Onboarding neuer Mitarbeiter mit Online-Whiteboard

Onboarding mit Collaboard: So gestaltest Du Einarbeitung digital, visuell und interaktiv

Der erste Arbeitstag. Neue Gesichter, viele Fragen, kein Überblick. Was für das Unternehmen Routine ist, fühlt sich für neue Mitarbeitende oft wie ein Sprung ins kalte Wasser an, vor allem wenn der Einstieg dezentral oder komplett online erfolgt. Umso wichtiger ist es, dass der Onboarding-Prozess klar strukturiert, nachvollziehbar und zugänglich ist.

Collaboard ist dafür das perfekte Onboarding-Tool.

So unterstützt Dich Collaboard im Onboarding neuer Mitarbeitender

Ein gut geplanter Einstieg entscheidet darüber, ob neue Teammitglieder sich schnell zurechtfinden und motiviert mitarbeiten. Mit Collaboard gestaltest Du das Onboarding visuell, strukturiert und sicher und das Ganze auch remote.

Visuelles Arbeiten für mehr Klarheit

Mit Collaboard bringst Du Informationen auf einen Blick zusammen. Statt langer Mails oder unübersichtlicher PDF-Guides arbeiten alle Beteiligten live auf einem Whiteboard. So entsteht ein gemeinsamer Ort, an dem sich neue Mitarbeitende orientieren können.

Nutze das Whiteboard zum Beispiel für:

Interaktive Begrüßung mit Willkommensnachricht und Ablaufplan
Übersicht der Ansprechpersonen mit Fotos, Kontaktinfos und Zuständigkeiten
Organigramme, Prozessdarstellungen oder Checklisten, die jederzeit aktualisiert werden können

Gemeinsam starten, auch aus der Ferne

Egal ob im Büro, im Homeoffice oder hybrid: Mit Collaboard sind alle immer verbunden. Das ist vor allem für Hochschulen, Behörden, Städte oder Unternehmen mit strengen Sicherheitsvorschriften wichtig. Denn Du kannst Collaboard so einsetzen, wie es zu Deinen IT-Richtlinien passt, sogar ohne Internetzugang, wenn gewünscht.

Geeignet für:

Öffentlicher Sektor und Bildungseinrichtungen
Organisationen mit sensiblen Daten
Unternehmen mit verteilten Teams

Vorteile im Überblick

Strukturiertes, visuelles Onboarding auf einem gemeinsamen Whiteboard
Live-Zusammenarbeit, auch dezentral
Flexible Hosting-Optionen für maximale Datensicherheit
Direkte Integration in bestehende IT-Strukturen

Der Onboarding-Prozess mit Whiteboards: Schritt für Schritt erklärt

Ein klarer Onboarding-Prozess erleichtert den Einstieg für neue Mitarbeitende und für Dein Team. Mit einem Online-Whiteboard begleitest Du den gesamten Onboarding-Ablauf strukturiert und interaktiv. Hier siehst Du, wie Du jede Phase optimal unterstützt:

Preboarding: alles vorbereiten, bevor es losgeht

Noch vor dem ersten Arbeitstag kannst Du mit einem Whiteboard Transparenz schaffen. Neue Teammitglieder erhalten Zugang zu einem persönlichen Board mit allen Infos, die sie für den Start brauchen:

Begrüßungsnachricht und Ablaufplan für die erste Woche
Wichtige Dokumente, Richtlinien und Tutorials
Vorstellung des Teams, z. B. mit Bildern oder kurzen Steckbriefen
Interaktive Vorlagen zur Selbstvorstellung (z. B. „Drei Dinge über mich“)

Erster Arbeitstag: ankommen und kennenlernen

Ein digital geführter erster Tag gibt Sicherheit. Auf dem Whiteboard kannst Du live Fragen klären, Aufgaben zuteilen oder eine gemeinsame Vorstellungsrunde gestalten. Ergänze das Onboarding mit spielerischen Elementen wie Ice Breakern:

"Finde 10 Gemeinsamkeiten" oder "Zwei Wahrheiten, eine Lüge"
Worldmap-Vorlage: "Woher komme ich?"
Emoji-Spiel oder visuelle Stimmungsabfragen

Alle Aktivitäten lassen sich mit den Collaboard-Vorlagen sofort umsetzen.

