Kollaborationstool & Datenschutz: So arbeitest Du sicher und DSGVO-konform im Team

Viele Online-Kollaborationstools verarbeiten Daten auf Servern außerhalb Europas oder verwenden Analysefunktionen, ohne dass Nutzer das wissen. Das stellt ein Risiko für alle dar, die datenschutzkonform arbeiten müssen, etwa Behörden, Hochschulen oder Organisationen mit erhöhtem Schutzbedarf.

Kollaborationstool & Datenschutz – Das Wichtigste in Kürze

• Datenschutz in Kollaborationstools ist wichtig, weil dort viele persönliche und vertrauliche Informationen verarbeitet werden. Ohne klare Schutzmechanismen können diese Daten leicht missbraucht werden.
• Kollaborationstools mit US-Bezug unterliegen dem CLOUD Act. Dadurch können US-Behörden auch auf Daten zugreifen, die in Europa gespeichert sind.
• Collaboard schützt Deine Daten, indem wir auf Tracking verzichten und verschiedene Hosting-Optionen in Europa oder der Schweiz anbieten. Du entscheidest selbst, wo und wie Deine Inhalte gespeichert werden.
• Mit Collaboard arbeitest Du sicher im Team, weil Zugriffsrechte, Verschlüsselung und Projektfreigaben leicht steuerbar sind. Auch Gäste können nur auf Deine Inhalte zugreifen, wenn Du es erlaubst.
  
  
  

Warum ist Datenschutz bei Kollaborationstools so wichtig?

Ein sicheres Tool schützt Deine Daten sowie die Privatsphäre aller, mit denen Du zusammenarbeitest. Wenn Du ein Online-Whiteboard oder eine ähnliche Plattform nutzt, werden viele Informationen ausgetauscht: Texte, Bilder, Namen, E-Mail-Adressen, oft auch personenbezogene Inhalte. Diese Daten müssen gut geschützt sein. Sonst können sie in falsche Hände geraten.

Ein sehr hohes Risiko besteht bei Tools, die in den USA entwickelt wurden oder dort Server betreiben. Dort gilt der sogenannte CLOUD Act. Dieses Gesetz erlaubt es US-Behörden, auf Daten zuzugreifen und das selbst dann, wenn sie auf Servern in Europa liegen. Das widerspricht der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die in der EU gilt.

Ein Kollaborationswerkzeug ohne sicheren Datenschutz kann folgende Risiken mit sich bringen:

• Deine Daten können von Dritten mitgelesen oder weitergegeben werden.
• Du verlierst die Kontrolle darüber, wo und wie Deine Inhalte gespeichert werden.
• Die Zusammenarbeit wird angreifbar für Hacker oder ausländische Behörden.
• Bei Verstößen gegen die DSGVO drohen Strafen und Vertrauensverluste.

Sichere Tools setzen deshalb auf klare Regeln:

• Sie speichern Daten ausschließlich in der EU oder der Schweiz.
• Sie verzichten auf Tracking und Werbung.
• Sie bieten Dir Kontrolle über Zugriffsrechte und Freigaben.

Wie prüfst Du, dass ein Kollaborationstool wirklich DSGVO-konform ist?

Viele Tools sagen, sie seien „sicher“ oder „konform“. Doch solche Aussagen reichen nicht aus. Du solltest immer selbst prüfen, wie ein Anbieter mit Datenschutz umgeht, um zu sehen, wie es um die DSGVO bei einem Online-Tool steht. Dafür helfen Dir ein paar klare Kriterien.

Was Du beim Datenschutz bei cloudbasierten Tools prüfen solltest:

Wenn einer dieser Punkte nicht erfüllt ist, kann das Tool vor allem bei personenbezogenen Daten oder im öffentlichen Sektor rechtlich und praktisch problematisch sein.

Wie kannst Du Inhalte und Daten in Kollaborationstools wirksam schützen?

