Kommunalverwaltungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz stehen vor der Aufgabe, moderne digitale Kollaborationstools (Online-Whiteboards für virtuelle Projekträume oder Chat- und Videokonferenzplattformen) einzuführen. Diese Werkzeuge versprechen effizientere Abläufe, ortsunabhängige Zusammenarbeit und attraktivere Arbeitsbedingungen.
Doch auf dem Weg dorthin gibt es immer noch verschiedene Hürden – von komplexen Beschaffungsprozessen über strenge Datenschutzauflagen bis hin zu kulturellen Widerständen in den Behörden selbst.
Gleichzeitig gibt es gewichtige Beweggründe, warum Städte und Gemeinden diese modernen Tools trotzdem vorantreiben – ob aus strategischem Modernisierungsdruck, wirtschaftlichen Vorteilen oder aufgrund neuer Arbeitsformen (Homeoffice) und dem demografischen Wandel.
Der folgende Artikel beleuchtet zunächst die wichtigsten Hürden bei der digitalen Zusammenarbeit in Stadtverwaltungen und stellt danach die zentralen Motive und Treiber für die Einführung moderner Kollaborationslösungen dar. Am Ende des Artikels präsentieren wir eine Liste von digitalen Kollaborationslösungen, welche bereits erfolgreich von Verwaltungen eingesetzt werden. Diese Liste soll als Hilfestellung dienen, für Behörden, die aktuell auf der Suchen ach modernen Tools für die digitale Zusammenarbeit sind.
Inhaltsverzeichnis:
Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung gilt als größte Herausforderung für Behörden – diverse strukturelle, rechtliche und kulturelle Hürden bremsen den Fortschritt. In Stadtverwaltungen gibt es typischerweise Hindernisse in mehreren Bereichen:
Neue Software oder Dienste können oft in Kommunen nicht einfach frei eingekauft werden – Beschaffungsprozesse unterliegen strengen gesetzlichen Vorgaben. Öffentliche Vergabeverfahren sind stark reguliert, bürokratisch und oft wenig flexibel, was es schwierig macht, innovative Lösungen effektiv zu beschaffen.
Häufig müssen Behörden im Voraus sehr detailliert festlegen, was sie beschaffen wollen; diese starren Leistungsbeschreibungen lassen kaum Spielraum für alternative oder neuartige Angebote. Dadurch werden Start-ups und innovative Anbieter mit kreativen Ansätzen in klassischen Ausschreibungen häufig gar nicht erst berücksichtigt.
Insgesamt führt diese Praxis dazu, dass das vorhandene Marktpotenzial moderner Tools ungenutzt bleibt – es werden zwar Lösungen eingekauft, aber oft nicht die modernsten oder besten am Markt.
Ein weiteres Problem ist die Intransparenz und Komplexität: Für kleinere Kommunen oder unerfahrene Anbieter ist es eine Hürde, sich aufwändig auf Vergabeplattformen zu registrieren und umfangreiche Ausschreibungsunterlagen zu bewältigen. Entsprechend überrascht es nicht, dass der Gesetzgeber über Vereinfachungen im Vergaberecht nachdenkt, um Bürokratie abzubauen und Innovation zu fördern.
Bis solche Reformen greifen, bleibt jedoch die aufwändige Beschaffung eine zentrale Bremse für die Einführung digitaler Kollaborationstools im öffentlichen Sektor.
Allerdings gibt es mittlerweile Initiativen, die diese Hürden gezielt adressieren. So wurde 2025 in Deutschland die Deutsche Verwaltungscloud gestartet, die es Behörden erleichtert, geprüfte digitale Lösungen über eine zentrale Plattform zu beziehen – inklusive vorverhandelter Verträge und standardisierter Sicherheitsprüfungen. Solche Angebote senken den Aufwand für Einzelvergaben erheblich und beschleunigen die Einführung digitaler Tools. Auch andere europäische Länder prüfen ähnliche Modelle, und Marktplätze wie GovTech-Plattformen gewinnen an Bedeutung.
