Die Verwaltung des Kantons Bern hat sich für das Schweizer Online Whiteboard Collaboard, als zentrale visuelle Kollaborationslösung entschieden und betreibt dieses On-Premises bei der Bedag Informatik AG.
In diesem Artikel erläutern wir die Ausgangslage, die zur Suche nach einer Online-Whiteboard-Lösung führte und wie Collaboard die funktionalen sowie die hohen Sicherheitsanforderungen des Kantons Berns erfüllt hat.
Getrieben durch die Pandemie und die anhaltenden Veränderungen der Zusammenarbeit, wurden Online Whiteboards vermehrt für Meetings, Workshops und weitere Online-Aktivitäten verwendet. Die Verwaltung des Kantons Bern erkannte die Mehrwerte, welche diese visuellen Kollaborationstools bieten und entschied ein Online Whiteboard als Konzernapplikation einzuführen. Die Federführung des betreffenden Projektes übernahm die Sicherheitsdirektion des Kanton Berns (SID).
Anhand einer fundierten Anforderungsanalyse mittels Interviews, Use Cases, Anforderungsworkshops und einer Sicherheitsanalyse konnte die Sicherheitsdirektion herausfinden, welche Anforderungen das zu beschaffende Tool erfüllen muss.
Aufgrund der evaluierten Use Cases, sowie der geltenden kantonalen Datenschutzbestimmungen wurde ein erhöhter Schutzbedarf ermittelt, so dass nur eine On-Premises Lösung in Frage kam.
In den erwähnten Anforderungsworkshops zeigte sich weiter, dass das Microsoft Whiteboard, welches integrierter Bestandteil von Microsoft 365 ist, wesentliche Muss-Anforderungen nicht abdecken konnte.
Anhand dieser Ausgangslage hat sich die Sicherheitsdirektion des Kantons Bern im Jahr 2023 im Rahmen eines Beschaffungsverfahrens für den Schweizer Online Whiteboard Anbieter Collaboard entschieden.
Der Betrieb des Online Whiteboards Collaboard wird durch die Bedag Informatik AG sichergestellt, welche sichere Rechenzentren in der Schweiz betreibt.
Nach sorgfältiger Planung wurde Collaboard in einer hochverfügbaren Kubernetesumgebung bei Bedag implementiert. Anhang dieser Umsetzung behält der Kanton Bern die 100% Datenhoheit und kann somit sicherstellen, dass keine in den Whiteboards erfassten Daten die eigene Umgebung verlässt.
Im Rahmen des erstellten Sicherheitskonzeptes, konnte die Sicherheitsdirektion vom Kanton Bern in enger Abstimmung mit dem Collaboard-Team auch individuelle Funktionen und Konfigurationseinstellungen umsetzen. Die enge Zusammenarbeit während der Implementierungsphase und die strukturierte von Sieber und Partner geführte Vorgehensweise führte dazu, dass Collaboard fristgerecht und unter Berücksichtigung sämtlicher Anforderungen erfolgreich eingeführt werden konnte.
Nach der erfolgreichen Einführung von Collaboard in 2024 nutzen immer mehr Personen der Verwaltung des Kantons Bern das Online Whiteboard für Brainstormings, PI Planungssitzungen, Workshops, Online Meetings und vieles mehr.
Das Amt für Arbeitslosenversicherung plant zudem Collaboard als Informationsplattform einzusetzen, welche aus dem Intranet gezielt aufgerufen werden kann und Inhalte grafisch ansprechend darstellt.
„Das Team von Collaboard hat von der Idee bis zur Umsetzung, stets professionell und effizient die Wünsche des Kantons Bern umgesetzt. Die Zusammenarbeit innerhalb des Kernteams war immer lösungsorientiert - eine gelungene Einführung!“ Joel Bühler – Senior Transformation Consultant bei Dr. Pascal Sieber & Partners AG.
„Collaboard deckt die Anforderungen der kantonalen Verwaltung sehr gut ab. Neue Anforderungen und Ideen werden vom Lieferanten aufgenommen und Lösungen realisiert. Das Design des UI und die Funktionen sind intuitiv gestaltet und machen den Benutzern den Start mit Collaboard einfach. Auch die Zusammenarbeit mit dem Collaboard-Team war von Beginn an ausgezeichnet und geprägt von partnerschaftlichem Verhalten und offener Kommunikation.“ Bernhard Rathgeb – Kundenprojektleiter, Generalsekretariat Sicherheitsdirektion.
„Die direktionsübergreifende Projektzusammenarbeit sowie die Kooperation mit dem Collaboard-Team war ein voller Erfolg. Mit Collaboard hat der Kanton Bern nicht nur ein Online-Whiteboard gewonnen, sondern auch einen Partner, der es versteht, kundenorientierte Lösungen zu liefern und exzellente Unterstützung zu bieten.“ Giacomo De Simone – Projektmitarbeiter, Stabsstelle für Ressourcen, Justizverwaltungsleitung.
