Vorteile von On-Premises-Collaboration-Tools
Mehr Kontrolle, aber auch mehr Verantwortung: Hier erfährst Du, was der Betrieb von Collaboration-Tools auf eigener Infrastruktur bringt und wann er sich lohnt.
Die meisten Collaboration-Tools laufen heute als SaaS in der Cloud eines Anbieters. Für viele Teams funktioniert das gut. Für Organisationen, die mit vertraulichen Informationen arbeiten, strengen Datenschutzvorgaben unterliegen oder Netzwerke ohne Internetzugang betreiben, ist das oft keine Option. Diese Organisationen betreiben ihre Collaboration-Tools deshalb on-premises, also auf einer Infrastruktur, die sie selbst kontrollieren.
In diesem Artikel erfährst Du, was On-Premises-Collaboration-Tools sind, welche Vorteile sie bieten, was sie von Deinem IT-Team verlangen und wie Du erkennst, ob sie die richtige Wahl für Deine Organisation sind.
Was sind On-Premises-Collaboration-Tools?
On-Premises-Collaboration-Tools sind Anwendungen, die eine Organisation auf ihrer eigenen Infrastruktur installiert und betreibt, statt sie als Dienst aus der Cloud des Anbieters zu nutzen. Dazu gehören Tools für Dateiaustausch, Chat, Videokonferenzen, Projektmanagement und visuelle Zusammenarbeit wie Online-Whiteboards.
Der entscheidende Unterschied zu SaaS liegt darin, wer die Software betreibt und wo die Daten liegen. Bei SaaS betreibt der Anbieter die Anwendung und speichert Deine Daten in seinen Rechenzentren. Bei einer On-Premises-Bereitstellung betreibt Dein IT-Team die Anwendung, und die Daten bleiben auf Servern, die Du kontrollierst.
On-Premises, Private Cloud oder SaaS
In der Praxis umfasst Self-Hosting mehr als Server im eigenen Gebäude. Die gängigsten Bereitstellungsoptionen sind:
- On-Premises: Die Software läuft in Deinem eigenen Rechenzentrum oder Serverraum. Das schliesst Air-Gapped-Umgebungen ohne jede Verbindung zum Internet ein.
- Private Cloud: Du betreibst Deine eigene Instanz in einem Cloud-Konto, das Du kontrollierst, zum Beispiel bei Microsoft Azure oder Amazon Web Services, in der Region Deiner Wahl. Der Anbieter stellt die Infrastruktur bereit, Dein Team kontrolliert Installation, Konfiguration und Daten.
- SaaS: Der Anbieter betreibt die Software und speichert die Daten für Dich. Du verwaltest nur Benutzer und Einstellungen.
Die meisten der folgenden Vorteile gelten sowohl für On-Premises- als auch für Private-Cloud-Bereitstellungen. Einige, etwa das Arbeiten ohne Internetzugang, gelten nur für On-Premises.
9 Vorteile von On-Premises-Collaboration-Tools
1. Deine Daten bleiben unter Deiner Kontrolle
Bei einer On-Premises-Bereitstellung werden Dokumente, Chat-Nachrichten, Meeting-Aufzeichnungen und Whiteboard-Inhalte auf Deinen eigenen Servern gespeichert. Niemand sonst kann darauf zugreifen, ausser Du gewährst den Zugriff. Du entscheidest, wo die Daten liegen, wie lange sie aufbewahrt, wie sie gesichert und wann sie gelöscht werden.
Das ist besonders wichtig für Organisationen, die mit sensiblen Informationen arbeiten, etwa öffentliche Verwaltungen, Banken, Versicherungen, Gesundheitsdienstleister sowie Unternehmen aus Luft- und Raumfahrt, Verteidigung oder kritischer Infrastruktur.
2. Einfachere Datensouveränität und Compliance
Datenschutzgesetze wie die DSGVO, branchenspezifische Vorschriften und interne Richtlinien verlangen oft, dass Organisationen genau wissen, wo ihre Daten gespeichert sind und wer darauf zugreifen kann. Werden Daten auf Servern in einem anderen Land oder bei einem Anbieter gespeichert, der ausländischem Recht unterliegt, wird das schwieriger.
Wenn Du die Software selbst hostest, bleiben die Daten in der Rechtsordnung und im Rechenzentrum Deiner Wahl. Das macht Dich nicht automatisch compliant, denn Compliance hängt weiterhin von Deinen Prozessen und Deiner Konfiguration ab. Es beseitigt aber eine grosse Unsicherheit und macht Audits und Datenschutz-Folgenabschätzungen deutlich einfacher.