Diese Entwicklungen zeigen: Die Branche hat die Beschaffungsproblematik erkannt – und arbeitet daran, sie zu minimieren. Der Trend geht zu mehr Standardisierung, gemeinsamen Einkaufsplattformen und niedrigschwelligen Zugangsmöglichkeiten zu innovativen, datenschutzkonformen Lösungen. Bis solche Reformen flächendeckend greifen, bleibt der Aufwand für klassische Vergabeverfahren jedoch eine zentrale Bremse für die Einführung digitaler Kollaborationslösungen im öffentlichen Sektor.
Spezielle Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz stellen hohe Hürden dar, insbesondere in Deutschland, Österreich und der Schweiz mit ihren strikten Datenschutzgesetzen. Öffentliche Stellen müssen die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und nationale Vorschriften einhalten – ein Aspekt, der laut Umfragen am häufigsten als Hindernis der digitalen Transformation genannt wird.
Viele Verwaltungen zögern, Cloud-Lösungen oder Online-Tools zu nutzen, solange nicht eindeutig geklärt ist, wo die Daten liegen und wer darauf Zugriff hat. Beispielsweise haben viele beliebte Online-Whiteboard-Anbieter wie Miro ihre Server und Firmensitze in den USA, was bei europäischen Nutzern zu Unsicherheit führt: Trotz Beteuerungen der DSGVO-Konformität besteht die Sorge, dass Daten ins außereuropäische Ausland abfließen und dort nicht vollumfänglich geschützt sind.
Auch im Zusammenhang mit Microsoft zeigt sich diese Problematik: Als US-amerikanisches Unternehmen unterliegt Microsoft dem US Cloud Act, der theoretisch den Zugriff US-amerikanischer Behörden auf gespeicherte Daten erlaubt – unabhängig davon, ob sich diese physisch in europäischen Rechenzentren befinden. Trotz intensiver Bemühungen von Microsoft, Daten innerhalb der EU oder in speziell zertifizierten Regionen zu speichern, bleibt der Cloud Act ein zentraler Kritikpunkt für viele Datenschützer in Verwaltungen. Für sie stellt sich die Frage, ob eine echte Datenhoheit unter diesen Voraussetzungen überhaupt gewährleistet werden kann – insbesondere bei sensiblen Verwaltungsdaten.
Diese mangelnde Garantie für Datensouveränität und die Angst vor Kontrollverlust über sensible Informationen führt zu Vorbehalten gegenüber der Nutzung solcher Plattformen für verwaltungsinterne Zwecke.
Darüber hinaus sind öffentliche IT-Systeme ein attraktantes Ziel für Cyberangriffe. Entsprechend hoch ist die Priorität, Sicherheitsrisiken auszuschließen – ein Datenleck oder Hackerangriff in einer Stadtverwaltung könnte das Vertrauen der Bürgerschaft massiv erschüttern und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Viele Kommunen sind auf diese Herausforderungen noch unzureichend vorbereitet und fürchten, dass sie bei Einsatz neuer Tools ggf. verwundbarer werden könnten.
Die berechtigte Angst vor Datenverlust oder Sicherheitsvorfällen – kombiniert mit Ungewissheit, welche Zertifizierungen oder technischen Vorkehrungen nötig sind – kann dazu führen, dass Verwaltungen lieber bei altbekannten (wenn auch analogen) Verfahren bleiben. Kurz gesagt: Ohne klaren Nachweis hoher Sicherheitsstandards (z.B. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, ISO-27001-Zertifizierung, On-Premises-Betrieb etc.) und ohne Unterstützung der behördlichen Datenschutzbeauftragten ist die Hürde für die Einführung von Cloud-Kollaborationslösungen sehr hoch.
