Jeder der an Ausschreibungen teilnimmt, weiss, dass oft viel Papierkram zu lesen und zu erledigen ist. Wir bei Collaboard nehmen an vielen Ausschreibungen von Verwaltungen und Organisationen aus dem öffentlichen Sektor teil, wenn diese ein Online Whiteboard beschaffen wollen.
Darum haben wir in den letzten Jahren ein System entwickelt, welches uns erlaubt Ausschreibungen effizient im Team zu bearbeiten und einzureichen. In folgendem Artikel beschreiben wir unser System und wie wir dabei vorgehen und das Online Whiteboard Collaboard dafür einsetzen.
Sobald die Ausschreibungsdokumente heruntergeladen sind, erhält man in der Regel eine gezippte Datei mit zahlreichen Ordnern, Unterordnern und Dokumenten. Echt schwierig sich in einer solchen Struktur zurechtzufinden und sich einen Überblick über alles zu verschaffen. Oft sind auch nur wenige der Dokumente wirklich zu bearbeiten.
Wir gehen jeweils so vor, dass wir alle diese Dokumente in Collaboard importieren und auf dem Whiteboard anzeigen. Nachdem die Dokumente importiert sind, bietet uns die Extraktionsfunktion die Möglichkeit alle Seiten auf einen Blick anzuzeigen.
In einem zweiten Schritt lesen wir alle Dokumente durch und nutzen den Digitalen Leuchtstift, um alle wichtigen Passagen zu markieren. Dies macht in der Regel der zuständige Verkäufer, welche die Ausschreibung in einer ersten Instanz sichtet und bewertet.
Kommen beim Studium der Dokumente Fragen auf, werden diese direkt auf digitale Karten geschrieben, so dass direkt ersichtlich ist, welche Punkte mit weiteren Personen aus dem Team diskutiert werden müssen.
Ausschreibungen sind oft so gestrickt, dass eine Person alleine nicht alle Fragen beantworten und Informationen zusammentragen kann. Darum treffen wir uns jeweils zur Besprechung der Ausschreibung im Team online. Wir nutzen dafür Microsoft Teams oder Webex für die Videokonferenz und die Integration von Collaboard in diesen Lösungen. So können wir ohne Aufwand mit nur wenigen Klicks alles auf das Whiteboard bringen und in Echtzeit zusammenarbeiten.
In diesen Besprechungen gehen wir, die zuvor markierten Punkte durch, beantworten die Fragen aus der Leistungsanforderung und fügen falls notwendig weitere Dokumente hinzu, welche von der ausschreibenden Partei verlangt werden.
Dazu nutzen wir digitale Karten in Collaboard, die Kommentarfunktion, wenn z.B. jemand noch speziell erwähnt werden soll und erstellen auf dem Whiteboard ein kleines Kanban Board, wo wir die einzelnen noch zu erledigenden Aufgaben aufführen.
Nach dem Teammeeting erledigen alle involvierten Personen die einzelnen Aufgaben und tragen die Resultate auf dem Whiteboard zusammen. Zudem erstellen wir das Angebot und definieren die Preise, welche wir offerieren wollen. Für die Preiskalkulation nutzen wir Google Sheets oder auch Excel, welche wir direkt auf dem Board einbetten und editieren können.
Nachdem alle Parteien sämtliche Dokumente fertigstellt und auf Collaboard hinzugefügt haben sind wir bereit für die Abgabe der Ausschreibung.
Der zuständige Verkäufer lädt nun alle fertiggestellten Dokumente aus Collaboard runter und fügt diese in das zu verwendende Ausschreibungsportal ein und schließt die Ausschreibung ab.
In den meisten Fällen werden wir für eine Bieterpräsentation eingeladen, wo wir unsere Whiteboard Lösung vorstellen können und auf die geforderten Funktionen in der Leistungsbeschreibung eingehen. Da wir bereits alle relevanten Informationen für die Ausschreibung auf Collaboard zusammengetragen haben, können wir unsere Bieterpräsentationen direkt anhand dieser Vorbereitung durchführen und auf genau diese Dinge eingehen, welche der zukünftige Kunde sehen möchte.
Seit wir Collaboard für Ausschreibungen nutzen hat sich die Zeit, die wir für die Bearbeitung der Ausschreibungen verwenden drastisch reduziert. Besonders die Möglichkeit alle Dokumente auf einmal einzusehen, und ganz einfach vom einen zum nächsten Dokument zu springen, Abhängigkeiten über Verlinkungen visuell darzustellen hilft uns enorm alle relevanten Aspekte der Ausschreibung zu berücksichtigen.
Möchtest Du Collaboard für deine nächste Ausschreibung verwenden? Zögere nicht und erstelle einfach einen kostenfreien Account.
Collaboard bietet die Möglichkeit PDF, Word, PowerPoint und Excel Dateien direkt in das Whiteboard zu importieren. Dies kann entweder über die Dokument-Importfunktion oder einfach via Drag & Drop auf das Board geschehen. Sämtliche importierten Dokumente können auf dem Board extrahiert und so Seite für Seite dargestellt werden.
Über die Kommentarfunktion können Personen, welche bereits auf dem Board sind erwähnt werden. Bei jeder Erwähnung erhält die Person eine E-Mail. In dieser E-Mail befindet sich ein Link und wenn auf den Link geklickt wird, landet man direkt auf dem Kommentar im Board. Die Kommentarfunktion wird auch auf Smartphones unterstützt, so dass schnell und von überall auf den Kommentar geantwortet werden kann.
Jedes in Collaboard importierte Dokument kann wieder heruntergeladen werden. Dazu einfach das Dokument auf dem Board anklicken und herunterladen. Es wird jeweils die Originaldatei heruntergeladen.
Collaboard bietet eine Einbettungsfunktion. Google Sheets können ganz einfach eingebettet werden. Dazu einfach den Link zum Sheet aus dem Browser kopieren und in die Einbettungsfunkton einfügen. Für Exceldateien, muss ein Teilungs-Link erstellt werden, welcher dann in der Einbettungsfunktion verwendet wird. Es ist wichtig, jeweils die Web-Version von Excel dafür zu verwenden.