Beste Kollaborationstools: 6 Beispiele beliebter Software im Vergleich

Du suchst ein Kollaborationstool, mit dem Ihr Ideen festhalten, Aufgaben planen oder Workshops durchführen könnt? Am besten so, dass alle sofort mitarbeiten können, sowohl vor Ort als auch remote? Dann brauchst Du einen klaren Überblick: Welche Werkzeuge unterstützen Euch beim Brainstorming? Welche helfen bei der Projektsteuerung oder beim Wissensaustausch? Und wie steht es bei Kollaborationstools um Datenschutz, Rechteverwaltung und Sicherheit?

In diesem Beitrag bekommst Du genau das: eine klare Einordnung, welche Funktionen wirklich wichtig sind, worauf Du bei der Auswahl achten solltest und welche Tools sich für verschiedene Szenarien eignen, zum Beispiel für visuelle Zusammenarbeit, Projektmanagement oder hybride Meetings. Du erfährst, wie sich diese beliebten Kollaborationstools-Beispiele unterscheiden:

• Collaboard als Online-Whiteboard
• Microsoft Teams für Chat & Dateien
• Slack als Teamchat
• Notion fürs Wissensmanagement
• Trello für Aufgaben-Boards
• Asana für die Projektstruktur

Was ist ein Kollaborationstool?

Ein Kollaborationstool ist eine Software, mit der Du gemeinsam mit anderen Personen ortsunabhängig an Projekten arbeitest, kommunizierst, Dateien teilst oder Aufgaben planst. Viele Tools ermöglichen die Zusammenarbeit in Echtzeit, manche auch zeitversetzt. Sie sind hilfreich, wenn Teams nicht am gleichen Ort arbeiten oder große Informationsmengen schnell austauschen müssen.

Wofür werden Kollaborationstools genutzt?

• Projektarbeit strukturieren und steuern
• Dokumente oder Aufgaben gemeinsam bearbeiten
• Ideen festhalten und visuell aufbereiten
• Informationen an einem gemeinsamen Ort teilen
• Meetings vorbereiten und begleiten

Damit eine Kollaborationsplattform wirklich hilfreich ist, könntest Du auf einige Punkte achten:

• Zugriff und Zusammenarbeit unabhängig vom Ort: Viele Kollaborationstools funktionieren auf verschiedenen Geräten und ermöglichen den Zugriff auch von unterwegs, zum Beispiel über den Browser, das Tablet oder das Handy. Alle Beteiligten können ohne Datei-Chaos oder Versionsprobleme in Echtzeit oder zeitversetzt zusammenarbeiten.
• Datenschutz und Hosting: Wer mit personenbezogenen Daten arbeitet, etwa in Behörden, Hochschulen oder sicherheitsrelevanten Branchen, braucht klare Regeln. Achte darauf, wo die Daten gespeichert werden (z. B. innerhalb der EU oder On-Premises) und dass das Tool DSGVO-konform arbeitet. Auch Zwei-Faktor-Authentifizierung, Rollenrechte und Passwortschutz sollten Standard sein.
• Rechtevergabe und Rollenverteilung: Nicht alle im Team benötigen dieselben Rechte. Beliebte Tools ermöglichen Dir, Rollen zu vergeben, zum Beispiel als Gast, Moderator oder Bearbeiter. So lassen sich Projekte übersichtlich steuern und vor ungewollten Änderungen schützen.
• Schnittstellen und Integrationen: Kollaboration funktioniert am besten, wenn das Tool sich mit anderen Diensten verbinden lässt. Dazu zählen etwa Videokonferenz-Tools wie Webex und Zoom, Kalender und Mailprogramme sowie Tools für Aufgabenverwaltung oder Dokumentenmanagement.

Achte auf diese wichtigen Funktionen von Kollaborationstools

Viele beliebte Kollaborationssoftwares zeichnen sich durch einfache Bedienung aus. Zudem bieten sie auch genau die Funktionen, die Teams benötigen. Einige wichtige stellen wir Dir hier vor.

