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Retrospective-Meeting mit einem Online-Whiteboard

Erinnerst Du Dich an die Post-Mortem-Meetings, an denen Du teilgenommen hast? Normalerweise finden diese nur statt, wenn etwas wirklich schief gelaufen ist, und entpuppen sich dann oft als emotionales Schuldzuweisungsspiel.

Die Idee als solche ist grossartig und sehr wichtig für die Entwicklung von Individuen, Teams und sogar Organisationen. Deshalb kamen Retrospektive-Meetings - kurz "Retros" - auf. Es begann im Engineering- und Software-Umfeld. Heutzutage werden sie in allen verschiedenen Abteilungen, Teams, Organisationen, Branchen und Ländern eingesetzt.

In diesem Blogbeitrag erfährst Du mehr über

 

Definition von Retrospective-Meetings 

Laut Wikipedia, ist ein Retrospective-Meeting (vom Lateinischen retrospectare, "zurückschauen") generell ein Rückblick auf Ereignisse, die in der Vergangenheit stattgefunden haben, oder Arbeit, die in der Vergangenheit produziert wurde.

In der Regel gibt es drei Teile in einem Retrospective, die je nach Schwerpunkt variieren können. Collaboard schlägt zum Beispiel diese drei vor:

  • Was sollte das Team anfangen zu tun ("Start")?
  • Was sollte das Team aufhören zu tun ("Stop")?
  • Nächste Schritte

Dies ist ein einfacher und effektiver Weg, um gleichzeitig rückwärts und vorwärts zu schauen und zu entscheiden, welche Massnahmen als nächster Schritt zu ergreifen sind.

Üblicherweise findet das Retrospective-Meeting nach einem bestimmten Zeitraum statt, z.B. nach einem Sprint, einem Projekt oder einem Quartal.

Das Hauptziel ist, aus der Erfahrung zu lernen und es beim nächsten Mal besser zu machen. Das stärkt das kontinuierliche Lernen und kann neue Chancen aufzeigen.

Ursprünglich wurden Retrospective-Meetings durchgeführt, indem man gemeinsam um ein Whiteboard oder einer Wand in einem Besprechungsraum stand. Mit der Umstellung auf überwiegend virtuelle Zusammenarbeit werden diese nun am besten auf einem Online-Whiteboard durchgeführt. Um es Dir leichter zu machen, gibt es bereits Vorlagen.

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Den Rahmen schaffen

Um das Lernen zu gewährleisten, kommt es auch auf den richtigen Set-up an. Generell sollte es eine angenehme Erfahrung sein, kein Schuldzuweisungsspiel. 

Das bedeutet für alle Teilnehmer:

  • Aufgeschlossen sein
  • Jeder hat einen gültigen Standpunkt
  • Nichts sollte persönlich genommen werden

Es kann hilfreich sein, eine neutrale dritte Partei zu bitten, das Treffen zu moderieren. 

Wenn sich die Teilnehmer des Retrospective-Meetings noch nicht so gut kennen oder der Moderator Barrieren spürt, dann empfehlen wir, zu Beginn einige Eisbrecher-Spiele durchzuführen, damit sich die Leute öffnen. Weitere Details zur Durchführung von diesen Übungen mit einem Online-Whiteboard findest Du hier.

 

Durchführung

Es gibt verschiedene Formate von Retrospective-Meetings. Welches Du auch immer wählst, wichtig ist, dass Du einen Abschnitt nach dem anderen angehst, um ein Maximum an Effektivität zu gewährleisten.  

Für ein erfolgreiches Ergebnis ist es notwendig, gleich zu Beginn die Erwartungen der Teilnehmer zu klären und festzulegen. Frage also, was sich jeder von dieser Übung erhofft, und finde einen gemeinsamen Konsens.

Die Teilnehmer sollten ihr Feedback, ihre Ideen und Inputs auf Karten schreiben. Achte darauf, dass es nur eine Idee pro Karte gibt. Um die Identifizierung zu erleichtern, kann jeder Teilnehmer eine definierte Farbe verwenden. Mit der Pipette von Collaboard haben alle eine sehr grosse Auswahl. 

Mit einem Online-Whiteboard kannst Du die Karten dann ganz einfach sortieren und gruppieren sowie die Ideen und Inputs abstimmen und bewerten. 

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Am Ende ist es wichtig, die "nächsten Schritte" zur Umsetzung an die entsprechenden Teilnehmer zu verteilen. 

Wie bei allem, könntest Du dabei auf verschiedene Herausforderungen stossen. Lese unten einige Beispiele, wie Du diese überwinden kannst.  

 

Herausforderungen überwinden 

Das hört sich alles toll an; Du fragst Dich vielleicht, ob es auch Nachteile gibt?

Für ein erfolgreiches Ergebnis eines Retrospective-Meetings müssen sich die Teilnehmer öffnen und sich wohl dabei fühlen, ihre Erfahrungen zu teilen. Das ist vielleicht nicht immer der Fall, vor allem, wenn sich die Teilnehmer nicht so gut kennen. Um diese Herausforderung zu überwinden, stelle sicher, dass Du den richtigen Rahmen schaffst. 

Manchmal bietet eine Karte nicht genug Platz, um die Idee auszudrücken. Mit einem Online-Whiteboard hast Du auch die Möglichkeit, Bilder, Dokumente, Formen und sogar (YouTube-)Videos hinzuzufügen. 

Wenn Du keine Online-Whiteboard-Software verwendest, dann könnte es schwierig sein, die verschiedenen Ideen zu gruppieren. Mit einem Online-Whiteboard wie Collaboard können der Moderator und auch die Teilnehmer die Karten und alle anderen Objekte an die gewünschte Stelle auf dem Board verschieben.  Blog-retrospective-beispiel-3-ENEine der grössten Herausforderungen findet nicht während des Meetings statt, sondern danach: Es geht darum, sicherzustellen, dass die auf den Notizen festgehaltenen Erkenntnisse in Aktionen umgesetzt werden. Stelle daher sicher, dass Du es später überprüfst. 

 

Jetzt mit Retrospective-Meetings starten

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Hauptnutzen eines Retrospective-Meetings darin besteht, eine Liste von Massnahmen zu haben, um die Dinge beim nächsten Mal besser zu machen, wenn man sie anschliessend auch weiterverfolgt. Der Prozess ermöglicht es den Teams auch, ein besseres Verständnis für den Arbeitsstil, das Fachwissen und die Perspektiven der anderen zu bekommen. 

Wir sind alle sehr beschäftigt, dennoch ist es gut, sich etwas Zeit zum Reflektieren zu nehmen. Erinnere Dich an Albert Einstein: "Wahnsinn ist, immer wieder das Gleiche zu tun und andere Ergebnisse zu erwarten". Mache es also zu einem geschätzten Ritual und Du, Dein Team und Deine Organisation werdet wachsen.

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