanten Workshops
Der Vorteil eines gut vorbereitet und geplanten Workshop ist, dass Du als Moderator eine klare Vorstellung hast, was im Workshop gemacht werden soll. Wenn Du die Aktivitäten gut vorbereitest, kannst Du dich im Workshop komplett auf die Moderation und die Bedürfnisse der Teilnehmer fokussieren.
In der Regel erzielen gut vorbereitete Workshops auch die besseren Ergebnisse, als wenn man sich einfach mal trifft und lose beginnt ein Thema zu erarbeiten.
Schritt für Schritt Anleitung für die Workshop-Planung
Wir zeigen Dir hier Schritt für Schritt wie Du deinen Workshop mit Collaboard planen und vorbereiten kannst.
- Zielsetzung und Themenauswahl
- Teilnehmerliste und Einladung
- Erstellen einer Agenda und Struktur
- Vorbereitung von Materialien und Ressourcen auf Collaboard
Zielsetzung und Themenauswahl
Überlege Dir genau welche Themen im Workshop adressiert und welche Ziele erreicht werden sollen. Abhängig davon kannst Du eine Agenda für den Workshop definieren und gezielt Aktivitäten planen.
Mit dem Online Whiteboard kannst Du vor dem Workshop bereits die Themen auflisten und diejenigen auswählen, welche im Workshop behandelt werden sollen.
Teilnehmerliste und Einladungen
Wenn Du weißt, wie Du den Workshop durchführst (online, hybrid, vor Ort), kannst Du die Einladung versenden. Für Online und Hybride Workshops empfiehlt es sich eine Videokonferenzlösung zu verwenden, die direkt mit dem Online Whiteboard integriert ist. So können die Teilnehmer einander sehen, hören und auf dem Whiteboard direkt zusammenarbeiten. Der Vorteil einer integrierten Lösung ist, dass die Teilnehmer nicht verschiedene Tools gleichzeitig öffnen müssen.
Du kannst auch einen Link zum Whiteboard erstellen und diesen entweder vorab bereits in die Kalendereinladung einfügen, oder den Link ganz einfach beim Workshopstart teilen.
Erstellen einer Agenda und Struktur
Erstelle eine Agenda für den Workshop und füge diese auf dem Online Whiteboard hinzu, so dass alle Teilnehmer jederzeit sehen können, wann was im Workshop geplant ist. Wenn Du Überraschungen einplanst, musst Du diese natürlich nicht direkt in die Agenda aufnehmen.
Anhand der Agenda ergeben sich die geplanten Aktivitäten. Hier kommt nun der Vorteil vom unendlichen virtuellen Whiteboard zum Zuge, da du die gesamte Struktur vom Workshop auf dem Board abbilden kannst.
Collaboard Tipp: In Collaboard kannst Du Bereiche auf dem Whiteboard markieren und diese zu Quick Links verwandeln. Die Quick Links sind dann einfach über einen Link anzusteuern und zudem in einer Übersicht chronologisch dargestellt. Hier findest Du eine Anleitung für Quick Links.
Vorbereitung von Materialien und Ressourcen auf Collaboard
Bereitest Du deinen Workshop mit Collaboard vor, kannst Du aus zahlreichen Elementen auswählen die Du auf dem Online Whiteboard hinzufügen kannst. Es stehen Dir die folgenden Elemente zur Verfügung:
- Moderationskarten
- Bilder, Videos und Audioaufnahmen
- Vorgefertigte Zeichnungen (ähnlich den Zeichnungen auf einem Flipchart)
- Zahlreiche Formen und Tabellen
- Importfunktion für Dokumente wie PDF, Word und PowerPoint
Neben den Elementen die du auf dem Whiteboard hinzufügen kannst, gibt es zahlreiche nützliche Funktionen wie das Gruppieren, Verstecken, Pinnen und Sperren von Elementen, die für die Workshopvorbereitung wichtig sind.
Beispiel: Feedback Aktivität auf dem Online Whiteboard vorbereiten
Folgendes Beispiel verdeutlicht, wie du eine einfache Aktivität für deinen Workshop vorbereiten kannst. Stell dir vor, die Teilnehmer sollen Feedback zu einem bestimmten Thema auf Moderationskarten schreiben. Geh dafür wie folgt vor:
Bereich abgrenzen: Nutze eine Form, um visuell den Bereich abzugrenzen, in welchem die Aktivität stattfindet. Füge die Form auf dem Board hinzu und sperre diese, so dass niemand diese verschieben kann.
Bilder für die Visualisierung: Je nach Thema füge ein Bild hinzu, als visuelles Element, so dass die Feedback-Aktivität auf dem Board direkt daran erkennbar ist. Sperre auch das Bild.
Vorbereitete Moderationskarten: Bereite die Karten für die Teilnehmer vor und füge die innerhalb des mit der Form gekennzeichneten Bereichs hinzu. Wenn Du die Karten bereits vor dem Workshop auf dem Board positionierst, müssen die Teilnehmer nur noch auf die Karte klicken und können das Feedback direkt erfassen. Du kannst so auch Schriftart und Schrittgröße für alle Karten vordefinieren.
Als Zusatz kannst Du die Karten anpinnen. Mit dieser Funktion sorgst Du dafür, dass die Teilnehmer auf die Karte schreiben können, diese aber weder verschieben noch sonst irgendwie verändern können. Oft sieht man bei einem Workshop auf dem Whiteboard, dass Leute die Moderationskarten vergrößern oder verkleinern und wenn diese gepinnt sind, kann dies nicht passieren.
