Was bringt ein Whiteboard-Tool, wenn es Dich bei der Arbeit ausbremst? Unübersichtliche Menüs, fehlende Funktionen oder stockende Zusammenarbeit können schnell dafür sorgen, dass Meetings im Chaos enden. Dabei soll ein digitales Whiteboard genau das Gegenteil bewirken: Klarheit, Struktur und Fortschritt bei der Planung komplexer Projekte.
In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du die passende Whiteboard-Software findest und worauf Du beim Vergleich achten solltest. Neben den wichtigsten Auswahlkriterien stellen wir Dir sechs etablierte Tools vor, erklären ihre Stärken und geben Dir praktische Hinweise für den Einsatz im Berufsalltag. So sparst Du Zeit bei der Suche und triffst eine Entscheidung, die wirklich zu Dir passt.
Die Auswahl der passenden Whiteboard-Software sollte gut überlegt sein. Das gilt gerade dann, wenn Du mit vertraulichen Daten arbeitest oder im Team langfristig zusammenarbeiten willst. Achte auf die folgenden Kriterien:
Eine gute Whiteboard-Software lässt sich ohne Schulung bedienen. Menüführung, Werkzeuge und Bedienlogik sollten selbsterklärend sein, auch für Menschen ohne Technikaffinität. Achte darauf, dass Du Dich schnell zurechtfindest und Inhalte ohne Umwege anlegen kannst.
Ein Whiteboard-Tool lebt davon, dass mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten können. Prüfe, wie gut die Echtzeit-Zusammenarbeit funktioniert:
Sobald Du sensible Daten speicherst oder teilst, zählt vor allem eines: Sicherheit. Wichtig ist, wo die Daten gespeichert werden und welche Verschlüsselung verwendet wird. Diese Fragen helfen Dir bei der Auswahl:
| Tipp: Wenn Du mit Behörden, Hochschulen oder sicherheitskritischen Branchen arbeitest, solltest Du nur Tools wählen, die keine Daten in Drittstaaten übertragen. |
Eine Whiteboard-Software ist gerade dann nützlich, wenn sie sich problemlos mit anderen Tools verknüpfen lässt. Prüfe, dass Du das Whiteboard mit Videokonferenzsystemen, Dateispeichern oder Projektplattformen verbinden kannst, zum Beispiel:
Nicht jedes Whiteboard-Tool passt zu jedem Team oder Projekt. Es gibt große Unterschiede sowohl bei der Technik als auch beim Zielpublikum. Wenn Du das passende Tool finden willst, lohnt sich ein genauer Blick auf die folgenden Aspekte.
Einige Whiteboards bieten eine kostenlose Version mit eingeschränkten Funktionen. Andere setzen auf bezahlte Pläne für Businesses oder Bildungseinrichtungen. Oft gibt es zusätzliche Kosten für Admin-Funktionen, Speicherplatz oder Integrationen. Diese Fragen helfen Dir beim Vergleich:
Ein digitales Whiteboard endet nicht bei der Bearbeitung. Du solltest die Ergebnisse auch speichern, präsentieren oder teilen können. Die Exportoptionen sind dabei unterschiedlich:
Manche Tools richten sich an Business-Kunden, andere an Schulen oder kreative Teams. Achte darauf, dass das Tool für Deinen Arbeitsalltag gedacht ist:
Ein digitales Whiteboard muss mehr leisten als eine einfache Malfläche im Browser. Damit Du im Team gut zusammenarbeitest, Workshops durchführst oder Inhalte präsentierst, braucht es Funktionen, die durchdacht und schnell zugänglich sind, ganz ohne technische Hürden. Ein guter Funktionsumfang erleichtert die Zusammenarbeit und reduziert auch den Wechsel zwischen Programmen.
Wichtig sind dabei folgende Funktionen:
Zusätzlich hilfreich sind Funktionen wie ein Präsentationsmodus, eine einfache Kommentarfunktion oder die Möglichkeit, Inhalte als PDF zu exportieren. Diese Punkte müssen nicht komplex sein. Wichtig ist, dass sie reibungslos funktionieren.
| Tipp: Wenn Du viel mit wechselnden Gruppen arbeitest, achte darauf, dass sich Gäste einfach einladen lassen und dass sich ihre Rechte beschränken lassen. Das spart Zeit und schützt Deine Inhalte. |
Whiteboard-Tools gibt es viele. Doch welches passt zu Dir? Im Folgenden lernst Du sechs Anbieter kennen, die sich für Workshops, Planung und Zusammenarbeit bewährt haben. Du erfährst, worin sie sich unterscheiden und welche Funktionen sie jeweils mitbringen.
Collaboard ist ein sicheres Online-Whiteboard aus der Schweiz, das Dir eine unendlich große Arbeitsfläche für Ideen, Projekte und Zusammenarbeit bietet. Du kannst Inhalte wie Bilder, Videos, Audiodateien und Dokumente direkt einfügen und gemeinsam mit anderen in Echtzeit zusammenarbeiten.
