Wie Liebherr mit Collaboard die Effizienz von Online Meetings deutlich steigert

Online Meetings, digitale Workshops, Kommunikation zwischen Büro und Homeoffice – die alltägliche Zusammenarbeit in Teams wird immer wichtiger und ist ein entscheidender Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Komplexer werdende Themen und Projekte, sowie der Druck innovativ zu sein, sind stetig wachsende Anforderungen, mit denen sich international agierende Unternehmen konfrontiert sehen.

Der standortübergreifende Austausch ist zeitintensiv und ermüdend, wenn die Mitarbeitenden nicht die richtigen Tools zur Verfügung haben. Video & Chat sind hier nur der Anfang und bilden lediglich die Grundlage für eine effektivere Zusammenarbeit.

Liebherr beschäftigt weltweit über 50‘000 Mitarbeitende, welche in 11 verschiedenen Geschäftsfelder und 140 Gesellschaften organisiert sind. Vor ein paar Jahren hat sich Liebherr entschieden das Online Whiteboard Collaboard als strategisches Element der konzernweiten Kollaborationsstrategie einzuführen.

Collaboard ist eine Schweizer Online Whiteboard- und Kollaborationslösung, welche sich vor allem durch Einfachheit, Sicherheit und Adaptierbarkeit auszeichnet.

In diesem Bericht lesen Sie, warum Liebherr sich für Collaboard entschieden hat, welche Prozesse und Aktivitäten mit Collaboard signifikant verbessert wurden und wofür tausende von Nutzenden Collaboard regelmäßig verwenden.

Wie hilft Collaboard tagtäglich dabei die interne und externe Kollaboration zu verbessern?

Eine interne Umfrage bei Liebherr hat gezeigt, dass Collaboard vor allem genutzt wird, um die Zusammenarbeit in Online Meetings und in verschiedenen Workshopformaten zu verbessern. Der Hauptnutzen vom Online Whiteboard ist die Visualisierung von Inhalten und die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten bei den verschiedensten Aktivitäten, die in Meetings und Workshops immer wieder vorkommen.

Durch die Visualisierung von Inhalten werden diese greifbar und diskutierbar, was die Effektivität des Austausches maßgebend fördert. Komplexe Sachverhalte können auf der unendlich großen digitalen Whiteboard-Fläche in einem „Big Picture“ einfach verständlich abgebildet werden.

Collaboard wird zur Brücke zwischen Büro, Homeoffice und verschiedenen Standorten und dient als Zentrale, in der wichtige Informationen schnell und einfach abrufbar sind. So ähnlich wie früher das Anschlagbrett, einfach digital und von überall aus zugänglich. Ein digitaler Treffpunkt.

Einer der Befragten hat sehr treffend formuliert, wie er mit Collaboard seine Zusammenarbeit verbessert:

„Im Vergleich zu sonstigen Tools bietet das Collaboard Whiteboard eine schnelle Übersicht über komplexe Themen. Gerade in Präsentationen, vor allem aber in Workshops und beim Brainstorming, aber auch für Protokolle ist das Tool hervorragend, ich habe ca. 20 Boards für mich und auch mit anderen Personen, auch an anderen Standorten”

Welche spezifischen Arbeitsschritte unterstützt Collaboard und wo entstehen die entscheidenden Zeitgewinne?

Um noch genauer herauszufinden wo, neben der Visualisierung, Zeitgewinne und Vorteile durch den Einsatz von Collaboard entstehend, haben wir folgende Aussagen von den Befragten bewerten lassen:

Unsere Online Meetings sind durch den Einsatz von Collaboard effizienter geworden.

Über 80% der Befragten stimmen der Aussage zu, dass mit Collaboard ihre Meetings effizienter geworden sind.

Collaboard hilft mir in der Vor- und Nachbearbeitung von Meetings Zeit zu sparen.

40% der Befragten sparen durch Collaboard Zeit, wenn es um die Vor- und Nachbereitung von Meetings geht.

Durch den Einsatz von Collaboard sind unsere Online Meetings spannender.

80% der Befragten stimmen zu, dass mit Collaboard die Online Meetings spannender wurden.

