Manchmal fühlt es sich an, als wäre man im Hamsterrad und jeden Tag spielt man nur Feuerlöscher im Unternehmen.
Die Folge:
Dann gibt es Momente, wo Du zur Ruhe kommst.
Überraschenderweise fallen Dir dann innerhalb von Minuten die Lösungen zu langwierigen Problemen ein.
In der Ruhe liegt die Kraft, richtig?
Was wäre, wenn Du regelmäßig solche kreative Denkpausen einplanst, um Probleme und Lösungen zu identifizieren?
Das ist der Grund für Retrospektiven:
Arbeitspausen, um über den Tellerrand zu blicken.
In diesem Artikel gehen wir auf folgende Punkte ein:
Retrospektive (Abkürzung: Retro) sind Meetings.
Retrospektive kommt aus dem Lateinischen und bedeutet “zurückblickend”.
Dies geht einher mit dem Ziel der Retrospektive.
Hier wird zurückblickend auf die letzte Arbeitsphase geschaut.
Aus den gewonnenen Erkenntnissen leitet man ab, was sich für die Zukunft verändern sollte.
In der Tech-Industrie ist der Wandel sehr schnell, getrieben von Nutzern der Website und neuen Anforderungen.
Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, entstand das agile Projektmanagement.
Dies forderte mehr Flexibilität von allen Teammitgliedern ein.
Zeitgleich kam durch die Schnelligkeit sehr viel Hektik und Unruhe ins Team.
Um diesen entgegenzuwirken, wurden Retrospektive-Meetings eingeführt
als Sprachrohr und sicherer Ort für Team-Mitglieder ihre
zu artikulieren.
Das Meeting verfolgt ein einziges Ziel:
Die Verbesserung des Teams und von Arbeitsprozessen, um
zu reduzieren.
Das Ziel wird durch zwei grundlegende Fragen verfolgt:
Was ist im letzten Arbeitszyklus (auch bekannt als Sprint)
-gut und
-schlecht
gelaufen?
Kurze Antwort:
Ein Retro-Meeting findet je 2 Wochen (Springlänge) statt und dauert ca. 1 - 2 Stunden.
Lange Antwort:
Vor Beginn eines Projektes bespricht man die sogenannte Dauer eines Sprints (Arbeitszyklus).
Hier entscheidet das Team sich einstimmig, ob der Sprint
dauern soll.
In der Tech-Industrie kommt es häufiger vor, dass man sich auf 2-Wochen-Sprints einigt.
Mehr als 4 Wochen ist hingegen selten.
Die Dauer hängt vom Team ab, aber üblicherweise dauert eine Retro zwischen 1 und 2 Stunden.
In der Retro gibt es üblicherweise drei Spalten auf einem gemeinsamen Whiteboard:
Beispiel für eine Retro in einer Tabelle:
Was ist gut gelaufen | Was ist schlecht gelaufen | Was muss passieren |
Jetzt wird wie folgt vorgegangen:
Das gleiche Prozedur wird mit der zweiten Frage gemacht.
Bei der dritten Frage ist dies dann eine offene Diskussion, wie die Punkte aus Spalte zwei im nächsten Sprint vermieden werden können.
Das ganze Team, sowohl die Techies als auch die Non-Techies,
nimmt an der Retrospektive teil.
Es gibt einen Moderator.
Dieser leitet das Gespräch und die Etappen in der Retro.
Wir werden die Vor- und Nachteile hier zusammenfassen.
Manche kritisieren, dass Retros
sind, da es nichts Neues zu besprechen gibt oder Handlungen nur besprochen werden, aber nicht exekutiert werden.
Hingegen äußern sich viele Experten positiv über Retros.
Sie sagen, dass die Retrospektive dabei hilft,
Kopiere dir diese Checkliste, damit Du sie für jede Retro parat hast und nichts vergisst.
Vor der Retro
Collaboard ist ein solches Online Whiteboard.
In der Abbildung siehst Du einen Standard-Retrospektive-Board bei Collaboard.
Während der Retro
Nach der Retro
Es gibt mehrere Stolpersteine, die gerade Newbies mit Retrospektiven passieren.
Wir haben vier der wichtigsten Stolpersteine hier vorweggenommen, damit diese direkt
von Anfang an beachtet werden.
