Die Retrospektive und das Erfolgsrezept für eine gute Teamatmosphäre

Manchmal fühlt es sich an, als wäre man im Hamsterrad und jeden Tag spielt man nur Feuerlöscher im Unternehmen.
Die Folge:

• Stress,
• Burnout und
• Krankheitsfälle.
  

Dann gibt es Momente, wo Du zur Ruhe kommst.

Überraschenderweise fallen Dir dann innerhalb von Minuten die Lösungen zu langwierigen Problemen ein.

In der Ruhe liegt die Kraft, richtig?

Was wäre, wenn Du regelmäßig solche kreative Denkpausen einplanst, um Probleme und Lösungen zu identifizieren?

Das ist der Grund für Retrospektiven:
Arbeitspausen, um über den Tellerrand zu blicken.

In diesem Artikel gehen wir auf folgende Punkte ein:

1. Was sind Retrospektiven und warum es diese gibt?
2. Die Spielregeln: Was muss man alles beachten?
3. Was sind Vor - und Nachteile?
4. Tipps für eine reibungslose Retrospektive
5. Fazit und Action Steps

Was sind Retrospektive und warum gibt es sie?

Retrospektive Definition

Retrospektive (Abkürzung: Retro) sind Meetings.

Retrospektive kommt aus dem Lateinischen und bedeutet “zurückblickend”.

Dies geht einher mit dem Ziel der Retrospektive.
Hier wird zurückblickend auf die letzte Arbeitsphase geschaut.
Aus den gewonnenen Erkenntnissen leitet man ab, was sich für die Zukunft verändern sollte.

Warum sind Retrospektiven entstanden?

In der Tech-Industrie ist der Wandel sehr schnell, getrieben von Nutzern der Website und neuen Anforderungen.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, entstand das agile Projektmanagement.

Dies forderte mehr Flexibilität von allen Teammitgliedern ein.
Zeitgleich kam durch die Schnelligkeit sehr viel Hektik und Unruhe ins Team.

Um diesen entgegenzuwirken, wurden Retrospektive-Meetings eingeführt
als Sprachrohr und sicherer Ort für Team-Mitglieder ihre

• Ängste,
• Wünsche und
• Frustrationen

zu artikulieren.

Welches Ziel wird verfolgt?

Das Meeting verfolgt ein einziges Ziel:

Die Verbesserung des Teams und von Arbeitsprozessen, um

• Stress,
• Zeit und
• Anstrengung

zu reduzieren.

Das Ziel wird durch zwei grundlegende Fragen verfolgt:
Was ist im letzten Arbeitszyklus (auch bekannt als Sprint)

-gut und
-schlecht

gelaufen?

Die Spielregeln der Retrospektive

Wann, wie oft und wie lange?

Kurze Antwort:
Ein Retro-Meeting findet je 2 Wochen (Springlänge) statt und dauert ca. 1 -  2 Stunden.

Lange Antwort:
Vor Beginn eines Projektes bespricht man die sogenannte Dauer eines Sprints (Arbeitszyklus).

Hier entscheidet das Team sich einstimmig, ob der Sprint

• 2-,
• 3- oder
• 4-Wochen

dauern soll.

In der Tech-Industrie kommt es häufiger vor, dass man sich auf 2-Wochen-Sprints einigt.
Mehr als 4 Wochen ist hingegen selten.

Die Dauer hängt vom Team ab, aber üblicherweise dauert eine Retro zwischen 1 und 2 Stunden.

Wie funktioniert die Retro?

In der Retro gibt es üblicherweise drei Spalten auf einem gemeinsamen Whiteboard:

• Was ist gut gelaufen?
• Was ist schlecht gelaufen?
• Was muss passieren?

Beispiel für eine Retro in einer Tabelle:

Was ist gut gelaufenWas ist schlecht gelaufenWas muss passieren        

Jetzt wird wie folgt vorgegangen:

• Der Moderator liest die erste Frage laut: “Was ist gut gelaufen?”
• Jeder schreibt seine Meinung auf dem Whiteboard in die erste Spalte.
• Der Moderator liest jeden Punkt durch und das Team gibt Feedback.

Das gleiche Prozedur wird mit der zweiten Frage gemacht.
Bei der dritten Frage ist dies dann eine offene Diskussion, wie die Punkte aus Spalte zwei im nächsten Sprint vermieden werden können.

Wer nimmt an der Retro teil und welche Rollen gibt es?

Das ganze Team, sowohl die Techies als auch die Non-Techies,
nimmt an der Retrospektive teil.

Es gibt einen Moderator.
Dieser leitet das Gespräch und die Etappen in der Retro.

Was sind die Vor - und Nachteile der Retrospektive?

Wir werden die Vor- und Nachteile hier zusammenfassen.

Nachteile der Retrospektive

Manche kritisieren, dass Retros

• Eine Zeitverschwendung und
• Eine Budgetverschwendung,

sind, da es nichts Neues zu besprechen gibt oder Handlungen nur besprochen werden, aber nicht exekutiert werden.

Vorteile der Retrospektive

Hingegen äußern sich viele Experten positiv über Retros.

Sie sagen, dass die Retrospektive dabei hilft,

• dass Vertrauen durch gegenseitiges Erzählen der Wünsche entsteht.
• dass Verbesserungen Teil des Prozesses sind.
• dass es eine Bühne für alle gibt (insbesondere Introvertierte) sich auszudrücken.
• dass das Miteinander gestärkt wird, statt einander zu beschuldigen.
  