Kommunikation im Kollaborationstool: Klar und direkt

Kollaboration lebt von Austausch. Tools sollten daher mehrere Kommunikationskanäle bieten:

• Chat: Für schnelle Rückfragen und Abstimmungen
• Kommentare: Direkt an Dokumenten oder Aufgaben, z. B. mit @Erwähnungen
• Audio/Video: Für Meetings, Einzelgespräche oder Feedbackrunden

Je besser Du zwischen den Kommunikationsarten wechseln kannst, desto reibungsloser läuft die Zusammenarbeit.

Zusammenarbeit: Gemeinsames Arbeiten in der Collaboration Software

Neben der Kommunikation brauchst Du Funktionen, um gemeinsam Inhalte zu erstellen und zu bearbeiten:

• Dokumente teilen und bearbeiten mit Versionierung und Rückverfolgung
• Visuelle Planung, z. B. mit Whiteboards, Mindmaps oder Karten
• Aufgabenverwaltung mit Fristen, Prioritäten und Zuständigkeiten

Viele Tools kombinieren diese Funktionen auf einer Arbeitsfläche. Das spart Zeit und verhindert Datenverluste.

Struktur: Ordnung behalten im Projektalltag dank Kollaborationswerkzeuge

Auch größere Projekte müssen übersichtlich bleiben. Dabei helfen Funktionen wie:

• Rollen und Rechte: Wer darf was sehen oder bearbeiten?
• Terminplanung: Integrierte Kalender oder Verknüpfungen zu externen Kalendern
• Dateiverwaltung: Dokumente direkt im Tool speichern, kommentieren und sortieren

Je nach Branche oder Arbeitsweise können weitere Funktionen sinnvoll sein, zum Beispiel Moderationsansichten, Umfragen oder Timer für Workshops.

Sind diese 6 Anbieter die besten Kollaborationstools?

Der Markt für Kollaborationstools ist groß, doch einige Namen tauchen immer wieder auf. Sie unterscheiden sich in Funktionsumfang, Bedienung und Datenschutz. Hier findest Du eine Auswahl bekannter Tools, die häufig genutzt werden und sich für unterschiedliche Einsatzbereiche eignen:

• Collaboard: Visuelles Whiteboard mit maximaler Datenhoheit
• Microsoft Teams: Kommunikation, Dateiablage und Videokonferenzen in einem
• Slack: Chatbasiertes Arbeiten mit starker Tool-Anbindung
• Notion: Wissensspeicher, Notizen und Projektstruktur vereint
• Trello: Aufgabenverwaltung mit Kartenprinzip und Boards
• Asana: Klare Aufgabenstrukturen für komplexe Projektabläufe

#1 Collaboard: Online-Whiteboard mit maximalem Datenschutz

Collaboard ist ein digitales Whiteboard für visuelle Zusammenarbeit in Teams. Auf einer unbegrenzt großen Arbeitsfläche lassen sich Ideen, Aufgaben und Projekte gemeinsam strukturieren, kommentieren und visualisieren. Das Tool verbindet kreatives Arbeiten mit klarer Planung und eignet sich für Workshops, Meetings, Projektarbeit und mehr.

Vorteile von Collaboard

• Struktur trifft Kreativität: Aufgabenmanagement, Mindmaps und Moderation auf einem Board.
• Echtzeit-Zusammenarbeit: Alle arbeiten gleichzeitig: kommentieren, zeichnen, abstimmen.
• Hohe Datensouveränität: Hosting in Europa oder On-Premises möglich, ohne US-Anbieter.

