Du suchst ein Kollaborationstool, mit dem Ihr Ideen festhalten, Aufgaben planen oder Workshops durchführen könnt? Am besten so, dass alle sofort mitarbeiten können, sowohl vor Ort als auch remote? Dann brauchst Du einen klaren Überblick: Welche Werkzeuge unterstützen Euch beim Brainstorming? Welche helfen bei der Projektsteuerung oder beim Wissensaustausch? Und wie steht es bei Kollaborationstools um Datenschutz, Rechteverwaltung und Sicherheit?
In diesem Beitrag bekommst Du genau das: eine klare Einordnung, welche Funktionen wirklich wichtig sind, worauf Du bei der Auswahl achten solltest und welche Tools sich für verschiedene Szenarien eignen, zum Beispiel für visuelle Zusammenarbeit, Projektmanagement oder hybride Meetings. Du erfährst, wie sich diese beliebten Kollaborationstools-Beispiele unterscheiden:
Ein Kollaborationstool ist eine Software, mit der Du gemeinsam mit anderen Personen ortsunabhängig an Projekten arbeitest, kommunizierst, Dateien teilst oder Aufgaben planst. Viele Tools ermöglichen die Zusammenarbeit in Echtzeit, manche auch zeitversetzt. Sie sind hilfreich, wenn Teams nicht am gleichen Ort arbeiten oder große Informationsmengen schnell austauschen müssen.
Wofür werden Kollaborationstools genutzt?
Damit eine Kollaborationsplattform wirklich hilfreich ist, könntest Du auf einige Punkte achten:
Bei der Auswahl des besten Kollaborationstools könntest Du auf folgende Punkte achten:
|
Viele beliebte Kollaborationssoftwares zeichnen sich durch einfache Bedienung aus. Zudem bieten sie auch genau die Funktionen, die Teams benötigen. Einige wichtige stellen wir Dir hier vor.
Kollaboration lebt von Austausch. Tools sollten daher mehrere Kommunikationskanäle bieten:
Je besser Du zwischen den Kommunikationsarten wechseln kannst, desto reibungsloser läuft die Zusammenarbeit.
Neben der Kommunikation brauchst Du Funktionen, um gemeinsam Inhalte zu erstellen und zu bearbeiten:
Viele Tools kombinieren diese Funktionen auf einer Arbeitsfläche. Das spart Zeit und verhindert Datenverluste.
Auch größere Projekte müssen übersichtlich bleiben. Dabei helfen Funktionen wie:
Je nach Branche oder Arbeitsweise können weitere Funktionen sinnvoll sein, zum Beispiel Moderationsansichten, Umfragen oder Timer für Workshops.
| Tipp: Teste neue Tools immer zusammen mit Deinem Team. So findest Du heraus, ob die Funktionen auch wirklich zu Euch passen. |
Der Markt für Kollaborationstools ist groß, doch einige Namen tauchen immer wieder auf. Sie unterscheiden sich in Funktionsumfang, Bedienung und Datenschutz. Hier findest Du eine Auswahl bekannter Tools, die häufig genutzt werden und sich für unterschiedliche Einsatzbereiche eignen:
Collaboard ist ein digitales Whiteboard für visuelle Zusammenarbeit in Teams. Auf einer unbegrenzt großen Arbeitsfläche lassen sich Ideen, Aufgaben und Projekte gemeinsam strukturieren, kommentieren und visualisieren. Das Tool verbindet kreatives Arbeiten mit klarer Planung und eignet sich für Workshops, Meetings, Projektarbeit und mehr.
Vorteile von Collaboard
Ausgewählte Funktionen für die Zusammenarbeit
Preise & Pläne
Der kostenlose Plan bietet bis zu 3 Whiteboards und 5 Teilnehmer. Der Basic-Tarif für 5 €/Monat pro Nutzer erweitert auf 50 Teilnehmer, Gastzugänge und mehr Speicher. Advanced kostet 10 €/Monat und bietet unbegrenzte Whiteboards, Moderationsfunktionen und Projektmanagement. Der Enterprise-Plan ist auf Anfrage erhältlich und enthält Self-Hosting, APIs, Branding und volle Sicherheit.
Microsoft Teams ist ein cloudbasierter Arbeitsraum für Kommunikation und Zusammenarbeit. Es bündelt Chats, Videoanrufe, Besprechungen, Dateien und Aufgaben in einer einzigen Oberfläche. Teams lässt sich reibungslos in Microsoft 365 integrieren und ermöglicht gemeinsames Arbeiten.