Selbst wenn die Technik bereitsteht, entscheidet der Faktor Mensch maßgeblich über Erfolg oder Misserfolg digitaler Werkzeuge. Die Einführung neuer Tools erfordert Kulturwandel, Schulungen und das Mitziehen aller Mitarbeitenden – hier treten oft Akzeptanzprobleme oder sogar Widerstände zutage. Viele Beschäftigte sind es gewohnt, jahrzehntelang mit Papierakten, E-Mails oder Präsenzbesprechungen zu arbeiten; digitale Whiteboards oder agile Collaboration-Tools wirken anfänglich fremd und kompliziert. In einer aktuellen Umfrage gaben 60 % der Verwaltungsmitarbeitenden an, dass Skepsis gegenüber neuen Technologien bei ihnen vor Ort die Digitalisierung erschwert; auch Zeitmangel (63 %) wurde häufig als Hemmnis genannt.
Diese Skepsis kann verschiedene Ursachen haben – von der Sorge, durch Automatisierung an Bedeutung zu verlieren, über Überforderung bis hin zur einfachen Präferenz für Gewohnheiten.
Um solche Widerstände der Mitarbeitenden zu überwinden, sind Change-Management und fortlaufende Schulungen essenziell. Veränderungsprozesse sollten „schrittweise“ und mit ausreichender Erklärung und Support ablaufen, damit niemand überrollt wird.
Entscheidend ist, ein gemeinsames Verständnis für den Nutzen der neuen Tools zu schaffen und frühe Erfolgserlebnisse zu erzeugen. Wie die Erfahrungen aus Pilotprojekten zeigen, hängt der Erfolg digitaler Systeme nicht nur von der Technik, sondern vor allem von der Akzeptanz der Belegschaft ab. Change-Management kann helfen, Ängste abzubauen und sicherzustellen, dass die digitale Transformation nicht bloß technologisch, sondern auch organisatorisch gelingt.
Im Klartext: Ohne das Mitziehen der Mitarbeiter und ohne Anpassung von Arbeitsprozessen nützen die modernsten Kollaborationsplattformen wenig. Es bedarf also eines kulturellen Wandels innerhalb der Verwaltung, flankiert von Weiterbildung und Führungskräften, die als digitale Vorbilder agieren.
Neben den obigen Schwerpunkten gibt es weitere Faktoren, die die Einführung digitaler Kollaborationslösungen in Kommunen hemmen können:
Zusammenfassend ist die Einführung moderner digitaler Kollaboration in Stadtverwaltungen ein komplexes Unterfangen. Rechtliche Rahmenbedingungen, Sicherheitsauflagen, organisatorische Trägheit und Ressourcenknappheit bilden ein Geflecht von Hürden, das jede Kommune bewältigen muss. Dennoch sind immer mehr Verwaltungen bereit, diese Herausforderungen anzugehen – angetrieben von gewichtigen Beweggründen, die langfristig für digitale Tools sprechen.
Trotz aller Hindernisse treiben zahlreiche Faktoren die Einführung moderner Kollaborationstools in Kommunalverwaltungen voran. Die Gründe dafür sind vielfältig: strategische Überlegungen (z.B. digitale Zukunftsfähigkeit und politische Vorgaben), wirtschaftliche und praktische Vorteile (Effizienz, Kostenersparnis) sowie äußere Entwicklungen, die neue Arbeitsweisen erfordern (z.B. Homeoffice-Trend, Generationswechsel und Nachhaltigkeitsziele). Im Folgenden werden die wichtigsten Beweggründe und Treiber im Detail erläutert, gestützt durch aktuelle Beispiele und Studienergebnisse.
Öffentliche Verwaltungen sehen sich zunehmend in der Pflicht, mit der allgemeinen Digitalisierung der Gesellschaft Schritt zu halten. Bürger*innen sind es gewohnt, im Alltag digitale Dienste zu nutzen, und erwarten Ähnliches von ihrer Stadtverwaltung. Politisch-strategisch gibt es daher starken Druck, Verwaltungsprozesse zu modernisieren und den Anschluss nicht zu verlieren.
