Was ist eine Stakeholder-Map?

Eine Stakeholder-Map ist eine visuelle Darstellung der verschiedenen Interessengruppen, die Einfluss auf ein Projekt nehmen. Die Stakeholder werden dabei in Personengruppen eingeteilt, die das Projekt unterstützen, dem Projekt neutral gegenüberstehen oder das Projekt ablehnen.  

Eine Stakeholder-Map wird in der Regel vor Projektbeginn im Rahmen der Stakeholder-Analyse erstellt. Die Visualisierung der Stakeholderinteressen ermöglicht eine effiziente Projektplanung und hat für Unternehmen eine immense Bedeutung

Stakeholder-Mapping hilft dabei, ein umfassendes Verständnis der Interessengruppen zu gewinnen, die von den Aktivitäten und Entscheidungen des Unternehmens betroffen sind. Man erlangt eine Übersicht der Schlüsselakteure und deren Strategien, welche einen Einfluss auf das Projekt haben werden. Entscheidungen werden nicht nur im Interesse eines Stakeholders getroffen, sondern im Abgleich mit allen Interessen.

Mithilfe der Stakeholder-Map können potenzielle Risiken und Konflikte frühzeitig erkannt und entsprechende Ansätze für das Risikomanagement definiert werden. Die einzelnen Interessensgruppen benötigen unterschiedliche Informationen. Die Kommunikation kann durch Stakeholder-Mapping gezielt auf die einzelnen Bedürfnisse und Erwartungen optimiert werden.

Wie erstelle ich eine Stakeholder Map?

Die Erstellung einer Stakeholder Map erfordert eine systematische Herangehensweise, um die verschiedenen Interessengruppen und ihre Beziehungen zum Projekt oder Unternehmen zu visualisieren. Hier findest Du eine detaillierte Anleitung, wie Du eine Stakeholder Map erstellst:

Schritt 1 - Identifiziere die Stakeholder

Identifiziere als erstes die wichtigsten Stakeholder und teile diese in drei Kategorien auf. Nutze dazu die Kategorien: Führungskräfte, Mitwirkende und indirekte Stakeholder.

• Führungskräfte: In diese Stakeholder-Gruppe kommen die Leitungspersonen und Entscheidungsträger, die den Verlauf deines Projekts maßgeblich beeinflussen. Sie sind direkt im Projekt involviert und haben als Entscheidungsbefugte den grössten Einfluss auf die organisatorischen und technischen Aspekte des Projektes.
  
• Mitwirkende: Hierbei handelt es sich um Personen wie Projektmanager, ihre Teams und wichtige Abteilungen. Zu dieser Kategorie zählen auch externe Stakeholder wie Kunden, Genehmigungsinstanzen und Lieferanten.
  
• Indirekte Stakeholder: In diese Gruppe gehören Personen, welche das Projekt Beobachten und aus der Ferne verfolgen. Sie haben keinen direkten Einfluss auf das Projekt und je nachdem ein Interesse darn. Indirekte Stakeholder können sich z.B. auch erst im weiteren Projektverlauf dafür interessieren und versuchen Einfluss zu nehmen.

Schritt 2 - Führe die Stakeholder-Analyse durch

Nachdem Du alle Stakeholder identifiziert hast, geht es darum zu definieren, welche Interessen diese am Projekt haben und welche Auswirkungen das Projekt auf sie hat. Definiere zudem welchen Einfluss sie auf das Projekt haben werden und ob sie dieses eher vorantreiben oder beeinträchtigen werden. Analysiere die verschiedenen Beweggründe der Stakeholder und schreibe diese auf.

Erstelle nun Gruppierungen und definiere die Strategien, wie die Stakeholder im Projekt eingebunden werden und wie mit diesen Kommuniziert wird.

Schritte 3 - Visualisiere die Beziehungen

Die einzelnen Stakeholder beeinflussen sich oft gegenseitig. Damit Du die optimale Strategie festlegen kannst, identifiziere die Beziehungen zwischen den Stakeholdern. Beziehungen können eine einseitig oder gegenseitig sein und die Art der Beziehung kann positiv oder negativ sein. Zudem ist es hilfreich die Intensität der Beziehung zu definieren, ob diese stark oder schwach ausgeprägt ist.

Schritt 4 - Analysiere die erstelle Stakeholder Map

Nachdem Du alle Informationen zusammengetragen und auf der Stakeholder Map visualisiert hast, geht es darum diese zu interpretieren und entsprechende Strategien abzuleiten. Anhand der folgenden Leitfragen kannst Du die Stakeholder Map systematisch analysieren:

• Zwischen welchen Stakeholdern besteht Konfliktpotential?
  