Aus den Resultaten der Umfrage lässt sich schließen, dass Collaboard maßgebend dazu beiträgt, die Effektivität und die Effizienz von Meetings bei Liebherr zu verbessern.

Zudem wurden Online Meetings durch den Einsatz von Collaboard spannender, was ein nicht zu unterschätzender Faktor ist, wenn man die hohe Zahl an Meetings berücksichtigt, an welchen wir heute teilnehmen.

In vielen Organisationen hat sich gerade nach der Coronapandemie eine Online Meeting Müdigkeit eingeschlichen (Zoom Fatigue), welcher mit einem Online Whiteboard entsprechend entgegengewirkt werden kann.

Wofür wird Collaboard eingesetzt? Welches sind die wichtigsten Use Cases?

Die Befragung hat folgende Hauteinsatzgebiete von Collaboard identifiziert:

Über 90% der Befragten haben angegeben, dass Sie Collaboard für Brainstorming Sessions und in Workshops einsetzen.

80% haben angegeben, dass Sie Collaboard in Meetings und insbesondere für Strategiesitzungen verwenden.

58% setzen Collaboard ein, um Mind-Maps zu erstellen, sowie Prozesse und Arbeitsabläufe anhand von Flussdiagrammen zu visualisieren.

Weitere Use Cases, wofür Collaboard eingesetzt wird, sind Präsentationen und die klassische Protokollierung während Meetings.

Die Ergebnisse der Umfrage zeigen deutlich wie vielseitig Collaboard verwendet werden kann und dass in verschiedenen Abteilungen und Rollen andere Use Cases zutage treten.

Mit einem einzelnen Tool so viele Einsatzmöglichkeiten abzudecken, bietet viele Vorteile für Liebherr. Es muss nicht für jeden einzelnen Use Case ein neues Tool beschafft und erlernt werden. Schon nach kurzer Zeit treten Synergieeffekte auf, die sich klar in einem schnellen Return on Investment messen lassen.

Wie oft wird Collaboard verwendet?

Uns hat zudem interessiert, wie oft Collaboard bei Liebherr verwendet wird. Bei welchen Nutzenden ist es zum Go-To Tool für die Online Zusammenarbeit geworden, dass täglich in den Einsatz kommt und wer nutzt Collaboard nur sporadisch.

Die Ergebnisse unserer Umfrage zeigen, dass 20% der Befragten Collaboard täglich einsetzen. 60% starten das Online Whiteboard mehrmals pro Woche und 20% kollaborieren mehrmals pro Monat mit Collaboard.

Der hohe Nutzungsgrad verdeutlicht die Relevanz von Collaboard für Liebherr und die hohe Akzeptanz bei den Nutzenden. Je mehr Personen damit arbeiten und von den Vorteilen von Collaboard profitieren, desto höher ist der positive Effekt auf die Online-Zusammenarbeit.

Das innovative Schulungsprogramm von Collaboard, das für eine hohe Begeisterung und Nutzung sorgt

Neue Tools in internationalen Großkonzernen einzuführen, stellt die interne IT, sowie auch Toolhersteller immer wieder vor Herausforderungen. Gemeinsam hat Collaboard und Liebherr ein Schulungsprogramm erarbeitet, welches die Mitarbeitenden in kürzester Zeit befähigt, moderne Arbeitsmethoden mit dem Online Whiteboard zu implementieren.

Dabei wurde das Key-User Konzept verfolgt und es wurden die „Collaboard-Buddies“ ins Leben gerufen. Personen die mehr als die Grundfunktionen von Collaboard kennen und zudem auch konzeptuell und methodisch geschult werden, wie mit einem Online Whiteboards Meetings und Workshops effektiv verbessert werden können.

Zudem finden regelmäßig “Collaboard On-Air” Veranstaltungen statt. Hier treffen sich interessierte Nutzende zum Austausch, um Fragen, Feedback und Wünsche zu äußern.