In Deutschland verpflichtet etwa das Onlinezugangsgesetz (OZG) die Kommunen, ihre Dienstleistungen bis 2022/2023 digital anzubieten – was indirekt auch eine Modernisierung interner Arbeitswerkzeuge erforderlich macht. Ähnliche E-Government-Initiativen gibt es in Österreich und der Schweiz. Kein Rathaus will als rückständig gelten, zumal Vergleiche (z.B. Smart City-Rankings oder Digitalisierungsberichte) unter Kommunen für öffentlichen Druck sorgen.
Ein weiterer strategischer Aspekt ist die digitale Souveränität der Verwaltung. Insbesondere in Deutschland wird diskutiert, Abhängigkeiten von großen ausländischen Anbietern zu reduzieren und stattdessen auf offene, heimische Lösungen zu setzen. Die Stadt Stuttgart im obigen Beispiel wählte bewusst eine Open-Source-Plattform (Nextcloud), um die Datenhoheit zu behalten und langfristig unabhängiger zu sein.
Solche Entscheidungen folgen häufig strategischen Leitlinien („Cloud-First“ oder „Open-Source-First“-Beschlüsse), die auf höherer politischer Ebene gefasst wurden. Auch in der Schweiz achten Gemeinden vermehrt darauf, Datenschutz-konforme Lösungen mit Serverstandort in der Schweiz oder EU einzusetzen, um sowohl gesetzlichen Vorgaben als auch Bürgervertrauen gerecht zu werden. So hat sich zum Beispiel der Kanton Bern entschieden die Online Whiteboard Software Collaboard zu verwenden, wobei die Datenspeicherung bei derm lokalen IT-Dienstleister BEDAG stattfindet.
Politiker*innen und Verwaltungsleitungen betonen zudem, dass eine moderne, digital arbeitende Verwaltung ein Standortvorteil ist. Langsame, papierbasierte Abläufe schrecken sowohl Bürger als auch Unternehmen ab, während effiziente digitale Services eine Stadt attraktiv und wettbewerbsfähig machen. Es geht also nicht nur um interne Abläufe, sondern um das größere Ziel, die Verwaltung als bürgernahen Dienstleister neu aufzustellen.
Letztlich ist die Einführung von Tools wie digitalen Whiteboards und moderne Videokonferenzlösungen und Chatanwendungen Teil einer größeren Transformationsstrategie: weg von der Behörde alter Prägung hin zu einer agilen, vernetzten Organisation. „Die Verwaltung muss mit der Digitalisierung der Gesellschaft Schritt halten“, brachte es Stuttgarts CIO Thomas Bönig auf den Punkt. Moderne Kollaborationslösungen gelten hierbei als wertvolle Werkzeuge, um interne Zusammenarbeit und den Datenaustausch zu verbessern – Voraussetzungen, um überhaupt digitale Bürgerdienste effektiv anbieten zu können.
Ein zentrales Motiv für neue digitale Tools sind die erwarteten Effizienzgewinne. Durch virtuelle Zusammenarbeit lassen sich Prozesse beschleunigen, Medienbrüche vermeiden und Ressourcen einsparen. Beispielsweise können virtuelle Meetings und Online-Workshops den Zeitaufwand erheblich reduzieren: Videokonferenzen sparen Reisezeiten und ermöglichen es, Beteiligte flexibel zusammenzubringen, ohne dass alle an einem Ort sein müssen.
Untersuchungen zeigen, dass Online-Meetings ein sehr günstiges Kosten-Nutzen-Verhältnis haben, wenn sie physische Treffen ersetzen – sie verringern sowohl den Zeitaufwand als auch die Kosten einer Dienstreise drastisch. In der Praxis bedeutet das: Entscheidungen können schneller getroffen werden, Abstimmungen erfolgen „auf kurzem digitalem Weg“, was die Verwaltungsgeschwindigkeit erhöht. Gerade in großen Flächenkommunen oder Landkreisverwaltungen, wo Fachämter über verschiedene Standorte verteilt sind, bieten Kollaborationstools enorme Effizienzvorteile gegenüber dem traditionellen Abstimmen per Umlaufakten oder Präsenzsitzungen.