Sobald Du mit anderen in einem Kollaborationstool wie einem Online-Whiteboard arbeitest, teilst Du Inhalte, Ideen und Dateien. Damit diese sicher bleiben, brauchst Du klare Schutzfunktionen.

Collaboard bietet Dir genau das: Du hast die volle Kontrolle darüber, wer Deine Inhalte sehen, bearbeiten oder weitergeben darf. Dafür stehen Dir viele Schutzmechanismen zur Verfügung:

• TLS-Verschlüsselung bei der Übertragung: Deine Daten werden beim Senden geschützt, sodass niemand von außen mitlesen kann.
• AES-256-Verschlüsselung im Ruhezustand: Auch wenn Deine Inhalte gespeichert sind, bleiben sie sicher.
• Passwortschutz für Projekte: Jedes Projekt kann mit einem eigenen Passwort versehen werden.
• Zugriffsrechte nach Rollen: Du entscheidest, wer lesen, schreiben oder moderieren darf.
• Gastnutzung mit Identifikation: Auch Gäste müssen ihren Namen und ihre E-Mail angeben, wenn Du das möchtest.
• Zeitlich begrenzte Freigabelinks: Links verfallen automatisch, z. B. nach 1 Stunde oder 5 Tagen.
• Objektsperre: Du kannst einzelne Elemente auf dem Board sperren, damit sie niemand verändert.
• Anzeige von Mauszeigern: Du siehst jederzeit, wer gerade aktiv ist.

Collaboard wurde so entwickelt, dass Du auch in empfindlichen Bereichen sicher arbeiten kannst, zum Beispiel in Behörden, Hochschulen oder im Gesundheitswesen.

Wo werden Deine Daten in Kollaborationstools gespeichert und warum ist das so wichtig?

Der Ort, an dem Deine Daten gespeichert werden, entscheidet mit darüber, wer darauf zugreifen darf und wer nicht. Gerade bei Anbietern aus den USA kann es sein, dass Behörden auf Deine Daten zugreifen, selbst wenn die Server in Europa stehen. Das liegt am sogenannten CLOUD Act.

Collaboard löst dieses Problem mit einer Auswahl an Hosting-Optionen, die Dir volle Kontrolle bieten:

Du kannst die Variante wählen, die zu Deinem Datenschutzkonzept passt und bleibst trotzdem handlungsfähig, auch bei strengsten Sicherheitsvorgaben. Wenn Du Deine Daten komplett selbst verwalten willst, kannst Du Collaboard auch in Deinem eigenen Rechenzentrum installieren, z. B. als virtuelle Appliance oder in einem Kubernetes-Cluster.

Wie unterstützt Dich Collaboard bei der datensicheren Zusammenarbeit?

Collaboard wurde so entwickelt, dass Du es auch bei vertraulichen Projekten ohne Sicherheitsrisiko im Team nutzen kannst. Du arbeitest mit einer Plattform, die auf Tracking verzichtet, Hosting in Europa anbietet und Dir alle wichtigen Datenschutzdokumente zur Verfügung stellt.

Collaboard bietet Dir Schutz auf drei Ebenen: beim Hosting, in der täglichen Nutzung und bei der Einführung im Team. Du kannst direkt loslegen oder Dir bei Bedarf Unterstützung holen.

Hosting ohne Drittstaatenrisiko

• Serverstandorte in Deutschland (Open Telekom Cloud), der Schweiz und den Niederlanden
• Keine Datenübertragung in die USA
• Auch als On-Premise-Version in Deinem Rechenzentrum verfügbar

DSGVO-konform ohne versteckte Risiken

• Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) jederzeit verfügbar
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) klar dokumentiert
• Tracking-Funktionen in vielen Versionen deaktiviert

Schutz in der täglichen Zusammenarbeit

• Passwortschutz für Boards und Gastzugänge
• Gültigkeitsdauer für Einladelinks (1h bis 10 Tage)
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
• Nutzeridentifikation bei Gastnutzung möglich

Unterstützung bei der Einführung

• Persönlicher, deutschsprachiger Support
• AVV, Datenschutzerklärung, Sicherheits-Whitepaper auf Anfrage
• Einbindung in vorhandene Systeme über SSO (SAML, oAuth2)