Ausgewählte Funktionen für die Zusammenarbeit

• Aufgaben direkt im Whiteboard erstellen und zuweisen
• Mindmaps zur Ideenfindung gemeinsam aufbauen
• Kommentare zur schnellen Abstimmung im Team
• Moderationsmodus mit Timer, Fokus und Präsentation
• Mauszeiger aller Teilnehmer live sichtbar
• Über 250 Vorlagen für Meetings, Planung und Workshops

Preise & Pläne

Der kostenlose Plan bietet bis zu 3 Whiteboards und 5 Teilnehmer. Der Basic-Tarif für 5 €/Monat pro Nutzer erweitert auf 50 Teilnehmer, Gastzugänge und mehr Speicher. Advanced kostet 10 €/Monat und bietet unbegrenzte Whiteboards, Moderationsfunktionen und Projektmanagement. Der Enterprise-Plan ist auf Anfrage erhältlich und enthält Self-Hosting, APIs, Branding und volle Sicherheit.

#2 Microsoft Teams: Kommunikation & Dateiablage in einem

Microsoft Teams ist ein cloudbasierter Arbeitsraum für Kommunikation und Zusammenarbeit. Es bündelt Chats, Videoanrufe, Besprechungen, Dateien und Aufgaben in einer einzigen Oberfläche. Teams lässt sich reibungslos in Microsoft 365 integrieren und ermöglicht gemeinsames Arbeiten.

Vorteile von Microsoft Teams

• Gemeinsamer Arbeitsbereich: Chat, Meetings, Dateien und Aufgaben sind an einem Ort gebündelt.
• Reibungslose Integration: Verknüpfung mit Outlook, SharePoint, OneDrive und über 250 weiteren Apps.
• Sichere Zusammenarbeit: Verschlüsselung von Dateien, Chats und Anrufen, inklusive Gastzugriff und Berechtigungssteuerung.
  
  

Ausgewählte Funktionen für gemeinsames Arbeiten

• Einzel- und Gruppenchats mit Dateifreigabe, Emojis und Videoanrufen.
• Projektbereiche mit strukturierter Kommunikation und geteilten Dateien.
• Synchronisiert mit Outlook zur Terminplanung und Besprechungseinladung.
• Dateiverwaltung mit OneDrive, SharePoint und Drittanbieter-Clouds.
• Online-Meetings mit Bildschirmfreigabe, Liveuntertiteln und Aufzeichnung.
• Integrierte Tools wie Planner, To Do, Forms oder Drittanbieter-Apps nutzbar.

Preise & Pläne

Microsoft Teams gibt es ab 3,70 €/Monat (Teams Essentials) mit Chat, Videokonferenzen und 10 GB Speicher. Business Basic (5,60 €/Monat) ergänzt Office-Webapps, 1 TB Speicher und E-Mail. Business Standard (11,70 €/Monat) bietet zusätzlich Desktop-Apps und Webinarfunktionen. Add-ons wie Teams Premium (9,40 €) oder Copilot (28,10 €) erweitern die Funktionen. Preise gelten pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (zzgl. MwSt.). Für Privatpersonen gibt es auch eine kostenlose Teams-Version.

#3 Slack: Chatbasiertes Arbeiten mit vielen Integrationen

Slack ist ein cloudbasiertes Kollaborationstool, das Kommunikation, Projektmanagement und Dateiaustausch an einem Ort vereint. Mit Channels, Automatisierungen und KI-Funktionen erleichtert Slack die Zusammenarbeit im Team. Es lässt sich mit über 2.600 Tools integrieren.

Vorteile von Slack

• Transparente Kommunikation: Channels bündeln Team- und Projektthemen übersichtlich an einem Ort.
• Starke Integrationen: Über 2.600 Apps wie Google Drive, Office 365 oder Salesforce sind einbindbar.
• Automatisierung inklusive KI: Wiederkehrende Abläufe lassen sich per Workflow-Builder oder KI-Agenten automatisieren.
  