Hinzu kommt die Produktivitätssteigerung durch gleichzeitiges, gemeinsames Arbeiten. Online-Whiteboards oder geteilte Dokumentenplattformen erlauben mehreren Personen, gleichzeitig an Inhalten zu arbeiten – Brainstormings, Projektpläne oder Entwürfe müssen nicht mehr nacheinander abgestimmt werden, sondern entstehen kollaborativ in Echtzeit. Das verkürzt Durchlaufzeiten und fördert innovative Lösungen (weil mehr Input zusammenfließt).
Ein weiteres Beispiel sind digitale Aufgaben- und Projektmanagement-Tools, die Transparenz schaffen, wer woran arbeitet, und so Doppelarbeit vermeiden. Insgesamt berichten Verwaltungen, die solche Tools pilotieren, von beschleunigten Workflows und einer entlasteten Belegschaft. Gerade vor dem Hintergrund knapper Personaldecke (Stichwort Fachkräftemangel) ist Effizienz entscheidend:
“Behördliche Prozesse müssen schneller und effizienter werden, wenn der Staat dem wachsenden Arbeitspensum bei voranschreitendem Fachkräftemangel gerecht werden möchte”.
Digitale Werkzeuge sind hier ein Hebel, um trotz weniger Mitarbeitender die gleiche oder bessere Leistungsqualität zu erbringen.
Langfristig spielen auch Kostengesichtspunkte eine Rolle. Zwar kostet die Einführung neuer Software zunächst Geld, aber mittelfristig lassen sich durch Automatisierung und Self-Service Einsparungen erzielen. Routineaufgaben können digital abgewickelt werden, was Personalzeit für wichtigere Tätigkeiten freisetzt. In einer Befragung schätzten Verwaltungsbeschäftigte, dass im Schnitt 38 % ihrer Aufgaben automatisiert erledigt werden könnten, sodass sie sich komplexeren Fällen widmen könnent. Solche Automatisierungspotenziale (z.B. Terminvereinbarungen online statt per Telefon, interne Genehmigungswege per Workflow statt Papierformular) gehen Hand in Hand mit dem Einsatz kollaborativer Softwaresysteme.
Zudem können Druck- und Lagerkosten sinken, wenn etwa digitale Notizen und Whiteboards Papieraushänge oder Ausdrucke ersetzen. Einige Kommunen erhoffen sich auch, durch verstärkte Telearbeit Raumkosten zu sparen (kleinere Büros dank Desksharing) – allerdings setzt das wiederum voraus, dass mobile Zusammenarbeit technisch reibungslos möglich ist.
Kurz gesagt: Die Aussicht, mit modernen Tools mehr Leistung mit gleichbleibenden oder geringeren Ressourcen zu erbringen, ist ein starker Treiber. Studien bestätigen, dass Verwaltungen hier erhebliches Optimierungspotenzial sehen. Mit digitalen Kompetenzen und Werkzeugen verbinden 80 % der kommunalen Akteure die Erwartung eines echten Standortvorteils – weil eine effizientere Verwaltung letztlich allen zugutekommt (Beschäftigten, Bürgern und dem Haushalt). Diese wirtschaftlich-pragmatischen Argumente erleichtern es Entscheider*innen, Investitionen in Kollaborationslösungen gegenüber Gremien zu rechtfertigen.
Ein weiterer starker Treiber ist der Wandel der Arbeitskultur, der insbesondere durch die COVID-19-Pandemie enorm beschleunigt wurde. Das plötzliche Ausweichen auf Homeoffice ab 2020 hat auch in der öffentlichen Verwaltung bewirkt, dass digitale Zusammenarbeit vom Ausnahmefall zum Alltag wurde. Waren vor der Pandemie nur rund 16 % der Verwaltungsbeschäftigten zumindest gelegentlich im Homeoffice, so arbeiteten im ersten Lockdown (März 2020) zeitweise über 70 % der Mitarbeiter remote. Dieser erzwungene Großversuch offenbarte einerseits Schwachstellen (unzureichende Laptops, VPN-Zugänge, etc.), zeigte andererseits aber, dass viele Aufgaben durchaus ortsunabhängig erledigt werden können.