• Wie soll mit den unterschiedlichen Stakeholdern kommuniziert werden?
  
• Welche Allianzen bestehen zwischen den Stakeholdern und haben diese Allianzen positive oder negative Auswirkungen?

Aufbau einer Stakeholder-Map

Eine Stakeholder-Map in Form einer Matrix hat unterschiedliche Quadranten, je nachdem, wie die Achsen der Map definiert werden. Die beiden häufigsten Achsen, die in einer Stakeholder-Map verwendet werden, sind normalerweise der "Einfluss" und das "Interesse" der Stakeholder. Hier sind die vier Quadranten, die in einer solchen Konfiguration entstehen können:

1. Hoher Einfluss, hohes Interesse (Top-Priorität): In diesem Quadranten befinden sich die Stakeholder, die sowohl einen hohen Einfluss auf das Projekt haben und ein hohes Interesse daran zeigen. Diese Stakeholder sind von großer Bedeutung, da sie maßgeblich beeinflussen können, wie das Projekt verläuft. Es ist wichtig, sie gut zu informieren und ihre Unterstützung zu gewinnen.
   
2. Hoher Einfluss, geringes Interesse (Informiert halten): Hier finden sich Stakeholder, die zwar einen hohen Einfluss haben, aber ein geringes Interesse am Projekt zeigen. Diese Stakeholder sollten dennoch auf dem Laufenden gehalten werden, um unerwartete Konflikte oder Widerstände zu vermeiden. Ihre Meinung kann sich aufgrund des Einflusses, den sie haben, später ändern.
   
3. Geringer Einfluss, hohes Interesse (Engagement steigern): Dieser Quadrant enthält Stakeholder, die zwar einen geringen Einfluss auf das Projekt haben, aber ein hohes Interesse daran zeigen. Hier ist es wichtig, sie zu engagieren, da sie möglicherweise enthusiastische Unterstützer werden können.
   
4. Geringer Einfluss, geringes Interesse (Minimale Aufmerksamkeit): Hier befinden sich Stakeholder, die sowohl einen geringen Einfluss als auch ein geringes Interesse am Projekt haben. In der Regel benötigen diese Stakeholder weniger Aufmerksamkeit, es sei denn, es gibt spezifische Gründe, sich mit ihnen zu beschäftigen.

Tipps für die Erstellung von Stakeholder Maps

Hier haben wir für Dich die wichtigsten Tipps für das Erstellen einer Stakeholder Map zusammengefasst:

• Gründliche Stakeholder-Analyse: Bevor du die Stakeholder Map erstellst, führe eine gründliche Analyse der Stakeholder durch. Identifiziere alle relevanten Parteien, ihre Rollen, Interessen, Erwartungen, Einflussbereiche und Beziehungen zueinander. Je genauer deine Informationen sind, desto präziser wird die spätere Stakeholder-Map sein.
  
• Klare Kriterien für Achsenauswahl und der daraus resultierenden Kategorien: Wähle sorgfältig die Kriterien für die Achsen deiner Stakeholder Map aus. Die häufigsten Achsen sind "Einfluss" und "Interesse". Stelle sicher, dass diese Kriterien gut zur Natur deines Projekts passen und die relevanten Aspekte der Stakeholder-Beziehungen erfassen.
  
• Übersichtliche Darstellung: Eine klare und visuell ansprechende Darstellung der Stakeholder-Map macht es einfacher, die Informationen zu verstehen und zu interpretieren. Verwende Farben, Symbole oder verschiedene Größen, um die Unterschiede in Einfluss und Interesse darzustellen. Eine übersichtliche Darstellung erleichtert es allen Beteiligten, die Map zu nutzen. Stell sicher, dass Du nur dich nur mit den wichtigsten Stakeholder beschäftigst. Zu viele und vor allem nicht relevante Stakeholder können die Map schnell unübersichtlich machen.
  
• Kontinuierliche Aktualisierung: Die Stakeholder-Map ist kein statisches Instrument. Projekte und Organisationen entwickeln sich, und neue Stakeholder können auftauchen und bestehende Stakeholder irrelevant werden. Plane regelmäßige Aktualisierungen, um sicherzustellen, dass die Map aktuell bleibt. Dies ermöglicht es, auf Veränderungen in der Stakeholder-Landschaft zu reagieren und angemessene Strategien anzupassen.

