Seit zwei Jahren sind Online-Whiteboards stark auf dem Vormarsch und werden immer mehr eingesetzt.
Da immer mehr hybrid gearbeitet wird, hat diese neue Technologie einen regelrechten Boom erlebt.
Mehr Menschen als je zuvor arbeiteten von zu Hause aus und Projektmanager, Workshop-Moderatoren, Berater und Coaches suchten nach neuen Technologien zur Unterstützung der Zusammenarbeit aus der Ferne.
"Den meisten fehlte etwas, wenn nur Audio- und Videokonferenzlösungen wie Skype, Zoom, MS Teams, Webex in hybriden Meetings verwendet wurde."
Es wurde eine Lösung vermisst, mit der man gemeinsam Dinge erschaffen kann, gemeinsam kreativ ist und die Online Meetings interaktiver werden. Viele vermissten auch das Flipchart, das Whiteboard oder den Projektraum, welchen Sie aus Ihrem Büro kennen.
Die Online-Whiteboards füllen diese Lücke sehr gut aus und darum ist auch deren Akzeptanz und Nutzung stark gestiegen.
Die bekanntesten Lösungen auf dem Markt sind alle Cloud-basiert. Anwendungen wie Miro, Mural, Luicidspark, um nur einige zu nennen, sind als Service verfügbar, der in den globalen Cloud-Infrastrukturen von Microsoft (Azure) und Amazon (AWS) gehostet wird.
Gerade in Deutschland und Europa stellt die Nutzung von US Cloud Anbietern viele Unternehmen und Organisationen vor grosse Herausforderungen. US Cloud Act und Schrems II bergen beträchtliche Risiken, dass Daten nicht so geschützt werden, wie die DSGVO das fordert.
Neben den reinen Cloud-Online-Whiteboards gibt es ähnliche Lösungen, die on-premises oder in einer Cloud nach Wahl gehostet werden können. Manchmal gibt es etwas weniger Integrationen in anderen Tools, aber die Grundfunktionalität dieser Lösungen ist die gleiche.
Warum sollten Sie selbst ein Online-Whiteboard hosten?
Die Antwort ist einfach; Weil früher oder später Betriebsgeheimnisse, sensitive Daten von Kunden oder personenbezogene Daten von Mitarbeitern auf einem Online Whiteboard landen werden.
Da das digitale Whiteboard zum zentralen Ort für die hybride Zusammenarbeit wird, landen sensible Informationen unweigerlich auf einem dieser Boards. Wenn Sie selbst hosten, haben Sie die volle Kontrolle über die Daten, die Ihre Teams auf den Online-Whiteboards erzeugen.
Online-Whiteboards werden in Besprechungen für ein schnelles Brainstorming und zur Visualisierung von Informationen verwendet. Sie werden aber auch für digitale Workshops, Design Thinking, die Strukturierung von Innovationsprozessen, Strategieentwicklung und für die Arbeit an neuen Produkten und Dienstleistungen verwendet.
Je nachdem, was Ihr Unternehmen tut, wird die nächste bahnbrechende Idee, das neue innovative Produkt oder die Informationen für Ihr nächstes Patent auf eine dieser Online Whiteboards hochgeladen.
Aus den folgenden Gründen wollen/müssen Unternehmen und Organisationen Ihre Daten auf Online-Whiteboards schützen:
- Verhinderung von Industriespionage
- Angst vor dem Zugriff ausländischer Behörden auf Ihre Daten
- Risikominimierung, dass Mitarbeiter versehentlich Informationen mit anderen Cloud-Nutzern teilen.
- Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens umsetzen.
Jedes Unternehmen muss entscheiden, ob es bereit ist, das Risiko einzugehen, ein in der Cloud gehostetes Online-Whiteboard zu nutzen. Für viele Unternehmen ist dies keine große Sache, da sie eine Cloud-Strategie haben.
Je intensiver Online-Whiteboards in einem Unternehmen genutzt werden (und das ist in den letzten zwei Jahren geschehen), desto größer ist die Gefahr, dass man die Kontrolle über alle Daten verliert, die dort hochgeladen werden. Bislang gibt es keine Kontrolle wie z.B. eine Datenklassifizierung auf Online-Whiteboards.
Wenn Sie bereits die meisten Ihrer IT-Lösungen und Tools für die Zusammenarbeit selber betreiben, sollten Sie in Betracht ziehen, Ihr Online-Whiteboard ebenfalls selbst zu hosten.
Wir von Collaboard bieten zwei Optionen an, welche die oben genannten Probleme lösen:
Option Eins: Selbstgehostetes Online-Whiteboard
Wenn Sie 100%ige Kontrolle darüber haben wollen, was auf Ihren Whiteboards zu sehen ist und wer darauf zugreifen kann, dann sollten Sie es selbst hosten.
Collaboard ist eine Container-basierte Lösung, die Sie bei Bedarf in Ihrem Rechenzentrum (on-premises), bei Bedarf vollständig abgeschirmt vom Internet, oder bei einem Cloud-Anbieter Ihrer Wahl hosten können.
Mit der Erfahrung aus mehr als 50 Projekten weltweit, erklären wir Ihnen gerne, wie wir Sie mit einem Betrieb von Collaboard unterstützen können. Mehr erfahren
Option Zwei: Online-Whiteboard gehostet in Deutschland in der Open Telekom Cloud
Wenn Sie die Vorteile von Cloud Software as a Service nutzen möchten und sicherstellen, dass Ihre Daten DSGVO Konform und entsprechend gut geschützt sind, können wir Ihnen Collaboard gehostet in Deutschland anbieten. Wir nutzen das Fort Nox für Daten in Europa, die Open Telekom Cloud der Deutschen Telekom.
Mit der Open Telekom Cloud der Deutschen Telekom können wir alle Probleme lösen, die Sie sonst mit US-Cloud-Anbietern haben:
- 100% DSGVO Konform
- Keine Risiken welche sich aus dem US Cloud Act oder Schrems II ergeben
- Höchster Schutz Ihrer Daten in den drei Rechenzentren der Deutsche Telekom (Magdeburg, Birre, Nähe von Amsterdam)
Bei Interesse stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Kontakt aufnehmen
Unabhängig davon, für welchen Weg Sie sich entscheiden, wird ein Online-Whiteboard Ihnen dabei helfen, einen modernen Arbeitsplatz zu schaffen, eine innovative Kultur zu fördern und die Qualität der Hybridarbeit zu verbessern. Mehr zum Thema hybrides Arbeiten finden Sie auf unserem Blog: Hybrides Arbeiten "Das Arbeitsmodell der Zukunft".