Vorteile von Microsoft Teams
Ausgewählte Funktionen für gemeinsames Arbeiten
Preise & Pläne
Microsoft Teams gibt es ab 3,70 €/Monat (Teams Essentials) mit Chat, Videokonferenzen und 10 GB Speicher. Business Basic (5,60 €/Monat) ergänzt Office-Webapps, 1 TB Speicher und E-Mail. Business Standard (11,70 €/Monat) bietet zusätzlich Desktop-Apps und Webinarfunktionen. Add-ons wie Teams Premium (9,40 €) oder Copilot (28,10 €) erweitern die Funktionen. Preise gelten pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (zzgl. MwSt.). Für Privatpersonen gibt es auch eine kostenlose Teams-Version.
Slack ist ein cloudbasiertes Kollaborationstool, das Kommunikation, Projektmanagement und Dateiaustausch an einem Ort vereint. Mit Channels, Automatisierungen und KI-Funktionen erleichtert Slack die Zusammenarbeit im Team. Es lässt sich mit über 2.600 Tools integrieren.
Vorteile von Slack
Ausgewählte Funktionen für gemeinsames Arbeiten
Preise & Pläne
Slack bietet eine kostenlose Version mit begrenztem Nachrichtenverlauf und Basisfunktionen. Der Pro-Plan startet bei 6,75 €/Nutzer und Monat (jährlich), inklusive unbegrenztem Nachrichtenverlauf, Huddles und App-Integrationen. Business+ kostet 15 €/Monat und ergänzt KI-Tools, SSO und erweiterte Adminfunktionen. Für große Organisationen gibt es Enterprise Grid mit unbegrenzten Workspaces und umfangreichen Sicherheits- und Compliance-Optionen.
Notion ist ein gemeinsamer Workspace für Projektmanagement, Wissensorganisation und Teamarbeit. Teams nutzen Notion, um Aufgaben, Zeitpläne, Dokumente und Automatisierungen zu bündeln. Durch anpassbare Layouts, Datenbanken und KI-Funktionen entsteht ein Raum für alle Arbeitsprozesse vom Brainstorming bis zur Umsetzung.
Vorteile von Notion
Ausgewählte Funktionen für gemeinsames Arbeiten
Preise & Pläne
Notion ist kostenlos nutzbar für Einzelpersonen und kleine Teams. Der Plus-Plan für 9,50 €/Nutzer und Monat bietet unbegrenzte Dateiuploads, persönliche Formulare und geteilte Blöcke. Der Business-Plan (19,50 €/Monat) ergänzt Funktionen wie SAML-SSO, private Teamspaces, Domain-Verifizierung und KI-Features. Der Enterprise-Plan bietet zusätzliche Sicherheitsfunktionen, SCIM, Audit-Protokolle und dedizierten Support.
Trello ist ein visuelles Kollaborationstool zur Organisation von Aufgaben, Projekten und Teamarbeit. Es basiert auf Boards, Listen und Karten, die gestaltet und mit Anhängen, Fälligkeitsdaten und Checklisten ergänzt werden können. Trello eignet sich für Teams jeder Größe, um Aufgaben zu strukturieren, Fortschritte zu verfolgen und Prozesse zu automatisieren.
Vorteile von Trello
Ausgewählte Funktionen für gemeinsames Arbeiten
Preise & Pläne
Trello ist kostenlos für bis zu 10 Nutzer pro Workspace. Der Standard-Plan kostet 5 $/Monat (jährlich) und bietet unbegrenzte Boards, erweiterte Checklisten und Automatisierung. Premium (10 $/Monat) ergänzt AI-Funktionen, Kalender- und Dashboard-Ansichten sowie Admin-Features. Der Enterprise-Plan ab 17,50 $/Monat bietet volle Kontrolle über Nutzer, Berechtigungen und Sicherheit.
Asana ist ein cloudbasiertes Tool für Projekt- und Aufgabenmanagement, das Teams bei der Planung, Umsetzung und Nachverfolgung ihrer Arbeit unterstützt. Es strukturiert Aufgaben, Termine und Verantwortlichkeiten übersichtlich und erleichtert die Zusammenarbeit im Team. Mit anpassbaren Workflows, Automatisierung und vielen Ansichten behalten Teams stets den Überblick.
Vorteile von Asana
Ausgewählte Funktionen für gemeinsames Arbeiten
Preise & Pläne
Asana ist in der Personal-Version kostenlos für bis zu 10 Nutzer nutzbar. Der Starter-Plan kostet 10,99 €/Monat pro Nutzer (jährlich) und bietet u. a. Gantt-Ansicht, Dashboards und Automatisierung. Advanced für 24,99 €/Monat ergänzt Portfolios, Workload, Ziele und Sicherheitsfunktionen. Enterprise und Enterprise+ richten sich an große Organisationen mit erweiterten Admin-, Compliance- und Integrationsfunktionen. Der Preis ist auf Anfrage.