Die Vorteile einer Stakeholder Map

Das Einsetzen einer Stakeholder-Map bietet zahlreiche Vorteile in den Bereichen Projektemanagement und bei strategischen Entscheidungen und können branchenunabhängig verwendet werden. Die wichtigsten Vorteile sind:

• Klareres Verständnis der Stakeholder-Landschaft: Die Stakeholder-Map hilft dabei, alle relevanten Akteure zu identifizieren und ihre Rollen, Interessen und Beziehungen zueinander zu verstehen. Dies ermöglicht ein umfassenderes Bild aller Beteiligten und wie diese das Projekt oder die Initiative beeinflussen können.
  
• Effizienter Einsatz von Ressourcen: Durch die Kategorisierung der Stakeholder in verschiedene Gruppen (z. B. nach Einfluss und Interesse) kannst du besser entscheiden, wo du deine begrenzten Ressourcen am besten einsetzen solltest. Dies hilft, Zeit und Energie auf die am meisten relevanten Stakeholder zu konzentrieren.
  
• Identifizierung von Allianzen und Konflikten: Eine Stakeholder-Map zeigt auf, welche Stakeholder-Gruppen möglicherweise positiv oder negativ miteinander interagieren könnten. Dies ermöglicht dir, strategisch aufkommende Allianzen zu nutzen und potenzielle Konflikte frühzeitig zu erkennen und anzugehen.
  
• Bessere Kommunikationsstrategien: Eine gut gestaltete Stakeholder-Map zeigt, welche Stakeholdergruppen mehr oder weniger informiert und eingebunden werden müssen. Dies erleichtert die Entwicklung von maßgeschneiderten Kommunikationsstrategien, um relevante Informationen gezielt zu verteilen und die Unterstützung der Stakeholder zu gewinnen.
  
• Optimiertes Risikomanagement: Durch die Identifizierung von Stakeholdern, die potenziell negativ auf das Projekt oder die Initiative reagieren könnten, kannst du proaktiv Risiken erkennen und entsprechende Maßnahmen ergreifen, um mögliche Widerstände oder Hindernisse zu minimieren.
  

Das sind die besten Stakeholder-Map-Tools

Möchtest Du eine Stakeholder-Map online erstellen, ist ein entsprechendes Tool dafür sehr hilfreich. Die bekanntesten Stakeholder-Mapping-Tools stellen wir Dir hier vor und zeigen Dir, welche Vor- und Nachteile sie jeweils mit sich bringen.

Powerpoint

PowerPoint eignet sich nur bedingt zum Erstellen von Stakeholder-Maps, da es ein Präsentationsprogramm ist, das hauptsächlich für Folienpräsentationen verwendet wird. Es bietet eine Vielzahl an Formen, Linien und Textfeldern, die genutzt werden können, um eine Stakeholder-Map zu erstellen.  

Die Vorteile von PowerPoint liegen in der Verfügbarkeit und Bekanntheit von PowerPoint sowie in der zwar nicht einwandfrei benutzerfreundlichen, aber vertrauten Oberfläche. Sie ermöglicht es auch Nicht-Designern, Diagramme und Stakeholder-Maps zu erstellen.  

Ein Nachteil ist, dass es keine spezialisierten Funktionen für Stakeholder-Maps bietet, was die Erstellung komplexer Diagramme zeitaufwändig und umständlich machen kann. Zudem fehlt es an kollaborativen Funktionen, die für das Stakeholder-Mapping in Teamprojekten nützlich sein könnten. Ein weiterer Nachteil liegt darin, dass PowerPoint ein kostenpflichtiges Tool ist.

Freeform

Freeform von Apple ist eine digitale Leinwand-App, die sich gut zum Erstellen von Stakeholder-Maps eignet, da sie eine flexible und intuitive Benutzeroberfläche bietet. Das Tool ermöglicht es Benutzern, frei auf einer digitalen Leinwand zu zeichnen, Objekte zu verschieben und anzupassen, was ideal für das Erstellen von visuellen Darstellungen wie Stakeholder-Maps ist.  

Ein Vorteil ist die nahtlose Integration in das Apple-Ökosystem, was die Zusammenarbeit und den Datenaustausch zwischen verschiedenen Apple-Geräten erleichtert. Allerdings ist die Verfügbarkeit auf Apple-Geräte beschränkt, was den Zugang für Nutzer anderer Betriebssysteme einschränkt. Zudem gibt es kaum vorgefertigte Stakeholder-Map-Templates und -Vorlagen.

Paint

Paint eignet sich nur sehr eingeschränkt für die Erstellung von Stakeholder-Maps. Es ist hauptsächlich für einfache Zeichnungen und Bildbearbeitung konzipiert. Ein Vorteil von Paint ist die Einfachheit und Verfügbarkeit auf allen Windows-Betriebssystemen, wodurch es schnell zugänglich und leicht zu bedienen ist.  