Tipp: Wenn du den Bereich, die Karten und alles vorbereitet hast, wähle alles aus und erstelle einen Quick Link. Nun kannst du von jedem anderen Element auf dem Board direkt zu dieser Aktivität verlinken.
Erstelle einen Workshoppfad auf dem Whiteboard, indem du visuell die einzelnen Aktivitäten miteinander vernetzt. Dies ermöglicht es dir und deinen Teilnehmern klar zu erkennen, wann welche Aktivität folgt und bietet eine schöne chronologische Sicht auf den gesamten Workshopablauf.
Tipp: Lege auch die Startansicht auf deinem Whiteboard fest. Damit stellst du sicher, dass die Teilnehmer alle am gleichen Ort auf dem Whiteboard starten. Anleitung - Startansicht festlegen
Workshop Moderation mit Collaboard
In Collaboard hast Du Zugriff auf zahlreiche Moderationsfunktionen, die dich bei der Workshopmoderation unterstützen. All diese Funktionen bezeichnen wir gerne als den digitalen Moderationskoffer.
Collaboard bietet dir folgende Moderationstools:
Aufmerksamkeits-Funktion: Leitet die Aufmerksamkeit von einzelnen Teilnehmern oder allen Teilnehmern auf den Bereich auf dem Board, wo du als Moderator dich gerade befindest.
Präsentationsmodus: Im Präsentationsmodus folgen dir alle auf dem Board und können nur zuschauen. Du als Moderator, kannst jedoch Inhalte anpassen und z.B. mit dem digitalen Leuchtstift auch markieren. Sobald du den Präsentationsmodus beendest, können die Teilnehmer wieder interagieren.
Der Präsentationsmodus eignet sich hervorragend, um Inhalte auf dem Board anderen zu zeigen. Du musst dafür nicht mehr den Bildschirm teilen, sondern nimmst alle auf deinem Board dorthin mit, wo es etwas zu präsentieren gibt.
Timer: Der Timer ermöglicht es dir eine klare Zeitgrenze für eine Aktivität während deinem Workshop zu setzen. Jeder sieht dann wie viel Zeit noch übrig ist und kurz bevor der Timer abläuft, kommt ein visuelles Feedback, so dass alle wissen, jetzt noch kurz fertig machen.
Fokus Modus: Der Fokus Modus ist dann praktisch, wenn du dich ganz auf die Inhalte auf dem Board fokussieren möchtest. Dieser blendet alle Funktionen von Collaboard aus und es werden nur noch die Boardinhalte angezeigt.
Abstimmungs- und Bewertungsfunktion: Mit der Abstimmungsfunktion kannst Du schnell Feedback einholen und Collaboard erstellt eine Zusammenfassung der Abstimmung. Du kannst definieren, wie viele Stimmen die Leute vergeben können und die Abstimmung starten und auch wieder beenden. Die Bewertungsfunktion ist gleich aufgebaut, wie die Abstimmungsfunktion. Der Unterschied ist, dass bei der Bewertung die Elemente auf dem Board mit 0-5 Sternen bewertet werden können und Collaboard am Ende für jedes Element den Durchschnitt ausrechnet.
Fazit - Workshop Moderation
Wenn Du einen Workshop planst und von Beginn an alle Inhalte und Aktivitäten digital durchführen möchtest, dann eignet sich dafür ein Online Whiteboard. Du sparst Dir damit Zeit in der Vorbereitung und der Nachbereitung eines Workshops. Zudem kannst Du damit Workshops problemlos online oder in einer hybriden Form durchführen. Auch bei Vor-Ort Workshops hat sich der Einsatz von Collaboard bewährt, da die Inhalte danach ohne Mehraufwand digital zugänglich sind. Viele Workshops dauern über längere Zeit und sind nicht nach einer Sitzung abgeschlossen. Wenn Du als Moderator ein Online Whiteboard verwendest, kannst Du viel leichter dort anknüpfen, wo der letzte Workshop aufgehört hat.
Workshop Moderation mit Collaboard - Häufige Fragen und Antworten
Wie teile ich mein Whiteboard für den Workshop am besten?
Du kannst einfach einen Link erstellen oder die Teilnehmer via E-Mail zu deinem Whiteboard einladen. Dabei hast Du die Option die Teilnehmer als Gäste einzuladen. Gäste müssen keinen Account erstellen und sind in wenigen Sekunden auf deinem Board und können mitarbeiten.
Welche Vorteile habe ich, wenn ich ein Online Whiteboard für meinen Workshop verwende?
Die größten Vorteile sind, dass alle Inhalte direkt digitalisiert werden und dass die Teilnehmern von überall in Echtzeit auf dem Online Whiteboard zusammenarbeiten können. Zudem kannst Du auch genau nachverfolgen, wer wann was gemacht hat, sofern Du das möchtest.
Was muss ich beachten, wenn ich einen Workshop mit einem Online Whiteboard vorbereite?
Wichtig ist, dass Du auf dem Whiteboard klare Strukturen schaffst, so dass die Teilnehmer wissen, wo auf dem Board welche Aktivität stattfindet. Wichtig ist auch Inhalte die die Teilnehmer nicht editieren oder verändern sollen zu sperren.
Was muss ich tun, damit die Teilnehmer nicht das ganze Board von Anfang an sehen?
Collaboard bietet dir die Option Inhalte Auszublenden und wieder einzublenden. So kannst Du vor dem Workshop alles ausblenden, was die Teilnehmer nicht sehen sollen. Während dem Workshop kannst Du mit nur wenigen Klicks die Inhalte erscheinen lassen. Du als Moderator siehst die ausgeblendeten Inhalte immer und kannst diese sogar noch während dem Workshop anpassen.