Integration: Orientierung und Wissensaufbau

In den ersten Wochen hilft das Whiteboard, Lerninhalte zu strukturieren. Du kannst Boards für Schulungsunterlagen, Projektpläne oder Feedback nutzen:

Ziel	Funktion im Whiteboard
Wissen vermitteln	Tutorials, Mindmaps, interaktive Diagramme
Aufgaben verteilen	Kanban-Board oder Eisenhower-Matrix
Feedback sammeln	5-Finger-Feedback, anonyme Stimmungsabfragen
Fragen klären und speichern	Sammlung häufig gestellter Fragen, direkte Verlinkung zu Inhalten

Für spätere Gespräche lassen sich alle Inhalte dokumentieren und weiterentwickeln, und zwar auf dem gleichen Board. Mit Collaboard behältst Du nämlich den Überblick über alle Phasen: visuell, strukturiert und sicher.

Collaboard als Onboarding-Software: Deine Vorteile auf einen Blick

Mit den Workshop-Vorlagen von Collaboard strukturierst Du Deine Veranstaltung visuell: von der Begrüßung bis zum Feedback. Jede Vorlage ist sofort einsatzbereit und lässt sich an Deine Inhalte anpassen. Ideal für klare Abläufe, gezielte Gruppenarbeit und aktivierende Einstiege.

Höchste Datensicherheit

Hosting nach Wahl in Deutschland, der Schweiz oder Holland
Option für On-Premises Hosting
ISO 27001 Zertifiziert
100% DSGVO Konform

Trainerleitfaden

Der Trainerleitfaden gibt Dir einen strukturierten Überblick über alle Phasen des Onboardings. Er zeigt auf, welche Aufgaben vor, während und nach dem Einstieg neuer Teammitglieder anstehen. Verantwortlichkeiten lassen sich klar zuweisen, sodass keine Information verloren geht.

✓ Hilft HR, Trainer:innen und Führungskräften bei der strukturierten Planung

Weltkarte & „Rate mal, woher ich komme“

Die Weltkarte lädt zum gegenseitigen Kennenlernen ein. Teilnehmende markieren ihren Herkunftsort oder versuchen zu erraten, wo andere herkommen. Das Spiel fördert Gespräche über Gemeinsamkeiten und schafft schnell eine freundliche Atmosphäre, gerade in internationalen oder verteilten Teams.

✓ Verbindet Menschen visuell und persönlich, ideal für den Einstieg

Dreieck der Gemeinsamkeiten

Diese Übung bringt kleine Gruppen miteinander ins Gespräch. Drei Personen suchen nach Gemeinsamkeiten: Was alle verbindet, kommt in die Mitte. Was zwei teilen, steht an der Kante. Die Ecken stehen für individuelle Stärken. Eine kreative Möglichkeit, Gemeinsamkeiten sichtbar zu machen und Unterschiede wertzuschätzen.

✓ Stärkt den Austausch und schafft ein gemeinsames Fundament

This or That

Bei dieser Vorlage geht es um schnelle Entscheidungen mit einem Augenzwinkern. Alle wählen visuell zwischen zwei Optionen, z. B. Kaffee oder Tee, Stadt oder Land, Katze oder Hund, und platzieren ihren Marker auf der jeweiligen Seite. So entstehen schnell Gespräche über Vorlieben und Unterschiede.

✓ Ideal als lockerer Icebreaker für Gruppen jeder Größe

Erzähl mir etwas über Dich

Diese Vorlage nutzt vorbereitete Fragen auf dem Whiteboard, um eine kreative Selbstvorstellung zu ermöglichen. Teilnehmende antworten auf einfache, teils ungewöhnliche Fragen, etwa zum Kindheitstraumberuf oder zur Lieblingssuperkraft, und schreiben ihre Antworten auf digitale Post-its.

✓ Persönlich, charmant und auch für schüchterne Personen geeignet

These

Mit dieser Vorlage startest Du Diskussionen auf einer Skala: Eine provokante oder zum Nachdenken anregende Aussage wird präsentiert und alle markieren ihre Position auf einer Skala von „++“ bis „--“. So werden unterschiedliche Meinungen sichtbar und direkt nutzbar für den weiteren Austausch.

✓ Aktiviert Diskussionen und fördert eine offene Gesprächskultur

-Finger-Feedback

Nach dem ersten Onboarding-Tag hilft Dir diese Vorlage, strukturiertes Feedback einzuholen. Jeder Finger steht für eine konkrete Frage: Was lief gut? Was war unklar? Was hat gefehlt? Die Teilnehmenden können gezielt posten und Du bekommst wertvolle Rückmeldungen: schnell, klar und visuell.

✓ Feedback einfach erfassen, ohne lange Umfragen oder Tools

Onboarding-Beispiele: So nutzt Du Collaboard im Alltag

Mit Collaboard begleitest Du neue Mitarbeitende von Anfang an strukturiert, sicher und visuell. Die folgenden drei Onboarding-Beispiele zeigen, wie vielseitig Du Collaboard im Onboarding-Alltag einsetzen kannst, egal ob remote, im Team oder für Berufsanfänger:innen.