Vorteile von Collaboard:
Ausgewählte Funktionen:
Preise:
Collaboard bietet vier Preisstufen: Die kostenlose Version eignet sich ideal für kleine Teams und den Einstieg. Basic (5 € pro Nutzer/Monat) ist für Gruppen mit bis zu 50 Teilnehmern pro Board gedacht. Advanced (10 €) bietet zusätzliche Funktionen, Exportoptionen und unbegrenzte Boards. Für höchste Ansprüche gibt es das Enterprise-Modell mit Self-Hosting, Branding, AD-Integration und APIs (Preis auf Anfrage).
Microsoft Whiteboard ist ein digitales Whiteboard, das sich in Microsoft-365 integriert und für die Zusammenarbeit in Echtzeit entwickelt wurde. Teams können Inhalte gemeinsam bearbeiten: ortsunabhängig, geräteübergreifend und ohne zusätzlichen Installationsaufwand. Die App funktioniert sowohl im Browser als auch mobil und ist eng mit Microsoft Teams verbunden.
Vorteile von Microsoft Whiteboard:
Ausgewählte Funktionen:
Preise:
Microsoft Whiteboard ist kostenlos nutzbar, benötigt jedoch ein Microsoft-Konto. Die Whiteboard-Software ist als Teil von Microsoft 365 vollständig in Teams und andere Microsoft-Dienste eingebunden. Die Nutzung ist sowohl über die Web-App als auch über Apps für Windows, iOS und Android ohne zusätzliche Kosten möglich.
Mural ist eine visuelle Kollaborationsplattform, die Teams einen interaktiven Raum bietet, um Ideen zu sammeln, Prozesse zu visualisieren und Projekte gemeinsam voranzubringen. Die Software eignet sich unabhängig vom Standort für kreative Workshops, agile Meetings oder strategische Planungen. Dank anpassbarer Vorlagen und vieler visueller Werkzeuge lässt sich Mural in bestehende Workflows integrieren.
Vorteile von Mural:
Ausgewählte Funktionen:
Preise:
Mural bietet vier Preisstufen: Der Free-Plan eignet sich für Einzelpersonen oder Teams mit bis zu drei Murals. Mit Team+ (ab 9,99 $ monatlich pro Nutzer) erhältst Du unbegrenzte Murals, Besucher mit Bearbeitungsrechten und Basisintegrationen. Der Business-Tarif (17,99 $ monatlich) erweitert das Angebot um SSO, erweiterte Integrationen und unbegrenzte externe Gäste. Für große Organisationen mit hohen Sicherheitsrichtlinien bietet Enterprise individuelle Pakete mit erweiterten Admin- und Datenschutzfunktionen.
Miro ist ein intuitives Online-Whiteboard, das Teams weltweit bei der Arbeit unterstützt. Die Plattform kombiniert grenzenlose Zeichenflächen mit KI-gestützten Funktionen für Ideation, Planung, Design und agiles Arbeiten. Über 90 Millionen Nutzer vertrauen auf Miro, um kreative Prozesse zu beschleunigen und Projektideen zum Leben zu erwecken.
Vorteile von Miro:
Ausgewählte Funktionen:
Preise:
Miro bietet vier Preisstufen: Die Free-Version ist dauerhaft kostenlos und ideal für Einsteiger mit bis zu drei Boards und allen Kernfunktionen. Im Starter-Plan ($ €/Monat pro Mitglied) erhalten Sie unbegrenzte Boards, private Freigaben, Exportoptionen und mehr. Der Business-Tarif (16 $/Monat) ergänzt erweiterte Sicherheitsfunktionen, Gastzugänge und 50 Miro-AI-Credits pro Mitglied. Enterprise richtet sich an große Organisationen mit skalierbaren Lizenzen und voller Kontrolle über Sicherheit, Governance und Datenhosting.
Sketchboard ist ein Online-Whiteboard für Softwaredesign, Ideenskizzen und kreative Teamarbeit. Die Plattform setzt auf eine organische Darstellung von Diagrammen und fördert so schnelle Ideenentwicklung und informelle Zusammenarbeit. Mit Echtzeit-Feedback, automatischen Verbindungen und mehreren Sketch-Elementen ist Sketchboard vor allem bei verteilten Entwicklungsteams beliebt.
Vorteile von Sketchboard:
Ausgewählte Funktionen:
Preise:
Sketchboard bietet eine kostenlose Einstiegsversion mit drei bearbeitbaren Boards und bis zu fünf Nutzer. Der Solo-Plan (9 $/Monat) richtet sich an Einzelpersonen mit unbegrenzten Boards und Exportfunktionen. Im Team-Tarif (ab 5,60 $ pro Nutzer/Monat) sind zusätzliche Funktionen wie Kommentare, Passwortfreigabe und Slack-Integration enthalten. Unternehmen mit mehreren Teams wählen den Business- oder Enterprise-Plan, der zusätzliche Sicherheitsfunktionen, Single Sign-On und zentrale Verwaltung umfasst, mit skalierbaren Preisen je nach Nutzeranzahl.