"Gerade auch dieser direkte Kontakt zu unseren Collaboardern ist es, der eine Win-Win Situation schafft. Nicht nur ergeben sich daraus spannende Wünsche, es erweitern sich dadurch Horizonte. Jeder von uns arbeitet anders, denkt anders. Es begeistert mich daher täglich aufs Neue, unterschiedliche Herangehensweisen kennenzulernen und so Ideen zu verknüpfen." - Ingmar Marchl, Key Account Manager Collaboard

Jeder bekommt die Möglichkeit, seine Ideen und Gedankengänge zu visualisieren

Benedikt Röthlin,
Organisation & IT:

„Ich setze Collaboard vor allem in Online Besprechungen ein. Einer der Punkte bei denen sich Collaboard immer wieder bezahlt macht, ist ein Problem das jeder aus Videochats kennt: Als Gruppe diskutiert man eine gefühlte Ewigkeit über immer wieder dieselben Punkte und das Ergebnis wird von den Teilnehmern akzeptiert aber nicht mitgetragen. Hier hilft Collaboard enorm. Jeder bekommt die Möglichkeit, seine Ideen und Gedankengänge im Kontext der Diskussion zu visualisieren. Dies vereinfacht es allen Teilnehmern, andere Blickwinkel zu sehen, verstehen und für eine umfängliche Lösung berücksichtigen. Ein Konsens ist dadurch oft viel einfacher zu erreichen und er ist ebenfalls tragfähiger als bei einem reinen Videochat.“

Warum sich Liebherr genau für Collaboard entschieden hat?

Bei der Auswahl von Collaboard waren für Liebherr die folgenden vier Faktoren entscheidend:

Einfachheit der Verwendung für die Nutzenden
Die allgemeinen Werkzeuge und Elemente, die auf dem Whiteboard zur Verfügung stehen
Wie Collaboard das Arbeiten von Moderatoren unterstützt
Technische und administrative Aspekte, sowie der zentrale Punkt der IT-Sicherheit.

Collaboard überzeugt in allen Kategorien. Die einfache und aufgeräumte Benutzeroberfläche, die in über 6 Sprachen zur Verfügung steht, ermöglich es in wenigen Minuten mit Collaboard produktiv zu werden. Die umfassende Auswahl an Elementen - von Karten, über Bilder, Dokumente und Videos -unterstützt den vielseitigen Einsatzabteilungs- und organisationsübergreifend. Moderatoren schätzen neben der ausgeklügelten Abstimmungsfunktion, die Möglichkeit, direkt in Collaboard zu präsentieren und Inhalte auf dem Board zu pinnen, sperren oder temporär auszublenden.

Auch im Hinblick auf die IT-Sicherheit überzeugt Collaboard, als eines der sichersten Online Whiteboards, mit unterschiedlichen Hosting-Optionen und verschiedenen Zertifizierungen, die den hohen Sicherheitsstandard untermauern.

Zudem bieten Single-Sing-On einen einfachen Zugang mit den bestehenden Konten für alle Liebherr Nutzenden und weitere Integrationen für ein automatisiertes User-LifeCycle Management bietet entsprechende Flexibilität und Effizienz bei den IT-Prozessen rund um Collaboard.

Neben all den Vorteilen und Aspekten, ist auch der Preis ein wichtiges Argument. Die flexible Preispolitik von Collaboard mit einer Kombination aus lizenzierten und kostenfreien, sowie Gastnutzenden macht es zu einer sehr attraktiven Lösung, die mit voller Kostenkontrolle im Unternehmen ausgerollt werden kann.

"Wir von Collaboard sind dankbar und stolz, dass sich Liebherr für unsere Online Whiteboard Lösung entschieden hat und so zu einem unserer vielen, begeisterten Kunden wurde. Anhand der Umfrageergebnisse wollen wir die Vorteile, welche Collaboard mit sich bringt, quantifizierbar machen."- Michael Görög Co-Founder Collaboard

Stehen Sie ebenfalls vor der Einführung eines Online Whiteboards oder steht ein Wechsel der bestehenden Lösung an? Kontaktieren Sie uns gerne und wir beraten Sie offen und ehrlich, ganz nach den gelebten Unternehmenswerten von Collaboard.