Es wird immer der Stolperstein und die zugehörige Lösung genannt, damit dies erst gar nicht auftritt.
Nach jedem Sprint können sich Teammitglieder ausgelaugt fühlen oder teilweise ausgebrannt.
Wenn jetzt mit Zwang versucht wird eine Meinung aus den Teammitgliedern zu pressen, führt dies zu mehr Stress.
Lösung:
Tipp 1
Als Moderator versuch die Stimmung zu Beginn aufzulockern durch Witze oder sogar Musik.
Tipp 2:
Geh mit gutem Beispiel voran und fang an mit ehrlichem Feedback
Tipp 3:
Nutze das Sandwich-Theorem sowohl bei der ganzen Retro als auch bei jedem Feedback:
Fange positiv an,
schmier das negative dazwischen und
ende auf einer positiven Note.
So bleibt die Retro positiv in Erinnerung.
Würdest Du ins Fitnessstudio gehen und jeden Tag dieselbe Übung immer und immer wieder machen? Vermutlich nicht.
Lösung:
Es ist gut, Templates zu haben, aber variiere das Format Deiner Retros.
Hier sind Ideen, wie Du das Format ändern kannst.
Die falschen Tools zur falschen Zeit können die Zusammenarbeit unnötig erschweren.
Das wäre so, als würdest Du eine Gabel zu nutzen, um Reis zu essen.
Ja, es klappt, aber es ist nicht dafür gedacht.
Lösung:
Nutze Technologie zu Deinem Vorteil, um die Kollaboration während der Retro zu vereinfachen.
Zum Beispiel nutze Tools wie ein Online Whiteboard, um die Ideen einfacher miteinander visuell zu teilen
Wir sind manchmal angespannt durch viele Meetings und möchten das Retro-Meeting so schnell wie möglichst beenden. Doch das Retro-Meeting ist ein emotional und empathisches Meeting.
Empathie und Gefühle braucht vor allem Zeit - Zeit dem Gegenüber zuzuhören und sich in die Person hineinzudenken.
Lösung
Nimm Dir mindestens 1 Stunde Zeit für die Retro und noch besser:
Mach keine Anschluss-Meetings aus.
Es wäre zu schade, dass man mitten in der Retro das Gespräch beenden muss.
Das hinterlässt einen negativen Nachgeschmack.
Du erinnerst Dich an das Sandwich-Theorem?
Retrospektive-Meetings bieten Teams ein Werkzeug, sich innerhalb bestimmter Zeitabstände zu treffen und Problem und Wünsche bei der Arbeit zu besprechen und Lösungsvorschläge zu nennen.
Das Ziel dabei ist, die Arbeitsprozesse stetig zu verbessern und somit ein angenehmeres Arbeitsklima zu realisieren.
Um dies direkt umzusetzen, kannst Du wie folgt vorgehen:
Eine Retrospektive ist ein Team-Meeting, die das Ziel hat vorangegangene Probleme und Prozesse zu analysieren und aus diesen neuen Lösungen zur Optimierung herzuleiten.
Retrospektiven fördern eine Kultur der Offenheit über Probleme und Wünsche und diese zusammen im Team nachzuverfolgen.
In einem Retro-Meeting kann in drei Schritte zusammengefasst werden:
1. Was hat Dir bisher gut gefallen?
2. Was hat Dir bisher schlecht gefallen?
3. Was sind richtigen Maßnahmen, um uns zu verbessern?
Probleme können unter anderem sein, dass die Teammitglieder Probleme nicht offen ansprechen oder die Zeit fehlt, alle Belangen durchzugehen.
Je mehr die Teilnehmer ihre wahren Gedanken teilen, desto effektiver wird eine Retrospektive.
Damit dies passiert, sollte eine Atmosphäre des Vertrauens und Respekts im Team installiert werden.
Je mehr Handlungen aus der Retro in die Tat umgesetzt worden sind, umso erfolgreicher war die Retrospektive. Somit gilt es in der nächsten Retro zu entscheiden, wie viele der Handlungen umgesetzt wurden und wie viele nicht.
Stetige Verbesserung und Reduzierung von Stress (Ziele von Retrospektive) sind auch Ziele für andere Teams und daher ist die Retrospektive auch für andere Unternehmen und nicht-agilen Teams umsetzbar.