Nach überwiegend positiven Erfahrungen gehen Studien davon aus, dass mobiles Arbeiten auch dauerhaft wesentlich häufiger verbreitet bleibt als zuvor. In der Tat hat sich Homeoffice in vielen Verwaltungen als beliebtes Modell etabliert, weil es Beschäftigten mehr Flexibilität bietet und Familie/Beruf besser vereinbaren lässt. Laut einer Bitkom-Umfrage glauben 85 % der Bürger, dass sich Homeoffice und mobiles Arbeiten langfristig im „New Normal“ durchsetzen werden – ein Trend, dem sich Arbeitgeber auch im öffentlichen Dienst nicht verschließen können.
Damit Homeoffice effektiv funktioniert, sind digitale Kollaborationstools unerlässlich. Die Pandemie hat die Anschaffung solcher Werkzeuge teils radikal beschleunigt: Binnen Wochen wurden Videokonferenz-Systeme, Chat-Plattformen und digitale Arbeitsräume eingeführt, damit die Verwaltung arbeitsfähig blieb. Vielerorts wurde improvisiert – nun gilt es, diese Infrastruktur zu verstetigen und zu professionalisieren. Beschäftigte haben sich an die Vorteile gewöhnt (weniger Pendelzeit, flexibles Arbeiten) und erwarten, dass auch künftig ortsunabhängiges Arbeiten möglich ist. Moderne Kollaborationstools sind hierbei der Schlüsselfaktor, um Informationsfluss und Teamarbeit trotz verteilter Teams aufrechtzuerhalten.
Ein Beispiel: Fast 20 % der Homeoffice-Nutzer fühlten sich anfangs von wichtigen Infos abgeschnitten – oft wegen unstrukturierter Datenablagen oder fehlender Abstimmung. Die Einführung zentraler Plattformen (für Dateiablage, gemeinsames Bearbeiten, Wissensaustausch) kann solche Probleme lösen und damit die Produktivität im Homeoffice erhöhen.
Verwaltungen erkennen also, dass sie digitale Zusammenarbeit professionalisieren müssen, um hybride Arbeitsmodelle (teils Büro, teils Homeoffice) auf Dauer erfolgreich zu machen. Dies ist auch wichtig, um die Servicequalität für Bürger nicht leiden zu lassen, wenn Mitarbeiter flexibel arbeiten. Letztlich bringt mobiles Arbeiten nur dann Effizienz, wenn die Tools nahtlos funktionieren – was wiederum den Druck erhöht, hier zu investieren.
Parallel zum Homeoffice-Trend wirkt der demografische Wandel in den Behörden als Treiber: Eine neue Generation von Beschäftigten rückt nach, die mit digitalen Technologien aufgewachsen ist. Diese jüngeren Mitarbeiterinnen haben andere Erwartungen an den Arbeitsplatz – sie möchten state-of-the-art Tools nutzen und die gleichen Kollaborationserfahrungen wie in modernen Unternehmen machen. Ältere, analoge Verfahren stoßen bei ihnen auf Unverständnis. Studien zeigen, dass sogar insgesamt zwei Drittel aller Beamten und Angestellten im öffentlichen Dienst gerne mehr IT-Anwendungen im Arbeitsalltag nutzen würden (66 %, dbb Monitor 2024).