  

Ausgewählte Funktionen für gemeinsames Arbeiten

• Echtzeit-Chats und Huddles für spontane Sprach- und Videoabstimmungen
• Channels für themen- oder teambezogene Zusammenarbeit
• Canvas und Listen zum gemeinsamen Strukturieren von Inhalten
• Workflow-Builder zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
• App-Integration mit Tools wie Google Drive, Jira oder Salesforce
• Slack AI für Zusammenfassungen, Übersichten und intelligente Suche
  
  

Preise & Pläne

Slack bietet eine kostenlose Version mit begrenztem Nachrichtenverlauf und Basisfunktionen. Der Pro-Plan startet bei 6,75 €/Nutzer und Monat (jährlich), inklusive unbegrenztem Nachrichtenverlauf, Huddles und App-Integrationen. Business+ kostet 15 €/Monat und ergänzt KI-Tools, SSO und erweiterte Adminfunktionen. Für große Organisationen gibt es Enterprise Grid mit unbegrenzten Workspaces und umfangreichen Sicherheits- und Compliance-Optionen.

#4 Notion: Wissensmanagement und Team-Organisation

Notion ist ein gemeinsamer Workspace für Projektmanagement, Wissensorganisation und Teamarbeit. Teams nutzen Notion, um Aufgaben, Zeitpläne, Dokumente und Automatisierungen zu bündeln. Durch anpassbare Layouts, Datenbanken und KI-Funktionen entsteht ein Raum für alle Arbeitsprozesse vom Brainstorming bis zur Umsetzung.

Vorteile von Notion

• Anpassbare Workflows: Teams erstellen Ansichten, Labels und Prozesse genau nach ihren Wünschen.
• All-in-One-Plattform: Projektmanagement, Dokumentation und Automatisierung in einer Oberfläche.
• Integration & KI: Verknüpfung mit Tools wie GitHub, Slack oder Jira plus KI-Unterstützung für Inhalte und Prozesse.
  
  

Ausgewählte Funktionen für gemeinsames Arbeiten

• Zeitachsen, Tabellen und Boards zur Planung und Projektverfolgung
• Aufgaben mit Status, Verantwortlichkeiten und Fälligkeitsdatum
• Datenbankansichten mit Abhängigkeiten und Fortschrittsanzeige
• Formulare für Anfragen und Aufgabenstart direkt im Workspace
• Automatisierungen zur Reduktion manueller Arbeit
• KI-Funktionen für Textentwürfe, Zusammenfassungen und Recherche
  
  

Preise & Pläne

Notion ist kostenlos nutzbar für Einzelpersonen und kleine Teams. Der Plus-Plan für 9,50 €/Nutzer und Monat bietet unbegrenzte Dateiuploads, persönliche Formulare und geteilte Blöcke. Der Business-Plan (19,50 €/Monat) ergänzt Funktionen wie SAML-SSO, private Teamspaces, Domain-Verifizierung und KI-Features. Der Enterprise-Plan bietet zusätzliche Sicherheitsfunktionen, SCIM, Audit-Protokolle und dedizierten Support.

#5 Trello: Aufgabenverwaltung mit Karten und Boards

Trello ist ein visuelles Kollaborationstool zur Organisation von Aufgaben, Projekten und Teamarbeit. Es basiert auf Boards, Listen und Karten, die gestaltet und mit Anhängen, Fälligkeitsdaten und Checklisten ergänzt werden können. Trello eignet sich für Teams jeder Größe, um Aufgaben zu strukturieren, Fortschritte zu verfolgen und Prozesse zu automatisieren.

Vorteile von Trello

• Visuelle Organisation: Projekte und Aufgaben werden auf Boards übersichtlich dargestellt.
• Anpassbare Workflows: Anpassbare Listen, Karten und Automatisierungen unterstützen jede Arbeitsweise.
• Reibungslose Integration: Verbindung zu Tools wie Slack, Microsoft Teams oder Google Drive möglich.
  