Fazit: Datenschutz ernst nehmen und mit Collaboard sicher zusammenarbeiten

Wenn Du ein Tool suchst, das Dir und Deinem Team echte Sicherheit bietet, ist Collaboard eine gute Wahl. Collaboard speichert keine Daten außerhalb Europas. Es gibt keine Trackingfunktionen, die Dein Verhalten analysieren. Die Plattform wurde so gebaut, dass sie auch dort eingesetzt werden kann, wo höchste Sicherheitsansprüche gelten.

Das macht Collaboard zu einem datenschutzkonformen Kollaborationstool:

• Europäische Rechenzentren: Kein Zugriff durch US-Behörden möglich
• AVV & TOMs verfügbar: Transparente Dokumente für Deine Datenschutzprüfung
• On-Premises möglich: Volle Kontrolle über Infrastruktur & Updates
• Kein Tracking: Keine Analyse Deines Nutzerverhaltens
• Gastzugänge steuerbar: Kontrolle über Rechte, Zeit, Passwort & Zugriff
• Lokaler Support: Ansprechpartner in Deutschland & der Schweiz

Anders als einige US-Anbieter erfüllt Collaboard die DSGVO wirklich und nicht nur im Kleingedruckten. Du kannst Deine Daten selbst hosten oder in zertifizierten Rechenzentren speichern. Du entscheidest, wie viel Kontrolle Du brauchst.

Kollaborationstool Datenschutz – Häufige Fragen und Antworten

Was macht ein Kollaborationstool datenschutzkonform?

Ein datenschutzkonformes Tool speichert Daten in der EU, verzichtet auf Drittstaatenzugriffe und bietet einen AVV sowie transparente Sicherheitsdokumente. Du steuerst Zugriffsrechte selbst und kannst Tracking vollständig deaktivieren.

Was ist der Unterschied zwischen Cloud-Hosting und On-Premises?

Beim Cloud-Hosting nutzt Du Rechenzentren eines zertifizierten Anbieters, ohne eigene Infrastruktur betreiben zu müssen. Bei On-Premises läuft alles in Deinem IT-System mit voller Kontrolle über alle Daten und Zugriffe.

Kann ich mit Collaboard DSGVO-Vorgaben in Schulen oder Behörden einhalten?

Ja, denn Collaboard bietet Hosting in Deutschland, eine vollständig trackingfreie Nutzung und stellt alle erforderlichen Unterlagen für Deine Datenschutzprüfung bereit. Die Plattform wird bereits in zahlreichen öffentlichen Einrichtungen genutzt.

Wie wichtig ist der Standort der Server bei einem Kollaborationstool?

Der Standort bestimmt, wer auf Deine Daten zugreifen darf, etwa US-Behörden bei Anbietern mit US-Bezug. Nur bei Rechenzentren in der EU oder der Schweiz ohne Cloud-Act-Risiko behältst Du die volle Kontrolle.

Wie schützt Collaboard meine Inhalte bei der Zusammenarbeit im Team?

Deine Inhalte werden bei der Übertragung verschlüsselt, im Ruhezustand gesichert und mit Zugriffsrechten geschützt. Gäste können nur mit Passwort und Zeitlimit auf Boards zugreifen, wenn Du das möchtest.

Wie kann ich sicherstellen, dass mein Tool keine Nutzerdaten weitergibt?

Vermeide Tools mit Analyse- oder Werbefunktionen und prüfe, dass Tracking deaktiviert ist. Bei Collaboard kannst Du alle Analysefunktionen ausschalten und bekommst eine datenschutzfreundliche Voreinstellung.

Gibt es bei Collaboard einen AVV für meine Datenschutzprüfung?

Ja, der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) ist jederzeit online verfügbar. Zusätzlich erhältst Du auf Anfrage technische Maßnahmen (TOMs) und ein Sicherheits-Whitepaper für interne Prüfungen.