Dr. Stefan Pastuszka über den Einsatz von Collaboard in der Strategieentwicklung:
Strategieworkshops Online? Aber sicher!
Strategie empfinden viele nach wie vor als komplexes, schwieriges Thema, das sich nur sehr behutsam im geeigneten Rahmen und von Angesicht zu Angesicht besprechen lässt. Allein der Gedanke daran, Strategiemeetings virtuell abzuhalten, lässt so manche Führungskraft erschauern: Wie soll das funktionieren? Kommt dabei überhaupt etwas Vernünftiges heraus? Virtuelle Meetings sind ohnehin schwierig – und dann auch noch zu diesem Thema?
Überraschend gut
Tatsächlich funktioniert das online überraschend gut, wenn man sich erst einmal darauf eingelassen hat. Klar haben Präsenzmeetings gewisse Vorteile, gerade was die nonverbale Kommunikation angeht, aber gegenüber der Alternative, wichtige Themen zu verschleppen, sind Online-Strategieworkshops die eindeutig bessere Wahl. Gerade in Corona-Zeiten wurden viele Präsenzworkshops verschoben, nicht immer mit dem besten Outcome. Also: Lieber jetzt online arbeiten, statt in Präsenz, wenn es zu spät ist.
Nachweislich erfolgreich
In meiner eigenen Praxis als Strategie- und Innovationsberater habe ich etliche Unternehmen bei ihrer Strategieentwicklung unterstützt – sowohl online, als auch in Präsenz. Ein besonderer Fall war ein mittelständisches Unternehmen, für das ich einen kompletten Strategieprozess über ein halbes Jahr hinweg online gestaltet habe. In der ursprünglichen Vorstellung sollte das Ganze als Serie von Präsenzworkshops ablaufen, was aber durch die aufkommende Corona-Pandemie in Verbindung mit Standorten in unterschiedlichen Ländern und den damit verbundenen Reisebeschränkungen unmöglich gemacht wurde.
Anstatt abzuwarten, entschloss man sich kurzerhand zur Verlagerung des Prozesses in den virtuellen Raum und konnte so die Unternehmensstrategie zur größten Zufriedenheit überarbeiten. Die ursprünglichen Vorbehalte gegenüber dem virtuellen Prozess lösten sich im Verlauf so schnell auf wie Nebel in der Morgensonne. Das gilt auch für viele andere, kürzere Strategieentwicklungsprozesse, die ich mit anderen Firmen im virtuellen Raum durchgeführt habe.
Neue Möglichkeiten durch neue Tools
Eines der größten Aha-Erlebnisse ist meist mit der konsequenten Nutzung innovativer digitaler kollaborativer Whiteboard Software zusätzlich zu einem Videokommunikationstool verbunden. Hier funktioniert manches sogar besser als im Präsenzworkshop und es ergeben sich zum Teil völlig neue Möglichkeiten. Besonders erwähnenswert sind hierbei aus meiner Sicht das Arbeiten mit Bildern, z.B. zur Entwicklung einer gemeinsamen Vision, die Flexibilität beim Handling der Haftnotizen (einfaches Kopieren, Umfärben, usw.) sowie die Möglichkeit für alle, gleichberechtigt mitzugestalten.
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Collaboard bietet zahlreiche Möglichkeiten, die einen solchen Prozess so vielfältig gestalten. Zudem gibt es eine Vielzahl an leicht nutzbaren Vorlagen für unterschiedlichste Problemstellungen. Speziell für den Bereich Strategie sei der Strategy Explorer als beliebte und praxiserprobte Methode genannt, die auch bei Collaboard eine Standard-Vorlage ist. Damit lassen sich auf schnelle und agile Weise Strategien auf nur einer einzigen (Canvas-)Seite entwickeln. Ursprünglich für Präsenzworkshops konzipiert, entfaltet die Methode auch im virtuellen Workshop ihre Wirkung. |
Wem sich im Zusammenhang von Strategie und kollaborativen (Online-)Whiteboards die Haare sträuben – vielleicht aus Sorge, dass vertrauliche Informationen in der Cloud abgegriffen werden könnten – dem sei gesagt, dass es hier durchaus sichere Lösungen gibt: Gerade Collaboard bietet verschiedene Varianten, bei denen Unternehmen maximale Sicherheit und Kontrolle über Ihre Daten behalten.
Zusätzliche Vorteile
Von den modernen Kollaborationstools abgesehen, gibt es weitere greifbare Vorteile einer Online-Strategieentwicklung. Aufgrund der etwas anstrengenderen Zusammenarbeit im Onlineworkshop müssen die Workshops einerseits in kürzere Sessions aufgeteilt werden. Das ermöglicht andererseits eine einfachere Terminfindung und schafft die Möglichkeit, zwischen den Sessions zu recherchieren und Hypothesen zu überprüfen. Generell wird Reiseaufwand gespart, was nicht nur in Pandemiezeiten, sondern auch bei internationalen Teams und vor allem angesichts der Reduktion von Treibhausgasen durchaus relevant ist.
Fallstricke vermeiden
Bei allen Vorteilen gibt es allerdings auch ein paar Dinge, die zu beachten sind, damit Online- Strategieworkshops gelingen:
Inhaltlich eignen sich alle strategierelevanten Themen gut, die sich sachlich diskutieren lassen. Schwierig kann es dann werden, wenn es an emotional aufgeladene Themen geht oder es im Team Konflikte gibt. In solchen Fällen ist eher eine präsenzbasierte Herangehensweise zu empfehlen. Auch eine Kombination aus Online- und Präsenzterminen kann schon hilfreich sein (z.B. Kick-off in Präsenz, um das Team an Bord zu holen).
Wesentliche Erfolgsfaktoren für Online-Strategiemeetings sind gute Vorbereitung, eine klare Struktur (wie z.B. durch Nutzung des Strategy Explorer gegeben) sowie das richtige Werkzeug, wie zum Beispiel Collaboard für die Co-Kreation und ein stabiles Videokommunikationstool. Denken Sie auch daran, dass Strategie von Menschen gemacht wird, die dafür hellwach und kreativ sein müssen: Strecken Sie die Sessions nicht über einen zu langen Zeitraum, um den Flow zu bewahren, und sorgen Sie für ausreichend Pausen und Bewegung der Teilnehmenden – die besten Ideen kommen meistens nicht im Sitzen!
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Fazit Es mag eine gewisse Überzeugungsarbeit, neue Werkzeuge und etwas Vorbereitung notwendig sein, aber Strategieworkshops können auch online ausgezeichnet funktionieren: Seien Sie offen und probieren Sie es einfach aus. Planen Sie es gut und lassen Sie sich idealerweise von einem erfahrenen Moderator unterstützen! |
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