Tipps für eine reibungslose Retro

Deine Checkliste für die Retrospektive

Kopiere dir diese Checkliste, damit Du sie für jede Retro parat hast und nichts vergisst.

Vor der Retro

• Lege das Retro-Meeting zu Beginn des Sprints fest
  • Welcher Tag
  • Welche Uhrzeit
  • Welcher Ort (falls es ein Online-Meeting ist: Der Videolink)
• Schicke allen Teammitgliedern eine Kalendereinladung zum Termin
• Bestimme den Moderator
• Bereite ein Whiteboard vor, um Ideen miteinander teilen zu können,

Falls man online remote arbeitet, bietet es sich hier an ein online Whiteboard zu nutzen, wo alle Teammitglieder

• zeitgleich interagieren können und
• es visuell ansprechbar ist, und
• Bereits vordefinierte Templates für Retros hat

Collaboard ist ein solches Online Whiteboard.
In der Abbildung siehst Du einen Standard-Retrospektive-Board bei Collaboard.

Während der Retro

• Besprich, welche Handlungen von der letzten Retro umgesetzt worden sind
• Besprich, ob diese Handlungen die gewünschten Ergebnisse erreicht haben
• Besprich, was gut im letzten Sprint war
• Besprich, was schlecht im letzten Sprint war
• Besprich, welche generelle Ideen es gibt
• Besprich, welche Handlungen für den nächsten Sprint gemacht werden müssen, damit die schlechten Aspekte ausgemerzt werden

Nach der Retro

• Während des Sprints überprüfen, ob die Handlungen umgesetzt werden.
  

Aufgepasst, Stolpersteine! Tipps für eine effektive Retrospektive

Es gibt mehrere Stolpersteine, die gerade Newbies mit Retrospektiven passieren.

Wir haben vier der wichtigsten Stolpersteine hier vorweggenommen, damit diese direkt
von Anfang an beachtet werden.
Es wird immer der Stolperstein und die zugehörige Lösung genannt, damit dies erst gar nicht auftritt.

Stolperstein 1: Menschen bei der Retrospektive

Nach jedem Sprint können sich Teammitglieder ausgelaugt fühlen oder teilweise ausgebrannt.
Wenn jetzt mit Zwang versucht wird eine Meinung aus den Teammitgliedern zu pressen, führt dies zu mehr Stress.

Lösung:
Tipp 1
Als Moderator versuch die Stimmung zu Beginn aufzulockern durch Witze oder sogar Musik.

Tipp 2:
Geh mit gutem Beispiel voran und fang an mit ehrlichem Feedback

Tipp 3:
Nutze das Sandwich-Theorem sowohl bei der ganzen Retro als auch bei jedem Feedback:
Fange positiv an,
schmier das negative dazwischen und
ende auf einer positiven Note.

So bleibt die Retro positiv in Erinnerung.

Stolperstein 2: Prozesse bei der Retrospektive

Würdest Du ins Fitnessstudio gehen und jeden Tag dieselbe Übung immer und immer wieder machen? Vermutlich nicht.

Lösung:
Es ist gut, Templates zu haben, aber variiere das Format Deiner Retros.
Hier sind Ideen, wie Du das Format ändern kannst.

Stolperstein 3: Tools bei der Retrospektive

Die falschen Tools zur falschen Zeit können die Zusammenarbeit unnötig erschweren.
Das wäre so, als würdest Du eine Gabel zu nutzen, um Reis zu essen.
Ja, es klappt, aber es ist nicht dafür gedacht.

Lösung:
Nutze Technologie zu Deinem Vorteil, um die Kollaboration während der Retro zu vereinfachen.
Zum Beispiel nutze Tools wie ein Online Whiteboard, um die Ideen einfacher miteinander visuell zu teilen

Stolperstein 4: Zeit bei der Retrospektive

Wir sind manchmal angespannt durch viele Meetings und möchten das Retro-Meeting so schnell wie möglichst beenden. Doch das Retro-Meeting ist ein emotional und empathisches Meeting.

Empathie und Gefühle braucht vor allem Zeit - Zeit dem Gegenüber zuzuhören und sich in die Person hineinzudenken.

Lösung
Nimm Dir mindestens 1 Stunde Zeit für die Retro und noch besser:
Mach keine Anschluss-Meetings aus.  

Es wäre zu schade, dass man mitten in der Retro das Gespräch beenden muss.
Das hinterlässt einen negativen Nachgeschmack.
Du erinnerst Dich an das Sandwich-Theorem?

Retrospektive: Fazit und Action Steps

Retrospektive-Meetings bieten Teams ein Werkzeug, sich innerhalb bestimmter Zeitabstände zu treffen und Problem und Wünsche bei der Arbeit zu besprechen und Lösungsvorschläge zu nennen.

Das Ziel dabei ist, die Arbeitsprozesse stetig zu verbessern und somit ein angenehmeres Arbeitsklima zu realisieren.

Um dies direkt umzusetzen, kannst Du wie folgt vorgehen:

1. Setze ein erstes Meeting mit allen Team-Mitgliedern auf, wo Du dieses Konzept besprichst und erklärst.
2. Mache eine Sprint-Länge aus (z.B. 2 Wochen)
3. Setze den Start des ersten Sprints fest und die Regeltermine dafür (Sprint Planning, Sprint Retro)
4. Schicke alle Teammitgliedern eine Kalendereinladung zu den Terminen
5. Registriere Dich kostenlos bei Tools wie Collaboard, um das Online Whiteboard für die Retro einzuplanen.