Die Auswahl der richtigen Whiteboard-Software gelingt dann am besten, wenn Du Deine Vorstellungen genau kennst und gezielt vergleichst. Es reicht nicht, wenn ein Tool gut aussieht. Es muss zu Deiner Arbeitsweise, Deinen Sicherheitsstandards und Deinem Team passen.
Nimm Dir Zeit für einen Praxistest. Viele Anbieter bieten kostenlose Testphasen an. Nutze diese zum Ausprobieren einzelner Funktionen und für konkrete Szenarien: Halte ein Meeting ab, bearbeite eine Aufgabe im Team oder präsentiere ein Konzept.
Wichtig ist auch, dass das Whiteboard langfristig zu Deiner Organisation passt. Achte deshalb auf Punkte wie Skalierbarkeit, Benutzerverwaltung und Datenschutz. Die folgende Tabelle gibt Dir eine erste Orientierung:
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Kriterium |
Fragen zur Bewertung |
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Ziel und Einsatz |
Wofür willst Du das Tool einsetzen? Einzelarbeit, Workshops oder institutionelle Nutzung? |
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Testbarkeit |
Kannst Du alle Funktionen ohne Einschränkung testen, auch im Team? |
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Skalierbarkeit |
Lässt sich die Nutzerzahl anpassen? Gibt es Gruppenverwaltung? |
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Datenschutz |
Wo werden die Daten gespeichert? Sind eigene Server oder private Cloud möglich? |
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Rechte und Sicherheit |
Gibt es eine differenzierte Rechtevergabe und sichere Anmeldungsmöglichkeiten? |
Neben der Technik spielt auch die Unterstützung im Alltag eine Rolle. Stelle Dir dazu folgende Fragen:
Wenn Du Whiteboards im öffentlichen oder sicherheitsrelevanten Bereich einsetzen willst, sollten Hosting-Optionen, Verschlüsselung und Zugangskontrollen oberste Priorität haben. Tools, die Dir die Wahl zwischen Cloud und On-Premises lassen, geben Dir dabei maximale Kontrolle.
| Hinweis: Ein Vergleich lohnt sich funktional sowie organisatorisch. Manchmal sind es kleine Unterschiede im Detail, die entscheiden. |
Wenn Du auf der Suche nach einem Whiteboard-Tool bist, das funktional überzeugt und höchste Ansprüche an Sicherheit, Hosting und Kontrolle erfüllt, ist Collaboard eine sehr gute Wahl. Collaboard richtet sich an Organisationen, für die Datensouveränität kein Nice-to-have ist, sondern Standard.
Gerade Einrichtungen aus Verwaltung, Forschung, öffentlichem Sektor oder sicherheitskritischen Branchen profitieren von der DSGVO-konformen Architektur, den differenzierten Rollenrechten, der SAML- und oAuth2-Anbindung und der Integration in bestehende Infrastrukturen. Auch für kleinere Teams, die Wert auf Datenschutz legen, bietet Collaboard einen einfachen Einstieg.
Brainstorming, Workshops und Projektplanung: Collaboard unterstützt Dich mit einer intuitiven Bedienung, über 150 Vorlagen und Funktionen für Moderation, Aufgabenverwaltung und Präsentation. So kannst Du kreativ, sicher und strukturiert arbeiten.
Ja, viele Anbieter stellen kostenlose Basisversionen zur Verfügung, darunter auch Collaboard. Du kannst Collaboard direkt kostenlos mit bis zu drei editierbaren Boards und allen Grundfunktionen für die Zusammenarbeit im Browser testen.
Eine Whiteboard-Software bietet Dir eine offene Arbeitsfläche für vielfältige Zwecke wie Workshops, Planung oder Präsentation. Mindmap-Tools hingegen sind stärker auf die hierarchische Strukturierung von Gedanken ausgelegt. Manche Whiteboards wie Collaboard vereinen beides.
Nur wenige Anbieter ermöglichen Dir die volle Kontrolle über Speicherort, Hosting und Zugriffsrechte. Collaboard erfüllt die Regeln der DSGVO vollständig und lässt sich auf Wunsch in Deiner eigenen Infrastruktur oder einer zertifizierten Cloud betreiben.
Bei manchen Tools kannst Du als Gast teilnehmen, oft jedoch mit eingeschränkten Funktionen. Bei Collaboard entscheidest Du für maximale Kontrolle über Sicherheit und Teilnahme selbst, ob externe Gäste zugelassen werden und ihre Zugriffsrechte begrenzt sind.
Ja, Collaboard lässt sich in lokale Systeme, private Clouds oder Public Clouds wie Azure oder AWS einbinden. Auch die Integration mit Active Directory, Single-Sign-On und bestehenden Sicherheitsrichtlinien ist problemlos möglich.
Collaboard eignet sich gerade für Bereiche mit hohen Sicherheitsansprüchen wie Behörden, Hochschulen, Forschungseinrichtungen, Rüstungsindustrie oder Gesundheitswesen. Hier kannst Du ganz ohne externe Abhängigkeiten die volle Datenhoheit behalten.