Der große Nachteil ist die fehlende Funktionalität für komplexere Diagramme und die mangelnden Tools zur Textbearbeitung und -platzierung, die für Stakeholder-Maps erforderlich sind. Zudem fehlen kollaborative Funktionen und Erweiterungsmöglichkeiten, die in professionelleren Tools vorhanden sind.

Collaboard

Collaboard ist ein Online-Whiteboard, das sich hervorragend für die Erstellung von Stakeholder-Maps eignet, da es speziell für die Zusammenarbeit in Echtzeit entwickelt wurde. Es bietet eine Vielzahl an Zeichenwerkzeugen, Formen und Textoptionen, die ideal für das Erstellen und Anpassen von Stakeholder-Maps sind.  

Ein großer Vorteil ist die Möglichkeit, dass mehrere Nutzer gleichzeitig an derselben Map arbeiten können, was die Zusammenarbeit und den Ideenaustausch erleichtert. Zudem sind die gespeicherten Projekte jederzeit und von überall aus zugänglich, was die Flexibilität erhöht.

Collaboard - Stakeholder-Map-Vorlagen und Templates

Collaboard eignet sich sehr gut, um eine Stakeholder-Map online zu erstellen, indem es Dir das Erstellen, Bearbeiten und Teilen Deiner Stakeholder-Matrix erleichtert. Collaboard ist auch für Einsteiger ein ideales Tool, denn es gibt kostenlose Vorlagen, die Du verwenden kannst. Bereits mit dem kostenlosen Abo hast Du Zugriff auf Collaboards Stakeholder-Map-Template. Mit einem Upgrade kannst Du auch auf viele weitere Stakeholder-Map-Vorlagen aus der Collaboard-Community zugreifen.  

Noch nicht überzeugt? Wir haben hier noch weitere Gründe aufgelistet, warum sich Collaboard für Stakeholder-Analysen eignet:

1. Kollaboration in Echtzeit: Arbeite gleichzeitig mit mehreren Personen an der Stakeholder-Map, komplett unabhängig vom Standort. Die Echtzeit-Zusammenarbeit erleichtert den Austausch von Ideen und Informationen für die gemeinsame Analyse und Erstellung der Stakeholder-Map.
   
2. Visuelle Darstellung: Mit Collaboard visualisierst Du umgehend die Informationen auf der Stakeholdermap und stellst diese übersichtlich dar. Oft ist diese Form der Darstellung auf dem Online-Whiteboard einfacher, als wenn alles in einer Tabelle steht. Die verschiedenen Elemente in Collaboard wie Karten, Formen, Symbole und Verbindungslinien ermöglichen es, ansprechende und verständliche Stakeholder-Maps zu erstellen.
   
3. Einfache Anpassungsmöglichkeiten: Änderungen im Stakeholder-Mapping kannst Du einfach und schnell vornehmen. Neue Stakeholder, Informationen und Beziehungen sind schnell hinzugefügt, ohne dass die gesamte Stakeholder-Map neu erstellt werden muss. Dies ist nützlich, da sich Stakeholder und deren Beziehungen oft im Laufe eines Projekts ändern.
   
4. Hoher Datenschutz: Stakeholder-Analysen enthalten oft sensitive Informationen und Collaboard bietet einen sehr hohen Datenschutz und erfüllt zahlreiche Richtlinien wie z. B. die DSGVO.

Fazit: Stakeholder-Map - Unverzichtbar im Stakeholdermanagement

Eine Stakeholder-Map ist eine visuelle Darstellung der verschiedenen Interessengruppen, die Einfluss auf ein Projekt haben. Sie werden in Gruppen eingeteilt, die das Projekt unterstützen, neutral oder ablehnend gegenüberstehen. Diese Maps werden meist vor Projektbeginn erstellt und ermöglichen eine effiziente Planung und Verwaltung der Stakeholderinteressen.

Durch Stakeholder-Mapping erhält man ein klares Verständnis der relevanten Interessengruppen und ihrer Einflüsse. Es hilft, potenzielle Risiken und Konflikte frühzeitig zu erkennen und verbessert die gezielte Kommunikation. So können Entscheidungen im Abgleich aller Interessen getroffen und der Projekterfolg gesichert werden.

Zum schnellen und einfachen Erstellen von Stakeholdermaps ist Collaboard das ideale Tool. Durch die intuitive Benutzeroberfläche und die Stakeholder-Map-Templates kannst Du in nur wenigen Minuten Dein Stakeholdermanagement vom Papier auf das Online-Whiteboard übertragen.