  

Ausgewählte Funktionen für gemeinsames Arbeiten

• Boards, Listen und Karten zur strukturierten Aufgabenverwaltung
• Kalender- und Zeitachsenansicht für Projektplanung und Deadlines
• Erweiterte Checklisten mit Aufgabenverantwortung und Fälligkeit
• Automatisierungen ohne Programmieraufwand direkt in Trello
• AI-Funktionen für Textoptimierung, Zusammenfassungen und Ideenfindung
• Integration mit Slack, Jira, Microsoft Teams, Google Drive und weiteren Tools
  
  

Preise & Pläne

Trello ist kostenlos für bis zu 10 Nutzer pro Workspace. Der Standard-Plan kostet 5 $/Monat (jährlich) und bietet unbegrenzte Boards, erweiterte Checklisten und Automatisierung. Premium (10 $/Monat) ergänzt AI-Funktionen, Kalender- und Dashboard-Ansichten sowie Admin-Features. Der Enterprise-Plan ab 17,50 $/Monat bietet volle Kontrolle über Nutzer, Berechtigungen und Sicherheit.

#6 Asana: Projektmanagement mit klaren Aufgabenstrukturen

Asana ist ein cloudbasiertes Tool für Projekt- und Aufgabenmanagement, das Teams bei der Planung, Umsetzung und Nachverfolgung ihrer Arbeit unterstützt. Es strukturiert Aufgaben, Termine und Verantwortlichkeiten übersichtlich und erleichtert die Zusammenarbeit im Team. Mit anpassbaren Workflows, Automatisierung und vielen Ansichten behalten Teams stets den Überblick.

Vorteile von Asana

• Klar strukturierte Projekte: Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen an einem Ort.
• Anpassbare Workflows: Verschiedene Ansichten wie Liste, Kalender, Board oder Gantt.
• Intelligente Automatisierung: Weniger manuelle Arbeit durch KI und Regeln.
  
  

Ausgewählte Funktionen für gemeinsames Arbeiten

• Aufgaben mit Fälligkeit, Verantwortlichen und Checklisten verwalten
• Projektansichten in Listen-, Board-, Kalender- oder Zeitachsenform
• Automatisierungen per Regeln, Formulare und Vorlagen einrichten
• Echtzeit-Dashboards zur Fortschrittsverfolgung und Status-Updates
• KI-gestützte Empfehlungen, Textvorschläge und Workflow-Ideen
• Integration mit Tools wie Slack, Teams, Google Workspace, Jira und mehr
  
  

Preise & Pläne

Asana ist in der Personal-Version kostenlos für bis zu 10 Nutzer nutzbar. Der Starter-Plan kostet 10,99 €/Monat pro Nutzer (jährlich) und bietet u. a. Gantt-Ansicht, Dashboards und Automatisierung. Advanced für 24,99 €/Monat ergänzt Portfolios, Workload, Ziele und Sicherheitsfunktionen. Enterprise und Enterprise+ richten sich an große Organisationen mit erweiterten Admin-, Compliance- und Integrationsfunktionen. Der Preis ist auf Anfrage.

So findest Du das passende Kollaborationstool

Bevor Du Dich für ein Kollaborationstool entscheidest, solltest Du Dir ein paar grundlegende Fragen stellen. Denn kein Tool ist per se das „beste“. Wichtig ist, was zu den Wünschen und Vorgaben Deines Teams passt.

Stell Dir diese Fragen:

• Wie arbeitet Ihr? Komplett remote, hybrid oder vor Ort?
• Welche Tools nutzt Ihr bereits? Gibt es Überschneidungen oder Integrationsmöglichkeiten?
• Wie wichtig ist Datenschutz in Eurer Branche?
• Möchtet Ihr Aufgaben verwalten, brainstormen, kommunizieren oder alles in einem?

Ein gutes Kollaborationstool passt zu Eurer Arbeitsweise und lässt sich schnell testen. Es lohnt sich, mehrere Tools auszuprobieren und mit dem Team zu besprechen, was im Alltag wirklich hilft. Nutze Testversionen, sammle Feedback und beobachte, wie reibungslos die Zusammenarbeit läuft.

Kollaborationstools schließen sich nicht gegenseitig aus. Häufig ist es sinnvoll, mehrere Tools miteinander zu verbinden. Zum Beispiel ein Projektmanagement-Tool wie Asana oder Trello in Kombination mit dem Online-Whiteboard Collaboard oder einem sicheren Kommunikationsdienst. Viele Plattformen lassen sich praktischerweise direkt miteinander verknüpfen.