Die Belegschaften sind also längst nicht so technikscheu, wie manchmal angenommen – im Gegenteil wächst der interne Veränderungsdruck: Fast die Hälfte der Verwaltungsbeschäftigten bezweifelt, dass ihre Behörde bislang die Chancen der Digitalisierung ausreichend nutzt. Viele fordern eine zeitgemäße Arbeitskultur und möchten „Neues ausprobieren“. Dieser Umstand wird zunehmend von Personalräten und Gewerkschaften betont: Die Kolleginnen seien hoch motiviert und aufgeschlossen für Veränderungen, doch das langsame Digitalisierungstempo frustriere sie.
Für die Verwaltungsführung bedeutet das: Um Talente zu gewinnen und zu halten, muss ein attraktives, digitales Arbeitsumfeld geboten werden. Gerade im Wettbewerb um IT-Fachkräfte punktet eine Kommune nur, wenn sie moderne Technologien und Methoden einsetzt – niemand möchte auf einem veralteten Stand arbeiten. Somit sind Kollaborationstools auch ein Instrument des Employer Branding: Eine innovative, flexible Arbeitsumgebung kann helfen, dringend benötigte Nachwuchskräfte anzuziehen, während Behörden mit antiquierten Arbeitsweisen Gefahr laufen, Personal zu verlieren.
Zusammengefasst treiben veränderte Arbeitsmodelle und Generationswechsel die Digitalisierung „von innen“ voran. Die Pandemie hat gezeigt, dass es funktioniert – und die Mitarbeitenden wollen die gewonnenen Freiheiten und digitalen Möglichkeiten nicht mehr missen. Kommunen, die dies unterstützen, profitieren von zufriedenem Personal und bleiben als Arbeitgeber wettbewerbsfähig.
Nicht zu vernachlässigen ist schließlich das Argument der Nachhaltigkeit. Digitale Kollaborationslösungen können dazu beitragen, ökologische und soziale Nachhaltigkeitsziele zu erreichen. Ein simples Beispiel: Videokonferenzen statt Dienstreisen. Jede Fahrt, die durch ein virtuelles Meeting ersetzt wird, spart Treibstoff und CO₂-Emissionen ein. Berechnungen des Borderstep-Instituts zeigen, dass Videokonferenzen über 90 % der Treibhausgas-Emissionen einsparen im Vergleich zu einer entsprechenden Präsenzbesprechung mit Anreise.
Bereits ein dauerhaft um 25 % reduziertes Dienstreiseaufkommen (eine realistische Prognose für die Zeit nach Corona) würde pro Jahr ca. 3 Millionen Tonnen CO₂ vermeiden – ein erheblicher Beitrag zum Klimaschutz. Viele Städte und Gemeinden haben eigene Klimaschutzkonzepte, in denen auch die Verwaltung ihren CO₂-Fußabdruck verkleinern soll.
Digitale Zusammenarbeit liefert hier konkrete Ansatzpunkte: weniger Dienstreisen, dafür mehr virtuelle Meetings; weniger Pendeln durch Homeoffice-Möglichkeiten; insgesamt ein geringerer Energieverbrauch durch optimierte Auslastung von Büros und IT. Zwar verbrauchen auch digitale Infrastrukturen Strom, doch unterm Strich sind Bits leichter als Beton: Ein virtuelles Treffen ist um Größenordnungen ressourcenschonender als alle Teilnehmer physisch zu versammeln.
Neben der Umweltkomponente gibt es auch soziale Nachhaltigkeitsaspekte. Kollaborationstools ermöglichen flexiblere Arbeitszeiten und -orte, was die Vereinbarkeit von Beruf und Familie fördert (z.B. für Beschäftigte mit Betreuungspflichten). Außerdem können digitale Beteiligungswerkzeuge die interne Partizipation stärken – Mitarbeiter an verschiedenen Standorten oder auch Bürger können per Online-Plattform eingebunden werden, ohne reisen zu müssen. In Summe trägt dies zu einer modernen, inklusiven Arbeitskultur bei.