3. Sicherheit nach Deinen eigenen Richtlinien
SaaS-Anbieter wenden für alle Kunden dieselben Sicherheitseinstellungen an. On-Premises legst Du die Regeln fest: Netzwerksegmentierung, Firewall-Regeln, Verschlüsselung mit eigenen Zertifikaten und Anmeldung über Deinen bestehenden Identity Provider per SSO. Ausserdem kannst Du die Tools an Deine eigenen Monitoring- und Incident-Response-Prozesse anbinden.
Auch die physische Sicherheit gehört dazu. Wenn die Server in Deinen eigenen Räumen stehen, bestimmst Du, wer den Serverraum betreten darf und wie er geschützt ist.
4. Zusammenarbeit ohne Internetzugang
Cloud-Tools funktionieren nicht mehr, wenn die Internetverbindung ausfällt oder der Internetzugang gar nicht erlaubt ist. On-Premises-Tools laufen innerhalb Deines Netzwerks weiter. Manche Organisationen gehen noch einen Schritt weiter und betreiben vollständig isolierte Netzwerke (Air-Gapped) ohne Verbindung zur Aussenwelt. Das ist in der Verteidigung, bei kritischer Infrastruktur und in der Forschung üblich, und dort lassen sich nur selbst gehostete Tools einsetzen.
Mitarbeitende im Homeoffice brauchen trotzdem einen sicheren Zugang ins Netzwerk, meist per VPN oder über ein Gateway. On-Premises verringert also Deine Abhängigkeit vom Internet, hebt sie für verteilte Teams aber nicht auf.
5. Schnelle Performance in Deinem Netzwerk
Wer im selben Netzwerk wie der Server arbeitet, profitiert von geringer Latenz und schnellen Übertragungen. Das macht sich bemerkbar, wenn Teams mit grossen Dateien arbeiten oder in Echtzeit zusammenarbeiten. Dein IT-Team kann das System ausserdem direkt überwachen, die Hardware an die tatsächliche Last anpassen und Probleme beheben, ohne auf den Support eines Anbieters zu warten.
6. Integration in Deine bestehenden Systeme
On-Premises-Tools lassen sich direkt mit Systemen verbinden, die aus dem Internet nicht erreichbar sind, etwa interne Datenbanken, Dateiserver, Altanwendungen oder Dein Verzeichnisdienst. Ausserdem kannst Du sie mit anderen selbst gehosteten Tools kombinieren, zum Beispiel ein Whiteboard, das in Dein selbst gehostetes Chat- oder Videokonferenzsystem integriert ist. So bleibt Dein gesamter Collaboration-Stack innerhalb Deiner Infrastruktur.
7. Du entscheidest, wann Updates kommen
SaaS-Anbieter spielen Updates nach ihrem eigenen Zeitplan ein. Bei On-Premises-Software bestimmst Du, wann eine neue Version installiert wird. So kannst Du sie vorher testen, mit anderen Systemen abstimmen und ausserhalb der Arbeitszeit einplanen. Die Kehrseite: Du bist selbst dafür verantwortlich, die Software aktuell zu halten, einschliesslich der Sicherheits-Patches.
8. Mehr Spielraum für Anpassungen
Selbst gehostete Bereitstellungen bieten in der Regel mehr Konfigurationsmöglichkeiten als ein geteilter Cloud-Dienst: eigenes Branding, organisationsweite Sicherheitsvorgaben, standardisierte Vorlagen und Integrationen, die nur innerhalb Deines eigenen Netzwerks möglich sind.
9. Planbare Kosten bei grosser Nutzung
On-Premises-Software verursacht Anfangskosten für Hardware und Einrichtung sowie laufende Kosten für Lizenzen, Betrieb und Wartung. Ob das günstiger ist als SaaS, hängt von Deiner Situation ab. Für Organisationen mit vielen Benutzern, einem bestehenden Rechenzentrum und einem IT-Team, das bereits ähnliche Systeme betreibt, kann Self-Hosting langfristig wirtschaftlicher sein. Ausserdem sind die Kosten besser planbar, weil Du weniger von Änderungen bei Preisen oder Paketen eines Anbieters abhängig bist.
Für kleine Teams ohne eigene Infrastruktur ist SaaS meist die günstigere Option.
Was Du vor der Entscheidung für On-Premises beachten solltest
Self-Hosting gibt Dir Kontrolle und damit auch Verantwortung. Prüfe vor der Entscheidung diese Punkte:
- Betrieb: Jemand muss das System installieren, überwachen, sichern und aktualisieren. Stelle sicher, dass Dein IT-Team die Zeit und das Know-how dafür hat, zum Beispiel für Kubernetes, falls die Software es voraussetzt.