Remote-Onboarding in der öffentlichen Verwaltung

Digitale Einarbeitung ohne Sicherheitskompromisse: Collaboard lässt sich vollständig in geschlossenen Systemen betreiben, auch ohne Internetverbindung. Das Whiteboard läuft auf lokalen Servern oder in einer privaten Cloud, passt sich an Deine Infrastruktur an und erfüllt höchste Sicherheitsrichtlinien.

So setzt Du es ein:

Erstellung von Begrüßungsboards mit Zeitplänen, Ansprechpartnern und Zugängen
Durchführung virtueller Workshops mit sicheren Video-Integrationen
Active-Directory-Anbindung für automatisiertes Rechtemanagement
DSGVO-konform und ohne externe Dienste nutzbar

Willkommens-Workshop im Projektteam

Gerade bei dezentralen oder neu formierten Teams hilft ein interaktiver online Workshop beim Start. Mit Collaboard strukturierst Du das Kick-off-Meeting und bindest alle direkt ein.

Elemente eines gelungenen Starts:

Interaktive Agenda auf dem Whiteboard, gemeinsam bearbeitbar
Icebreaker wie „This or That“ oder „Rate mal, woher ich komme“
Sammlung von Zuständigkeiten, Rollen und Erwartungen
Gemeinsames Brainstorming zu Arbeitsprozessen

Onboarding-Konzept für neue Auszubildende

Für Berufseinsteiger:innen braucht es Klarheit, Struktur und regelmäßiges Feedback. Mit Collaboard erstellst Du einen transparenten Einarbeitungsplan und das ganz ohne Tabellenchaos.

Typische Inhalte:

Zeitstrahl für die ersten 100 Tage
Lernziele, erste Aufgaben und zuständige Ansprechpersonen
Feedbackformate wie das 5-Finger-Feedback direkt im Board
Platz für eigene Fragen und Reflexion

Jetzt mit Collaboard Onboarding neuer Mitarbeiter gestalten

Ein gelungenes Onboarding braucht mehr als Dokumente und Checklisten. Mit Collaboard gestaltest Du den Einstieg ins Unternehmen visuell, nachvollziehbar und gemeinsam, egal ob remote oder vor Ort.

Das bietet Dir Collaboard beim Onboarding:

Klare Strukturen: Pläne, Zuständigkeiten und Aufgaben auf einen Blick
Aktive Beteiligung: Neue Mitarbeitende arbeiten direkt mit
Einfache Integration: Nutze vorhandene Vorlagen oder erstelle eigene
Maximale Sicherheit: DSGVO-konform, lokal oder in der Cloud gehostet

Onboarding neuer Mitarbeiter – Häufige Fragen und Antworten

Was gehört zu einem erfolgreichen Onboarding-Prozess?

Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess besteht aus drei Phasen: Im Preboarding bereitest Du alles vor: vom Zeitplan über Materialien bis hin zu ersten Kontakten. In der Orientierungsphase lernen neue Mitarbeitende das Team, die Aufgaben und die Arbeitsweise kennen, wohingegen die Integrationsphase den Wissenstransfer, Feedback und langfristige Bindung unterstützt.

Wie lange dauert Onboarding und wann beginnt es?

Onboarding beginnt idealerweise direkt nach Vertragsabschluss und erstreckt sich über mehrere Wochen bis zum Ende der Probezeit. Die ersten Tage dienen der Orientierung, danach folgt eine intensive Einarbeitungs- und Integrationsphase im Team.

Wie kann ich Onboarding digital umsetzen?

Mit einem Online-Whiteboard wie Collaboard strukturierst Du den gesamten Ablauf visuell und interaktiv: von Begrüßung über Schulungen bis zur Feedbackrunde. Digitale Vorlagen, gemeinsam nutzbare Boards und Videokonferenz-Integrationen erleichtern ortsunabhängiges Arbeiten.

Welche Vorlagen helfen beim Onboarding mit Collaboard?

Collaboard bietet Dir zahlreiche Vorlagen: z. B. einen Trainerleitfaden zur Planung, Icebreaker wie „This or That“ für den Einstieg, Weltkarten zur Vorstellung oder Feedback-Formate wie das 5-Finger-Feedback. Diese Vorlagen lassen sich direkt einsetzen und nach Belieben anpassen.

Wie binde ich neue Mitarbeitende interaktiv ein?

Mit Collaboard können neue Mitarbeitende direkt im Whiteboard aktiv werden: durch Selbstvorstellungen, Beteiligung an Vorstellungsrunden, interaktive Aufgaben und Feedbackformate. Das schafft Engagement und erleichtert die Eingliederung ins Team.