Schließlich spielt das Thema Papierreduzierung eine Rolle: Online-Whiteboards und digitale Dokumentenablagen verringern den Bedarf, Unterlagen auszudrucken oder physisch zu verteilen. Das spart Papier und Druckertinte und unterstützt das Ziel vieler Verwaltungen, mittelfristig papierärmer oder sogar papierlos zu arbeiten (Stichwort „Green Office“). Weniger Aktentransporte und Lagerflächen für Archivordner bedeuten wiederum kleine Entlastungen im Ressourcenverbrauch.
Nachhaltigkeit mag nicht der primäre Treiber für digitale Kollaboration sein, doch es ist ein willkommener positiver Nebeneffekt, der in politischen Gremien durchaus Gehör findet. Wenn Investitionen in moderne Technik nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch noch Emissionen und Papierverbrauch senken, ergibt sich eine doppelte Rechtfertigung. Einige Verwaltungen kommunizieren dies aktiv: Videokonferenzsysteme werden als Klimaschutzmaßnahme dargestellt, hybride Arbeitskonzepte als Beitrag zur Lebensqualität in der Region (weniger Verkehr). Somit fügt sich die Digitalisierung der Zusammenarbeit in das Leitbild einer nachhaltigen, zukunftsfähigen Verwaltung ein – einer Verwaltung, die mit weniger Ressourcen mehr schafft und Vorbild in Sachen Umwelt sein kann.
Die Einführung moderner digitaler Kollaborationslösungen in Stadtverwaltungen von Deutschland, Österreich und der Schweiz ist ein anspruchsvoller Balanceakt: Auf der einen Seite stehen erhebliche Hürden – von langwierigen Ausschreibungen über Datenschutzbedenken bis hin zu Veränderungsängsten innerhalb der Belegschaft. Auf der anderen Seite drängen gewichtige Beweggründe darauf, diesen Schritt zu wagen: Verwaltungsmodernisierung, Effizienzgewinne, der Wandel der Arbeitswelt und nachhaltige Entwicklung machen digitale Tools praktisch unverzichtbar.
Viele Kommunen haben dies erkannt und pilotieren bereits Lösungen wie Online-Whiteboards, Cloud-Plattformen oder digitale Projektmanagement-Systeme. Erste Erfolge – etwa in Form schnellerer Abstimmungsprozesse, zufriedenerer Mitarbeiter oder erfolgreicher Homeoffice-Phasen – sprechen sich herum und motivieren andere Verwaltungen zum Nachziehen.
Nicht zuletzt hat die Erfahrung der vergangenen Jahre gezeigt, dass eine digitale Verwaltung krisenfester und bürgernäher sein kann: Sie ist in der Lage, Dienste auch unter schwierigen Umständen aufrecht zu erhalten (z.B. im Pandemiefall) und den Bürger*innen zeitgemäße Serviceangebote zu machen. Die Hürden auf dem Weg dorthin sind groß, aber keineswegs unüberwindbar – mit klarer Führung, der Einbindung der Mitarbeiter sowie rechtlicher und technischer Unterstützung können Städte und Gemeinden die Barrieren durchbrechen.
Die Beweggründe liefern dabei die notwendige Rechtfertigung und Motivation: Letztlich führt kein Weg daran vorbei, die Verwaltung fit für das digitale Zeitalter zu machen, zum Wohl der Mitarbeiter, der Bürger und der Zukunftsfähigkeit unserer Städte. Die kommenden Jahre werden entscheidend sein, ob es gelingt, Tradition und Innovation in Einklang zu bringen – die Grundlagen dafür, so zeigen Beispiele aus der Praxis, werden bereits gelegt.
Die digitale Zusammenarbeit in Verwaltungen entwickelt sich stetig weiter – je nach Einsatzbereich und Digitalisierungsgrad setzen Kommunen unterschiedliche Werkzeuge ein. Hier ein Überblick über die derzeit am häufigsten verwendeten Lösungen, unterteilt nach Anwendungsbereich:
📹 Videokonferenzen
💬 Chat- und Messaging-Plattformen
🧩 Online-Whiteboards
📄 Dokumentenkollaboration
📋 Projekt- und Aufgabenmanagement