Lessons Learned Vorlage
Haltet am Ende eines Projekts fest, was gut lief und was nicht, damit das nächste davon profitiert. Eine klare Struktur macht aus Erfahrung Wissen, das das ganze Team nutzen kann.
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So nutzt Du die Lessons Learned Vorlage
Die Collaboard Vorlage führt das Team von links nach rechts: ein Backlog mit Kartenstapel, ein Diagramm mit Erfolg und Misserfolg auf der senkrechten und geplant und ungeplant auf der waagrechten Achse sowie ein Bereich für Verbesserungsmassnahmen. Vorbereitete Karten für Was, Wer und Bis wann machen aus Erkenntnissen konkrete Massnahmen, und eine Anleitung links erklärt die vier Schritte.
Erkenntnisse sammeln
Ladet das Team ein und haltet die Lessons Learned aus dem letzten Projekt oder Quartal im Bereich Backlog fest, eine pro Notiz.
Einordnen
Verschiebt jede Karte aus dem Backlog ins Diagramm: War es ein Erfolg oder ein Misserfolg, geplant oder ungeplant?
Ursachen finden
Besprecht jede Erkenntnis: Was war die Ursache, welche Folgen hatte sie und was liesse sich verbessern?
Massnahmen festlegen
Schreibt Vorschläge in den Bereich Improvement Actions, mit den vorbereiteten Karten für Was, Wer und Bis wann.
Priorisieren
Konzentriert Euch auf wenige Massnahmen mit der grössten Wirkung, statt auf eine pro Erkenntnis.
Erkenntnisse teilen
Legt das Board dort ab, wo künftige Projektteams es finden, und prüft die Massnahmen am nächsten Meilenstein.
Was ist eine Lessons Learned Session?
Lessons Learned sind Erkenntnisse, die ein Team aus einem Projekt oder einer Arbeitsphase gewinnt, aus dem, was gut lief, und aus dem, was schiefging. Die Collaboard Vorlage ordnet sie auf zwei Achsen, Erfolg oder Misserfolg und geplant oder ungeplant, und macht daraus Verbesserungsmassnahmen mit klarer Zuständigkeit und Termin.
Die vier Quadranten der Vorlage
Die Beispiele folgen einem erfundenen Szenario: Ein Team blickt auf den Relaunch seiner Website zurück.
- Geplant und erfolgreich Was wie vorgesehen lief. Beispiel: Der Launchtermin wurde eingehalten.
- Ungeplant und erfolgreich Positive Überraschungen. Beispiel: Ein neues Testtool sparte zwei Wochen.
- Geplant und gescheitert Pläne, die nicht aufgingen. Beispiel: Die Migration der Inhalte dauerte doppelt so lange wie geschätzt.
- Ungeplant und gescheitert Probleme, die niemand kommen sah. Beispiel: Ein externer Dienst änderte seine Schnittstelle.
Für einen kürzeren Rückblick nach einem Sprint ist Start Stop Continue schneller.
Wann Du diese Vorlage nutzt
- Projektabschluss Haltet fest, was das Team gelernt hat, bevor alle weiterziehen.
- Quartals-Reviews Blickt auf ein Quartal zurück und plant Verbesserungen für das nächste.
- Nach Störungen Lernt aus einem Problem, sobald der akute Druck vorbei ist.
- Wissenstransfer Gebt Erfahrungen an Teams weiter, die ähnliche Projekte starten.
Tipps für eine gute Session
- Erfolge einbeziehen Bei Lessons Learned geht es nicht nur um Fehler. Erfolge zeigen, was sich wiederholen lässt.
- Auf das Ungeplante schauen Ungeplante Erfolge und Misserfolge enthalten oft die nützlichsten Erkenntnisse.
- Auf Ursachen fokussieren Beschreibt, was passiert ist und warum, ohne Schuldige zu suchen.
- Massnahmen konkret machen Jede Massnahme braucht ein Was, ein Wer und ein Bis wann, wie es die vorbereiteten Karten vorsehen.
Warum Collaboard
Ein Online-Whiteboard aus der Schweiz für Teams, denen wichtig ist, wo ihre Daten liegen.
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Collaboard wird in der Schweiz entwickelt. Wenn Du Hilfe brauchst, sprichst Du mit Menschen, die das Produkt kennen.
Häufige Fragen
Ist die Lessons Learned Vorlage kostenlos?
Ja, die Lessons Learned Vorlage ist kostenlos. Du nutzt sie mit einem kostenlosen Collaboard-Konto, der Gratis-Plan umfasst bis zu 3 Boards und fünf Personen pro Session.
Was sind Lessons Learned?
Lessons Learned sind Erkenntnisse, die ein Team aus einem Projekt gewinnt, aus dem, was gut lief, und aus dem, was schiefging. Sie werden dokumentiert, damit künftige Projekte davon profitieren.
Wann sollte eine Lessons Learned Session stattfinden?
Eine Lessons Learned Session findet am besten am Ende eines Projekts oder einer grösseren Phase statt, idealerweise innerhalb weniger Wochen, solange die Erfahrungen noch frisch sind.
Wer sollte an einer Lessons Learned Session teilnehmen?
An einer Lessons Learned Session nimmt das Kernteam des Projekts teil, wenn sinnvoll auch Stakeholder, Auftraggebende oder andere beteiligte Teams.
Wie dokumentiere ich Lessons Learned?
Lessons Learned lassen sich direkt auf dem Board dokumentieren. Bewahre das Board auf oder exportiere es als Bild oder PDF und lege es dort ab, wo künftige Projektteams es finden.
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