- Infrastruktur: Du brauchst Server oder ein Private-Cloud-Konto mit ausreichender Kapazität und einen Plan für wachsende Nutzerzahlen.
- Sicherheitsupdates: Patches schützen erst, wenn sie installiert sind. Plane einen regelmässigen Update-Prozess ein.
- Fernzugriff: Wenn Mitarbeitende im Homeoffice arbeiten oder externe Partner beteiligt sind, lege fest, wie sie sicher auf das System zugreifen.
- Funktionsumfang: Manche Anbieter stellen bestimmte Funktionen nur in ihrer Cloud-Version bereit. Prüfe, was die selbst gehostete Edition enthält.
Wann On-Premises-Collaboration-Tools eine gute Wahl sind
Eine On-Premises- oder Private-Cloud-Bereitstellung lohnt sich, wenn einer oder mehrere dieser Punkte auf Dich zutreffen:
- Du arbeitest mit vertraulichen, klassifizierten oder personenbezogenen Daten, die Deine Infrastruktur nicht verlassen dürfen.
- Gesetze, Aufsichtsbehörden oder interne Richtlinien verlangen, dass Deine Daten in einem bestimmten Land oder Rechenzentrum bleiben.
- Teile Deines Netzwerks haben keinen Internetzugang oder sind vollständig isoliert (Air-Gapped).
- Du möchtest Collaboration-Tools eng mit internen Systemen verbinden.
- Dein IT-Team betreibt bereits eine eigene Serverinfrastruktur.
Trifft nichts davon zu, ist eine SaaS-Lösung, die in einer passenden Region gehostet wird, oft die einfachere Wahl. Viele Anbieter, auch Collaboard, bieten beide Modelle an, sodass Du für jeden Anwendungsfall das passende wählen kannst.
On-Premises-Collaboration-Software: Ein Überblick
Alle folgenden Tools kannst Du auf Deiner eigenen Infrastruktur betreiben. Sie sind nach Anwendungsfall gruppiert, damit Du siehst, welche Bausteine Du für einen vollständigen, selbst gehosteten Collaboration-Stack brauchst.
| Tool | Kurzbeschreibung |
|---|---|
| Videokonferenzen | |
| Pexip | Video-Meetings für Unternehmen und Interoperabilität mit Meetingraum-Systemen. Pexip Infinity lässt sich im eigenen Rechenzentrum betreiben. |
| OpenTalk | Open-Source-Videokonferenzen mit Moderation, Breakout-Räumen und Abstimmungen. Als Community und Enterprise Edition on-premises verfügbar. |
| innovaphone | Browserbasierte Audio- und Video-Meetings als Teil einer umfassenden Kommunikationsplattform für Unternehmen. Unterstützt den vollständigen On-Premises-Betrieb. |
| Jitsi Meet | Open-Source-Videokonferenzen für Meetings im Browser, die Du auf Deinen eigenen Servern betreiben kannst. |
| BigBlueButton | Open-Source-Plattform für virtuelle Klassenzimmer in Bildung und Weiterbildung, mit interaktiven Lehrwerkzeugen und Installation auf eigenen Servern. |
| Dateiaustausch und Content-Collaboration | |
| Nextcloud Files | Speichern, Synchronisieren und Teilen von Dateien innerhalb der Collaboration-Plattform Nextcloud. |
| ownCloud | Synchronisieren und Teilen von Dateien sowie Content-Collaboration für Unternehmen, mit selbst gehosteter Serversoftware und Integrationen für Office-Editoren. |
| Kiteworks | Sicherer Dateiaustausch und Austausch von Inhalten mit Externen, mit Governance, Zugriffskontrollen und Audit-Funktionen. Unterstützt On-Premises-Bereitstellung. |
| Seafile | Selbst gehostete Synchronisation und Freigabe von Dateien mit Berechtigungen, Versionsverlauf und gemeinsamen Dokumenten. |
| FileCloud | Dateiaustausch für Unternehmen mit Governance-Funktionen und Anbindung an bestehende Dateiserver und Netzlaufwerke. |
| Integrierte Collaboration-Suites | |
| Nextcloud Hub | Vereint Dateien, Dokumentbearbeitung, Videokommunikation und Groupware in einer erweiterbaren On-Premises-Plattform. |
| openDesk | Integrierter Open-Source-Arbeitsplatz für die öffentliche Verwaltung mit E-Mail, Dateien, Office-Bearbeitung, Chat, Meetings, Wissensmanagement und Projekten. Kann im eigenen Rechenzentrum betrieben werden. |