Nimm Dir die Zeit für einen ehrlichen Blick auf Euren Arbeitsstil und entscheide Dich für ein Tool oder eine Kombination, die Eurem Team wirklich hilft, gemeinsam voranzukommen.

Ist Collaboard eine gute Kollaborationssoftware für Dein Team?

Wenn Dein Team Wert auf visuelle Zusammenarbeit legt und gleichzeitig hohe Sicherheitsstandards braucht, könnte Collaboard eine geeignete Wahl sein. Die Software vereint kreative Freiheit mit voller Kontrolle über Daten und Zugriffsrechte.

Collaboard wird vollständig in Europa gehostet und erfüllt die strengsten Datenschutzrichtlinien. Es gibt Optionen für Zwei-Faktor-Authentifizierung, passwortgeschützte Boards, Air-Gap-Hosting und Zugriffskontrollen auf granularer Ebene. Damit bestimmst Du selbst, wer was sehen oder bearbeiten darf.

Beste Kollaborationstools – Häufige Fragen und Antworten

Was bedeutet Kollaborationstool?

Ein Kollaborationstool ist eine Software, mit der Du unabhängig vom Ort und in Echtzeit gemeinsam an Inhalten arbeitest, kommunizierst oder Projekte steuerst. Das kann z. B. ein Whiteboard für Brainstormings, ein Chat-Tool oder ein System zur Aufgabenverwaltung sein.

Wie sicher sind Kollaborationstools?

Die Sicherheit hängt stark davon ab, wie ein Tool gehostet wird, welche Verschlüsselung es nutzt und wie detailliert Du Zugriffsrechte vergeben kannst. Achte auf DSGVO-konformes Hosting, Zwei-Faktor-Authentifizierung, rollenbasierte Berechtigungen und die Möglichkeit zur Selbstverwaltung von Daten.

Welche Tools eignen sich für visuelle Zusammenarbeit?

Für visuelle Arbeit brauchst Du eine digitale Arbeitsfläche, auf der Du idealerweise in Echtzeit Inhalte direkt bearbeiten, anordnen und mit anderen teilen kannst. Whiteboards mit Zoomfunktion, Moderationstools und Vorlagen unterstützen kreative Prozesse und klare Strukturen.

Gibt es kostenlose Kollaborationstools für kleine Teams?

Ja, viele Anbieter bieten kostenlose Versionen mit Grundfunktionen wie Board-Nutzung, Kommunikation oder Dateiteilung an. Diese eignen sich gut zum Ausprobieren oder für kleinere Projekte, sind aber oft in Speicher, Teilnehmerzahl oder Exportmöglichkeiten begrenzt.

Welches Kollaborationstool passt zu öffentlichen Einrichtungen?

Öffentliche Einrichtungen sollten auf DSGVO-konformes Hosting, volle Datenkontrolle und eine nachvollziehbare Rechtevergabe achten. Tools, die On-Premises nutzbar sind oder in europäischen Rechenzentren betrieben werden, bieten dafür die nötige Sicherheit.

Welche Funktionen braucht ein gutes Kollaborationstool im Alltag?

Wichtig sind eine leicht zugängliche Oberfläche, Rollen- und Rechteverwaltung, eine klare Aufgabenstruktur sowie Möglichkeiten zur Kommunikation direkt im Projekt. Zusätzliche Funktionen wie Präsentationsmodus, Timer oder Abstimmungen können Meetings und Workshops gezielt unterstützen.

Wie unterscheiden sich Echtzeit- und zeitversetzte Zusammenarbeit?

In Echtzeit arbeitest Du gemeinsam mit anderen Personen gleichzeitig auf einer Oberfläche, z. B. in einem Online-Meeting oder Live-Workshop. Zeitversetzte Zusammenarbeit bedeutet, dass Du Inhalte erstellst oder kommentierst und andere später darauf reagieren, zum Beispiel bei der Dokumentenfreigabe oder Feedbackrunden.