Bevor Du Dich für ein Kollaborationstool entscheidest, solltest Du Dir ein paar grundlegende Fragen stellen. Denn kein Tool ist per se das „beste“. Wichtig ist, was zu den Wünschen und Vorgaben Deines Teams passt.
Stell Dir diese Fragen:
Ein gutes Kollaborationstool passt zu Eurer Arbeitsweise und lässt sich schnell testen. Es lohnt sich, mehrere Tools auszuprobieren und mit dem Team zu besprechen, was im Alltag wirklich hilft. Nutze Testversionen, sammle Feedback und beobachte, wie reibungslos die Zusammenarbeit läuft.
Kollaborationstools schließen sich nicht gegenseitig aus. Häufig ist es sinnvoll, mehrere Tools miteinander zu verbinden. Zum Beispiel ein Projektmanagement-Tool wie Asana oder Trello in Kombination mit dem Online-Whiteboard Collaboard oder einem sicheren Kommunikationsdienst. Viele Plattformen lassen sich praktischerweise direkt miteinander verknüpfen.
Nimm Dir die Zeit für einen ehrlichen Blick auf Euren Arbeitsstil und entscheide Dich für ein Tool oder eine Kombination, die Eurem Team wirklich hilft, gemeinsam voranzukommen.
Wenn Dein Team Wert auf visuelle Zusammenarbeit legt und gleichzeitig hohe Sicherheitsstandards braucht, könnte Collaboard eine geeignete Wahl sein. Die Software vereint kreative Freiheit mit voller Kontrolle über Daten und Zugriffsrechte.
Collaboard wird vollständig in Europa gehostet und erfüllt die strengsten Datenschutzrichtlinien. Es gibt Optionen für Zwei-Faktor-Authentifizierung, passwortgeschützte Boards, Air-Gap-Hosting und Zugriffskontrollen auf granularer Ebene. Damit bestimmst Du selbst, wer was sehen oder bearbeiten darf.
Ein Kollaborationstool ist eine Software, mit der Du unabhängig vom Ort und in Echtzeit gemeinsam an Inhalten arbeitest, kommunizierst oder Projekte steuerst. Das kann z. B. ein Whiteboard für Brainstormings, ein Chat-Tool oder ein System zur Aufgabenverwaltung sein.
Die Sicherheit hängt stark davon ab, wie ein Tool gehostet wird, welche Verschlüsselung es nutzt und wie detailliert Du Zugriffsrechte vergeben kannst. Achte auf DSGVO-konformes Hosting, Zwei-Faktor-Authentifizierung, rollenbasierte Berechtigungen und die Möglichkeit zur Selbstverwaltung von Daten.
Für visuelle Arbeit brauchst Du eine digitale Arbeitsfläche, auf der Du idealerweise in Echtzeit Inhalte direkt bearbeiten, anordnen und mit anderen teilen kannst. Whiteboards mit Zoomfunktion, Moderationstools und Vorlagen unterstützen kreative Prozesse und klare Strukturen.
Ja, viele Anbieter bieten kostenlose Versionen mit Grundfunktionen wie Board-Nutzung, Kommunikation oder Dateiteilung an. Diese eignen sich gut zum Ausprobieren oder für kleinere Projekte, sind aber oft in Speicher, Teilnehmerzahl oder Exportmöglichkeiten begrenzt.
Öffentliche Einrichtungen sollten auf DSGVO-konformes Hosting, volle Datenkontrolle und eine nachvollziehbare Rechtevergabe achten. Tools, die On-Premises nutzbar sind oder in europäischen Rechenzentren betrieben werden, bieten dafür die nötige Sicherheit.
Wichtig sind eine leicht zugängliche Oberfläche, Rollen- und Rechteverwaltung, eine klare Aufgabenstruktur sowie Möglichkeiten zur Kommunikation direkt im Projekt. Zusätzliche Funktionen wie Präsentationsmodus, Timer oder Abstimmungen können Meetings und Workshops gezielt unterstützen.
In Echtzeit arbeitest Du gemeinsam mit anderen Personen gleichzeitig auf einer Oberfläche, z. B. in einem Online-Meeting oder Live-Workshop. Zeitversetzte Zusammenarbeit bedeutet, dass Du Inhalte erstellst oder kommentierst und andere später darauf reagieren, zum Beispiel bei der Dokumentenfreigabe oder Feedbackrunden.