| Zextras Carbonio | Digitaler Arbeitsplatz mit E-Mail, Kalender, Dateien, Chat, Video-Meetings und gemeinsamer Dokumentbearbeitung. On-Premises verfügbar. |
| Visuelle Zusammenarbeit und Whiteboards | |
| Collaboard | Online-Whiteboard für visuelle Zusammenarbeit, on-premises oder in einer Private Cloud einsetzbar. |
| Excalidraw | Schlankes Whiteboard für Diagramme im Skizzenstil. Den Editor kannst Du selbst hosten, für Freigaben und Echtzeit-Zusammenarbeit brauchst Du aber zusätzliche Komponenten und Konfiguration. |
| AFFiNE | Vereint Dokumente, unendliche Whiteboards und Datenbanken in einem Arbeitsbereich, mit einem selbst hostbaren Server-Stack. |
| Chat und Team-Messaging | |
| Rocket.Chat | Team-Messaging mit Kanälen, Direktnachrichten und Integrationen. Unterstützt On-Premises- und Air-Gapped-Betrieb. |
| Mattermost | Team-Messaging und operative Zusammenarbeit inklusive Workflow-Funktionen. Unterstützt On-Premises-Betrieb und vom Internet getrennte Umgebungen. |
| Element | Messaging und Echtzeitkommunikation auf Basis von Matrix. Die Element Server Suite bildet das Backend für selbst gehostete Installationen und Föderation. |
| Zulip | Open-Source-Team-Chat, organisiert nach Kanälen und Themen, besonders geeignet für strukturierte, asynchrone Diskussionen. Kann selbst gehostet werden. |
| Threema OnPrem | Business-Messaging mit Fokus auf vertrauliche Kommunikation, als selbst gehostete Lösung. |
| Gemeinsame Dokumentbearbeitung | |
| Collabora Online | Gemeinsame Office-Bearbeitung im Browser, häufig in eine Dateiplattform wie Nextcloud integriert. On-Premises verfügbar. |
| ONLYOFFICE Docs | Online-Editoren für Dokumente mit gemeinsamer Bearbeitung in Echtzeit, die sich auf einem eigenen Server installieren und in Collaboration-Plattformen integrieren lassen. |
| CryptPad | Open-Source-Office-Suite für die Zusammenarbeit mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und der Möglichkeit, eine eigene Instanz zu betreiben. |
| Projekt- und Aufgabenmanagement | |
| Collaboard Projects | Visuelles Projektmanagement für kleine und mittlere Projekte. Vereint mehrere Kanban-Boards, Aufgaben, Zuständige und Fälligkeitsdaten in einem Whiteboard und verbindet so Brainstorming mit der Umsetzung. On-Premises oder in einer Private Cloud verfügbar. |
| OpenProject | Projektmanagement für klassische, agile und hybride Methoden, mit On-Premises-Bereitstellung. |
| Taiga | Open-Source-Tool für agiles Projektmanagement in funktionsübergreifenden Teams, auch selbst gehostet. |
Collaboard lässt sich mit Nextcloud, Rocket.Chat und Pexip integrieren. So nutzt Du Deine Whiteboards direkt in den selbst gehosteten Tools, mit denen Deine Teams bereits arbeiten.
Collaboard: Selbst gehostetes Whiteboarding und visuelles Projektmanagement
Brainstorming-Sessions, Prozesslandkarten und Projektpläne enthalten oft Informationen, die Deine Organisation nicht verlassen sollten. Mit Collaboard arbeiten Deine Teams in einem visuellen Arbeitsbereich zusammen, der auf einer Infrastruktur läuft, die Du kontrollierst.
Collaboard ist eine selbst gehostete Alternative zu Miro und anderen Cloud-Whiteboards. Teams nutzen es, um Workshops durchzuführen, Ideen zu sammeln und weiterzuentwickeln, Prozesse abzubilden und Projekte zu planen. Haftnotizen, Mindmaps, Diagramme und Dokumente liegen auf derselben unendlichen Arbeitsfläche, zusammen mit den Moderationswerkzeugen, die Du für eine Session brauchst.
In Deiner eigenen Umgebung bereitstellen
Betreibe Collaboard in Deinem eigenen Rechenzentrum oder in einer Private Cloud, als virtuelle Appliance oder auf Kubernetes. Auch der Air-Gapped-Betrieb wird unterstützt. Dein IT-Team entscheidet, wo Collaboard läuft, wer im Netzwerk darauf zugreifen kann und wann Updates installiert werden.
Zusammenarbeit im Einklang mit den Richtlinien Deiner Organisation
Verbinde Deinen Identity Provider für Single Sign-on, lege fest, wer welches Board öffnen darf, und bestimme die Regeln für Gäste. Details dazu findest Du auf unserer Seite zu Sicherheit und Zugriffsverwaltung. Mit Deinem eigenen Branding erkennen Mitarbeitende sofort die freigegebene Plattform, und mit Vorlagen starten Teams neue Boards immer mit derselben Struktur.
Aus Ideen werden Projekte
Collaboard Projects ergänzt das Whiteboard um visuelles Projektmanagement für kleine und mittlere Projekte. Du kannst mehrere Kanban-Boards in einem Whiteboard einrichten, Aufgaben erstellen, Personen zuweisen und Fälligkeitsdaten festlegen.
Die Aufgaben bleiben auf demselben Board wie die Workshop-Ergebnisse und Prozesslandkarten, aus denen sie entstanden sind. Wenn jemand eine Aufgabe Wochen später übernimmt, ist der Hintergrund dazu gleich dort zu finden.
Inhaltsverzeichnis
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*Keine Kreditkarte erforderlich
Michael Görög
Co-Founder Collaboard
Michael Görög ist Mitgründer von Collaboard und beschäftigt sich intensiv mit digitaler Zusammenarbeit, visueller Arbeit und der Zukunft der Teamarbeit. In seinen Beiträgen teilt er praxisnahe Einblicke zu Online-Whiteboards, Kollaborationsmethoden, KI und neuen Wegen, Ideen in die Umsetzung zu bringen.
Häufig gestellte Fragen
Du hast Fragen? Wir sind für Dich da.
Bei On-Premises läuft die Software in Deinem eigenen Rechenzentrum. In einer Private Cloud betreibst Du Deine eigene Instanz in einem Cloud-Konto, das Du kontrollierst, zum Beispiel bei Microsoft Azure oder AWS. In beiden Fällen kontrolliert Dein Team Installation, Konfiguration und Daten. Bei SaaS betreibt der Anbieter die Software und speichert die Daten in seinen eigenen Rechenzentren.
Nicht automatisch. Sie geben Dir die volle Kontrolle über Sicherheitseinstellungen, Zugriffe und Speicherort. Wie sicher das System tatsächlich ist, hängt davon ab, wie gut Dein IT-Team es konfiguriert, überwacht und aktualisiert.
Das hängt von Deiner Situation ab. Self-Hosting verursacht Anfangskosten für Hardware und Einrichtung sowie laufende Kosten für Lizenzen und Betrieb. Für grosse Organisationen mit bestehender Infrastruktur kann es langfristig wirtschaftlicher sein. Für kleine Teams ist SaaS meist günstiger.
Nicht allein. Wenn Du die Software selbst hostest, weisst Du genau, wo die Daten liegen und wer darauf zugreifen kann. Das macht es deutlich einfacher, die Einhaltung nachzuweisen. Du brauchst aber weiterhin die passenden Prozesse, etwa Zugriffsregeln, Aufbewahrungs- und Löschkonzepte sowie ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
Ja. On-Premises-Tools laufen innerhalb Deines eigenen Netzwerks. Einige, darunter Collaboard, lassen sich auch in vollständig isolierten Air-Gapped-Umgebungen ohne jede Verbindung zum Internet betreiben.
Ja, aber Du musst festlegen, wie sie auf das System zugreifen. Mitarbeitende im Homeoffice verbinden sich meist per VPN oder über ein gesichertes Gateway. Für externe Gäste solltest Du prüfen, ob das Tool Gastzugänge unterstützt und wie Du sie einschränken kannst. In Collaboard legst Du fest, wer welches Board öffnen darf, und bestimmst die Regeln für Gäste.
Server oder ein Private-Cloud-Konto mit ausreichender Kapazität und das Know-how, um das System zu installieren, zu überwachen, zu sichern und zu aktualisieren. Viele moderne Tools laufen auf Container-Plattformen wie Kubernetes. Wenn Du kein Kubernetes-Projekt aufsetzen möchtest, gibt es Collaboard auch als virtuelle Appliance, die sich in wenigen Stunden installieren lässt.
Ja. Collaboard ist ein Online-Whiteboard, das Du in Deinem eigenen Rechenzentrum oder in einer Private Cloud betreiben kannst, als virtuelle Appliance oder auf Kubernetes, auch in Air-Gapped-Umgebungen. Mit Collaboard Projects bekommst Du zusätzlich Kanban-Boards, Aufgaben, Zuständige und Fälligkeitsdaten auf dem Whiteboard, sodass auch Dein Projektmanagement auf Deiner eigenen Infrastruktur bleibt.
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